Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 05 października do 31 października 2009 r. kontrolę w Szkole Podstawowej nr 54 ul. Obrońców Stalingradu 14 (zw. dalej SP nr 54) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej i spraw kadrowych za 2008 r.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli Z/12/09 podpisanym w dniu 10 listopada 2009 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 listopada 2009 r.
W 2008 r. SP nr 54 poniosła wydatki w wysokości 3.413.241,22 zł. Bezpośrednia kontrola wydatków przeprowadzona na próbie w wysokości 186.857,78 zł, tj. 5,5 % ww. kwoty wykazała, że:
1/ ewidencjonując dowody księgowe oznaczano je symbolem dowodu PK, kolejnym numerem z systemu księgowego i rokiem, ale nie zamieszczano oznaczeń co do miesiąca dekretacji, w którym faktury zostały zaewidencjonowane; było to niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać m.in. wskazanie miesiąca;
2/ dowody źródłowe w postaci faktur i rachunków wprowadzane były do raportów kasowych kwotami łącznymi jako „Zestawienie rachunków” lub pojedynczo, pod innymi datami niż data wystawienia dowodu gotówkowego; było to niezgodne z zapisami art. 24 ust 5 pkt 3 uor, wg których księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie m.in. wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane;
3/ faktury zakupu płatne gotówką, załączone do raportów kasowych nie zawierały potwierdzenia odbioru gotówki przez osoby (pracowników) przedstawiające te faktury jako dowód dokonanych zakupów na rzecz szkoły (za wyjątkiem wypłat gotówkowych dla kontrahentów); było to niezgodne z zapisami pkt 1.3 Aneksu nr 1 z dnia 01.10.2005 r. do procedur systemu kontroli wewnętrzne obowiązujących w SP nr 54, wg których podczas dokonywania płatności kasjer umieszcza na dokumencie pieczątkę o treści „kwituję odbiór ……zł”, którą podpisuje z podaniem daty osoba pobierająca gotówkę oraz z zapisami pkt 7 „Instrukcji kasowej” SP nr 54;
4/ niektóre faktury zakupu zapłacone gotówką ujęte zostały w raportach kasowych w kwotach mniejszych niż wskazywała na to kwota do zapłaty wykazana na tych fakturach (5 przypadków w raportach kasowych budżetowych, 1 przypadek w raporcie kasowym ZFŚS), a wg zapisów art. 22 ust 1 uor dowody uznaje się za rzetelne jeżeli są zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują;
5/ numeracja raportów kasowych budżetowych została w 2008 r. źle narzucona począwszy od kolejnego raportu po raporcie kasowym nr 38 (raport kasowy nr 38 za okres 03.11 – 07.11.2008 r., a następny raport kasowy nr 59 na dzień 14.11.2008 r.); było to niezgodne z zapisami § 7 „Instrukcji kasowej” obowiązującej w SP nr 54,
wg których numer raportu kasowego ustala się z zachowaniem ciągłości numeracji rocznej dla roku obrotowego;
6/ w raporcie kasowym nr 5 ZFŚS ujęta została faktura za zakup wieńca na pogrzeb byłego pracownika; było to niezgodne z zapisami art. 8. ust. 1. ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 1996 r.
Nr 70 poz. 335 ze zm.) wg których przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu;
7/ wystawiane przez Głównego księgowego dowody wewnętrzne PK – Polecenie księgowania nie zawierały daty wystawienia i księgowania, podpisów sprawdzającego i zatwierdzającego, a księgowania były zamieszczone w kwotach zbiorczych na poszczególne konta lub paragrafy; było to niezgodne z zapisami art. 21 ust 1 pkt 4 – 6 uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;
8/ w jednostce nie sporządzano dokumentów dotyczących ewidencji obrotu majątkiem trwałym SP nr 54 (OT i LT), co było niezgodne z § 14 obowiązującej w SP nr 54 „Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów”;
9/ w jednostce ewidencjonowano: a/ wydatki za wodę i ścieki w § 4260,
b/ dorobienie klucza w § 4210, c/ tonery w § 4210, d/ badania profilaktyczne na
§ 4300, e/ szkolenie BHP na § 4300, f/ usługi remontowe na § 4300, co było niezgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania służą paragrafy: 4260 dla wody i 4300 dla ścieków, 4300 – dorobienie klucza, 4750 – tonery, 4280 – badania profilaktyczne, 4700 – szkolenie BHP, 4270 – usługi remontowe;
10/ faktury zakupu zawierały nazwy SP nr 54 niezgodne z brzmieniem nazwy jednostki zawartej w decyzji o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej NIP, a do dokumentów nie wystawiono not korygujących błędne dane, co było niezgodne
z § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337), wg którego nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą.
