Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

We wrześniu 2009 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 33, zw. dalej PP nr 33 lub jednostką, w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym.

W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.
W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości zwiazane głównie z brakiem wymaganych prawem kontroli obiektu budowlanego i instalacji, uchybienia dot. obowiazków w zakresie dokumentowania przeprowadzenia analizy rynku przy zakupach przekraczajacych kwotę 3.000 zł a także brak systemu znakowania inwentarzowego sprzętu będącego w użytkowaniu jednostki.
Jednostka posiadała aktualne przeglady kontroli stanu technicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne (w tym sprawności uziomów), przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej,
co wyczerpuje dyspozycje art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 7.07.1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2006 r., Nr 156, poz. 1118 ze zm.) zw. dalej p.b.u.
Nie przeprowadzono jednak okresowych (corocznych) kontroli polegających na sprawdzeniu stanu technicznego elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu, co naruszyło art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c p.b.u.
Fakt przeprowadzenia badań i kontroli stanu technicznego nie był – poza nielicznymi wyjątkami - odnotowany w ksiażce obiektu budowlanego, co było niezgodne z przepisem § 5 pkt 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 03.07.2007 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 p.b.u. Stwierdzono również błędy w prowadzeniu książki obiektu budowlanego polegające na braku odnotowania w książce osoby upoważnionej do dokonywania wpisów, zwięzłego opisu ważnych ustaleń zawartych w protokołach kontroli, daty założenia książki i pieczęci nagłówkowej, braku wpisu dot. zarządcy obiektu, księgi wieczystej, numeru ewidencyjnego gruntu oraz protokołu odbioru obiektu, co pozostawało w sprzeczności z zasadami prowadzenia książki określonymi w rozporządzeniu w sprawie książki obiektu budowlanego tj. § 5 ust. 6 ust. 2 pkt 1 ww. rozporządzenia, według których wpisy w książce obiektu budowlanego powinny obejmować ww. dane. Stwierdzono ponadto, że nie udokumentowano w sposób należyty (np. kserokopia dokumentu) faktu powierzenia przeprowadzenia kontroli (budowlanych, instalacji elektrycznej, przewodów kominowych, uziemienia instalacji odgromowej itp.) osobom posiadającym uprawnienia i kwalifikacje wskazane w art. 62 p.b.u. i przepisach branżowych.
Ustalono, że do dnia zakończenia kontroli nie zrealizowano – w większości z uwagi na brak wystarczających środków finansowych - zaleceń przeprowadzonej w 2007 roku kontroli ogólnobudowlanej budynku (5-letnia) dot. zabezpieczenia wejścia do byłej stacji transformatorowej od strony ogrodu z tyłu budynku, remontu ogrodzenia od tyłu placu zabaw, wymiany zużytej technicznie drewnianej stolarki okiennej, konserwacji pokrycia papowego i zabezpieczenia antykorozyjnego blacharki, remontu chodników (zwłaszcza wewnętrznych na placu zabaw), wymiany drewnianej stolarki okiennej oraz sukcesywnego remontu (wymiany rur i osprzętu) instalacji wodociągowej i kanalizacyjnej oraz c.o. W ocenie kontroli realizacja zalecenia dot. zabezpieczenia wejścia do byłej trafostacji od strony ogrodu z tyłu budynku mieściła się w granicach możliwości finansowych jednostki, a pilność jego wykonania potwierdzona została w ww. protokole kontroli. W trakcie prowadzonej kontroli zrealizowano natomiast zalecenie z przeprowadzonej w 2008 r. kontroli kominiarskiej dot. wymiany drzwiczek wycierowych ponad dachem.
Wynajem lokalu mieszkalnego następował w oparciu o umowę z dnia 01.09.1995 r. w której nie określono wysokości czynszu należnego wynajmującemu, czym naruszono postanowienie art. 659 § 1 ustawy z dnia 23.04.1964 r. kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.), według którego, przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nie oznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Nierzetelnie wyliczono też ilość punktów dla przedmiotowego lokalu mieszkalnego (jako jednego ze wskaźników ustalenia wysokości czynszu). Nie uwzględniono np. punktów za lokal przylegający do przedszkola znajdującego się w tym samym budynku. Samo ustalenie ilości punktów nastąpiło w oparciu o nieobowiązujące już wytyczne (nieprzeliczono punktów przy zastosowaniu zasad zawartych w załączniku do zarządzenia nr 247/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14.05.2007 r. w sprawie stawek czynszu w mieszkaniowym zasobie Gminy Miasto Szczecin). Pomimo dwukrotnej zmiany w latach 2007-2008 stawek regulowanych opłat za dostawę wody i odprowadzanie ścieków, wynajmujący nie skorygował z kolei najemcy wysokości opłat z tego tytułu. Nieprawidłowo ustalono również dla najemcy stawkę za wywóz odpadów komunalnych (zaniżenie opłaty o ponad 50% w stosunku do ceny rzeczywistej). Opłatę za centralne ogrzewanie ustalono za to w oparciu o stawkę ogrzania m2 powierzchni użytkowej lokalu obowiązującą – według wyjaśnień Dyrektora PP nr 33 - w gminnym zasobie mieszkalnym administrowanym przez Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych, pomimo że jednostka posiadała własną instalację grzewczą (kotłownia), a tym samym w oparciu o ponoszone koszty zakupu opału można było ustalić rzeczywistą stawkę ogrzania m2 powierzchni lokalu.
Niedociągnięcia dotyczyły też nieprzestrzegania niektórych postanowień zarzadzenia Prezydenta Miasta w sprawie udzielania zamówień wyłaczonych z ustawy - Prawo zamówień publicznych. Stwierdzono bowiem, że w przypadku zakupu rolet na kwotę 3396,62 zł, remontu kotła na kwotę 5561,31 zł. a także zakupu opału (7 faktur w 2008 r. na kwotę powyżej 3000 zł. brutto) jednostka nie posiadała dokumentacji wskazujacej na dokonanie analizy rynku poprzez zwrócenie się do co najmniej 2 potencjalnych wykonawców o przedstawienie oferty cenowej bądź dokumentacji wskazującej na przyczyny odstąpienia od analizy rynku w powyższym zakresie. Sporządzone notatki służbowe (3 na 4 objęte badaniem), nie zawierały natomiast wskazania wartości szacunkowej i kursu euro, co naruszyło przepis § 9 ust. 4 pkt 2 zarządzenia nr 330/07 Prezydenta Miasta z dnia 15.06.2007 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych.
W przypadku zakupu kserokopiarki (3660 zł.) analizę rynku przeprowadzono z kolei w oparciu o ofertę jednego wykonawcy, który zaproponował 3 warianty urządzenia kserującego. Zastosowana procedura wyboru wykonawcy nie spełniała zatem przesłanek analizy rynku określonych ww. zarządzeniem (jeden zamiast co najmniej dwóch wykonawców).
W zakresie przeprowadzonej w jednostce inwentaryzacji mienia (czteroletniej – pełnej – 2007 r.) stwierdzono nieprawidłowości polegające na braku wskazania i podpisu na arkuszach spisowych osób odpowiedzialnych materialnie na inwentaryzowane mienie. Zastrzeżenia kontroli dotyczą również braku systemu oznaczenia inwentarzowego urządzeń wyposażenia jednostki, co może m.in. prowadzić do nierzetelnych ustaleń w trakcie inwentaryzacji majątku. Wbrew twierdzeniom Dyrektora PP nr 33, sam zapis w księdze inwentarzowej jako forma potwierdzenia przynależności pozostałych urządzeń do jednostki, nie gwarantuje prawidłowej weryfikacji danych zawartych w księgach rachunkowych z rzeczywistym stanem wszystkich składników majątkowych jednostki, poczynionym w ramach przeprowadzonej inwentaryzacji pełnej. Istniejący w jednostce system znakowania mebli, odwoływał się natomiast do zapisów księgi inwentarzowej poprzez wskazanie numeru działu oraz konta tejże książki, bez wskazania numeru kolejnego, co również uniemożliwia prawidłową identyfikację sprzętu podczas inwentaryzacji.
Ustalono również, że w księdze inwentarzowej jednostki nie dokonano wpisu przyjęcia na stan wyposażenia drukarki HP Laserjet 1020 oraz jednostki komputerowej wraz z monitorem (sprzęt przekazany jednostce przez Radę Rodziców przy PP nr 33). Oględziny magazynu żywności (owocowo-warzywnego) oraz opałowego wykazały natomiast niezgodność zabezpieczenia miejsca przechowywania towarów z zasadami przyjętymi w obowiązującej instrukcji gospodarki magazynowej (zarządzenie nr 10/09 z dnia 01.07.2009 r.).

