Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Nr kontroli: P/14/09

Prawidłowość przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na wymianę stolarki okiennej drewnianej na okna z PCV w budynku Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego dla Dzieci Niesłyszących w Szczecinie.

Specjalny Ośrodek Szkolno – Wychowawczy dla Dzieci Niesłyszących, ul. Szpitalna 15 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

W maju 2009 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrolę w Specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym dla Dzieci Niesłyszących, ul. Szpitalna 15 zw. dalej zamawiającym, w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na wymianę stolarki okiennej drewnianej na okna z PCV
w budynku Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego dla Dzieci Niesłyszących w Szczecinie.

W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

W postępowaniu na wymianę stolarki okiennej drewnianej na okna z PCV w budynku ośrodka zakończonym podpisaniem w dniu 18.11.2008 r. umowy na kwotę 56.529,17 zł, stwierdzono nieprawidłowości związane głównie z podstawą wyboru wykonawcy wykonującego zamówienie w aspekcie odrzucenia ofert wykonawców zawierających błędne wskazanie stawki podatku od towarów i usług oraz nieprzestrzeganiem obowiązków informacyjnych dot. udzielonego zamówienia.

Ustalono, że na 9 złożonych ofert siedmiu wykonawców zastosowało stawkę 22% natomiast dwóch – stawkę 7%. Zamawiający uznał za prawidłową stawkę 7% przyjmując, że budynek ośrodka jest budynkiem mieszkalnym w rozumieniu Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych. Tym samym - na etapie ogłoszeń o zamiarze udzielenia zamówienia - wprowadził wykonawców w błąd co do prawidłowej stawki podatku, gdyż w projekcie umowy stanowiącym załącznik do SIWZ zamieścił informację o 22% podatku od usługi będącej przedmiotem przetargu. Przyjęcie za prawidłową stawki 7% - przy jednoczesnej jednoznacznej klasyfikacji przez zamawiającego budynku ośrodka jako obiektu mieszkalnego - skutkować winno wykluczeniem wykonawców oferujących cenę ze stawką 22% (a tym samym również wykonawcy z którym podpisano umowę) w oparciu o art. 89 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29.01.2004 r. – Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.) zw. dalej p.z.p.u., według którego zamawiający odrzuca ofertę jeżeli zawiera błędy w obliczeniu ceny; czego zamawiający nie uczynił. Dokonał natomiast zmiany w treści oferty wybranego wykonawcy poprzez zmianę stawki podatku od towarów i usług z 22% na 7%, co było niezgodne z treścią art. 87 ust. 1 zdanie drugie p.z.p.u. według którego niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.

Kontrola wykazała, że w dniu 12.12.2008 r. dokonano zapłaty wynagrodzenia tytułem wykonania umowy w łącznej wysokości 56.529,17 zł, przed formalnym odebraniem przedmiotu umowy, tj. podpisaniem protokołu odbioru, który nastąpił
w dniu 15.12.2008 r. W umowie zawarto również zbędny zapis wskazujący, że podstawą stwierdzenia wykonania przedmiotu umowy będzie potwierdzony przez inspektora nadzoru wpis do dziennika budowy o zakończeniu realizacji przedmiotu umowy. Wskazać bowiem należy, że – dla inwestycji objętej niniejszym postępowaniem - dziennik budowy nie był prowadzony, gdyż obowiązek jego prowadzenia - zgodnie z art. 42 ustawy z dnia 07.07.1994 r. Prawo budowlane
(j.t. Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016 ze zm.) - dot. zasadniczo jedynie robót poprzedzonych decyzją o pozwoleniu na budowę.

Według protokołu ZP-2, ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu 16.04.2008 r. na podstawie planu wydatków budżetowych, co było sprzeczne z art. 35 ust. 1 p.z.p.u. według którego ustalenia wartości zamówienia na roboty budowlane dokonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia (postępowanie wszczęto w dniu 17.10.2008 r. – zamieszczenie ogłoszenia o wszczęciu w Biuletynie Zamówień Publicznych) jak i art. 33 ust. 1 p.z.p.u. według którego wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym.

