Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

W lipcu 2009 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę Miejskim Ośrodku Sportu Rekreacji i Rehabilitacji w Szczecinie, ul. Jarowita 2 (zw. dalej MOSRiR lub zamawiającym) w zakresie prawidłowości stosowania procedur związanych z ustawą prawo zamówień publicznych za 2008 r.
W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.
Kontrolą objęto 8 z 18 przeprowadzonych w 2008 r. procedur udzielania zamówień publicznych, w tym 5 przeprowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego oraz 3 w trybie zamówienia z wolnej ręki. Łączna szacunkowa wartość zamówień objętych kontrolą wyniosła 1.684.934,34 zł.
Kontrola nie wykazała nieprawidłowości w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego pod kątem przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz regulacji wewnętrznych jednostki. Stwierdzono natomiast uchybienia w procedurze, pozostające bez wpływu na ważność przeprowadzonych postępowań i zawartych umów.
W postępowaniu nr ZO-JM-31-4/08 dot. obsługi portierni, dozorowania i ochrony obiektów sportowych MOSRIR w Szczecinie zamawiający dokonał zwrotu wpłaconego wadium w dniu 10.07.2008 r., tj. ponad miesiąc po upływie terminu związania ofertą (do dnia 9.06.2008 r.), co naruszyło dyspozycję art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.) zw. dalej p.z.p.u. według którego zamawiający zwraca niezwłocznie wadium, jeżeli upłynął termin związania ofertą. Przyczyną powyższego uchybienia były zmiany organizacyjne w MOSRiR związane z oddelegowaniem merytorycznego pracownika do pracy na innym stanowisku.
W postępowaniu nr ZO-JM-341-7/08 dot. zakupu wraz z dostawą oleju opałowego na stadion przy ul. Litewskiej 20 i ul. Tenisowej 38 w Szczecinie, zamawiający nie udostępnił – w terminie określonym przepisami p.z.p.u.- specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej. Specyfikację umieszczono bowiem na stronie internetowej zamawiającego w dniu 04.06.2008 r., tj. po upływie dwóch dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych (w dniu 02.06.2008 r.). Podobny przypadek dot. postępowania nr ZO-JM-341-15/08 a dostarczenie i montaż oświetlenia tymczasowego na stadion lekkoatletyczny przy ul. Litewskiej 20 w Szczecinie na potrzeby mityngu lekkoatletycznego PEDROS CUP SZCZECIN, gdzie zwłoka wyniosła 1 dzień (28-29.08.2008 r.). Naruszyło to art. 42 ust. 1 p.z.p.u według którego specyfikację istotnych warunków zamówienia udostępnia się na stronie internetowej od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w BZP.
W toku kontroli ustalono również, że w postępowaniu ZO-JM-341-13/08 dot. obsługi portierni, dozorowania i ochrony obiektu sportowego przy ul. Bandurskiego 35 w Szczecinie zamawiający zamieścił ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w dniu 05.09.2008 r., tj. 35 dni po zawarciu umowy (w dniu 01.08.2008 r.), czym naruszył art. 95 ust. 1 p.z.p.u, według którego ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszcza się w BZP niezwłocznie po zawarciu umowy.
W postępowaniu nr ZO-JM-341-15/08 dot. dostarczenia i montażu oświetlenia tymczasowego na stadion lekkoatletyczny przy ul. Litewskiej 20 w Szczecinie na potrzeby mityngu lekkoatletycznego PEDROS CUP SZCZECIN zamawiający zastosował formę mailową dla wezwania o uzupełnienie oferty oraz zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej umowy, czym naruszył art. 27 ust. 1 p.z.p.u w związku z postanowieniami rozdziału VIII Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, według którego w postępowaniach o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną (w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, oprócz formy pisemnej, zamawiający dopuścił jedynie formę faksu).
Ustalono, że większość, tj. 5 z 8 protokołów z postępowań zawierała błąd, polegający na niedokonaniu właściwych skreśleń przy alternatywnej pozycji pkt 11 druku ZP-2/PN,NBO,ZOC. W jednym przypadku (postępowanie nr ZO-JM-341-13-3/08) protokół nie zawierał informacji o dniu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Obowiązująca instrukcja udzielania zamówień publicznych w MOSRiR – wprowadzona do stosowania Zarządzeniem nr 17/2006 Dyrektora MOSRiR z dnia 24.04.2006 r. - zawierała nieaktualne przepisy dot. m.in. wartości progowej 6.000 i 60.000 euro, przekazywania ogłoszeń Prezesowi UZP, uzyskiwania zgody Prezesa UZP w drodze decyzji administracyjnej, zatwierdzania protokołu postępowania, wartości progowych trybu zapytania o cenę oraz nieistniejący już tryb aukcji elektronicznej. Obowiązujący Regulamin pracy komisji przetargowej MOSRiR – wprowadzony do stosowania Zarządzeniem nr 16/2006 Dyrektora MOSRiR z dnia 24.04.2006 r. - zawierał z kolei m.in. nieaktualne podstawy prawne przepisów obowiązujących komisję przetargową jak również nieaktualne obowiązki dot. przekazywania do zatwierdzania protokołu postępowania, rozstrzygnięcia protestów czy też zawiadamiania wykonawców o poprawieniu oferty.
Uwagi dot. również procesu szacowania wartości zamówienia w postępowaniach prowadzonych przez kontrolowanego. W przypadku postępowania ZO-JM-341-6/08 na remont pomieszczeń hali sportowej SDS w Szczecinie przy ul. Wąskiej 16 kontrolowany nie posiadał kosztorysu inwestorskiego w oparciu o który – zgodnie z zapisem protokołu - dokonano szacowania wartości zamówienia. Z kolei w przypadkach postępowań dot. świadczeń okresowych (np. zakup oleju opałowego, ochrona obiektów) – w ocenie kontroli - szacowanie odbywało się jedynie w oparciu o wysokość środków zabezpieczonych w budżecie kontrolowanego, bez uwzględnienia m.in. zmian ilościowych, wskaźnika inflacji i innych czynników wpływających na zmianę cen dostaw i usług w porównaniu z poprzednio obowiązującym okresem, a zatem zgodnie z dyspozycją art. 34 ust. 1 p.z.p.u. Podkreślenia wymaga, że to nie budżet jest podstawą szacowania wartość ale szacowanie ewentualną podstawą do zmian wysokość środków przeznaczonych w budżecie na realizację konkretnych zadań. Brak notatek z szacowania wartości zamówienia uniemożliwił jednoznaczną ocenę kontroli co do prawidłowości samego procesu szacowania.
Osobą merytorycznie odpowiedzialną za przebieg procedur udzielanych zamówień była osoba zajmująca stanowisko Głównego Specjalisty MOSRiR. Osobą odpowiedzialną za szacowanie wartości przedmiotu zamówienia w postępowaniach dot. świadczeń okresowych była – według protokołów z postępowania – osoba zajmująca stanowisko Głównego Księgowego MOSRiR.
W pozostałym zakresie, w badanym obszarze przestrzegano wymogów określonych przepisami p.z.p.u. oraz przepisów wykonawczych do ww. ustawy.
W szczególności zachowano zasadę jawności postępowania poprzez m.in. terminowość i kompletność zamieszczonych ogłoszeń o zamówieniu, udzieleniu zamówienia i zawarciu umowy, dokumentowanie postępowania protokołami zgodnie z art. 96 p.z.p.u. oraz ówcześnie obowiązującym rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 24.10.2007 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 202, poz. 1463). Przestrzegano również zasady równości poprzez zapewnienie dla wszystkich potencjalnych wykonawców dostępu do istotnych dla postępowania informacji w jednakowym czasie oraz stosowanie kryteriów podmiotowych i przedmiotowych nie ograniczających ich udziału w postępowaniu. Zamawiający w sposób prawidłowy ocenił ponadto ważność przedłożonych przez wykonawców ofert oraz przestrzegał nakazów dot. zawiadamiania wykonawców o rozstrzygnięciu postępowania (zawiadomienie o wyborze oferty). Zakres świadczenia wykonawców wynikający z zawartych umów był zgodny z treścią ich ofert, co odpowiadało treści art. 140 p.z.p.u.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi MOSRiR wyeliminowanie opisanych wyżej uchybień w trakcie przeprowadzania kolejnych procedur udzielania zamówień publicznych, a także aktualizację instrukcji udzielania zamówień publicznych w MOSRiR oraz regulaminu pracy komisji przetargowej, w celu dostosowania jego postanowień do przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz właściwego Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin.