Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

W listopadzie 2009 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 62, zw. dalej PP nr 62 lub jednostką, w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym.
W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.
W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybienia zwiazane głównie z niezawarciem umowy dot. umieszczenia na elewacji budynku PP nr 62 oznaczenia przedsiębiorcy, brakiem wpisów w książce obiektu budowlanego
a także nieprzestrzeganiem obowiazków w zakresie dokumentowania przeprowadzenia analizy rynku przy zakupach przekraczajacych kwotę 3.000 zł.
Jednostka posiadała aktualne przeglądy kontroli stanu technicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne (w tym sprawności uziomów), przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpuje dyspozycje art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 7.07.1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2006 r., Nr 156, poz. 1118 ze zm.) zw. dalej p.b.u.
Fakt przeprowadzenia badań i kontroli stanu technicznego nie był jednak – poza nielicznymi wyjątkami - odnotowany w ksiażce obiektu budowlanego (wpisy zakończono na 2004 r.), co było niezgodne z przepisem § 5 pkt 4 oraz § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 03.07.2007 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 p.b.u oraz powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu.
Ustalono, że PP nr 62 użytkuje zabudowaną działkę gruntu oznaczoną jako działka nr 43 z obrębu Dąbie - 76, nie posiadając tytułu prawnego w postaci trwałego zarządu lub innej formy władania terenem (umowy obligacyjnej dopuszczonej uchwałą Rady Miasta Szczecin nr LXIII/1169/06 z dnia 16.10.2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez jednostki organizacyjne nie posiadajace osobowości prawnej). Ustanowienie trwałego zarządu następuje - zgodnie z art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 21.08.1997 r. o gospodarce nieruchomościami (j.t. Dz. U. z 2004 r., Nr 261, poz. 2603 ze zm.) - na wniosek jednostki organizacyjnej. Do dnia zakończenia kontroli jednostka nie wystapiła w powyższym zakresie ze stosownym wnioskiem.
W toku kontroli ustalono, że kontrolowany – pomimo wyraźnych zapisów umownych umożliwiających coroczną waloryzację czynszu w oparciu o wskaźnik inflacyjny – nie korzystał z tej możliwości, utrzymując wysokość czynszu na umownie przyjętym poziomie. Podkreślenia wymaga, że zarówno w przypadku umowy najmu jak i dzierżawy tożsama stawka czynszu obowiązywała od dnia 01.01.2004 r. (od dnia 01.10.2009 r. zawarto nową umowę dzierżawy, zwiększając wysokość czynszu). Umowy (najmu i dzierżawy) zawarte na czas oznaczony, nie zawierają ponadto zapisów dot. przesłanek rozwiązania umów za wypowiedzeniem, co - biorąc pod uwagę przepisy art. 673§3 w zw. z art. 694 ustawy 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) według których jeżeli czas trwania najmu (dzierżawy) jest oznaczony, zarówno wynajmujący (wydzierżawiający), jak i najemca (dzierżawca) mogą wypowiedzieć najem (dzierżawę) w wypadkach określonych w umowie - narusza interesy właściciela poprzez utratę uprawnień związanych ze wcześniejszym zakończeniem stosunku obligacyjnego. Stwierdzono również szereg błędów o mniejszej istotności takich jak np. rozbieżności zapisów umów co do wysokości czynszu, nieprawidłową datę zawarcia umowy czy też powoływanie się
w treści umowy na najem zamiast dzierżawę oraz wynajmującego zamiast wydzierżawiającego. Zapis umowy dzierżawy dot. możliwości podwyższenia czynszu w przypadku zmiany cen składników kosztowych stanowiących podstawę wyliczenia stawki czynszowej, należy z kolei uznać za niemożliwy do wyegzekwowania, skoro w umowie nie określono przyjętych, uśrednionych współczynników naliczania mediów. Ustalono również, że nie obciążano najemcy należnościami za energię elektryczną według wskazań zainstalowanego podlicznika. Dopiero w dniu 15.10.2009 r. dokonano wstecznego obciążenia za okres 01.01.2008-15.10.2009 r.
Z uwagi na nieokreślenie wartości początkowej (stanu podlicznika w momencie zawarcia umowy) niemożliwym jednak było ustalenie rzeczywistej wartości zużytej przez najemcę energii elektrycznej (tym samym do rozliczenia przyjęto wartość uśrednioną).
Nie zawarto również pisemnej umowy dzierżawy dot. umieszczenia na elewacji budynku PP nr 62 oznaczenia przedsiębiorcy, co naruszyło przepisy zarządzenia nr 488/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 07.11.2008 r.
w sprawie udostępniania nieruchomości w celu umieszczenia reklam i oznaczeń przedsiębiorcy. Podobna sytuacja dot. reklam (informacji) osób prywatnych znajdujących się na tablicy ogłoszeń PP nr 62 (reklamy usunięto w trakcie kontroli).
Ustalono, że do dnia zakończenia kontroli nie zrealizowano – w większości z uwagi na brak wystarczających środków finansowych - zaleceń przeprowadzonej w 2007 roku kontroli ogólnobudowlanej budynku (5-letnia) dot. gruntownego remontu pokrycia papowego poprzez zerwanie wszystkich warstw papy do podłoża twardego i wykonanie nowego pokrycia z papy termozgrzewalnej, wymiany parapetów zewnętrznych, wymiany okien drewnianych, odświeżenia ścian w pomieszczeniach sal na I piętrze (o kolorach jasno zielonych – 2 sale), gruntownej naprawy elewacji zewnętrznej (tynki) oraz remontu instalacji ciepłej wody w piwnicy (częściowo zrealizowane). W ocenie kontroli realizacja zalecenia dot. odświeżenia ścian w pomieszczeniach sal na I piętrze (o kolorach jasno zielonych – 2 sale) mieściła się w granicach możliwości finansowych jednostki, a pilność jego wykonania potwierdzona została w ww. protokole kontroli.
Niedociągnięcia dotyczyły też nieprzestrzegania niektórych postanowień zarzadzenia Prezydenta Miasta w sprawie udzielania zamówień wyłączonych z ustawy - Prawo zamówień publicznych. Stwierdzono bowiem, że w przypadku zakupu stolików i krzeseł na kwotę 3196,40 zł. oraz usługi polegającej na m.in. wykonaniu ogrodzenia na kwotę 4270 zł. jednostka nie posiadała dokumentacji wskazujacej na dokonanie analizy rynku poprzez zwrócenie się do co najmniej 2 potencjalnych wykonawców o przedstawienie oferty cenowej bądź dokumentacji wskazującej na przyczyny odstąpienia od analizy rynku w powyższym zakresie. Zakup zmywarek (faktury z dnia 12.12.2008 i 23.12.2008 r.) nastąpił natomiast na podstawie ofert nie spełniających kryterium porównywalności w zakresie podstawowych parametrów wpływających na funkcjonalność sprzętu (dokumentacja nie wskazywała również, aby jednostka dokonała takiego porównania). Brak porównania złożonych ofert pod względem jakości oferowanego wyposażenia stanowił naruszenie zasady uzyskiwania jak najlepszych efektów do poniesionych nakładów (art. 35 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych - Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.).
W zakresie przeprowadzonej w jednostce inwentaryzacji mienia (czteroletniej – pełnej – 2007 r.) stwierdzono nieprawidłowości polegające na braku wskazania i podpisu na arkuszach spisowych osób odpowiedzialnych materialnie za inwentaryzowane mienie, braku zarządzenia powołującego komisję inwentaryzacyjną oraz sprawozdania z przeprowadzonej inwentaryzacji (dokumentacja dot. przedmiotowej inwentaryzacji obejmuje jedynie arkusze spisu z natury). Ustalono ponadto, że obowiązująca w jednostce instrukcja inwentaryzacyjna nie zawiera zapisów dot. początku obowiązywania. Nie wydano również odrębnego zarządzenia wprowadzającego ww. instrukcję jak i nie prowadzono do dnia 01.07.2009 r. książki zarządzeń Dyrektora PP nr 62.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 62 aby:
1. przestrzegał rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego w zakresie należytego prowadzenia książki obiektu budowlanego,
2. wystąpił z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu,
3. na bieżąco waloryzował stawki czynszu za najem (dzierżawę) nieruchomości PP nr 62,
4. zrealizował bez zbędnej zwłoki zalecenie kontroli ogólnobudowlanej dot. odświeżenia ścian w pomieszczeniach sal na I piętrze (o kolorach jasno zielonych – 2 sale)
5. wyeliminował opisane wyżej nieprawidłowości w przeprowadzanych inwentaryzacjach mienia jednostki,
6. przestrzegał właściwych przepisów dot. obowiazku przeprowadzania i dokumentowania analizy rynku (ewentualnie odstąpienia od analizy rynku),
7. bezwzględnie przestrzegał obowiązku zawierania umów dzierżawy (użyczenia) nieruchomości w celu umieszczenia reklam, z uwzględnieniem obowiązku naliczania stosownych opłat z tego tytułu oraz rozwiązał kwestię aktualnie umieszczonej reklamy.