Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 01.10.2009 r. - 07.10.2009 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 47 im. K. Makuszyńskiego przy ul. Jagiellońskiej 59 w Szczecinie (zw. dalej SP47)
w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/35/09 podpisanym w dniu 9. października 2009 r.
SP47 w 2009 r. prowadziła działalność w formie jednostki budżetowej.
Wg sprawozdania Rb-28S wydatki budżetowe SP47 w pierwszych trzech kwartałach br. wyniosły łącznie 2 233 860, 47 zł. W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 164 044, 87 zł. (tj. 7, 34 % ogólnych wydatków budżetowych) stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych
w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223), zwanej dalej uor; w ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp oraz w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o klasyfikacji; w tym:
• w 3. przypadkach, spośród 35 objętych badaniem, dowody księgowe na łączną kwotę 722, 90 zł zostały zaewidencjonowane w księgach oraz raporcie kasowym w miesiącu poprzedzającym miesiąc wynikający z dokumentów źródłowych,
co było niezgodne z art. 20 ust.1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Wg wyjaśnień głównego księgowego SP47 „pozostawiono nieprawidłowe daty nie chcąc kreślić na dokumentach”, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt.1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. Dotyczyło to 3. rachunków kosztów podróży wystawionych w dniu 03.02.2009 r. do polecenia wyjazdu służbowego nr 1/09, nr 2/09 i nr 3/09.
• 3 z 35. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 5.425,55 zł zostało zapłaconych po wyznaczonym terminie płatności (opóźnienie wynosiło 6 i 7 dni), co było niezgodne z art. 35 ust. 3 pkt. 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Dotyczyło to faktur: nr 55694/12/SRZ/08 z dnia 31.12.2008 r., nr 1750010658 z dnia 31.12.2008 r. oraz nr 329 z dnia 28.07.2009 r. Należy podkreślić, że z tego tytułu nie obciążono SP47 odsetkami za nieterminowe wpłaty.
• w 6. na 35 objętych badaniem dowodów księgowych nieprawidłowo sklasyfikowano wydatki m.in.:
- w pierwszym kwartale 2009 r. ujmowano w paragrafie 4300 (zakup usług pozostałych) wydatki na szkolenia w łącznej kwocie 15 612, 90 zł, a wg Rozp. MF o klasyfikacji, księgowań szkoleń pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej należy dokonywać w paragrafie 4700. Dotyczyło to 3. rachunków kosztów podróży wystawionych w dniu 03.02.2009 r. do polecenia wyjazdu służbowego nr 1/09, nr 2/09 i nr 3/09 oraz 2. faktur: nr 230/2009/SU z dnia 26.02.2009 r. i nr 1/01/2009 z dnia 23.01.2009 r.
W miesiącu marcu 2009 r. po dokonaniu zmiany w planie wydatków budżetowych, przeksięgowano część ww. wydatków na łączną kwotę 2 622,70 zł. do właściwego paragrafu.
- w miesiącu styczniu 2009 r. ujmowano w paragrafie 3260 (inne formy pomocy dla uczniów) wydatki na stypendia dla uczniów w łącznej kwocie 1 980, 00 zł, a wg Rozp. MF o klasyfikacji, księgowań stypendiów dla uczniów należy dokonywać w paragrafie 3240. Środki na wypłatę stypendiów socjalnych i lista wypłat przekazane zostały przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin w paragrafie 3260 z objaśnieniem „stypendia socjalne (BE-48/Gmina-1) - klasyfikacja zastępcza”. Dotyczyło to listy wypłat stypendiów socjalnych w roku szkolnym 2008/2009 nr Woś-IV/BT/SP NR 47/55/4/2009 z dnia 09.02.2009 r. W miesiącu lutym br. po dokonaniu zmiany w planie finansowym przeksięgowano ww. wydatki do właściwego paragrafu.

2. W toku kontroli wynagrodzeń wypłaconych w miesiącu sierpniu 2009 r. na łączną kwotę 13 394, 62 zł nie stwierdzono nieprawidłowości. Ustalono, że kategorie zaszeregowania wybranej grupy pracowników zostały przyznane zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami.

3. Zatwierdzona dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, określonych w uofp, w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o sprawozdawczości; w Rozp. MF o klasyfikacji oraz w Komunikacie nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. Nr 7,
poz. 58), zwanym dalej Komunikatem MF; w tym:
• dokumentacja w zakresie gospodarki finansowo – księgowej nie była ustalana w sposób przejrzysty i spójny tj. dokonywana aktualizacja załączników nie była powiązana z dokumentem głównym. Dokumentacja nie była ponadto przechowywana w sposób uporządkowany, umożliwiający dostęp do niej wszystkim uprawnionym pracownikom, którym te informacje są niezbędne.
• stwierdzono, że ustalane procedury, instrukcje, powierzenie uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności w zakresie gospodarki finansowo-księgowej posiadają liczne uchybienia natury formalnej - brak na nich daty określającej wdrożenie, brak potwierdzenia i daty przyjęcia przez pracowników.
• dokumentacja dotycząca polityki rachunkowości SP47 nie uwzględniała zmian dokonanych po jej wprowadzeniu (10.06.2008 r.) w zakładowym planie kont oraz Rozp. MF o sprawozdawczości i w Rozp. MF o klasyfikacji.
• stwierdzono również, że obowiązujące w SP47 procedury kontroli finansowej nie zawierały uregulowań ujętych w Standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiących Załącznik do Komunikatu MF, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 w związku z art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp, wg których kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej określone w formie komunikatu
oraz ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zapewnia ich przestrzeganie.
• główny księgowy SP47 spełniał wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych, ale nie powierzono mu obowiązków i odpowiedzialności w zakresie ujętym w art. 45 ust. 1 uofp.

4. W toku kontroli stwierdzono, że Dyrektor SP47 wypełniał obowiązek sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Oświaty dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 70/09 z dnia 20.02.2009 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
Wg ww. informacji w SP47 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

5. Stwierdzono również, że w 2009 r. Dyrektor SP47 informował Prezydenta Miasta Szczecin o wszczęciu kontroli (oraz jej zakresie) przez organy kontroli zewnętrznej zgodnie z § 11 Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10. lipca 2003 r., w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP47:
1. ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z Rozp. MF o klasyfikacji.
2. regulowanie płatności zgodnie z wcześniej zaciągniętymi zobowiązaniami, a dla celów dowodowych, wszelkie uzgodnienia z kontrahentami w zakresie wydłużenia terminu płatności rachunków i faktur potwierdzać na piśmie.
3. uporządkowanie, uzupełnienie i zaktualizowanie dokumentacji dotyczącej gospodarki finansowo-księgowej, w tym m.in., polityki rachunkowości, procedur kontroli finansowej oraz powierzenia obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu.