Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 05 sierpnia do 07 sierpnia 2009 r. kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 29 ul. Ks. Kardynała S. Wyszyńskiego 6 (zw. dalej PP nr 29) w temacie realizacji procedury w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/30/09 podpisanym w dniu 07 sierpnia 2009 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09 września 2009 r.

1.      przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, w tym:

·        wszystkie objęte badaniem dowody księgowe (19 pozycji) nie zawierały zakwalifikowania dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca, co było niezgodne z art. 21 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) zwanej dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać między innymi stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca,

·        2 z 19. objętych badaniem dowodów księgowych nie zostały zaewidencjonowane na kontach zespołu „2”, co było niezgodne z opisem konta 201 zawartym w Załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), wg którego konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych,

·        2 z 19. objętych badaniem dowodów księgowych zostały zaewidencjonowane w pełnej wysokości na § 4260 – zakup energii, a winny być zaewidencjonowane częściowo na § 4300 – zakup usług pozostałych, w zakresie opłaty abonamentowej i opłaty za odprowadzenie ścieków, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków,

·        Wykonanie wydatków w § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia, wykazane w sprawozdaniu Rb-34 było wyższe o 12,57 zł w stosunku do ewidencji księgowej, a na powstałą różnicę nie sporządzono korekty sprawozdania,

2.      zatwierdzona przez Dyrektora PP nr 29 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:

·        „Polityka rachunkowości” nie zawierała: a)wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, b) opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, c) opisu metody ustalania wyniku finansowego, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt. 2 i 3 uor,

·        Dokumentacja nie zawierała wskazania dotyczącego zastosowanej podstawy prawnej („Regulamin kontroli wewnętrznej”, „Standardy kontroli finansowej”, „Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji”), zawierała nieaktualną podstawę prawną i progi kwotowe oraz nie zawierała kursu euro jako elementu notatki służbowej z analizy rynku („Procedury udzielania zamówień publicznych”),

3.      Dyrektor PP nr 29 nie poinformował o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.

4.      akta osobowe pracowników prowadzone były niezgodnie z § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), wg którego akta osobowe pracownika składają się z 3. części i obejmują: w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,

5.      przekazana przez Dyrektora PP nr 29 informacja dotycząca przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu została przekazana przed upływem I półrocza 2009 r. tj 17.06.2009 r. oraz nie zawierała wskazania okresu, którego dotyczy, a wg § 6 ust 1 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu, informacje należy składać za okresy: od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca oraz od dnia 1 lipca do dnia 31 grudnia.

 

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 29:

1.      sporządzanie dokumentacji księgowej i ewidencję zdarzeń gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami,

2.      wyjaśnienie i skorygowanie ewidencji kwoty 12,57 zł stanowiącej różnicę pomiędzy ewidencją księgową, a sprawozdawczością jednostki,

3.      aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki dotyczącej: polityki rachunkowości, kontroli wewnętrznej, kontroli finansowej, inwentaryzacji i udzielania zamówień publicznych,

4.      prowadzenia akt osobowych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami,

5.      każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.