Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 29.09.09 r. do 26.10.09 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 33 w Szczecinie przy ul. P. Ściegiennego 62/65, zwanym dalej PP nr 33, w zakresie gospodarki finansowo- księgowej za okres 2008 r.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 listopada 2009 r.
PP nr 33 prowadzi działalność w formie jednostki budżetowej. W 2008 r.
PP nr 33 uzyskało dochody w wysokości 274.124,31 zł, w tym dochody własne stanowiły 190.173,43 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 663.648,00 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 190.306,46 zł, tj. 98,48 % zaplanowanych.
Ustalono, że w okresie 07.04. – 31.12.2008 r. PP nr 33 uzyskało wpływy z tytułu opłaty za pobyt dziecka w przedszkolu w łącznej wysokości 137.270,80 zł, z czego przekazano do budżetu jednostki samorządu terytorialnego kwotę 82.972 zł. Według zapisów uchwały nr XX/540/08 Rady Miasta Szczecin z dnia 07 kwietnia 2008 r. zmieniającej uchwałę w sprawie utworzenia rachunków dochodów własnych w oświatowych jednostkach budżetowych, na wydzielonym rachunku dochodów własnych oświatowe jednostki budżetowe mogą gromadzić m.in. dochody uzyskiwane z opłat wniesionych przez rodziców lub opiekunów prawnych za pobyt dziecka w przedszkolu w wysokości 37% tych opłat w roku 2008. W związku
z powyższym nie przekazano do budżetu wpływów z ww. tytułu w łącznej kwocie 3.508,60 zł. Dodatkowo w toku kontroli ewidencji analitycznej wpłat za pobyt dzieci w przedszkolu stwierdzono uchybienia dotyczące ustalania stanu rozrachunków
z poszczególnymi osobami. Ustalono bowiem, iż w 2. przypadkach (na 117 skontrolowanych) nie uwzględniono dokonanej nadpłaty w łącznej kwocie 36 zł.
Ustalono ponadto, że odsetki od nieterminowo regulowanych należności z tytułu opłaty za przedszkole i wyżywienie naliczane były w momencie zapłaty oraz zaokrąglane, co nie zostało uregulowane w przyjętych w PP nr 33 zasadach ewidencji. Powyższe było niezgodne z § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.
Głównemu księgowemu PP nr 33 ówczesny dyrektor PP nr 33 (zw. dalej dyrektorem PP nr 33) nie powierzył obowiązków określonych art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zwanej dalej uofp.
W toku kontroli ewidencji prowadzonej przez głównego księgowego w księgach rachunkowych PP nr 33 stwierdzono, że ewidencja analityczna dochodów budżetowych na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” nie obejmowała dochodów: w § 097 – „Wpływy z różnych dochodów”, w § 092 – „Pozostałe odsetki” za okres I-VI.08 i w § 069 – „Wpływy z różnych opłat” za miesiąc IV.08. Ustalono ponadto, że nie prowadzono ewidencji na koncie 221 - „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, a ewidencja wypłat wynagrodzeń dla pracowników PP nr 33 dokonywana była na koncie 240 – „Pozostałe rozrachunki”. Powyższe było niezgodne z postanowieniami załącznika nr 2 do powyższego rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, opisującego zasady prawidłowej ewidencji na powyższych kontach. Dodatkowo nie prowadzono ewidencji rozrachunków uregulowanych gotówką, zapisy w ewidencji dot. zobowiązań uregulowanych gotówką jako datę dokonania operacji wskazywały datę zamknięcia raportu kasowego, w którym operacja została ujęta, natomiast ewidencja analityczna wydatków gotówkowych z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej prowadzona była na koncie 101 – „Kasa”, co niezgodne było z przyjętymi w PP nr 33 zasadami ewidencji. Nie sporządzono ponadto zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych na koniec 2008 roku, co było niezgodne z zapisami art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor.
Główny księgowy w 26. przypadkach (na 41 skontrolowanych) dokonał zapisów księgowych w księgach rachunkowych z pominięciem opisu operacji, co niezgodne było z art. 23 ust. 2 uor. Ustalono ponadto, że we wszystkich 15. skontrolowanych przypadkach wyciągi bankowe nie były podpisywane przez osobę sprawdzającą. Było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia. Dodatkowo przy zatwierdzaniu wydatków do wypłaty nie wskazywano klasyfikacji budżetowej ani źródła środków, z których będzie on finansowany (m.in. budżet lub rachunek dochodów własnych).
Ustalono, że w 11. przypadkach (na 13 skontrolowanych) poprawy błędów na dowodach księgowych i w księgach inwentarzowych dokonano bez wskazania daty naniesienia poprawek, a w 2. pozostałych przypadkach bez wskazania daty jak i bez podpisu osoby odpowiedzialnej, co niezgodne było z postanowieniami art. 22 ust. 3 i art. 25 ust. 1 pkt. 1 uor.
