Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 15 - 17.12.2009 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 46 ul. Zawadzkiego 128 w Szczecinie, zw. dalej PP nr 46, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/66/09 podpisanym w dniu 17 grudnia 2009 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 59.053,86 zł, tj. 6,9 % ogółu wydatków zaplanowanych na 2009 r. w wysokości 859.041 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• 2 z 24. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 13.572,08 zł (faktury nr: 125/09/09, 14/2009) zostały zapłacone po terminie. Opóźnienie w płatnościach wynosiło od 20 do 54 dni. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tych przypadkach wyniosłyby łącznie 238,88 zł. Złożone przez głównego księgowego wyjaśnienia co do ustnych uzgodnień z wykonawcą w kwestii przedłużenia terminu płatności nie mają mocy prawnej w sytuacji, gdy na przyjętej fakturze widnieje wyraźnie określony termin zapłaty.
• Z postępowania, w rezultacie którego został wybrany wykonawca na remont łazienki w gr. III na łączną kwotę 20.656,48 zł (faktury nr: 10/2009, 13/2009 i 14/2009) oraz przy dwóch wydatkach na łączną kwotę 7.755,65 zł (faktury nr: 863/06/2009 i IDEE 0181/2009) nie została sporządzona notatka służbowa z analizy rynku, co było niezgodne z pkt 4 rozdziału VII obowiązującego w PP nr 46 regulaminu postępowania w sprawach zamówień publicznych, według którego zamawiający musi sporządzić notatkę służbową (wg aktualnie obowiązującego zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin) do zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro. Notatka powinna zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia z podaniem kursu euro.
• Umowa zawarta z wykonawcą na remont łazienki w gr. III nie była zaopiniowana przez radcę prawnego.
Zatwierdzone przez Dyrektor PP nr 46 procedury oraz standardy kontroli finansowej posiadały nieaktualną podstawę prawną. W 2009 r. obowiązywała ustawa z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiące załącznik do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30.06.2006 r. (Dz.U. M.F. Nr 7, poz. 58).
Dyrektor PP nr 46 nie poinformowała o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
Dyrektor PP nr 46 zrealizowała w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. terminowe regulowanie zobowiązań,
2. stosowanie przyjętego regulaminu dot. zamówień publicznych,
3. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.