Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 17.08.09 r. do 11.09.09 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 62 w Szczecinie przy ul. Jasnej 74, zwanym dalej PP nr 62, w zakresie gospodarki finansowo- księgowej za okres 2008 r.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 01 października 2009 r.
PP nr 62 prowadzi działalność w formie jednostki budżetowej. W 2008 r.
PP nr 62 uzyskało dochody w wysokości 323.038,35 zł, w tym dochody własne stanowiły 225.128,20 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 653.609,94 zł, co stanowiło 99,97% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 218.738,42 zł, tj. 99,86 % zaplanowanych.
Ustalono, że w okresie 07.04. – 31.12.2008 r. PP nr 62 uzyskało wpływy z tytułu opłaty za pobyt dziecka w przedszkolu w łącznej wysokości 154.883,50 zł, z czego przekazano do budżetu jednostki samorządu terytorialnego kwotę 96.446,35 zł. Według zapisów uchwały nr XX/540/08 Rady Miasta Szczecin z dnia 07 kwietnia 2008 r. zmieniającej uchwałę w sprawie utworzenia rachunków dochodów własnych w oświatowych jednostkach budżetowych, na wydzielonym rachunku dochodów własnych oświatowe jednostki budżetowe mogą gromadzić m.in. dochody uzyskiwane z opłat wniesionych przez rodziców lub opiekunów prawnych za pobyt dziecka w przedszkolu w wysokości 37% tych opłat w roku 2008. W związku
z powyższym nie przekazano do budżetu wpływów z ww. tytułu w łącznej kwocie 1.130,26 zł. Dodatkowo w toku kontroli ewidencji opłat za pobyt dziecka w przedszkolu stwierdzono przypadek ujęcia wpłaty w wysokości 206 zł w ewidencji analitycznej osoby innej, niż na rzecz której wpłaty tej dokonano.
Ustalono także, że w PP nr 62 główny księgowy nie naliczył i nie ujął w ewidencji odsetek od nieterminowo regulowanych należności z tytułu najmu i dzierżawy w łącznej kwocie 44,70 zł. Dodatkowo odsetki od nieterminowo regulowanych należności z tytułu opłaty za przedszkole i wyżywienie naliczane były w momencie zapłaty oraz zaokrąglane, co nie zostało uregulowane w przyjętych w PP nr 62 zasadach ewidencji. Powyższe było niezgodne z § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.
Na podstawie kontroli 25. faktur stwierdzono, że w 16. przypadkach nie było podpisów potwierdzających dokonanie kontroli pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, a w pozostałych 9. przypadkach powyższej kontroli dokonał pracownik zatrudniony na stanowisku intendenta. W toku kontroli dokumentów księgowych (wyciągów bankowych i faktur dot. dochodów PP nr 62 z tytułu najmu i dzierżawy) we wszystkich 41. skontrolowanych przypadkach stwierdzono brak podpisu osoby sprawdzającej. Przyczynę powyższego stanowiła m.in. rozbieżność zapisów ujętych w instrukcji obiegu dokumentów, instrukcji kasowej PP nr 62 oraz w zakresie obowiązków głównego księgowego dotyczących osób odpowiedzialnych za dokonywanie powyższego sprawdzenia. Było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor, który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia.
Ustalono, iż w 2. przypadkach (na 25 skontrolowanych) dokonano wydatku z środków finansowych PP nr 62, mimo że na dokumencie nie było podpisu ówczesnego dyrektora PP nr 62, dotyczącego zatwierdzenia do zapłaty. Dodatkowo przy zatwierdzaniu wydatków do wypłaty nie wskazywano źródła środków, z których będzie on finansowany (m.in. budżet lub rachunek dochodów własnych).
Dekretacja dokumentów księgowych w 20. przypadkach (spośród 42. skontrolowanych) dokonywana była z pominięciem podpisu osoby odpowiedzialnej, a w 22. przypadkach z pominięciem zarówno podpisu jak i wskazania miesiąca. Dodatkowo we wszystkich przypadkach dekretacja nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych, w 18. przypadkach nie wskazywała konta przeciwstawnego, a w 2. przypadkach również kwot, które należało ująć na wskazanych kontach. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać ww. elementy.
Ustalono, że w 13. przypadkach (na 22 skontrolowane) poprawy błędów na dowodach księgowych dokonano bez wskazania daty naniesienia poprawek, w 9. przypadkach bez wskazania daty jak i bez podpisu osoby odpowiedzialnej,
a w 1. przypadku dodatkowo bez zachowania czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, co niezgodne było z postanowieniami art. 22 ust. 3 uor.
Główny księgowy dokonywał zapisów księgowych w księgach rachunkowych z pominięciem opisu operacji, co niezgodne było z art. 23 ust. 2 uor. Dodatkowo nie prowadzono ewidencji rozrachunków uregulowanych gotówką, zapisy w ewidencji dot. zobowiązań uregulowanych gotówką jako datę dokonania operacji wskazywały datę zamknięcia raportu kasowego, natomiast ewidencja analityczna wydatków gotówkowych z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej prowadzona była na koncie 101 – „Kasa”, co niezgodne było z przyjętymi w PP nr 62 zasadami ewidencji.
