Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 10 grudnia do 14 grudnia 2009 r. kontrolę w Gimnazjum nr 21 przy ul. Mickiewicza 23 (zw. dalej GM nr 21) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/63/09 podpisanym w dniu 14 grudnia 2009 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 stycznia 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 170.659,76 zł, tj. 6,8 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 30.11.2009 r. stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i uregulowaniach wewnętrznych w tym:
• 1 z 36. objętych badaniem dowodów dotyczących zakupu materiałów, towarów i usług zawierał nieprawidłowe dane w zakresie daty wystawienia, daty sprzedaży i terminu zapłaty, a do faktury nie wystawiono noty korygującej błędne dane; było to niezgodne z § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337), wg którego nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. ze sprzedawcą, nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi,
• 1 z 36. objętych badaniem dowodów dotyczących zakupu materiałów, towarów i usług (rozliczenie delegacji służbowej) nie zawierał załączników w postaci biletów PKP, a obowiązek ich załączania do rozliczenia wynikał z zapisów § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1990 ze zm.), wg którego zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje,
• dowody źródłowe stanowiące załączniki do raportów kasowych nie zawierały oznaczeń dotyczących numeru raportu kasowego i dokumentu zbiorczego, miesiąca, roku i pozycji pod jaką zostały zaewidencjonowane w raporcie kasowym,
• wyciągi bankowe nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę dokumentów i wskazania dekretacyjne, co było niezgodne z zapisami zawartymi w części II „Regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w Gimnazjum nr 21”, wg których otrzymane z banku wyciągi bankowe wraz z załączonymi do nich dokumentami sprawdzane są przez księgowego oraz z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać między innymi podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych,
• opłata abonamentowa w fakturach zakupu dotyczących dostarczenia wody i odprowadzenia ścieków była ewidencjonowana na § 4260 – zakup energii (dostarczenie wody), a winna być zaewidencjonowana na § 4300 – zakup usług pozostałych wraz z opłatą za odprowadzenie ścieków; było to niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków i opłaty abonamentowej.
2. Zatwierdzona przez Dyrektora GM nr 21 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• „Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości” nie zawierała: 1/ okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego, 2/ opisu metody ustalania wyniku finansowego; było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 1 - 2 uor, wg których wymienione elementy powinny być zawarte w posiadanej przez jednostkę dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości; dokumentacja zawierała ponadto błędną nazwę tabeli z wykazem kont oraz nie zawierała paragrafu 3260 w wykazie paragrafów wydatków,
• „Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów” nie uwzględniał standardów i nie zawierał opisu do procesu pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych, co było niezgodne z art. 47 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp, wg którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury dotyczące badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym m.in. w zakresie pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych uwzględniając standardy, o których mowa w art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp,
W toku kontroli dotyczącej wypełniania innych obowiązków ustalono, że:
1. Dyrektor GM nr 21 nie poinformował Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o kontrolach przeprowadzonych w GM nr 21 przez organy kontroli zewnętrznej w 2009 r., co było niezgodne z § 11 i § 12 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
2. Dyrektor GM nr 21 wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi GM nr 21:
1. ewidencję oraz sporządzanie dokumentacji księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej,
3. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.