Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 13.07.09 r. do 15.07.09 r. przeprowadził kontrolę w Gimnazjum Nr 6 przy ul. Niemierzyńskiej 17 w Szczecinie, zw. dalej GM nr 6, w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5 % wydatków 2009 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2009 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9 września 2009 r.  

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 99.358,89 zł, tj. 5,64 % ogółu wydatków zaplanowanych w 2009 r., stwierdzono, że przy dokonywaniu ww. wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych regulacjami wewnętrznymi, obowiązującymi w GM nr 6 oraz przepisami prawa, w tym:

·        na 28. fakturach spośród 34. skontrolowanych nie było podpisu potwierdzającego dokonanie kontroli pod względem formalno – rachunkowym, a na 3. fakturach nie było również podpisu dotyczącego kontroli merytorycznej, co było niezgodne z zapisem „regulaminu kontroli wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych”, podpisanym przez dyrektora GM nr 6 w dniu 30.12.2002 r., wg którego dokumenty księgowe winny być wstępnie i bieżąco kontrolowane pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym;

·        dodatkowo kontroli merytorycznej 25. faktur dokonał pracownik GM nr 6, wykonujący m.in. obowiązki kasjera, natomiast zgodnie z zapisami ww. regulaminu, kontroli merytorycznej dokumentów księgowych dokonuje główny księgowy;

·        wszystkie objęte badaniem wyciągi bankowe (15) i raporty kasowe (3) nie zostały podpisane przez osobę sprawdzającą, co było niezgodne z przepisem art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej uor), który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia; 2 raporty kasowe zostały sporządzone ponadto przez głównego księgowego, mimo że wg zapisów ww. regulaminu raporty kasowe sporządza samodzielny referent; powyższe spowodowane było zwolnieniem lekarskim ww. pracownika
– w powyższym regulaminie nie uregulowano kwestii zastępstw nieobecnych pracowników; ·        we wszystkich przypadkach (na 2 zbadane) dokonywania poprawy błędów na dokumentach księgowych nie było daty naniesienia poprawek, co niezgodne było z zapisami art. 22 ust. 3 uor; ·        ewidencja kosztów i rozrachunków wynikających z faktur wystawionych przez kontrahentów GM nr 6 dokonana została w 29. przypadkach (na 34 skontrolowane) w momencie zapłaty, a nie w momencie powstania zobowiązania, co ograniczało możliwość ich bieżącej kontroli; dodatkowo zapisy księgowe dokonywane w ewidencji, jako datę dokonania operacji wskazywały datę zamknięcia raportu kasowego (dot. zobowiązań uregulowanych gotówką), co niezgodne było z przyjętymi w GM nr 6 zasadami ewidencji.

Ustalono ponadto, że dyrektor GM nr 6 dokonał zaciągnięcia zobowiązania z przekroczeniem upoważnienia. Stwierdzono bowiem, że faktura wystawiona w dniu 08.12.2008 r. oraz zatwierdzona do wypłaty przez dyrektora GM nr 6 i głównego księgowego została opłacona w ustalonym przez kontrahenta terminie jedynie w części tj. w kwocie 1931,79 zł przewidzianej w planie finansowym jednostki. Pozostałe zobowiązanie w kwocie 2247,79 zł, ze względu na brak środków finansowych ustalonych planem finansowym na 2008 rok, uregulowane zostało dopiero w dniu 16.01.2009 r. Powyższe niezgodne było z zakresem upoważnienia dyrektora GM nr 6, które umożliwiało składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin w zakresie zwykłego zarządu mieniem miasta do kwot ujętych w planie finansowym jednostki oraz z art. 45 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych - Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm. (zw. dalej uofp), wg którego złożenie podpisu głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

W trakcie kontroli płatności z tytułu zakupu materiałów, towarów i usług stwierdzono, że 10 faktur spośród 34. skontrolowanych zostało uregulowanych po terminie wskazanym w fakturze (średnio 15 dni opóźnienia), co było niezgodne
z postanowieniami art. 35 ust. 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Skutkiem powyższego była zapłata odsetek ustawowych w kwocie 4,35 zł.

Główna księgowa GM nr 6 spełniała wymogi określone w art. 45 ust. 2 ww. uofp, niezbędne do pełnienia funkcji głównego księgowego.

Dyrektor GM nr 6 zrealizował w 2008 r. i w I-szym półroczu 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r.)

 

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi GM nr 6:

4.      Zaciąganie zobowiązań jednostki zgodnie z zakresem upoważnienia oraz terminowe ich regulowanie.