W trakcie kontroli stwierdzono uchybienia dotyczące bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ustalono bowiem, że w 5. przypadkach (na 31 skontrolowanych) wpłaty z tytułu opłaty za przedszkole ujęte zostały w raporcie kasowym po dniu ich dokonania. Dodatkowo zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za poszczególne okresy sprawozdawcze 2008 r. sporządzone zostały dopiero w lutym 2009 r. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 24 ust. 5 uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli: zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie umożliwiającym sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, a ujęcie wpłat i wypłat gotówką, następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Nie sporządzono ponadto zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych na koniec 2008 roku, co było niezgodne z zapisami art. 18 ust. 2 uor.
W toku kontroli dokumentów księgowych w 6. przypadkach (na 25 skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków PP nr 62 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na: szkolenie pracowników na kwotę 360 zł, zakup prenumeraty na kwotę 110,83 zł i dostawę gazu na kwotę 175,90 zł ujęte zostały w § 430, zakup zmywarek na kwotę 15.103,60 zł w § 605, zakup tuszu i tonera na kwotę 296 zł
w § 474 oraz odprowadzenie ścieków na kwotę 434 zł w § 426. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na: szkolenia pracowników ujmuje się w § 470, zakup prenumeraty w § 421, dostawę gazu w § 426, zakup środków trwałych w § 606, zakup akcesoriów komputerowych w § 475, a odprowadzenie ścieków w § 430.
W trakcie kontroli płatności z tytułu zakupu materiałów, towarów i usług stwierdzono, że płatności te były w 7. przypadkach (na 25 skontrolowanych) zrealizowane po terminie wskazanym w fakturze (średnio 10 dni opóźnienia). Powyższe było niezgodne z art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zwanej dalej uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 5 pracowników (30 % zatrudnionych pracowników), stwierdzono uchybienia polegające w 7 przypadkach na nieprawidłowym naliczeniu wynagrodzenia za okres urlopu wypoczynkowego. Przyczyną powyższego było uwzględnienie w podstawie do wyliczenia ww. wynagrodzenia nieprawidłowej ewidencji czasu pracy i wyrównania wynagrodzeń pracowników w miesiącu kwietniu 2008 r. oraz nieuwzględnienie wynagrodzenia za urlop. Stwierdzono także przypadek naliczenia wynagrodzenia za urlop, mimo że wg ewidencji czasu pracy pracownik nie korzystał z niego oraz przypadek nienaliczenia wynagrodzenia za urlop, mimo iż pracownik wg ewidencji czasu pracy korzystał
z urlopu, jednak w aktach osobowych nie było stosownego wniosku. Było to niezgodne z postanowieniami art. 172 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.), zw. dalej Kodeksem Pracy, wg których za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował; zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.
Stwierdzono ponadto 4 przypadki nieprawidłowego pomniejszenia wynagrodzenia z tytułu zwolnienia lekarskiego. Powyższe spowodowane było zastosowaniem przez głównego księgowego przy pomniejszaniu wynagrodzenia rzeczywistej ilości dni w miesiącu, w którym przypadało zwolnienie, co było niezgodne z zapisami § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U. Nr 62, poz. 289 ze zm.), wg których w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu Pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30.
Stwierdzono także przypadek nieujęcia urlopu wypoczynkowego pracownika w ewidencji czasu pracy, mimo że wg § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym m.in. urlopy. Ewidencja czasu pracy pracowników obsługi i administracji PP nr 62 prowadzona była przez pracownika zatrudnionego na stanowisku intendenta.
W aktach osobowych pracownika, zatrudnionego na stanowisku intendenta nie było pisemnej umowy o pracę, natomiast w aktach pracownika, zatrudnionego na stanowisku pomocy nauczyciela nie było informacji dotyczącej zmiany stanowiska pracy. Powyższe uzupełnione zostało w czasie trwania kontroli. Dodatkowo ustalono, iż w aktach osobowych pracownika – nauczyciela nie było informacji na temat aktualnego wymiaru czasu pracy. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień
art. 29 § 2 i § 3 2 Kodeksu Pracy, wg których w ww. sytuacjach obowiązuje pisemna forma informowania pracownika.
Dodatkowo w okresie marzec – lipiec 2008 r. pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku intendenta naliczony został dodatek za wysługę lat w wysokości wyższej niż wynikało to z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu. W aktach osobowych głównego księgowego znajdowała się ponadto nieprawidłowa informacja dotycząca wysokości przyznanego dodatku za wysługę lat. Mimo to wysokość naliczanego i wypłacanego dodatku była prawidłowa. Ustalono ponadto, że w 4 przypadkach w aktach osobowych pracowników znajdowały się informacje dotyczące przyznania wynagrodzenia zasadniczego - bez wskazania daty ich obowiązywania.
