Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 15 grudnia do 17 grudnia 2009 r. kontrolę w Liceum Ogólnokształcącym z Oddziałami Integracyjnymi przy al. Wojska Polskiego 119 (zw. dalej LOzOI)
w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/64/09 podpisanym w dniu 18 grudnia 2009 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 stycznia 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 163.564,23 zł, tj. 7,1 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 30.11.2009 r. stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i uregulowaniach wewnętrznych w tym:
• 2 z 16. objętych badaniem dowodów księgowych zostały zaewidencjonowane w pełnej wysokości na § 4260 – zakup energii, a winny być zaewidencjonowane częściowo na § 4300 – zakup usług pozostałych, w zakresie opłaty abonamentowej i opłaty za odprowadzenie ścieków, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków i opłaty abonamentowej,
• przy naliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2008 r. w przypadku 6. pracowników z 32. objętych badaniem, dwukrotnie pomniejszono podstawę do naliczenia o wynagrodzenie za wykorzystane przez pracowników w 2008 r. dni wolne z tytułu opieki, co było niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160 poz. 1080 ze zm.), wg których wynagrodzenie to ustala się uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dowody księgowe nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne, a wyciągi bankowe i polecenia księgowania nie zawierały ponadto podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę dokumentów, co było niezgodne z zapisami zawartymi w części II „Regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów LO z OI w Szczecinie”, wg których dokumenty księgowe winny być wstępnie i bieżąco kontrolowane pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym oraz z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać między innymi podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.
2. Stwierdzono, że darowizna Rady Rodziców została zaksięgowana na konto 013 – pozostałe środki trwałe (strona Wn) i 072 – umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (strona Ma), z pominięciem księgowania na koncie 400 – koszty wg rodzaju (strona Wn) oraz na koncie 760 – pozostałe przychody i koszty (strona Ma); było to niezgodne m.in. z opisem konta 760 zawartym w Załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), wg którego konto służy m.in. do ewidencji przychodów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki, w tym darowizn; na dowodzie OT błędnie wskazano także źródło nabycia, a wg pkt 6.2.1 obowiązujących w LOzOI „Procedur wewnętrznej kontroli finansowej”, za określenie podstawy przekazania środka trwałego odpowiada kierownik administracyjny.
3. Raporty kasowe nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie i akceptację, co było niezgodne z pkt 1.10 w/w Procedur, wg którego kasjer autoryzuje raport jako osoba sporządzająca, sprawdzenie realizowane jest przez głównego księgowego i po akceptacji Dyrektora, raport przekazuje się do księgowania. Dowody źródłowe wprowadzane były do raportów zbiorczo, na podstawie zestawień dowodów, które nie zawierały jednak dat operacji gospodarczych wynikających z dokumentów źródłowych, co stało w sprzeczności z zapisami zawartymi w pkt 1.3.8 i w pkt 1.10.1 w/w Procedur, wg których kasjer sprawdza odnotowanie prawidłowej kwoty (brutto z faktury) i daty wypłaty w raporcie kasowym oraz sporządza raporty zachowując chronologię operacji kasowych. Na raportach kasowych wykazywano ponadto liczbę załączników w postaci dowodów KW, których nie wystawiano.
4. Akta osobowe prowadzone były bez zachowania podziału pomiędzy częścią B i C (w części C znajdowały się dokumenty dotyczące okresu zatrudnienia pracowników), co było niezgodne z § 6 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), wg którego w części C akta osobowe obejmują dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
5. Zatwierdzona przez Dyrektora LOzOI dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• „Polityka rachunkowości” nie zawierała: 1/ okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego, 2/ opisu metody ustalania wyniku finansowego, 3/ aktualnego numeru wersji użytkowanego programu; było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 1 – 3 uor, wg których wymienione elementy powinny być zawarte w posiadanej przez jednostkę dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości; dokumentacja zawierała ponadto nieaktualną podstawę prawną, nie zawierała podpisu Dyrektora na instrukcjach dostępu do systemu informatycznego, zawierała błędną nazwę konta 290 i błędną kwotę dotyczącą udzielania zamówień,
• „Procedury kontroli finansowej” nie zawierały informacji o kontroli dokumentów potwierdzających koszty delegacji inne niż ryczałtowe, zawierały informację o nieaktualnym Zarządzeniu Prezydenta, zawierały zapisy o dokumencie - Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, o którym nie było mowy w procedurze inwentaryzacyjnej,
• „Regulamin zamówień publicznych” zawierał nieaktualny numer upoważnienia Dyrektora do udzielania zamówień.
W toku kontroli dotyczącej wypełniania innych obowiązków ustalono, że:
1. Dyrektor LOzOI nie poinformował Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o kontrolach przeprowadzonych w LOzOI przez organy kontroli zewnętrznej w 2009 r. i ich wynikach, co było niezgodne z § 11 i § 12 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r.
w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
2. Dyrektor LOzOI wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi LOzOI:
1. ewidencję i sporządzanie dokumentacji księgowej oraz naliczanie wynagrodzeń i prowadzenie akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej,
3. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.