Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 9 - 12.11.2009 r. przeprowadził kontrolę w Gimnazjum Nr 5 ul. Komuny Paryskiej 20 w Szczecinie, zw. dalej Gim nr 5, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/43/09 podpisanym w dniu 12 listopada 2009 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 150.445,12 zł, tj. 6,7 % ogółu wydatków zaplanowanych na 2009 r. w wysokości 2.236.342 zł stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• wszystkie objęte badaniem dowody księgowe (28 pozycji) nie zawierały daty wpływu do Gim nr 5, co było niezgodne z zasadami sporządzania i korygowania dokumentów księgowych pkt 2 tiret trzecie obowiązującego regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych, oznaczanie dowodów otrzymywanych
z zewnątrz winno odbywać się z użyciem pieczęci – datownika,
• dekretacja na bezgotówkowych dowodach księgowych (20 pozycji) nie zawierała pełnego wskazania konta a jedynie paragraf, co naruszało art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,
• 4 z 28. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 51.494,50 zł (faktury nr: 248/2009, 158/2009, 36/2009, 31/2009) zostały zapłacone po terminie. Opóźnienie w płatnościach wynosiło od 4 do 12 dni. Takie postępo-wanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tych przypadkach wyniosłyby łącznie 146,71 zł,
• Z postępowania, w rezultacie którego został wybrany wykonawca na demontaż i montaż okien na łączną kwotę 60.000 zł (faktury nr: 1/02/2009/ZAL, 31/2009) nie została sporządzona notatka służbowa z analizy rynku, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, które zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro,
• 5 z 28. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 4.491,88 zł (faktury nr: 207/2009, 157/KOSM/09, 158/2009, 36/2008, 40/KOSM/09) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym,
• 6 z 13. wyciągów bankowych (WB nr: 19, 23, 24, 30, 58, 88) zawierało poprawki dekretacji poprzez skreślenie bez wstawienia daty poprawki i podpisu, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.
• Główny księgowy dokonywał ewidencji z pominięciem kont przychodowych zespołu „7”, a także kont: 140 – środki pieniężne w drodze, 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami, 998 – zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, które były wymienione w zakładowym planie kont. Dokonywał ponadto ewidencji na koncie 995 – zaangażowanie środków zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych, które nie dotyczy jednostek budżetowych. Nie prowadził na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” ewidencji analitycznej wydatków budżetowych wg klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z treścią Załącznika nr 2 część II – opis kont Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), według którego konto 130 służy m.in. do ewidencji zrealizowanych dochodów i wydatków budżetowych według klasyfikacji podziałek dochodów i wydatków budżetowych.
2. Zatwierdzone:
• „Instrukcja kontroli finansowej” zawierająca m.in. zakres obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego nie była przez niego podpisana, co świadczy o braku przyjęcia ich do stosowania,
• „Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych” oraz „Zakładowa instrukcja kasowa” nie zawierały podpisów pracowników zobligowanych do ich stosowania.
Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów, zadania kasjera) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcie ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.
3. Dyrektor Gim nr 5 nie poinformował o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
4. Dyrektor Gim nr 5 zrealizował w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. sporządzanie dokumentacji księgowej i ewidencję zdarzeń gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami i przyjętymi regulaminami wewnętrznymi,
2. wymaganie przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji,
3. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.