Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 26.01.2009 r. do 16.02.2009 r. przeprowadził kontrolę w Miejskim Zakładzie Obsługi Gospodarczej w Szczecinie przy ul. Czesława 9, zwanym dalej MZOG, w zakresie gospodarki finansowo- księgowej za okres 2008 r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 marca 2009 r.  

W toku badania wykonania planu finansowego za 2008 r. na podstawie sprawozdania Rb-30 stwierdzono, że w związku ze zrealizowaniem przez MZOG wyższych przychodów, wykonanie kosztów w paragrafach: 417, 421, 426, 427, 440, 441, 443, 453, 474, 446 wyniosło ogółem 5.170.751,43 zł i było wyższe od planowanego o 343.851,43 zł, tj. o 6,7 %. Wzrost wykonania kosztów w ww. paragrafach nie został jednak poprzedzony wprowadzeniem zmian do planu finansowego podczas gdy, zgodnie z art. 24 ust. 10 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zw. dalej uofp oraz § 45 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno - prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.), w planie finansowym zakładu budżetowego mogły być dokonywane zmiany w ciągu roku w przypadku realizowania wyższych od planowanych przychodów i kosztów. Dyrektor MZOG z możliwości zmiany planu na 2008 r. nie skorzystał mimo, iż przepis art. 34 ust. 3 uofp stanowił, że zmiany kosztów wynikające z realizowania wyższych przychodów wymagają dokonania zmian w rocznym planie finansowym.

W trakcie analizy 25. faktur sprzedaży na łączną kwotę 1.109.378,90 zł, co stanowiło 5,76 % wykonania planu finansowego w zakresie przychodów (bez pokrycia amortyzacji, innych zwiększeń i stanu środków obrotowych netto na początek okresu sprawozdawczego) oraz analizy 54. faktur zakupu na łączną kwotę 2.306.382,49 zł, co stanowiło 11,94 % wykonania planu finansowego w zakresie kosztów i innych obciążeń (bez wynagrodzeń osobowych i narzutów na wynagrodzenia, odpisów amortyzacyjnych, środków na inwestycje, środków obrotowych netto na koniec okresu sprawozdawczego i innych zmniejszeń) oraz
w związku z brakiem odpowiednich i szczegółowych zapisów w dokumentacji dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości MZOG, o których mowa w dalszej części wystąpienia ustalono, że:

1.   dla wszystkich skontrolowanych faktur nie sporządzono dokumentów zbiorczych stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych;

powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), zwanej dalej uor, według którego podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

2.   13 faktur sprzedaży nie zawierało wskazań dekretacyjnych, wszystkie skontrolowane faktury zakupu i 12 faktur sprzedaży nie zawierało podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, a 44 faktury zakupu nie zawierały wskazań dekretacyjnych w zakresie kont zespołu „4”;

powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,

3.   wszystkie skontrolowane faktury sprzedaży nie zawierały podpisu świadczącego o dokonanej kontroli formalno-rachunkowej i merytorycznej;

powyższe było niezgodne z zapisami § 21 obowiązującej w MZOG „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów” (poz. 4 tabeli – schemat obiegu i kontroli dokumentów księgowych), według których faktury sprzedaży winny być podpisywane m.in. przez upoważnionego pracownika księgowości – kontrola formalna i rachunkowa, kierowników jednostek lub dyrektora ds. eksploatacji
– kontrola merytoryczna, dyrektora i dyrektora ds. eksploatacji albo Głównego księgowego – osoby zatwierdzające dokument.

W 15. przypadkach stwierdzono ponadto, że faktury sprzedaży zawierały zapis o terminie płatności niezgodny z zapisami umownymi.

W trakcie kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tys. euro, ujawniono uchybienia dotyczące analizy rynku i sposobu jej dokumentowania. Ustalono bowiem, że spośród 6. przeanalizowanych faktur na łączną kwotę 79.547,85 zł, do dwóch faktur na łączną kwotę 25.101,50 zł (wykonanie druków dla SPP oraz zakup artykułów biurowych na konferencję SPP) nie uzyskano do dnia zakończenia kontroli informacji w sprawie notatki służbowej i analizy rynku, do jednej faktury na kwotę 18.796,17 zł (usługa pośrednictwa w wynajmie powierzchni biurowych) nie sporządzono notatki służbowej, z której wynikałby fakt przeprowadzenia analizy rynku lub podany byłby powód jej nieprzeprowadzenia. W trzech przypadkach sporządzona notatka służbowa nie zawierała informacji o kursie euro i wartości szacunkowej zamówienia, a jedna notatka służbowa nie zawierała daty sporządzenia.

