Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9 września 2009 r.  

GM nr 1 prowadzi działalność w formie jednostki budżetowej. W 2008 r. GM nr 1 uzyskało dochody w wysokości 5.966,68 zł, w tym dochody własne stanowiły 3.153,27 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 1.108.045 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 2.514,21 zł, tj. 15,66 % zaplanowanych.

Podstawę prawną obowiązującej w GM nr 1 „instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów” (zw. dalej instrukcją), w której znajdowały się zapisy dotyczące zasad (polityki) rachunkowości i procedur kontroli finansowej stanowiły nieobowiązujące już przepisy. Dodatkowo powyższa dokumentacja nie uwzględniała standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58). Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor i art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zw. dalej uofp. 

Powyższa instrukcja nie zawierała ponadto zapisów dotyczących: procedur udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, określenia wchodzących w skład roku obrotowego okresów sprawozdawczych, metody ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych; określenia struktury ksiąg rachunkowych (zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych), wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych; opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 10 ust. 1 uor i art. 47 ust. 2 uofp, wg których dokumentacja powinna zawierać ww. elementy.  

Dyrektor GM nr 1 nie powierzył głównemu księgowemu GM nr 1 (zw. dalej głównym księgowym) obowiązków określonych art. 45 ust. 1 uofp.

Ustalono, że dekretacja dokumentów księgowych w 26. przypadkach (spośród 50 skontrolowanych) dokonywana była z pominięciem podpisu osoby odpowiedzialnej, a w 10. przypadkach z pominięciem zarówno podpisu jak i wskazania miesiąca. Dodatkowo w 48. przypadkach dekretacja nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać ww. elementy.

W księdze głównej GM nr 1 (prowadzonej przez głównego księgowego) oraz w księdze inwentarzowej (prowadzonej przez referenta) poprawy błędów dokonywano bez wskazania daty naniesienia poprawek lub przy użyciu korektora, co niezgodne było z postanowieniami art. 25 ust. 1 uor, dotyczącymi prawidłowej poprawy błędów w księgach rachunkowych.

W trakcie kontroli ustalono, że przy udzielaniu zamówień na kwotę powyżej 3000 zł, w 2. przypadkach (na 3 skontrolowane) referent nie sporządził notatki służbowej z dokonania analizy rynku bądź z odstąpienia od jej dokonania,
a w 1. przypadku sporządzona notatka służbowa z dokonanej analizy rynku nie zawierała informacji dotyczącej wartości szacunkowej zamówienia, ze wskazaniem kursu euro. Stanowiło to naruszenie postanowień § 9 ust. 4 pkt 2 i 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 330/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 czerwca 2007 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta (obecnie § 11 ust. 4 pkt 2 i 3 załącznika nr 1 do zarządzenie nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r.), wg którego udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową zawierającą informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro określonego w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz. U. z 2007r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.).

Ustalono, że GM nr 1 użytkuje budynek szkoły oraz część gruntu oznaczonego jako działka nr 166 z obrębu 69 Pogodno, nie posiadajac tytułu prawnego w postaci trwałego zarzadu lub innej formy władania nieruchomością (umowy obligacyjnej dopuszczonej uchwałą Rady Miasta nr LXIII/1169/06 z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez jednostki organizacyjne nie posiadajace osobowości prawnej). Nieruchomości znajdujące się na ww. działce przekazane natomiast zostały w trwały zarząd na rzecz Szkoły Podstawowej Nr 3, dysponującej drugim budynkiem szkoły położonym na powyższym terenie. Ustanowienie trwałego zarzadu następuje - zgodnie z art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (j.t. Dz. U. z 2004 r., Nr 261, poz. 2603 ze zm.) - na wniosek jednostki organizacyjnej. Do dnia zakończenia kontroli jednostka nie wystąpiła w powyższym zakresie ze stosownym wnioskiem.

             Ustalono, że pracownicy administracji i obsługi GM nr 1 wynagradzani byli według zasad ustalonych Ponadzakładowym Układem Zbiorowym Pracy zawartym w dniu 8 stycznia 1997r. ze zmianami z dnia 2 lipca 1999r. W dokumentacji GM nr 1 nie ustalono jednak zasad wynagradzania nauczycieli, mimo że według art. 77² § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.) pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nie objętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania.

Kontrola wykonania obowiązków w zakresie inwentaryzacji majątku GM nr 1 wykazała, że w 2008 r. przeprowadzono jedynie inwentaryzację stanu kasy i rachunków bankowych. Było to niezgodne z art. 26 ust. 1 uor, wg którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:
1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie; 2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów;     3)           środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe. Przyczynę powyższego stanowił m.in. brak ustalenia szczegółowych procedur dotyczących inwentaryzacji składników majątku jednostki.

Ustalono ponadto, że dyrektor GM nr 1 wywiązywał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r.). Uchybienie stanowił jednak brak potwierdzenia dotyczącego dostarczenia powyższych informacji do Urzędu Miasta Szczecin.

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi GM nr 1:

5.      Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji GM nr 1, dotyczącej zatrudnienia i wynagrodzeń pracowników oraz przyznawanie, naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. 

6.      Wystąpienie z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu nad budynkiem i terenem szkoły.