Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 20 maja do 18 czerwca 2009 r. kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 37 ul. Jagiellońska 61 (zw. dalej PP nr 37) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2008 r.

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/25/09 podpisanym w dniu 26 czerwca 2009 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13.07.2009 r.

W 2008 r. PP nr 37 prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej, ponosząc wydatki w wysokości 694.152,61 zł. Kontrola wydatków w wysokości 107.605,46 zł, tj. 15,5 % ww. kwoty wykazała, że na dokumentach źródłowych
w postaci faktur zakupu płatnych przelewem nie było oznaczeń co do miesiąca dekretacji i numeru dowodu, pod którym zostały zaewidencjonowane. Dane te widoczne były tylko na załączonym wydruku dekretu z programu Finanse DDJ, który miał często charakter dokumentu zbiorczego. Było to niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) zw. dalej uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać
m.in. wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.

W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń osobowych 11 pracowników PP nr 37 (57,9% ogółu zatrudnionych) za 2008 r. stwierdzono, że:

1/ w zakresie prawidłowości prowadzenia akt osobowych i przyznawania wynagrodzeń:

Było to niezgodne z zapisami art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zw. dalej uofp, wg których kierownik jednostki powierza Głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność m.in. w zakresie wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;

Powyższe było niezgodne z zapisami § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, wg którego akta osobowe pracownika obejmują m.in. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków;

-     w aktach osobowych konserwatora brak było dokumentacji potwierdzającej przyznanie dodatku powierzchniowego w okresie 01.01 – 16.05.2008 r. i 01.07 – 31.12.2008 r.

Powyższe było niezgodne z ww. zapisami § 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie akt osobowych;

-     na kartach wynagrodzeń wprowadzono kwoty ze znakiem „minus”, tytułem wyrównania wynagrodzenia oraz  tytułem opiekuna stażu.

Powyższe było niezgodne z zapisami § 9 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów” PP nr 37, wg których w listach płac można dokonywać innych potrąceń wyłącznie za pisemną zgodą pracownika;

2/ w zakresie prawidłowości naliczania i wypłaty wynagrodzeń:

-     wypłacono odprawę emerytalną w dniu 30.12.2008 r. tj. w czasie trwającego stosunku pracy, a ponadto przy wyliczeniu odprawy nie uwzględniono przepracowanych w 2008 r. godzin ponadwymiarowych i godzin zastępczych.

Było to niezgodne z zapisami art. 92¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy z dnia (j.t. Dz. U. z 1998 r. U. Nr 21, poz. 94 ze zm.), wg którego wypłata odprawy emerytalnej może nastąpić jeżeli m.in. spełniony jest warunek ustania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę oraz z zapisami art. 67 i art. 87 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), wg których odprawę oblicza się wg zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop oraz § 1rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. Nr 71, poz. 737 ze zm.);

-     na karcie wynagrodzeń pracownika oraz na liście płac nr 44
z dnia 25.09.2008 r. wykazano omyłkowo wynagrodzenie z tytułu godzin ponadwymiarowych i godzin zastępczych niezgodnie z podpisanym zestawieniem (godziny ponadwymiarowe wykazano jako godziny zastępcze);

-     za miesiąc luty i lipiec 2008 r. naliczono i wypłacono pracownikom premię uznaniową bez dokumentów źródłowych w postaci zaakceptowanych wniosków premiowych.

Powyższe było niezgodne z zapisami § 8 i 9 obowiązującej w PP nr 37 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”, wg których podstawowym źródłem do sporządzania list płac są m.in. prawidłowo sporządzone i zaakceptowane przez Dyrektora przedszkola wnioski premiowe;

-     w zakresie naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2007 r. nieprawidłowo ustalono podstawę naliczania ponieważ:

·   od podstawy naliczenia nie odjęto przyznanych nagród,

·   od podstawy naliczenia nie odjęto wynagrodzenia za 2 dni opieki

Było to niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.), wg których wynagrodzenie to ustala się uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.

W trakcie kontroli ustalono, że w zakresie stosowania zasad ochrony i zabezpieczenia danych w tym archiwizacji baz oraz przenoszenia treści ksiąg na inny komputerowy nośnik danych zasady te nie były stosowane w praktyce. Było to niezgodne z zapisami § 15 „Polityki rachunkowości” obowiązującej w jednostce, wg których jednostka powinna tworzyć co kwartał kopie na płycie CD lub dyskietce.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tys. euro ustalono, że spośród 5. kontrahentów wybranych do badania:

1/ w przypadku 5. kontrahentów nie sporządzono notatki służbowej,

2/ w przypadku 2. kontrahentów nie dokonano analizy rynku,

3/ w 2. przypadkach zebrano tylko po 1. ofercie,

4/ w 3. przypadkach przeprowadzono analizę rynku, ale nie sporządzono notatki służbowej, nigdzie nie zamieszczono także informacji o kursie EUR i o wartości szacunkowej zamówienia.

