Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 15.12.09 r. do 17.12.09 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 74 w Szczecinie przy ul. Seledynowej 50, zwanej dalej SP nr 74, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 stycznia 2010 r.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 853.144,91 zł, tj. 14,22 % ogółu wydatków zaplanowanych w 2009 r., stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• w 15. przypadkach (na 20. skontrolowanych) zapisy księgowe dotyczące faktur nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor;
• dekretacja wyciągów bankowych sporządzana była w formie wydruku
z ewidencji, każdorazowo podpisywanego przez głównego księgowego. Podpis głównego księgowego na załączonym do wyciągu bankowego wydruku z ewidencji, w przypadku wszystkich objętych badaniem wyciągów bankowych (20) dotyczył ponadto sprawdzenia dokumentu. Powyższe nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. Dodatkowo w dokumentacji SP nr 74 nie określono osób odpowiedzialnych za dokonywanie kontroli wyciągów bankowych i raportów kasowych;
• we wszystkich przypadkach data i podpis głównego księgowego na fakturze, dotyczące kontroli formalno – rachunkowej stanowiły równocześnie elementy dekretacji tj. wskazanie miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Powyższe nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. Stwierdzono ponadto 13 przypadków rozbieżności dat, wskazanych przy dekretacji i w księgach rachunkowych;
• stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 20 skontrolowanych faktur stwierdzono 7 przypadków, kiedy dowód zaksięgowany został w koszty miesiąca, w którym wpłynął do jednostki, mimo iż dotyczył kosztów poprzedniego miesiąca. Powyższe spowodowane było przyjętym sposobem ewidencjonowania kosztów, który nie został jednak uregulowany w dokumentacji SP nr 74;
• w 4. przypadkach (na 20 skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków SP nr 74 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na zakup tuszu i tonera do drukarki na łączną kwotę 486,41 zł ujęte zostały w § 421, a wydatki na opłatę abonamentową (faktury za wodę i odprowadzenie ścieków) na łączną kwotę 14 zł w § 426. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na: zakup tuszu i tonera do drukarek ujmuje się w § 475, a zakup usług pozostałych w § 430.
Dokumentacja SP nr 74 nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych. W dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości nie ujęto opisu szczegółowych zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej, ani nie wskazano aktualnej wersji oprogramowania, służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Zakładowy plan kont jednostki nie zawierał następujących kont: 080 – „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”, 810 – „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”, 980 - „Plan finansowy wydatków budżetowych”, 996 – „Zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych” oraz 998 – „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”, mimo że konta zawarto w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.). Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. a i c uor oraz § 12 ust. 1 pkt. 1 ww. rozporządzenia. Podstawę prawną obowiązujących w SP nr 74 procedur systemu kontroli wewnętrznej, zasad wydatkowania środków pieniężnych, zasad rachunkowości, instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów oraz zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy. Dodatkowo w zasadach wydatkowania środków pieniężnych oraz procedurach zamówień publicznych nie wskazano dat początku obowiązywania dokumentów. Stwierdzono również drobne uchybienia dotyczące wprowadzania, oznaczania procedur (dokumentów) i dokonywania w nich zmian.
W 5. przypadkach (na 25 skontrolowanych) nie zrealizowano w 2009 r. zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Zrealizowano w I-szym półroczu 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Prezydent Miasta zalecił:
1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji SP nr 74, dotyczącej m.in. zasad rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów oraz inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.