Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 12 sierpnia do 08 września 2009 r. kontrolę w Szkole Podstawowej nr 61 ul. 3 Maja 4/7 (zw. dalej SP nr 61) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2008 r.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/31/09 podpisanym w dniu 15 września 2009 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 01.10.2009 r.
W toku badania zagadnień dotyczących planów finansowych i ich wykonania za 2008 r., na podstawie sprawozdania Rb-34 stwierdzono, że w ramach rachunku dochodów dokonano wydatków do wysokości posiadanych środków, ale w dokumentacji SP nr 61 nie było pisma informującego wydział nadzorujący o zmianach w stosunku do planu na dzień 31.12.2009 r.
Analiza zawartych przez SP nr 61 umów najmu wykazała, że faktury za najem wystawiane były na kwoty czynszu niezgodne z zapisami umownymi. Umowy najmu zawarte były na czynsz miesięczny bez żadnych dodatkowych zapisów pozwalających na jego obniżanie, a obciążenia (faktury) uwzględniały dni, w których szkoła nie funkcjonowała (np. ferie) lub w których kontrahent nie prowadził działalności (np. zamknięty bufet).
Stwierdzono także, że jednostka nie naliczała odsetek ustawowych od płatności uregulowanych po terminie zapłaty wskazanym w umowach. Kwota potencjalnych odsetek jakie mogłyby zostać naliczone kontrahentom (od 4. Faktur) wyniosłaby 213,46 zł. Odsetki nie były naliczane z uwagi na różnorodne, bezpłatne świadczenia kontrahentów na rzecz szkoły, w tym m.in.: udział w organizacji „Festynu rodzinnego”, partycypacja w kosztach remontu szkoły, udostępnianie szkole sprzętu, usługi transportowe.
W 2008 r. SP nr 61 poniosła wydatki w wysokości 2.823.767,65 zł. Bezpośrednia kontrola wydatków przeprowadzona na próbie w wysokości 245.685,93 zł, tj. 8,7 % ww. kwoty wykazała, że:
1/ faktury były wprowadzane do ksiąg przez w momencie ich zapłaty, a nie w momencie ich wpływu do SP nr 61 oraz nie były ewidencjonowane na kontach zespołu „2”; było to niezgodne z zapisami art. 20 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) zw. dalej uor, wg których do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz opisem konta 201 zawartym w Załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, wg którego konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych;
2/ na dokumentach źródłowych w postaci faktur zakupu, wyciągach bankowych i raportach kasowych, nie zamieszczano oznaczeń co do miesiąca dekretacji, w którym faktury zostały zaewidencjonowane, podpisu przy wskazaniach dekretacyjnych oraz w przypadku faktur zakupu pełnego dekretu (był tylko paragraf); było to niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać m.in. wskazanie miesiąca, sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;
3/ gotówka pobrana z tytułu opłat za wyżywienie nie była wpłacana w dniu powstania operacji gospodarczej (w dniu pobrania), a wg art. 24 ust. 5 pkt 3 uor księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane;
4/ faktury i wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanej kontroli formalno – rachunkowej, a listy płac – kontroli merytorycznej; było to niezgodne z zapisami obowiązującej w SP nr 61 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo
– księgowych”, wg których kontrole takie winny być wykonywane przez Głównego księgowego;
5/ dowody źródłowe w postaci faktur i rachunków wprowadzane były do raportów kasowych kwotami łącznymi jako „Zestawienie rachunków” lub pojedynczo, ale pod innymi datami niż data wystawienia dowodu gotówkowego; było to niezgodne z zapisami pkt 12 obowiązujących w SP nr 61 „Zasad gospodarki kasowej”, wg których do raportów kasowych wpisuje się wszystkie dowody indywidualnie oraz pkt 14, wg których zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane chronologicznie z zaznaczeniem daty wpłaty lub wypłaty;
6/ dowody wewnętrzne PK – Polecenie księgowania nie zawierały wpisanej nazwy jednostki (lub pieczątki), treści operacji oraz podpisów osób odpowiedzialnych za sprawdzenie i akceptację dowodów księgowych; było to niezgodne z zapisami art. 21 ust 1 uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać m.in.: określenie stron dokonujących operacji gospodarczej i opis operacji oraz z zapisami obowiązującej w SP nr 61 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych”, wg których dowody księgowe dokumentujące dokonanie operacji finansowych sprawdzane są pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym przez upoważnionych pracowników;
7/ nie sporządzano dokumentów dotyczących ewidencji obrotu majątkiem trwałym SP nr 61 (OT, PT i LT), co było niezgodne z pkt 8 obowiązującej w SP nr 61 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo –księgowych”;
8/ nie prowadzono analityki do dochodów budżetowych, a prowadzona analityka do kont syntetycznych nie uwzględniała kwot, których płatność realizowana była z rachunku dochodów własnych (przy księdze głównej wspólnej dla budżetu
i rachunku dochodów własnych), z dotacji UM, z EFS oraz refundowanych przez MEN, co było niezgodne z zapisami art. 16 uor, wg których konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, a prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej;
9/ ewidencjonowano wydatki za wodę i ścieki w § 4260, co było niezgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 dla wody i 4300 dla ścieków,
10/ wystąpiły przypadki dokonywania w dokumentach księgowych skreśleń zapisów bez podania daty oraz przypadki stosowania korektora, a według art.25 ust.1 uor, stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.
W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tys. euro ustalono, że w 2008 r. nie sporządzano notatek służbowych z przeprowadzonej analizy rynku lub notatek uzasadniających nieprzeprowadzenie tej analizy. Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, wg którego przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego oraz każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku i która będzie zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.
W wyniku kontroli akt osobowych 16. pracowników i wynagrodzeń osobowych 9. pracowników SP nr 61 za 2008 r. stwierdzono, że:
1/ w zakresie prawidłowości prowadzenia akt osobowych i przyznawania wynagrodzeń: sposób prowadzenia akt osobowych pracowników był niezgodny z zapisami § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, wg którego akta winny być prowadzone w podziale na części:
A, B, C; w SP nr 61 poszczególne dokumenty znajdowały się w niewłaściwych częściach, w tym także w części C przeznaczonej na dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia;
 w aktach osobowych pracowników SP nr 61 brakowało następujących dokumentów potwierdzających: posiadane wykształcenie i wymiar czasu pracy, przyznanie wynagrodzenia, przyznanie dodatku motywacyjnego, dodatku funkcyjnego i dodatku za wychowawstwo; powyższe było niezgodne z zapisami § 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie akt osobowych, wg których w części B akt osobowych winny znajdować się m.in. dokumenty dotyczące warunków umowy o pracę;
 w aktach osobowych pracowników brak było pisemnego potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy, co było niezgodne z zapisami § 3 rozporządzenia w sprawie akt osobowych, wg których pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy;
 w aktach osobowych pracowników administracji i obsługi brak było zakresów czynności, co było niezgodne z Załącznikiem do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej
w jednostkach sektora finansów publicznych, zgodnie z którym w ramach struktury organizacyjnej każdemu pracownikowi został przedstawiony na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności;
2/ w zakresie prawidłowości naliczania i wypłaty wynagrodzeń:
 przy naliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2007 r. nieprawidłowo ustalono podstawę naliczania (od podstawy naliczenia nie odjęto przyznanych nagród i jednorazowych premii dla nauczycieli). Było to niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.), wg których wynagrodzenie to ustala się uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
W wyniku kontroli rozrachunków z Urzędem Skarbowym w zakresie rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych ustalono, że wynagrodzenie płatnika było księgowane na kontach rozrachunkowych: 225 – „Rozrachunki
z budżetem (US)” i 222 – Rozliczenie dochodów budżetowych, z pominięciem księgowania na koncie zespołu „7”, co było niezgodne z rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, wg którego do księgowania wynagrodzenia płatnika służy konto 750 – Przychody i koszty finansowe.
Ustalenia kontroli odnoszące się do wykonywania obowiązków w zakresie inwentaryzacji majątku SP nr 61 wykazały, że w jednostce przeprowadzono inwentaryzację w 2008 r. jednak Dyrektor SP nr 61 nie wydał odpowiedniego zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w 2008 r. oraz nie powołał komisji inwentaryzacyjnej, co było niezgodne z zapisami § 10 obowiązującej w SP nr 61 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, wg której komisję inwentaryzacyjną powołuje dyrektor. Sporządzony wykaz należności i zobowiązań, nie zawierał należności
i zobowiązań dotyczących rachunku dochodów własnych (należności z tytułu wynajmu, składki ZUS).
W wyniku porównania zapisów zawartych w księgach inwentarzowych z ewidencją księgową jednostki ustalono, że wartość ogółem pozostałych środków trwałych z ksiąg inwentarzowych nie była zgodna z wartością wykazaną w księgach inwentarzowych, a wg zapisów art. 24 ust 2 uor księgi rachunkowe (w tym wykaz składników aktywów i pasywów - inwentarz) uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Rzeczowe składniki majątku nie były oznakowane numerami inwentarzowymi, a w pomieszczeniach brak było spisów inwentarzowych, o czym stanowiły zapisy pkt 8 obowiązującej w SP nr 61 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych”.
Księga inwentarzowa środków trwałych prowadzona była w postaci 3. pojedynczych kartek, co było niezgodne z zapisami art. 13 ust. 4 uor, wg których księgi rachunkowe winny być m.in.: trwale oznaczone nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej, wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.
W trakcie analizy funkcjonujących w SP nr 61 uregulowań wewnętrznych związanych z gospodarką finansowo – księgową oraz kadrowo – płacową stwierdzono niżej opisane braki.
„Zasady gospodarki finansowej” - nie określono metody ustalania wyniku finansowego oraz nie opisano prowadzenia ksiąg rachunkowych (przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, wykaz ksiąg rachunkowych); w zakresie systemu komputerowego użytkowanego do obsługi płac i umów zleceń Zasady nie zawierały: wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, opisu systemu przetwarzania danych, określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów; w Zakładowym Planie Kont stanowiącym załącznik do Zasad nie zostały uwzględnione następujące konta syntetyczne, z których jednostka korzystała: 851, 139, 221, 400/2, ponadto w niektórych przypadkach zastosowano numerację kont niezgodną z rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości (kasa: jest konto 100, winno być 101, rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych: jest 131, winno być 135) oraz nie wprowadzono do Zakładowego Planu Kont i nie korzystano z kont, które winny być wykorzystywane z uwagi na występujące w jednostce określone zdarzenia gospodarcze (750 – Przychody i koszty finansowe, 760 – Pozostałe przychody i koszty).
„Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych” – zawierała nieaktualne podstawy prawne w postaci Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 r. w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych jednostek, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych (Dz. U. Nr 40, poz. 174) oraz Zarządzenia Nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont państwowych i gminnych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków (Dz. Urz. MF Nr 14, poz.60).
„Regulamin kontroli wewnętrznej” - w podstawie prawnej nie uwzględniono standardów kontroli finansowej.
„Instrukcja inwentaryzacyjna” – brak wzorów stosowanych dokumentów inwentaryzacyjnych, o których mowa w instrukcji i których część została przywołana w treści instrukcji w postaci załączników; instrukcja zawierała zapisy dotyczące częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych niezgodne zapisami art. 26 uor: środki trwałe i pozostałe środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym – raz na 5 lat (winno być: raz w ciągu 4 lat), materiały, półfabrykaty raz na rok, jeżeli są objęte ewidencją ilościowo – wartościową (winno być: raz w ciągu 2. lat); instrukcja nie zawierała sposobu powoływania Komisji inwentaryzacyjnej (zarządzenie).
„Regulamin pracy” – błędny nr aktu prawnego przywołanego w podstawie prawnej (Kodeks pracy), błędny zapis dotyczący urlopu na żądanie.
W toku kontroli ustalono ponadto, że Dyrektor SP nr 61 wywiązywał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP nr 61:
1. dokonywanie zmian w planach finansowych jednostki wyłącznie na podstawie zaakceptowanych, szczegółowych zmian otrzymanych z jednostki nadzorującej,
2. obciążanie kontrahentów z tytułu najmu zgodnie z zawartymi umowami,
3. naliczanie odsetek ustawowych od nieterminowych płatności na rzecz szkoły,
4. prowadzenie dokumentacji finansowej i kadrowej oraz ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
5. każdorazowe dokonywanie analizy rynku i sporządzanie notatek służbowych przy zakupach do 14 tysięcy euro zgodnie z obowiązującymi przepisami,
6. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki, dotyczącej: zasad rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów, kontroli wewnętrznej, inwentaryzacji i regulaminu pracy.