Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 17 - 19.11.2009 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 67 ul. Cegielskiego 9 w Szczecinie, zw. dalej PP nr 67, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/46/09 podpisanym w dniu 19 listopada 2009 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 54.992,56 zł, tj. 6,7 % ogółu wydatków zaplanowanych na 2009 r. w wysokości 816.221 zł stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• 6 z 31. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 11.440,78 zł (faktury nr: 586/12/2008, 1750014095, 1750013592, 35945/2009, 1750015200, 2009/07/040888/SP/2) zostały zapłacone po terminie. Opóźnienie w płatnościach wynosiło od 1 do 10 dni. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które
w tych przypadkach wyniosłyby łącznie 18,32 zł.
W styczniu zaewidencjonowana została nota odsetkowa nr NO11782834 na kwotę 38,28 zł za niezapłaconą w terminie fakturę z października 2008 r. za energię elektryczną,
• 3 z 31. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 3.228,55 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 50122/2009, 35945/2009, 8706/2009) zostały zaewidencjonowane w pełnej wysokości w § 4260 – zakup energii, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanym dalej Rozporządzeniem o klasyfikacji, wg którego do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków,
• 2 z 31. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 2.684 zł (faktura za artykuły oświetleniowe nr: 2794/2009/10 i za wyposażenie placu zabaw nr: 164/09) zostały zaewidencjonowane w pełnej wysokości w § 4270 – zakup usług remontowych, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do Rozporządzenia o klasyfikacji, wg którego do księgowania materiałów i wyposażenia służy § 4210,
• 7 z 31. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 15.531,50 zł (faktury nr: 894/2009, 586/12/2008, 1750014095, 1750013592, 1185/01/SRZ/09, 1750015200, 2009/07/040888/SP/2) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, przy czym faktura nr 586/12/2008 nie była wykazana jako wymagalne zobowiązanie roku 2008 w sprawozdaniu Rb-28S za grudzień, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym,
• W przypadku faktury nr 2009/08/041336/SP/2 za monitoring, główny księgowy dokonał ewidencji i zapłaty (24.08.2009 r.) przed terminem wystawienia faktury (31.08.2009 r.). Przywołując wyjaśnienia dyrektora PP nr 67 i głównego księgowego, że tak wystawiona faktura wpłynęła dnia 24.08.2009 r., przyjęcie i dokonanie ewidencji faktury niezgodnej ze stanem faktycznym podważa funkcjonujący w PP nr 67 proces kontroli merytorycznej rzetelności danych dowodu księgowego,
• W księdze głównej, kartach wydatków i w dowodach księgowych dokonywano poprawek poprzez zamazywanie, użycie korektora i skreślenie. Przy poprawkach złożona była parafa (nie każdorazowo) bez umieszczenia daty poprawki, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.
• Główny księgowy nie prowadził ewidencji dla kont pozabilansowych: 996, 998, 999, co było niezgodne z § 12 ust.1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), według którego ustalając zakładowy plan kont, należy kierować się zasadą, że podane w planie kont konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont.
2. Zatwierdzona dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• Przyjęte zasady rachunkowości były niezgodne ze stanem faktycznym pod kątem zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, gdyż w jednostce księgowość prowadzona była ręcznie,
• Załącznikiem do Zakładowego Planu Kont przyjęto klasyfikację dochodów i wydatków obowiązującą dla przedszkola nr 59,
• „Procedury kontroli finansowej”, „instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów”, „instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania”, „Instrukcja kontroli wewnętrznej oraz oceny celowości zaciąganych zobowiązań finansowych i dokonywanych wydatków” oraz „Instrukcja kasowa” nie zawierały podpisów pracowników zobligowanych do ich stosowania.
Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów, zadania kasjera) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.
3. Główna księgowa nie spełniała wymogów dotyczących osób zajmujących stanowiska głównych księgowych z uwagi na brak kwalifikacji. Według art. 45 ust.2 pkt 4 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) głównym księgowym może być osoba, która spełnia jeden z poniższych warunków: 1) ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości, 2) ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości, 3) jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów, 4) posiada świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub certyfikat księgowy, wydane na podstawie odrębnych przepisów.
4. Dyrektor PP nr 67 nie poinformowała o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
5. Dyrektor PP nr 67 zrealizowała w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. ewidencję zdarzeń gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. dostosowanie zarządzeń i instrukcji do stanu funkcjonującego w PP nr 67,
3. wymaganie przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji,
4. uregulowanie kwestii wymagań kwalifikacyjnych w odniesieniu do stanowiska głównego księgowego,
5. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.