Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku
Nr kontroli: P/8/09
Gospodarka finansowo – księgowa oraz sprawy kadrowe za 2008 r.
Biuro Planowania Przestrzennego Miasta, ul. Szymanowskiego 2 w Szczecinie
Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA
Gospodarka finansowo – księgowa oraz sprawy kadrowe za 2008 r.
Biuro Planowania Przestrzennego Miasta, ul. Szymanowskiego 2 w Szczecinie
Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA
Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 2. - 27.02.2009 r. przeprowadził kontrolę w Biurze Planowania Przestrzennego Miasta ul. Szymanowskiego 2 w Szczecinie, zw. dalej BPPM, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej oraz spraw kadrowych za 2008 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/8/09 podpisanym w dniu 2 marca 2009 r.
Kontrola wykazała nieliczne nieprawidłowości w wykonaniu ww. planu finansowego BPPM. Oprócz uchybień natury formalnej stwierdzono również błędy merytoryczne. Polegały one przede wszystkim na niewłaściwym ewidencjonowaniu oraz uchybieniach w kontroli dowodów księgowych, błędnym naliczaniu dodatku za wysługę i nieaktualizowaniu zakresów obowiązków przy zmianie stanowisk. Przyczyną wyżej wymienionych oraz niżej opisanych nieprawidłowości był brak przyjętych oraz nie stosowanie funkcjonujących w BPPM procedur oraz niedostateczna znajomość obowiązujących zarządzeń Prezydenta Miasta.
W toku badania funkcjonującego w BPPM systemu rachunkowości stwierdzono, że jednostka nie spełniała niektórych wymogów nałożonych na nią ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t.Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz.694 ze zm.), zwaną dalej uor, pod kątem przyjętego planu kont oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych. Pod jednym numerem pozycji dziennika i pod jedną datą ewidencjonowane były bowiem źródłowe dowody księgowe otrzymane w różnym terminie. Nie był sporządzany zbiorczy dokument księgowy do dokonania łącznego zapisu zbioru dowodów źródłowych. Zapis księgowy nie zawierał daty dokonania operacji gospodarczej a jedynie datę zapisu, co było niezgodne z art. 20 ust. 2 i 3 uor, według którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (np. faktury obce) oraz sporządzone przez jednostkę dowody księgowe (np. zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione) oraz z art.23 ust. 2 uor, który mówi, że zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, kwotę i datę zapisu. W trakcie kontroli główny księgowy zobowiązał się stosować dokument zbiorczy, w którym będzie wymieniony każdy dowód i będą widoczne daty otrzymania dowodu do zaksięgowania.
W trakcie kontroli, przyjętych Zarządzeniem nr 7/07 Dyrektora BPPM z dnia 31.12.2007 r., zasad prowadzenia rachunkowości stwierdzono ponadto brak załącznika z wykazem kont analitycznych, do którego było odniesienie w zakładowym planie kont stanowiącym załącznik nr 5 do powyższego zarządzenia.
Kontrola wydatków budżetowych za 2008 r. wykazała, że na 27 skontrolowanych faktur na łączną kwotę 197.534,41 zł, w 16. przypadkach pod sprawdzeniem pod względem formalno – rachunkowym widniał podpis specjalisty, która pełniąc ww. stanowisko nie posiadała upoważnienia do dokonywania formalno – rachunkowej kontroli faktur, co pozostawało w sprzeczności z pkt 12. części II pn. standardy kontroli finansowej stanowiącej załącznik do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30.06.2006 r., według którego kierownik jednostki lub upoważnieni przez niego pracownicy zatwierdzają wszelkie operacje finansowe i gospodarcze przed ich realizacją a poszczególne czynności związane z realizacją operacji finansowych lub gospodarczych są wykonywane wyłącznie przez pracowników do tego upoważnionych. W 11. przypadkach nie została sporządzona notatka służbowa z dokonanej analizy rynku, bądź też przedstawiona notatka nie zawierała informacji dotyczącej wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, co było niezgodne z § 9 ust. 4 pkt 2 i 3 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 330/07 Prezydenta Miasta z dnia 15.06.2007 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz z § 11 ust. 4 pkt 2 i 3 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta z dnia 29.05.2008 r. w sprawie jak wyżej, według których udzielając zamówienia każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, notatka powinna zawierać również informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro a zamawiający ustala wartość szacunkową zamówienia przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
W jednym przypadku notatka uzasadniała wybór wykonawcy koncepcji zabudowy w przestrzeni trójwymiarowej zagospodarowania terenu Łasztowi i Wyspy Grodzkiej na podstawie zapisów projektu Miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Międzyodrze – Łasztownia – Wyspa Grodzka bez przeprowadzania analizy rynku jednak bez informacji dotyczącej wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, czyli w sposób niezgodny z zapisem § 9 ust. 4 pkt 4 i 5 Załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia nr 330/07 oraz § 11 ust. 4 pkt 4 i 5 Załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia nr 235/08, według których jeżeli ze względu na specyfikę zamówienia, dokonanie analizy rynku poprzedzającej wybór wykonawcy nie jest możliwe, wówczas zamawiający zobowiązany jest sporządzić notatkę służbową, uzasadniającą niezastosowanie uregulowań określonych w pkt 1 i 2, notatka powinna zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.