Zamawiający, po uprzednim wezwaniu o uzupełnienie oferty, wykluczył wykonawcę a następnie odrzucił ofertę innej firmy, z uwagi na omyłkę rachunkową w ofercie, co było sprzeczne z art. 87 ust. 2 pkt 2 p.z.p.u., według którego zamawiający poprawia w ofercie oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz niezwłocznie zawiadamia o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

Ustalono, że wyznaczony przez zamawiającego termin składania ofert wyniósł 14 dni od dnia zamieszczenia informacji w Biuletynie Zamówień Publicznych, co było niezgodne z przepisem art. 43 ust. 1 p.z.p.u., według którego w postępowaniu - o wartości zamówienia niższej niż progi unijne - zamawiający wyznacza termin składania ofert, z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty, z tym że w przypadku robót budowlanych nie krótszy niż 20 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych.

W zawiadomieniach o wyborze najkorzystniejszej oferty nie wskazano uzasadnienia wyboru wykonawcy, siedziby i adresów pozostałych (poza wybranym) wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównaniem złożonych ofert zawierającym punktację; wykonawców, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne oraz wykonawców, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne czym naruszono przepis art. 92 ust. 1 p.z.p.u., według którego zawiadomienie o wyborze oferty powinno zawierać ww. dane. Zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym oraz na stronie internetowej zawiadomienie
w sprawie wyboru oferty nie zawierało z kolei informacji dot. uzasadnienia wyboru wykonawcy, a także nazw (firm), siedzib i adresów pozostałych (poza wybranym) wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierającym punktację przyznaną ofertom, czym naruszono art. 92 ust. 2 p.z.p.u., według którego informacja o wyborze oferty powinna zawierać m.in. ww. dane.

Zamawiający nie posiadał również potwierdzenia przekazania wykonawcom zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty na co najmniej 7 dni przed zawarciem umowy, do czego obligował zamawiającego przepis art. 94 ust. 1 p.z.p.u. (według wyjaśnień Dyrektora SOSWdDN zawiadomienia zostały przekazane za pomocą faksu na 7 dni przed zawarciem umowy). W dokumentacji przetargowej znajdował się jednak jedynie wyciąg z prowadzonej na potrzeby ośrodka książki wysłanych listów, gdzie znajdowała się informacja o wysłaniu listem zwykłym w dniu 19.11.2008 r. (a zatem dzień po dniu zawarcia umowy) zawiadomień o wyniku przetargu do 8 oferentów. Podkreślenia wymaga, że – z uwagi na skutki braku powiadomienia w postaci nieważności umowy w oparciu o art. 146 ust. 1 pkt 7 p.z.p.u.- wskazane byłoby dokumentowanie czynności zamawiającego za pomocą np. potwierdzeń wysłania faksu czy też zwrotnych potwierdzeń odbioru listów.

Ustalono, że do dnia zakończenia kontroli zamawiający nie zamieścił ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, czym naruszył art. 95 ust. 1 p.z.p.u., według którego ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. W treści zamieszczonego na stronach internetowych ogłoszenia o zamówieniu nie było z kolei informacji o dacie zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, co naruszyło przepis art. 40 ust. 6 pkt 3 p.z.p.u., według którego ogłoszenie o zamówieniu zamieszczane na stronie internetowej zawiera informacje o dniu jego zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Przebieg postępowania opisano za pomocą protokołu z postępowania sporządzonego w oparciu o wzór z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16.10.2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 188, poz. 1154), zamiast wzoru z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 24.10.2007 r. (Dz. U. Nr 202, poz. 1463). Ustalono również, że protokół z postępowania zawierał błąd, polegający na niedokonaniu właściwych skreśleń przy alternatywnej pozycji pkt 11 druku ZP-2/PN,NBO,ZOC oraz niewypełnieniu w nim poz. 13 dot. danych w zakresie zawartej umowy.

Regulamin pracy komisji przetargowej zawierał natomiast m.in.: nieaktualne postanowienia dot. protestów, błędne wskazania dot. numeracji artykułów ustawy oraz niewłaściwie wskazany druk oświadczeń członków komisji (ZP-21). Nie określono ponadto zakresu obowiązków poszczególnych członków komisji przetargowej, czym naruszono art. 21 ust. 3 p.z.p.u.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SOSWdDN aby wyeliminował opisane wyżej uchybienia w trakcie przeprowadzania kolejnych procedur udzielania zamówień publicznych a także zaktualizował regulamin pracy komisji przetargowej w celu dostosowania jego postanowień do przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

informacja o wytworzeniu danych

udostępnił:: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
wytworzono:: 2009/07/27
odpowiedzialny/a:: Janusz Kwidziński
wprowadził/a:: Janusz Kwidziński
dnia:: 2009/07/27 13:13:30

historia zmian

historia zmian:
Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2009/07/27 13:13:30	Wprowadzenie informacji o przeprowadzonej kontroli