Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 25.11.2009 r. -27.11.2009 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 63 z Oddziałami Integracyjnymi im. Związków Zawodowych Marynarzy i Portowców przy ul. Grodzkiej 22 w Szczecinie (zw. dalej SP63) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/53/09 podpisanym w dniu 2. grudnia 2009 r. SP63 w 2009 r. prowadziła działalność w formie jednostki budżetowej.
Wg sprawozdania Rb-28S wydatki budżetowe SP63 do dnia 31. października br. wyniosły łącznie 2 371 834, 94 zł. W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 166 687, 92 zł. (tj. 6, 42% planowanych wydatków budżetowych w kwocie 2 595 888, 00 zł.) stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor; w ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp oraz w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o klasyfikacji; w tym:
• W 2. przypadkach spośród 33. objętych badaniem, dowody księgowe na łączną kwotę 16 838, 49 zł. (faktury z 31.12.2008 r.: nr 55840/12/SRZ/08 i nr 4150710223) zostały zaewidencjonowane w księgach 2009 roku mimo, że stanowiły koszty roku poprzedniego, co było niezgodne z art. 6 ust. 1 uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
• W 4. z 33. objętych badaniem przypadkach stwierdzono ponadto nieprawidłowe ewidencjonowanie kosztów w łącznej kwocie 66 919, 33 zł., polegające na ujmowaniu ich w księgach w miesiącu następującym po miesiącu wynikającym z dokumentów źródłowych, co było niezgodne z art. 20 ust.1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dotyczyło to faktur: nr 0119/01/SRZ/09 z dnia 31.01.2009 r., nr 08976/02/SRZ/09 z dnia 28.02.2009 r., nr 4150746565 z dnia 03.03.2009 r., nr 12647/03/SRZ/09 z dnia 31.03.2009 r.
• 2 z 33. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 26 006, 93 zł. zostało zapłaconych po wyznaczonym terminie płatności (opóźnienie wynosiło od 3 do 6 dni), co było niezgodne z art. 35 ust. 3 pkt. 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Dotyczyło to faktur: nr 0119/01/SRZ/09 z dnia 31.01.2009 r. i nr FSZ80208440/002/09 z dnia 09.02.2009 r.
• Stwierdzono nieznaczne nieprawidłowości w klasyfikowaniu wydatków m.in.:
- W miesiącu styczniu br. ujęto w paragrafie 3260 (inne formy pomocy dla uczniów) wydatki na stypendia socjalne dla uczniów w łącznej kwocie 1 870, 00 zł, a wg Rozp. MF o klasyfikacji, księgowań stypendiów dla uczniów należy dokonywać w paragrafie 3240. Lista wypłat (znak: Woś-IV/BT/ SPNR63ZOI/63/3/2009) oraz środki na wypłatę stypendiów socjalnych przekazane zostały przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin w paragrafie 3260 z objaśnieniem „stypendia socjalne (BE-48/Gmina-1) - klasyfikacja zastępcza”. W miesiącu lutym br. po dokonaniu zmiany w planie finansowym przeksięgowano ww. wydatki do właściwego paragrafu.
- Niewłaściwie zaewidencjonowano fakturę nr 016838/2009 z dnia 13.03.2009 r. na kwotę 908, 26 zł., tj.: zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych w paragrafie 4300, natomiast opłatę za wodę w kwocie 395, 28 zł. oraz abonament w kwocie 14 zł. zaewidencjonowano w tym paragrafie, kwotę 498, 98 zł. dotyczącą ścieków w paragrafie 4260, a wg Rozp. MF
o klasyfikacji, opłaty za dostawę wody należy ujmować w paragrafie 4260 a księgowań opłat abonamentowych i za odprowadzenie ścieków należy dokonywać w paragrafie 4300.
- Wydatek dotyczący rozszerzenia posiadanego systemu monitoringu wizyjnego na kwotę 6 494, 66 zł (faktura nr 88/2009 z dnia 19.10.2009 r.) zaewidencjonowano w paragrafie 4300 (zakup usług pozostałych) i przyjęto, jako środek trwały „rozszerzenie monitoringu wizyjnego – 3 kamery: 2 zewnętrzne +1 wewnętrzna” o wartości 6 494, 66 zł. (OT Nr 2/10/2009 z 19.10.2009 r.), a wg Rozp. MF o klasyfikacji księgowań zakupu materiałów i wyposażenia dokonuje się w paragrafie 4210, natomiast zakupu usług - w paragrafie 4300.
2. W toku kontroli wynagrodzeń wypłaconych w miesiącu sierpniu i wrześniu 2009 r. na łączną kwotę 27 927, 48 zł nie stwierdzono znaczących nieprawidłowości. Kategorie zaszeregowania wybranej grupy pracowników zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami. Ustalono jedynie, że głównemu księgowemu zaniżono o 16 zł. dodatek funkcyjny przyznany wg gr. 6 II Tabeli zawartej w Załączniku nr 3 do Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników niebędących nauczycielami, zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Szczecin zawartego w dniu 8 stycznia 1997 r. w Szczecinie ze zm.