Analiza dokumentów dotyczących zaciągania zobowiązań wykazała, że wystąpiły przypadki nieprawidłowej reprezentacji zakładu na zewnątrz. Z-ca Dyrektora MZOG nie posiadał bowiem odpowiedniego pełnomocnictwa do podpisania następujących dokumentów: Zamówienie nr 14 do umowy nr 25/B/12/2006 z dnia 11.12.2006 r. (pismo znak: MZOG/SPP/AL./4396/08 z dnia 17.03.2008 r.); Umowa nr 55/B/2008 z dnia 20.08.2008 r.; Umowa nr 77/MZOG/WTE/AU/2008 z dnia 22.12.2008 r.

Zakres czynności Z-cy Dyrektora MZOG przewidywał w pkt 4 ppkt 1 zastępowanie Dyrektora MZOG w czasie jego nieobecności, a zapis zawarty w ppkt 2 tegoż punktu warunkował reprezentowanie zakładu na zewnątrz posiadaniem odrębnie udzielonego pełnomocnictwa. Tym samym, nawet w czasie nieobecności Dyrektora MZOG, Z-ca Dyrektora mógł wykonywać jedynie czynności pozwalające na organizacyjne funkcjonowanie zakładu, bez jego reprezentacji na zewnątrz. Otrzymane od Prezydenta Miasta Szczecin upoważnienie do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin w zakresie zwykłego zarządu mieniem miasta, obejmujących statutową działalność zakładu, do kwot ujętych w planie finansowym zakładu pozwalało Dyrektorowi MZOG na udzielanie dalszych pełnomocnictw w zakresie ww. umocowania.

Analiza wystawionych w MZOG zleceń i zamówień wykazała również, że we wszystkich czterech skontrolowanych przypadkach dokumenty te nie zawierały podpisu Głównego księgowego. Było to niezgodne z zapisami § 21 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów” obowiązującej w MZOG (poz. 2 tabeli – schemat obiegu i kontroli dokumentów księgowych), według których zamówienia i zlecenia winny być podpisywane m.in. przez Głównego księgowego – zatwierdzenie dokumentu.

Kontrola wykazała m.in. następujące przypadki niewłaściwie funkcjonującej w zakładzie kontroli merytorycznej dokumentów:

1.   faktura nr F/S-37/08 z dnia 22.02.2008 r. na kwotę 91.200,00 zł zawierała potwierdzenie pod względem merytorycznym; wg umowy nr 4/D/02/2008 faktura powinna być wystawiona na kwotę 91.100,00 zł; w trakcie kontroli MZOG wystąpił o wystawienie faktury korygującej,

2.   faktury jednego z kontrahentów za miesiące IV-XII 2008 r. były wystawione
z zastosowaniem stawki za 1m² w wysokości 2,20 zł i zawierały potwierdzenie pod względem merytorycznym; wg umowy nr 26/S/11/2007 faktury powinny być wystawione z zastosowaniem stawki za 1m² w wysokości 2,10 zł; w wyniku zastosowania w fakturach stawki niezgodnej z umową zakład dokonał nadpłaty za 2008 r. w wysokości brutto 3.072,96 zł; w trakcie kontroli MZOG wystąpił o wystawienie faktur korygujących,

3.   oświadczenia pracownika MZOG dotyczące ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych za miesiące II-XII 2008 r. wystawione były na samochód osobowy o danym numerze rejestracyjnym i zatwierdzone pod względem merytorycznym; umowa zawarta z pracownikiem zawierała oświadczenie pracownika, że jest on właścicielem samochodu osobowego o innym niż wskazany numerze rejestracyjnym; w trakcie kontroli sporządzony został aneks do umowy.

W 3. przypadkach stwierdzono ponadto, że do faktur zakupu kontrahent naliczył, a MZOG zapłacił odsetki ustawowe w wysokości 9,29 zł za nieterminowe uregulowanie płatności. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 35 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Według zapisów art. 10 ust. 2 uor, dokumentację tą ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki, a według art. 4 ust. 5 uor kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

W wyniku kontroli 15. akt osobowych pracowników MZOG (5,7% ogółu zatrudnionych pracowników) stwierdzono 4 przypadki zawyżenia wynagrodzenia zasadniczego przyznanego i wypłaconego w okresie styczeń – lipiec 2008 r. w łącznej kwocie 4.312,79 zł oraz 2 przypadki zaniżenia wynagrodzenia w analogicznym okresie w łącznej kwocie 257,60 zł.

Stwierdzono także, że premie pracowników MZOG za miesiące IX, X i XII 2008 r. zostały naliczone i wypłacone mimo braku dokumentów źródłowych w postaci zaakceptowanych przez Dyrektora MZOG wniosków premiowych. Powyższe było niezgodne z § 17 ust. 1 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów” obowiązującej w MZOG, wg której: „Listy płac sporządza Dział płac w dwóch egzemplarzach na podstawie odpowiednio sporządzonych przez odpowiedzialnych za ten odcinek pracowników zakładu i sprawdzonych dowodów źródłowych”.

Analiza procedur regulujących w zakładzie kontrolę i obieg dokumentów dotyczących naliczania i wypłaty wynagrodzeń wykazała następujące niespójności:

1.   według zapisów § 17 ust. 5 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów” obowiązującej w MZOG, „Listy płac powinny być podpisane przez osobę sporządzającą, głównego księgowego i dyrektora”,

2.   według zapisów § 21 ww. instrukcji (poz. 12 tabeli – schemat obiegu i kontroli dokumentów księgowych) listy płac winny być podpisywane przez: pracownika ds. płac – jako wystawiającego dokument, kierownika sekcji płac – kontrola formalna i rachunkowa, Głównego księgowego – kontrola merytoryczna, dyrektora i Głównego księgowego – zatwierdzenie dokumentu.

Listy płac dotyczące 2008 r. podpisane były przez osobę sporządzającą, Głównego księgowego i Dyrektora MZOG.

Kontrola przeprowadzonej w MZOG inwentaryzacji składników majątkowych wykazała, że w trakcie trwania kontroli czynności wynikające z „Harmonogramu inwentaryzacji” były w toku; w trakcie trwania kontroli sporządzone zostało „Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych” i „Protokół Komisji inwentaryzacyjnej”.
Było to niezgodne z ustalonym w MZOG „Harmonogramem inwentaryzacji”, według którego inwentaryzacja (w tym ustalenie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnienie okoliczności i przyczyn ich powstania oraz ujęcie różnic w księgach rachunkowych) miała być zakończona 23.01.2009 r. W 10. przypadkach (spośród 43. skontrolowanych), na dokumentacji dotyczącej spisu z natury stwierdzono nieprawidłowości formalne w postaci braku podpisów osoby wyceniającej, sprawdzającej, członka zespołu spisowego lub osoby materialnie odpowiedzialnej. Było to niezgodne z § 9 obowiązującej w MZOG „Instrukcji w sprawie inwentaryzacji”.

Kontrola wykazała ponadto, że Dyrektor MZOG wywiązywał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi MZOG:

1.   dokonywanie zmian w planie finansowym zakładu w danym roku budżetowym na zasadach określonych w obowiązujących przepisach,

2.   realizowanie procedur kontroli zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami, ze szczególnym uwzględnieniem kontroli merytorycznej,

3.   sporządzanie dokumentacji księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,

4.   każdorazowe dokonywanie analizy rynku i sporządzanie notatek służbowych przy zakupach do 14 tysięcy euro zgodnie z obowiązującymi przepisami,

5.   formalne uregulowanie kwestii reprezentowania zakładu na zewnątrz,

6.   aktualizację i uzupełnienie posiadanej dokumentacji dotyczącej przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, udzielania zamówień publicznych oraz wynagradzania i premiowania pracowników,

7.   przyznawanie, naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.