W trakcie kontroli stwierdzono uchybienia dotyczące prowadzenia raportów kasowych przez pracownika zatrudnionego na stanowisku intendenta. Ustalono bowiem, że raporty kasowe nie zostały oznaczone w zakresie źródła środków finansowych, których dotyczą. Operacje ujmowane były we wszystkich 17. skontrolowanych raportach kasowych niechronologicznie, a w 9. przypadkach raporty zawierały operacje dotyczące innego okresu, niż wskazany na raporcie.
W 26. przypadkach (na 60. skontrolowanych) wpłaty za przedszkole ujęte zostały w raporcie kasowym z nieprawidłową datą, a w 8. przypadkach operacja została ujęta po dniu jej dokonania. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 24
ust. 5 pkt. 3 uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką, następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
Sposób ewidencjonowania dokumentów księgowych uniemożliwiał ponadto spełnianie wszystkich wymagań, dotyczących ksiąg rachunkowych, ujętych w art. 24 ust. 4 uor w zakresie sprawdzalności. Ustalono bowiem, że ewidencja dowodów księgowych dot. wydatków uregulowanych gotówką dokonywana była przez głównego księgowego zbiorczo z podziałem według klasyfikacji budżetowej, natomiast bez wskazania numerów dokumentów dotyczących poszczególnych kwot. W toku kontroli dokumentów księgowych w 8. przypadkach (na 26 skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków PP nr 33 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na: szkolenie pracowników na łączną kwotę 1.608 zł, zakup usług dostępu do sieci internet na kwotę 88,50 zł ujęte zostały w § 430, opłata pocztowa w wysokości 1,75 zł w § 437, zakup usług transportowych na kwotę 34 zł w § 421, odprowadzenie ścieków na kwotę 331,07 zł w § 426 oraz przegląd, konserwację i wymianę sprzętu ppoż. na kwotę 633,79 zł w § 427. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na: szkolenia pracowników ujmuje się w § 470, zakup usług dostępu do sieci internet w § 435, zakup usług pozostałych (m.in. pocztowych, transportowych, dotyczących odprowadzania ścieków i przeglądu sprzętu ppoż.) w § 430, a zakup sprzętu ppoż. w § 421.
W trakcie kontroli płatności z tytułu zakupu materiałów, towarów i usług stwierdzono, że płatności te były w 3. przypadkach (na 26 skontrolowanych) zrealizowane po terminie wskazanym na fakturze (średnio 5 dni opóźnienia). Powyższe było niezgodne z art. 35 ust. 3 pkt. 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
W toku kontroli ustalono, że główny księgowy nie wystawiał dokumentów obciążających najemcę z tytułu realizacji umowy najmu mieszkania, znajdującego się w budynku PP nr 33. W związku z powyższym ewidencja przychodów dokonywana była dopiero w momencie wpłaty zobowiązań, co uniemożliwiało ich bieżącą kontrolę. Stwierdzono, że w 2008 r. najemca dokonywał jednak regularnych wpłat w ustalonej kwocie.
W zakresie zawieranych umów stwierdzono uchybienie polegające na braku zatwierdzenia formalno – prawnego radcy prawnego na wszystkich 4. skontrolowanych umowach realizowanych przez PP nr 33 w 2008 r. Zgodnie z informacją Wydziału Oświaty Urzędu Miasta wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.
W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 5 pracowników (24 % ustalonych etatów), stwierdzono uchybienia polegające w 8. przypadkach na nieprawidłowym pomniejszeniu wynagrodzenia z tytułu zwolnienia lekarskiego. Powyższe spowodowane było zastosowaniem przez głównego księgowego przy pomniejszaniu wynagrodzenia rzeczywistej ilości dni w miesiącu, w którym przypadało zwolnienie. Dodatkowo w 3. przypadkach nie uwzględniono zwolnienia lekarskiego przy wyrównywaniu składników wynagrodzenia. Powyższe było niezgodne z zapisami § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U. Nr 62, poz. 289 ze zm.), wg których w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu Pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30. Stwierdzono także przypadek, w którym nie pomniejszono wynagrodzenia pracownika za okres 3 dni zwolnienia lekarskiego, mimo że za wskazany okres wypłacone zostało wynagrodzenie chorobowe. Dodatkowo ustalono, że pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku woźnej oddziałowej wypłacono dodatek za wieloletnią pracę za 5 miesięcy w wysokości niższej, a pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku nauczyciela za 1 miesiąc w wysokości wyższej, niż wynikało to z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu.
Dodatkowo ustalono, iż w aktach osobowych 2 pracowników zatrudnionych na stanowisku nauczyciela nie było informacji na temat aktualnego wymiaru czasu pracy i wysokości przysługującego dodatku za wieloletnią pracę. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.), wg których w ww. sytuacjach obowiązuje pisemna forma informowania pracownika.
Nagroda jubileuszowa dla pracownika, zatrudnionego na stanowisku intendenta przyznana została i wypłacona ponad miesiąc od momentu, w którym pracownik nabył prawo do tej nagrody. Było to niezgodne z § 8 ust. 4 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.), który stanowił, że wypłata nagrody jubileuszowej powinna nastąpić niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.