W toku kontroli procedur kontroli finansowej i rachunkowości, stwierdzono, że:
1. Obowiązująca w SP63 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, określonych w uofp oraz w Komunikacie nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. Nr 7, poz. 58), zwanym dalej Komunikatem MF; w tym:
• Dokumentacja dotycząca gospodarki finansowo – księgowej SP63 nie była ustalana w sposób spójny i uporządkowany m.in. dokonywana aktualizacja załączników (zakładowy plan kont, wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe) nie była powiązana z dokumentem głównym. Skutkiem powyższego było wprowadzenie w tym samym dniu 01.09.2008 r. dwóch różnobrzmiących regulaminów kontroli wewnętrznej (Regulamin kontroli wewnętrznej, wprowadzony Zarządzeniem Nr 7 oraz Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych, jako załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 4/2008 – przyjętych zasad rachunkowości).
• Obowiązujące i przyjęte w SP63 procedury kontroli finansowej nie zawierały uregulowań ujętych w Standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiących Załącznik do Komunikatu MF, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 uofp w związku z art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp, wg których kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej określone w formie komunikatu oraz ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zapewnia ich przestrzeganie.
• Główny księgowy SP63 spełniał wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych, ale nie powierzono mu obowiązków i odpowiedzialności w zakresie ujętym w art. 45 ust. 1 uofp.

W toku kontroli wypełniania innych obowiązków, stwierdzono, że:
1. Sporządzano i przesyłano informacje do Wydziału Oświaty dotyczące transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 70/09 z dnia 20.02.2009 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Wg ww. informacji w SP63 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

2. W 2009 r. w SP63 były przeprowadzane kontrole przez organy kontroli zewnętrznej i w związku z tym przekazywano informacje o ich wynikach do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. Nie informowano jednak Prezydenta Miasta Szczecin o wszczęciu ww. kontroli (oraz jej zakresie) zgodnie z § 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10. lipca 2003 r., w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP63:

1. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym zgodnie z uor.
2. Regulowanie płatności zgodnie z wcześniej zaciągniętymi zobowiązaniami, a dla celów dowodowych, wszelkie uzgodnienia z kontrahentami w zakresie wydłużenia terminu płatności rachunków i faktur potwierdzać na piśmie.
3. Ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z Rozp. MF o klasyfikacji.
4. Stosowanie w praktyce zasad związanych z ustalaniem wysokości dodatków funkcyjnych dla pracowników niebędących nauczycielami.
5. Uzupełnienie i zaktualizowanie dokumentacji dotyczącej gospodarki finansowo-księgowej, w tym m.in., polityki rachunkowości, procedur kontroli finansowej oraz powierzenia obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu.
6. Informowanie Prezydenta Miasta Szczecin o kontrolach zewnętrznych zgodnie z § 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina.