Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 06.11.2009 r. -10.11.2009 r. przeprowadził kontrolę w Gimnazjum Nr 26 przy ul. Małkowskiego 12 w Szczecinie (zw. dalej G26) w temacie realizacji procedur w
zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/41/09 podpisanym w dniu 24. listopada 2009 r.
G26 w 2009 r. prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej.
Wg sprawozdania Rb-28S wydatki budżetowe G26 w pierwszych trzech kwartałach br. wyniosły łącznie 2 206 587, 93 zł. W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 205 549, 84 zł. (tj. 6, 71% planowanych wydatków budżetowych w kwocie 3 062 347, 00 zł.) stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor; w ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp oraz w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o klasyfikacji; w tym:
• W 3. przypadkach spośród 38. objętych badaniem, dowody księgowe na łączną kwotę 21 489, 62 zł. (faktury z 31.12.2008 r.: nr 1750010502, nr 55811/12/SRZ/08 i nr4150710205) zostały zaewidencjonowane w księgach 2009 roku mimo,
że stanowiły koszty roku poprzedniego, co było niezgodne z art. 6 ust. 1 uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
• W 14. z 38. objętych badaniem przypadkach stwierdzono ponadto nieprawidłowe ewidencjonowanie kosztów polegające na ujmowaniu w księgach dokumentów księgowych dopiero w momencie sporządzenia polecenia księgowania (z datą wpływu do G26 lub późniejszą), co było niezgodne z art. 20 ust.1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
• Wszystkim (23. skontrolowanym) poleceniom księgowania nie nadano kolejnego numeru, co było niezgodne z art. 21 ust.1 pkt 1 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. określenie jego numeru identyfikacyjnego.
• Zapisy w ewidencji „księga dziennik – główna” nie zawierały elementów, o których mowa w art. 23 ust.2 uor, m.in.: daty dokonania operacji gospodarczej oraz daty zapisu, a w przypadku ewidencjonowania poleceń księgowania - określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego daty, jeżeli różniła się ona od daty dokonania operacji.
• Stwierdzono nieliczne uchybienia w klasyfikowaniu wydatków m.in.:
- Regułą, nieuwzględnioną jako rozwiązanie szczególne w przyjętych zasadach rachunkowości G26, było ewidencjonowanie w paragrafie 4210 klasyfikacji budżetowej środków pieniężnych pobieranych z rachunku bankowego w celu stanowienia pogotowia kasowego, a wg Rozp. MF o klasyfikacji w paragrafie 4210 ewidencjonuje się zakup materiałów i wyposażenia. Skutkiem powyższego było zawyżanie kwot wykonanych wydatków w ewidencji w badanym okresie, a w związku z tym również odpowiednio w miesięcznych sprawozdaniach Rb-28S (nadwyżka wynosiła od 81, 76 zł. do 1 328, 56 zł.).
- W miesiącu styczniu br. ujęto w paragrafie 3260 (inne formy pomocy dla uczniów) wydatki na stypendia socjalne dla uczniów w łącznej kwocie 4 730, 00 zł, a wg Rozp. MF o klasyfikacji, księgowań stypendiów dla uczniów należy dokonywać w paragrafie 3240. Lista wypłat (znak: Woś-IV/BT/GIMN NR 26/16/3/2009) oraz środki na wypłatę stypendiów socjalnych przekazane zostały przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin w paragrafie 3260 z objaśnieniem „stypendia socjalne (BE-48/Gmina-1) - klasyfikacja zastępcza”. W miesiącu lutym br. po dokonaniu zmiany w planie finansowym przeksięgowano ww. wydatki do właściwego paragrafu.
2. W toku kontroli wynagrodzeń wypłaconych w miesiącu sierpniu i wrześniu 2009 r. na łączną kwotę 25 043, 10 zł nie stwierdzono nieprawidłowości. Ustalono, że kategorie zaszeregowania wybranej grupy pracowników zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami.
3. Zatwierdzona dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, określonych w uofp oraz w Komunikacie nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. Nr 7, poz. 58), zwanym dalej Komunikatem MF;
w tym:
• Obowiązujące i przyjęte w G26 procedury kontroli finansowej nie zawierały uregulowań ujętych w Standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiących Załącznik do Komunikatu MF, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 uofp w związku z art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp, wg których kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej określone w formie komunikatu oraz ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zapewnia ich przestrzeganie.
• W aktach osobowych głównego księgowego nie było dokumentów (informacji o osobie z Krajowego Rejestru Karnego oraz o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystania z pełni praw publicznych) potwierdzających spełnienie wymogów określonych w art. 45 ust.2 uofp, dotyczących osób zajmujących stanowiska głównych księgowych. Powyższe stanowiło również naruszenie art. 2 ust 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 169 poz.1201), wg którego Dyrektor G26 miał obowiązek wystąpić do dnia 10.01.2007 r. z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o tej osobie.
• Stwierdzono również, że nie powierzono obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu w zakresie ujętym w art. 45 ust. 1 uofp.

4. W toku kontroli stwierdzono, że wypełniano obowiązek sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Oświaty dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 70/09 z dnia 20.02.2009 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących
z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Wg ww. informacji w G26 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
5. Stwierdzono również, że w 2009 r. w G26 były przeprowadzane kontrole przez organy kontroli zewnętrznej, nie informowano jednak Prezydenta Miasta Szczecin o wszczęciu ww. kontroli (oraz ich zakresie) zgodnie z § 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10. lipca 2003 r., w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi G26:
1. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym zgodnie z uor.
2. Sporządzanie dowodów księgowych zawierających elementy określone w uor.
3. Ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z Rozp. MF o klasyfikacji.
4. Uzupełnienie i zaktualizowanie dokumentacji dotyczącej gospodarki finansowo-księgowej, w tym m.in., polityki rachunkowości, procedur kontroli finansowej oraz powierzenia obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu.
5. Ujęcie w polityce rachunkowości funkcjonujących w G26 szczególnych zasad rachunkowości, dotyczących ewidencjonowania wydatków, w tym środków pieniężnych, pobranych z rachunku bankowego w celu stanowienia pogotowia kasowego.
6. Uzupełnienie akt osobowych głównego księgowego o dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów określonych w art. 45 ust.2 uofp, oraz akt osobowych pracowników samorządowych o dokumenty potwierdzające spełnienie odpowiednich wymagań określonych w ustawie o pracownikach samorządowych.
7. Informowanie Prezydenta Miasta Szczecin o kontrolach zewnętrznych zgodnie z § 11 Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina.