Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 25.11.09 r. do 27.11.09 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 3 w Szczecinie przy ul. Reymonta 23, zwanej dalej SP nr 3, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09 grudnia 2009 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 331.044,03 zł, tj. 15,72 % ogółu wydatków zaplanowanych w 2009 r., stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• w 16. przypadkach (na 25 skontrolowanych) zapis księgowy dotyczący faktury nie zawierał wskazania daty dokonania operacji gospodarczej. Dodatkowo we wszystkich 21. skontrolowanych przypadkach, zapis księgowy dotyczący wyciągu bankowego nie zawierał wskazania numeru identyfikacyjnego dowodu. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor;
• podpis głównego księgowego na załączonym do dokumentu wydruku z ewidencji, w przypadku wszystkich objętych badaniem wyciągów bankowych (21) dotyczył sprawdzenia i dekretacji dokumentu, a w przypadku wszystkich objętych badaniem faktur (25) dotyczył dekretacji dokumentu. Powyższe nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. Dodatkowo we wszystkich przypadkach dekretacja faktur dokonywana była bez wskazania miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych oraz konta przeciwstawnego. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać ww. elementy;
• w przypadku wszystkich objętych badaniem faktur (25), podpisy dyrektora SP nr 3 i głównego księgowego złożone pod zatwierdzeniem do wypłaty dotyczyły również dokonanej kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej dokumentu, co nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. Dodatkowo w dokumentacji SP nr 3 stwierdzono drobne uchybienia dotyczące określenia osób odpowiedzialnych za dokonywanie kontroli dowodów księgowych;
• we wszystkich przypadkach poprawy błędów na dowodach księgowych (na 12 skontrolowanych) dokonywano bez wskazania daty naniesienia poprawki, a w 11. przypadkach również bez złożenia podpisu osoby odpowiedzialnej. Dodatkowo w 6. przypadkach poprawy błędów dokonano bez utrzymania czytelności wyrażeń i liczb, a w 2. przypadkach przy użyciu korektora. Powyższe niezgodne było z postanowieniami art. 22 ust. 3 uor.
• stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 25 skontrolowanych dokumentów stwierdzono 5 przypadków, kiedy faktura zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym wpłynęła do jednostki, mimo iż dotyczyła kosztów poprzedniego miesiąca. Powyższe spowodowane było przyjętym sposobem ewidencjonowania kosztów, który nie został jednak uregulowany w dokumentacji SP nr 3;
• w 7. przypadkach (na 25 skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków SP nr 3 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na: zakup usług dostępu do sieci Internet na łączną kwotę 95,08 zł ujęte zostały w § 437 oraz odprowadzenie ścieków i opłata abonamentowa na łączną kwotę 1.762,26 zł w § 426. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na: zakup usług dostępu do sieci Internet ujmuje się w § 435, a zakup usług pozostałych, w tym odprowadzenie ścieków w § 430.
Zatwierdzona przez dyrektora SP nr 3 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów określonych art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz nie uwzględniała standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych. Dodatkowo dokumentacja SP nr 3 nie zawierała wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz opisu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego (z wyjątkiem opisu programowych zasad ochrony danych). Nie wskazano ponadto aktualnej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Zakładowy plan kont jednostki nie zawierał następujących kont:
221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 810 – „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje” oraz 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych”, mimo że konta zawarto w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.). Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. b-c uor oraz § 12 ust. 1 pkt. 1 ww. rozporządzenia. Podstawę prawną procedur kontroli finansowej m.in. regulaminu zamówień publicznych i regulaminu komisji przetargowej oraz dokumentacji dot. przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy.
Dyrektor SP nr 3 nie wywiązał się z obowiązku nałożonego art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 169, poz. 1201) w zakresie wystąpienia z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji m.in. o osobie zatrudnionej na stanowisku głównego księgowego.
Dyrektor SP nr 3 nie zrealizował w 2009 r. zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Dyrektor SP nr 3 zrealizował w I-szym półroczu 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku
z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu.

Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi SP nr 3:
1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji SP nr 3, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, procedur kontroli finansowej, obiegu i kontroli dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Dokonywanie dekretacji dokumentów księgowych, poprawy popełnionych na nich błędów zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
4. Każdorazowe informowanie Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej oraz wynikach tych kontroli.
5. Skierowanie zapytania do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o osobie zatrudnionej na stanowisku głównego księgowego.