Akta osobowe pracowników PP nr 33 w 2008 r. prowadzone były przez ówczesnego dyrektora PP nr 33.
W dokumentacji PP nr 33 dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości ówczesny dyrektor PP nr 33 nie ustalił zasad klasyfikacji zdarzeń na niektórych kontach księgi głównej oraz nie wskazał aktualnej wersji oprogramowania wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych, mimo że art. 10 ust. 2 uor nakładał na niego taki obowiązek. W powyższej dokumentacji nie ujęto ponadto szczegółowego wykazu kont analitycznych, a zakładowy plan kont PP nr 33 nie zawierał konta 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, co niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 2 oraz § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego podstawą prowadzenia rachunkowości może być odpowiedni plan kont, uzupełniony co najmniej o wykaz kont ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych. Podstawę prawną dokumentacji dot. zasad (polityki) rachunkowości stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy.
W wyniku kontroli stwierdzono, że podstawę prawną obowiązujących w PP nr 33 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, zasad gospodarowania środkami pieniężnymi, instrukcji w sprawie gospodarowania majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie, regulaminu kontroli wewnętrznej, procedur kontroli finansowej, regulaminu premiowania i statutu stanowiły nieobowiązujące już przepisy. Dodatkowo w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów nie wskazano daty obowiązywania. Stwierdzono ponadto uchybienia dotyczące zapisów ww. instrukcji, procedur kontroli finansowej i regulaminu kontroli wewnętrznej. Ustalono bowiem, że w ww. dokumentach wskazane zostały stanowiska, które nie funkcjonują w PP nr 33, a także inna jednostka, której dotyczyły postanowienia powyższych dokumentów. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów oraz procedury kontroli finansowej zawierały sprzeczne zapisy dotyczące osób odpowiedzialnych za kontrolę dowodów księgowych. Dodatkowo stwierdzono, że zapisy dotyczące gospodarki kasowej uregulowane zostały równocześnie w instrukcji kasowej i w zarządzeniu w sprawie gospodarowania środkami pieniężnymi, a zasady dotyczące ewidencji pozostałych środków trwałych zarówno w instrukcji dot. inwentaryzacji majątku jak i w zarządzeniu w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont. Powyższe stanowić może przyczynę powstawania nieścisłości czy sprzeczności dotyczących działania jednostki w ww. obszarach.
Dodatkowo stwierdzono niezgodności zapisów obowiązujących w PP nr 33 regulaminów: postępowania w sprawach zamówień publicznych i pracy komisji przetargowej z postanowieniami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) m.in. w zakresie okresu przechowywania dokumentacji.
W toku kontroli zagadnień dotyczących projektów i planów finansowych stwierdzono, że dyrektor PP nr 33 otrzymał z wydziału nadzorującego zmianę w planie rachunku dochodów własnych na 2008 r. w wydatkach (dział 801, rozdział 80104) na kwotę 9.993,00 zł, bez podania paragrafu, w którym należało podaną zmianę ująć. Zmiana ta została ujęta przez głównego księgowego na podstawie elektronicznego wydruku planu jednostki, otrzymanego z jednostki nadzorującej,
w § 430. Dyrektor PP nr 33 nie wystąpił do wydziału nadzorującego o potwierdzoną na piśmie informację w sprawie uszczegółowienia otrzymanej zmiany.
Stwierdzono ponadto, że nie sporządzono projektu planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych oraz projektu planu finansowego dochodów własnych i wydatków z nich finansowanych PP nr 33 na rok 2008. Było to niezgodne
z zapisami § 4ust. 2 i § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno – prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.), wg których dokumenty te sporządza kierownik samorządowej jednostki budżetowej.
Osobą, która wykonywała obowiązki dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki oraz naliczania wynagrodzeń pracowników PP nr 33 był główny księgowy.
Prezydent Miasta zalecił:
1. Przekazywanie opłat za pobyt dziecka w przedszkolu do budżetu jednostki samorządu terytorialnego zgodnie z określonymi w Uchwale Rady Miasta Szczecin postanowieniami.
2. Dokonywanie kontroli dokumentów księgowych, poprawy popełnionych na nich błędów oraz sporządzanie zestawień obrotów i sald zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.
4. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji PP nr 33, dotyczącej zatrudnienia i wynagrodzeń pracowników oraz przyznawanie, naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
5. Naliczanie, ewidencjonowanie oraz egzekwowanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności zgodnie z obowiązującymi przepisami.
6. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji PP nr 33, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, procedur kontroli finansowej, obiegu i kontroli dokumentów oraz inwentaryzacji i gospodarki kasowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.
8. Każdorazowe przekazywanie zawieranych umów do zatwierdzenia formalno – prawnego radcy prawnego Urzędu Miasta.
9. Powierzenie obowiązków pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku głównego księgowego zgodnie z obowiązującymi przepisami.