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 33 aby:
1. przestrzegał postanowień p.b.u. oraz rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego w zakresie przeprowadzania obowiązkowych kontroli obiektu, należytego dokumentowania faktu powierzenia przeprowadzenia kontroli (budowlanych, instalacji elektrycznej, przewodów kominowych, uziemienia instalacji odgromowej itp.) osobom posiadającym odpowiednie uprawnienia i kwalifikacje a także należytego prowadzenia książki obiektu budowlanego,
2. zrealizował bez zbędnej zwłoki zalecenie kontroli ogólnobudowlanej dot. zabezpieczenia wejścia do byłej trafostacji od strony ogrodu z tyłu budynku,
3. usunął wskazane wyżej nieprawidłowości dot. najmu lokalu mieszkalnego położonego na terenie przedszkola,
4. przestrzegał właściwych przepisów dot. obowiazku przeprowadzania i dokumentowania analizy rynku (ewentualnie odstąpienia od analizy rynku) oraz wskazywania w notatkach służbowych elementów wymienionych w zarzadzeniu Prezydenta Miasta dot. udzielania zamówień wyłaczonych z ustawy (obecnie zarzadzenie nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r.),
5. wprowadził właściwy sposób oznaczania (identyfikowania) urządzeń wyposażenia szkolnego.