Było to niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1 - 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, ący powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego oraz każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku i która będzie zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.wg którego przed zawarciem umowy zamawiaj

Kontrola wykonania obowiązków w zakresie inwentaryzacji majątku PP nr 37 wykazała, że jednostka przeprowadziła inwentaryzację w 2008 r., a wykazane wartości zinwentaryzowanego majątku były zgodne z ewidencją księgową.

Dyrektor PP nr 37 nie wydał jednak odpowiedniego zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w 2008 r., (zapisów o takim obowiązku nie zawierała obowiązująca w jednostce „Instrukcja w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji”).

Stwierdzono, że w dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji nie było protokołu potwierdzającego wykonanie inwentaryzacji należności wykazanych w ewidencji księgowej na kwotę 3.450,00 zł (pożyczki ZFŚS) oraz protokołu z inwentaryzacji pozostałych rozrachunków.

W wyniku porównania zapisów zawartych w księgach inwentarzowych z ewidencją księgową jednostki ustalono, że w książce inwentarzowej wpisana została darowizna w postaci telewizora Samsung o wartości 0,00 zł, która jednak nie została zaewidencjonowana w księgach jednostki. Było to niezgodne z art. 20 ust. 1 uor , wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Ustalono również, że wartości majątku wykazanego w prowadzonych przez jednostkę księgach inwentarzowych były zgodne z ewidencją księgową.

Analiza uregulowanych przez PP nr 37 zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z tytułu wynagrodzeń wykazała, że w miesiącu listopadzie 2008 r. wykonano korekty deklaracji w zakresie składek na ubezpieczenie wypadkowe za miesiące od IX/2007 r. do III/2008 r. na kwotę łączną 502,49 zł z tytułu błędnego zastosowania wymiaru składki na ubezpieczenie wypadkowe (zastosowano stopę procentową w wysokości 0,96%; winno być 1,20%).

Analiza płatności uregulowanych na rzecz Urzędu Skarbowego wykazała, że w miesiącu grudniu 2008 r. w deklaracji PIT – 4R naliczono wynagrodzenie płatnika w wysokości 13,00 zł, a w księgach zaewidencjonowano to wynagrodzenie w wysokości 11,00 zł w wyniku czego, saldo końcowe konta 22501 na dzień 31.12.2008 r. wyniosło 5.903,00 zł, a winno być 5.901,00 zł.

Kontrola zagadnień dotyczących projektów i planów finansowych wykazała, że jednostka otrzymała z wydziału nadzorującego zmianę w planie rachunku dochodów własnych na 2008 r. w wydatkach (dział 801, rozdział 80104) na kwotę 16.293,00 zł, bez podania paragrafu, w którym należało podaną zmianę ująć. Zmiana ta została ujęta na podstawie elektronicznego wydruku planu jednostki otrzymanego z jednostki nadzorującej po uwzględnieniu zmian dokonanych do m-ca czerwca 2008 r. i uwzględniającego jedynie kwotę 3.318,00 zł, która została dodana do paragrafu 4210. Pozostała kwota w wysokości 12.975,00 zł nie została dodana do planu żadnego z paragrafów ani w przesłanym wydruku ani w planie jednostki.

Z wydziału nadzorującego jednostka otrzymała również zmianę do planu rachunku dochodów własnych na 2008 r. w dochodach (dział 801, rozdział 80104) na kwotę 6.000,00 zł oraz zmianę w wydatkach (dział 801, rozdział 80104) na kwotę
6.000,00 zł, bez podania paragrafu, w którym należało podane zmiany ująć. Zmiana została ujęta na podstawie elektronicznego wydruku planu jednostki otrzymanego z jednostki nadzorującej: w dochodach do paragrafu 0690, a w wydatkach do paragrafu 3020.

„Zakładowy Plan Kont” zawierał wykaz kont analitycznych dla niektórych kont syntetycznych oraz opis niektórych kont służących do ewidencji dochodów i wydatków jednostek budżetowych. Część opisowa kont zawierała zapisy omyłkowe (konto 201 i 202); było to niezgodne z zapisami art. 10 ust 1 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą zasady (politykę) rachunkowości dotyczącą sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym m.in. zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

„Regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych” zawierał nieaktualną podstawę w postaci zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin. W jednostce nie było regulaminu pracy komisji przetargowej.

„Instrukcja w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji” nie zawierała opisu trybu powoływania zespołów spisowych oraz wzorów stosowanych dokumentów, nie przewidywała składania przez osoby materialnie odpowiedzialne oświadczeń
przed- i poinwentaryzacyjnych, sporządzania przez zespoły spisowe sprawozdań opisowych z przebiegu spisu z natury oraz sporządzania zestawienia różnic inwentaryzacyjnych. W instrukcji nie opisano sposobu dokumentowania inwentaryzacji przeprowadzanej metodą porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Instrukcja nie zawierała także zapisów mówiących o tym, że to kierownik jednostki zarządza przeprowadzenie inwentaryzacji (w postaci wydanego przez siebie zarządzenia).

 

5.      każdorazowe dokonywanie analizy rynku i sporządzanie notatek służbowych przy zakupach do 14 tysięcy euro zgodnie z obowiązującymi przepisami,