W jednym przypadku notatka uzasadniała wybór wykonawcy koncepcji zabudowy w przestrzeni trójwymiarowej zagospodarowania terenu Łasztowi i Wyspy Grodzkiej na podstawie zapisów projektu Miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Międzyodrze – Łasztownia – Wyspa Grodzka bez przeprowadzania analizy rynku jednak bez informacji dotyczącej wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, czyli w sposób niezgodny z zapisem § 9 ust. 4 pkt 4 i 5 Załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia nr 330/07 oraz § 11 ust. 4 pkt 4 i 5 Załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia nr 235/08, według których jeżeli ze względu na specyfikę zamówienia, dokonanie analizy rynku poprzedzającej wybór wykonawcy nie jest możliwe, wówczas zamawiający zobowiązany jest sporządzić notatkę służbową, uzasadniającą niezastosowanie uregulowań określonych w pkt 1 i 2, notatka powinna zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.
W wyniku kontroli procesu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14.000 euro, czyli wyłączonych z ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t.Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz.1655 ze zm) stwierdzono, że w BPPM proces ten przebiegał nieprawidłowo.
W jednostce bowiem nie został przyjęty regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych oraz regulamin pracy komisji przetargowej, co naruszało art. 47 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp, według których na Pani Dyrektor spoczywał obowiązek sporządzenia i stosowania procedur m.in. w zakresie udzielania zamówień publicznych oraz § 10 ust. 5 Załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia nr 235/08, według którego organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej określa regulamin pracy komisji przetargowej nadany przez kierownika jednostki. Sporządzane notatki służbowe z analizy rynku nie wyczerpywały uregulowań zawartych w Zarządzeniach Prezydenta Miasta Szczecin nr 330/07 z dnia 15.06.2007 r. i nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r.
W jednostce bowiem nie został przyjęty regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych oraz regulamin pracy komisji przetargowej, co naruszało art. 47 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp, według których na Pani Dyrektor spoczywał obowiązek sporządzenia i stosowania procedur m.in. w zakresie udzielania zamówień publicznych oraz § 10 ust. 5 Załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia nr 235/08, według którego organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej określa regulamin pracy komisji przetargowej nadany przez kierownika jednostki. Sporządzane notatki służbowe z analizy rynku nie wyczerpywały uregulowań zawartych w Zarządzeniach Prezydenta Miasta Szczecin nr 330/07 z dnia 15.06.2007 r. i nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r.
Kontrola wynagrodzeń i polityki kadrowej wykazała, że w BPPM nie było przyjętego Regulaminu Pracy, co jest niezgodne z art. 104 § 2 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz.94 ze zm.), według którego regulaminu pracy nie wprowadza się jeżeli obowiązują postanowienia układu zbiorowego lub gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników. Wg listy płac za grudzień 2008 r. w BPPM zatrudnionych było 48 osób. Sporządzony był projekt regulaminu pracy BPPM, niezatwierdzony jednak do czasu zakończenia kontroli.
W toku kontroli wynagrodzeń 12. pracowników stwierdzono, że pracownicy przebywający na zwolnieniu lekarskim do 30 dni oraz pobierający zasiłek opiekuńczy mieli korygowany dodatek stażowy proporcjonalnie do pomniejszonej za czas nieobecności płacy zasadniczej, co narusza postanowienia § 7 ust. 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2.08.2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.) oraz z § 8 ust. 2 przyjętego w BPPM regulaminu wynagrodzeń, według których dodatek za wysługę lat przysługuje pracownikowi za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego.
W wyniku analizy akt osobowych starszego projektanta ustalono ponadto, że należny dodatek stażowy powinien być zwiększany o 1% z każdym dniem 1 lutego a nie 1 stycznia jak to miało miejsce. Kontrola akt osobowych wybranych 12. pracowników wykazała brak aktualizowania zakresów obowiązków wraz ze zmianą stanowisk i tak w przypadku specjalisty, akta nie zawierały zakresu obowiązków dla stanowiska specjalista, nie zawierały również zakresu obowiązków przyjętych na czas wykonywania dodatkowej funkcji pracownika prowadzącego kadry, za którą pracownik pobierał dodatek w wysokości 750 zł. W aktach znajdował się jedynie zakres obowiązków dla stanowiska księgowa wraz z upoważnieniem do kontroli dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych pod względem formalnym i rachunkowym. Brak aktualnych zakresów obowiązków dotyczył również 6. innych pracowników.
Z uwagi na fakt, że zakres obowiązków jest tworzony dla zajmowanego stanowiska pracy oraz że stanowić może punkt odniesienia w sytuacjach konfliktowych między pracodawcą a pracownikiem, powinno dążyć się do każdorazowej zmiany zakresu obowiązków wraz ze zmianą stanowiska pracy, nawet jeśli sam zakres faktycznie pozostał bez zmian.
W toku kontroli ustalono, że według § 6, przyjętego Uchwałą Nr XXIII/613/08 Rady Miasta Szczecin z dnia 16.06.2008 r. statutu BPPM, strukturę organizacyjną, zakres działania wewnętrznych komórek organizacyjnych, zasady odpowiedzialności oraz obowiązki pracowników określał Regulamin Organizacyjny ustalony przez Dyrektora Biura. W BPPM funkcjonował nieaktualny regulamin organizacyjny przyjęty dla Miejskiej Pracowni Urbanistycznej Uchwałą Nr 128/92 Zarządu Miasta Szczecin z dnia 6.08.1992 r. Sporządzony był projekt nowego regulaminu organizacyjnego BPPM, niezatwierdzony do czasu zakończenia niniejszej kontroli.
W trakcie kontroli ustalono, że Pani Dyrektor nie opracowała procedur kontroli finansowej, co jest niezgodne z art.47 ust.3 uofp, według którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy ogłoszone przez Ministra Finansów w formie komunikatu oraz zapewnia ich przestrzeganie.
Główna Księgowa spełniała wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.
W trakcie kontroli stwierdzono, że Pani Dyrektor wypełniała obowiązek sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Rozwoju Miasta dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w BPPM nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. opracować dokumentację w zakresie procedur kontroli finansowej oraz zamówień publicznych,
2. przestrzegać zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z uor,
3. uzupełnić plan kont o wykaz kont analitycznych,
4. zweryfikować upoważnienia pracowników do kontroli dokumentów księgowych,
5. wprowadzić w życie Regulamin Pracy oraz Regulamin Organizacyjny,
6. zweryfikować i poprawić sposób naliczania dodatku stażowego,
7. dostosować zakresy obowiązków do aktualnie zajmowanych stanowisk pracy.
- udostępnił:
- Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
- wytworzono:
- 2009/05/28
- odpowiedzialny/a:
- Janusz Kwidziński
- wprowadził/a:
- Janusz Kwidziński
- dnia:
- 2009/05/28 11:12:13
| Wprowadził | Data modyfikacji | Rodzaj modyfikacji |
|---|---|---|
| Janusz Kwidziński | 2009/05/28 11:12:13 | Wprowadzenie informacji o przeprowadzonej kontroli |