W trakcie kontroli stwierdzono ponadto, że posiadana przez jednostkę dokumentacja dotycząca nadania numeru REGON i nadania numeru NIP zawiera niespójne dane dotyczące nazwy jednostki (REGON: Szkoła Podstawowa nr 54 im. Janusza Korczaka w Szczecinie, NIP: Publiczna Szkoła Podstawowa nr 54).
Analiza zawartych przez SP nr 54 umów najmu wykazała, że:
1/ nie we wszystkich przypadkach przekroczenia terminu płatności z tytułu umów najmu naliczano odsetki ustawowe, błędnie przyjmowano ilość dni zwłoki lub stawkę procentową odsetek, a w przypadku 1. kontrahenta odsetki naliczone zostały niesłusznie od faktur za m-ce: luty, kwiecień, czerwiec, sierpień, październik, grudzień 2008 r. W 2008 r. nie naliczono odsetek w wysokości ogółem 12,43 zł, a naliczono je niesłusznie w wysokości 9,56 zł;
2/ w przypadku 1. kontrahenta faktury za najem wystawiane były co drugi miesiąc
(za miesiąc bieżący i miesiąc następny) i tak też regulowane były przez kontrahenta płatności, a wg zapisów umownych czynsz winien być regulowany co miesiąc z góry, w terminie do 10-ego każdego miesiąca kalendarzowego;
3/ umowy zawarte z NZOZ Medycyny Szkolnej „SZKOLMED” nie zawierały zatwierdzenia radcy prawnego oraz podpisu Głównego księgowego SP nr 54, który został wymieniony w preambule umowy;
4/ w 1. umowie błędnie wskazano okres obowiązywania umowy tj. umowa zawarta 22.09.2008 r. na okres od 22.09.2007 r. do 19.06.2009 r. (rozpoczęcie trwania umowy winno być od 22.09.2008 r.).
W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 13. pracowników SP nr 54 za 2008 r. stwierdzono, że:
1/ w zakresie prawidłowości prowadzenia akt osobowych i przyznawania wynagrodzeń:
 sposób prowadzenia akt osobowych pracowników był niezgodny z zapisami § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, wg którego akta winny być prowadzone w podziale na części: A, B, C; w SP nr 54 poszczególne dokumenty znajdowały się w niewłaściwych częściach;
 w aktach osobowych 1. pracownika brak było dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie;
 w aktach osobowych 3. pracowników brak było zakresów czynności, co było niezgodne z Załącznikiem do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, zgodnie z którym w ramach struktury organizacyjnej każdemu pracownikowi został przedstawiony na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności;
 w aktach osobowych nauczyciela znajdowały się pisma dotyczące przyznania dodatku za trudne warunki pracy, w których zastosowano nieaktualną podstawę prawną;
 w piśmie ustalającym nowy wymiar wynagrodzenia dla szatniarza błędnie wskazana została grupa zaszeregowania pracownika;
 w aktach osobowych nauczycieli brakowało dokumentów potwierdzających naliczanie wynagrodzenia: dodatki za wychowawstwo, dodatki motywacyjne i funkcyjne;
2/ w zakresie prawidłowości naliczania i wypłaty wynagrodzeń:
 na listach stanowiących podstawę do naliczenia godzin dodatkowych dla nauczycieli, godziny ponadwymiarowe wykazywane były w ilości łącznej (bez podziału na godziny bez i z dodatkiem 15%), podziału na godziny bez i z dodatkiem dokonywano na podstawie akt osobowych, a nie na podstawie godzin faktycznie przepracowanych;
 nie naliczono i nie wypłacono pracownikowi dodatku motywacyjnego za miesiąc wrzesień 2008 r.;
 obciążano pracowników kuchni podatkiem dochodowym od osób fizycznych bez podstawy do obciążenia w postaci list pracowników kuchni korzystających z wyżywienia;
 naliczono i wypłacono pracownikowi premię w zakresie ½ etatu sprzątacza za miesiące od stycznia do kwietnia 2008 r., mimo iż listy premiowe nie zawierały informacji o przyznaniu premii dla tej części etatu.