Wysokość przyznanego głównemu księgowemu wynagrodzenia zasadniczego w okresie styczeń – lipiec 2008 r. była wyższa (o 9 zł miesięcznie), a wysokość przyznanego pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku pomocy nauczyciela
(o 6,60 zł) wynagrodzenia zasadniczego w okresie lipiec - grudzień 2008 r. była niższa, niż wynagrodzenie określone w przyznanej pracownikowi kategorii zaszeregowania. Dodatkowo pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku intendenta przyznane zostało wynagrodzenie zasadnicze wg kategorii zaszeregowania wyższej, niż obowiązujące na tym stanowisku.
Akta osobowe pracowników PP nr 62 prowadzone były przez ówczesnego dyrektora PP nr 62.
Ustalono ponadto, iż znajdujący się w dokumentacji PP nr 62 regulamin pracy pracowników nie został podpisany przez dyrektora PP nr 62.
W dokumentacji PP nr 62 dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości ówczesny dyrektor PP nr 62 nie ustalił zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach księgi głównej oraz nie wskazał aktualnej wersji oprogramowania wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych, mimo że art. 10 ust. 2 uor nakładał na niego taki obowiązek. W powyższej dokumentacji nie ujęto ponadto szczegółowego wykazu kont analitycznych, co niezgodne było z postanowieniami § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego podstawą prowadzenia rachunkowości może być odpowiedni plan kont, uzupełniony co najmniej o wykaz kont ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych. Ewidencja analityczna dochodów budżetowych na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” nie obejmowała ponadto § 097 – Wpływy z różnych dochodów. Powyższe było niezgodne z załącznikiem nr 2 do powyższego rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego ewidencja na koncie 130 powinna zapewniać podział środków według klasyfikacji budżetowej.
W wyniku kontroli stwierdzono, że podstawę prawną obowiązujących w PP nr 62 instrukcji obiegu dokumentów, instrukcji kasowej i regulaminu kontroli wewnętrznej stanowiły nieobowiązujące już przepisy. Dodatkowo w regulaminie kontroli wewnętrznej, instrukcji inwentaryzacyjnej PP nr 62 i regulaminie premiowania pracowników administracji i obsługi nie wskazano daty obowiązywania, skutkiem czego był brak możliwości określenia okresu obowiązywania ww. dokumentów. Powyższy regulamin kontroli wewnętrznej nie zawierał ponadto zapisów dotyczących: procedur badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, a także nie uwzględniał standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58). Było to niezgodne z zapisami art. 47 ust. 2 i 3 uofp. Stwierdzono ponadto uchybienia dotyczące zapisów ww. instrukcji, regulaminów i procedur. Stwierdzono bowiem, że w ww. dokumentach wskazane zostały stanowiska, które nie funkcjonują w PP nr 62, zapisy dotyczące inwentaryzacji uregulowane zostały równocześnie w instrukcji obiegu dokumentów jak i w instrukcji inwentaryzacyjnej, natomiast zasady prowadzenia gospodarki kasowej zarówno w instrukcji obiegu dokumentów jak i w instrukcji kasowej. Dodatkowo plan kont stanowił załącznik zarówno do zasad (polityki) rachunkowości i instrukcji obiegu dokumentów. Powyższe stanowić może przyczynę powstawania nieścisłości czy sprzeczności dotyczących działania jednostki w ww. obszarach.
Ustalono ponadto, że projekt planu finansowego PP nr 62 na 2008 r. nie został zaopiniowany przez Radę Pedagogiczną, mimo że z art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j. t. Dz. U. z 2004 r., Nr 256, poz. 2572 ze zm.) wynikał taki obowiązek.
Osobą, której powierzone zostały obowiązki dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki oraz naliczania wynagrodzeń pracowników PP nr 62 był główny księgowy.
Ustalono ponadto, że ówczesny dyrektor PP nr 62 nie wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r.). Stwierdzono bowiem, iż w dokumentacji PP nr 62 oraz Wydziału Oświaty Urzędu Miasta nie było ww. informacji dotyczącej I półrocza 2008 r.
Prezydent Miasta zalecił p.o. dyrektora PP nr 62:
1. Przekazywanie opłat za pobyt dziecka w przedszkolu do budżetu jednostki samorządu terytorialnego zgodnie z określonymi w Uchwale Rady Miasta Szczecin postanowieniami.
2. Wyjaśnienie nieprawidłowo zaewidencjonowanej wpłaty z tytułu opłaty za przedszkole.
3. Dokonywanie kontroli i dekretacji dokumentów księgowych, poprawy popełnionych na nich błędów oraz sporządzanie zestawień obrotów i sald zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
4. Dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.
5. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji PP nr 62, dotyczącej zatrudnienia i wynagrodzeń pracowników oraz przyznawanie, naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
6. Naliczanie, ewidencjonowanie oraz egzekwowanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji PP nr 62, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, procedur kontroli finansowej, obiegu i kontroli dokumentów oraz inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
8. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.