W wyniku kontroli rozrachunków z Urzędem Skarbowym w zakresie rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych ustalono, że wynagrodzenie płatnika było księgowane w korespondencji z kontem 222 – Rozliczenie dochodów budżetowych, z pominięciem księgowania na koncie 750 – Przychody i koszty finansowe, co było niezgodne z Załącznikiem nr 2 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, wg którego do księgowania wynagrodzenia płatnika służy konto 750 – Przychody i koszty finansowe.
Kontrola zgodności sprawozdań finansowych z ewidencją księgową wykazała, że:
1/ w dniu 22.12.2008 r. przekazano na konto Gminy Miasto Szczecin kwotę 270,09 zł tytułem niewykorzystanych środków z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (zwanego dalej POKL) – „Szansa na równy start” (Wb nr 11/2008), która została uwzględniona w sprawozdaniu Rb-28s, ale nie została zaewidencjonowana na analityce paragrafów, których dotyczyła,
2/ dochody budżetowe, w tym dochody dotyczące POKL księgowane były na kontach 101/130 oraz 105/137 bez klasyfikacji budżetowej, z wyjątkiem odsetek na kwotę 517,26 zł zaewidencjonowanych na § 0092 (winno być 092) rozdziału 80101
i odsetek na kwotę 62,84 zł zaewidencjonowanych na § 0928 rozdziału 85395,
3/ wg sprawozdania Rb-34 wydatki § 4210 rozdziału 80101 wyniosły 3.926,89 zł,
a wg analitycznej ewidencji księgowej na § 4210 ww rozdziału wydatki wyniosły 3.218,68 zł. Wydatki w wysokości 708,21 zł zaewidencjonowane zostały w § 4210, ale w rozdziale 80148.
Powyższe było niezgodne z zapisami art. 16 uor, wg których konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, a prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony
z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
Ustalenia kontroli odnoszące się do wykonywania obowiązków w zakresie inwentaryzacji majątku SP nr 54 wykazały, że jednostka przeprowadziła inwentaryzację w 2008 r. Główny księgowy SP nr 54 nie wystąpił jednak z wnioskiem do ówczesnego Dyrektora SP nr 54 dotyczącym przeprowadzenia inwentaryzacji w 2008 r., a ówczesny Dyrektor SP nr 54 nie wydał stosownego zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w 2008 r. oraz nie powołał komisji inwentaryzacyjnej, co było niezgodne z zapisami pkt 14 obowiązującej w SP nr 54 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, wg której wniosek o przeprowadzenie inwentaryzacji przedstawia główna księgowa, a zarządzenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji wydaje dyrektor, który powołuje także komisję inwentaryzacyjną.
Dokumentacja dotycząca wielkości zobowiązań i należności sporządzona została w postaci pism informujących wydział nadzorujący, a nie protokołów z inwentaryzacji ale wykazane w pismach wielkości były zgodne z ewidencją księgową.
Uzgodnienia stanu kont bankowych zostały błędnie zawarte w „Protokole z przeprowadzonej kontroli kasy”, mimo iż jednostka otrzymała z banku potwierdzenie sald rachunków na dzień 31.12.2008 r., a wg zapisów art. 26 ust 1 uor jednostki przeprowadzają inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych drogą otrzymania od banków potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów.
W wyniku porównania zapisów zawartych w księgach inwentarzowych z ewidencją księgową jednostki ustalono, że:
1/ wartości pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych z ksiąg inwentarzowych nie były zgodne z wartościami wykazanymi w księgach inwentarzowych (konto 013 i 020) o tą samą kwotę in+ i in- tj. 26.178,44 zł,
2/ wartości zbiorów bibliotecznych zawarte w księgach inwentarzowych nie zostały uzgodnione z ewidencją księgową (konto 014), a w samych księgach dokonywano poprawek wcześniej wprowadzonych zapisów poprzez stosowanie korektora i przeróbki.
Było to niezgodne z zapisami art. 24 ust 2 uor, wg których księgi rachunkowe (w tym wykaz składników aktywów i pasywów - inwentarz) uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty oraz z zapisami art. 22 ust 1 i 3 uor, wg których niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek, a błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej i wg których nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
Stwierdzono ponadto, że do ewidencji księgowej (konto 013) wprowadzono sprzęt komputerowy – darowizna Rady Rodziców na kwotę 4.800,00 zł brutto oraz wyposażenie sali komputerowej na kwotę 9.600,00 zł, nie pomniejszając ich wartości o wartość zakupionych programów komputerowych XP HOME i Office 2007 o wartości łącznej 4.086,00 zł brutto, które winny być zaewidencjonowane na koncie wartości niematerialnych i prawnych (konto 020). Było to niezgodne z opisem do konta 020 zawartym w Załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, wg którego konto służy m.in. do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych w postaci licencji.
W trakcie analizy funkcjonującej w SP nr 54 dokumentacji dotyczącej uregulowań wewnętrznych związanych z gospodarką finansowo – księgową oraz kadrowo – płacową stwierdzono niżej opisane uchybienia.
„Zasady (polityka) rachunkowości” – nieaktualna podstawa prawna w postaci rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno - prawną (Dz. U. Nr 116 poz. 783 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020 ze zm.); brak informacji o wersji stosowanego oprogramowania systemu informatycznego Vulcan i dacie rozpoczęcia jego eksploatacji, a jedynie zapis: ”według zarządzeń dyrektora o wprowadzeniu danego programu” (załącznik nr 3); szczegółowy obieg dokumentów finansowo – księgowych nie przewidywał kontroli merytorycznej i/lub formalno – rachunkowej m. in. dla następujących rodzajów dokumentów: OT, PT, LT, MT, nota księgowa, polecenie księgowania, lista płac, arkusz spisu z natury, wyciąg bankowy, raport kasowy. Do dokumentu nie było załączonej karty wzorów podpisów stosowanych przez pracowników biorących udział w obiegu dokumentów (załącznik nr 5).
„Instrukcja kasowa” – nieaktualny zapis: Załącznik nr 5 do zarządzenia Dyrektora z dnia 01.09.2005 w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości”; niespójne zapisy ze szczegółowym obiegiem dokumentów finansowo – księgowych w zakresie kontroli merytorycznej wykonywanej przez głównego księgowego i zatwierdzeniu przez kierownika jednostki ((§ 8 pkt 2).
„Procedury kontroli wewnętrznej” – błędne zapisy dotyczące członka zarządu i dyrektora wydziału (pkt 1.3 aneksu nr 1 do Procedur) oraz nieaktualne zapisy o stanowiskach specjalistów, niespójne zapisy ze szczegółowym obiegiem dokumentów finansowo – księgowych w zakresie: akceptacji raportów kasowych przez kierownika jednostki (pkt 1.13 aneksu nr 1 do Procedur), kontroli formalno – rachunkowej i merytorycznej wyciągów bankowych (pkt 2.1 aneksu nr 1 do Procedur).
„Regulamin w sprawie gospodarowania środkami publicznymi” – w podstawie prawnej nie uwzględniono Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin
i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Zarządzenia Nr 582/08 z dnia 23 grudnia 2008 r. zmieniającego ww. zarządzenie.
„Instrukcja inwentaryzacyjna” – brak podstawy prawnej i wzorów stosowanych dokumentów inwentaryzacyjnych.
„Regulamin pracy” – brak w podstawie prawnej ustawy - Karta Nauczyciela, na którą powoływano się w tekście Regulaminu.
„Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych” – nieaktualna podstawa prawna w postaci m.in. ustawy - Karta Nauczyciela.
W toku kontroli ustalono ponadto, że ówczesny Dyrektor SP nr 54 wywiązywał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia
10 czerwca 2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP nr 54:
1. obciążanie kontrahentów z tytułu najmu zgodnie z zawartymi umowami oraz naliczanie odsetek ustawowych od nieterminowych płatności na rzecz szkoły,
2. prowadzenie dokumentacji finansowej, kadrowej i płacowej oraz ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3. przeprowadzanie i udokumentowywanie inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki, dotyczącej: zasad rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów, kontroli wewnętrznej, gospodarki kasowej, inwentaryzacji, gospodarowania środkami publicznymi, regulaminu pracy i funduszu socjalnego.