Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 15.12.2009 r. -17.12.2009 r. przeprowadził kontrolę w VIII Liceum Ogólnokształcącym im. Olimpijczyków Polskich w Szczecinie przy ul. Królowej Jadwigi 27/28 (zw. dalej VIIILO) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/53/09 podpisanym w dniu 18. grudnia 2009 r.
VIIILO w 2009 r. prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej.
Wg sprawozdania Rb-28S wydatki budżetowe VIIILO do dnia 30. listopada br. wyniosły łącznie 2 361 372, 50 zł. W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 130 425, 39 zł. (tj. 5, 28% planowanych wydatków budżetowych w kwocie 2 469 440, 00 zł.) stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor oraz w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanym dalej Rozp. MF o klasyfikacji; w tym:
• W 13. z 43. objętych badaniem przypadkach stwierdzono nieprawidłowe ewidencjonowanie kosztów w łącznej kwocie 62 825, 45 zł., polegające na ujmowaniu ich w księgach w miesiącu następującym po miesiącu wynikającym z dokumentów źródłowych, co było niezgodne z art. 20 ust.1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dotyczyło to faktur za energię cieplną (za okres od stycznia do marca i od maja do września 2009 r.) oraz faktur za wywóz odpadów (za okres od lutego do czerwca 2009 r.). Należy podkreślić, że nie stwierdzono ewidencjonowania w księgach 2009 roku kosztów dotyczących poprzedniego roku obrotowego.
• Stwierdzono nieznaczne nieprawidłowości w klasyfikowaniu wydatków m.in.:
- W miesiącu styczniu br. ujęto w paragrafie 3260 (inne formy pomocy
dla uczniów) wydatki na stypendia socjalne dla uczniów w łącznej kwocie 880, 00 zł, a wg Rozp. MF o klasyfikacji, księgowań stypendiów dla uczniów należy dokonywać w paragrafie 3240. Lista wypłat (znak: Woś-IV/BT/LO NR 08/26/2/2009) oraz środki na wypłatę stypendiów socjalnych przekazane zostały przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin w paragrafie 3260 z objaśnieniem „stypendia socjalne (BE-48/Gmina-1) - klasyfikacja zastępcza”. W miesiącu lutym br. po dokonaniu zmiany w planie finansowym przeksięgowano ww. wydatki do właściwego paragrafu.
- W 4. przypadkach na 43, wydatki związane z wodą i ściekami na łączną kwotę 2 721, 89 zł., zaewidencjonowano w paragrafie 4260 (zakup energii) a wg Rozp. MF o klasyfikacji, w tym paragrafie należy ujmować wydatki za dostawę wody a księgowań opłat abonamentowych i wydatków za odprowadzenie ścieków należy dokonywać w paragrafie 4300. Dotyczyło to faktur: nr 002193/2009 z dnia 14.01.2009 r., nr 007582/2009 z dnia 06.02.2009 r., nr 014989/2009 z dnia 11.03.2009 r., nr 021218/2009 z dnia 07.04.2009 r.
- Wydatek dotyczący rozszerzenia posiadanego systemu monitoringu wizyjnego na kwotę 8 224, 06 zł (faktura nr 396/2009 z dnia 27.10.2009 r.) zaewidencjonowano w paragrafie 4300 (zakup usług pozostałych) a wg Rozp. MF o klasyfikacji księgowań zakupu materiałów i wyposażenia dokonuje się w paragrafie 4210, natomiast zakupu usług - w paragrafie 4300. Księgowanie dostosowano do zmian dokonanych w planie wydatków budżetowych z dnia 22.09.2009 r. (zwiększenie o 5 500, 00 zł. w paragrafie 4300 z opisem „monitoring wizyjny w szkołach i placówkach (BE-57/Powiat-3)”.
2. W toku kontroli wynagrodzeń wypłaconych w miesiącu sierpniu i wrześniu 2009 r. na łączną kwotę 20 051, 69 zł. ustalono, że sekretarzowi szkoły nie wypłacono w miesiącu sierpniu dodatku funkcyjnego, a wg Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników niebędących nauczycielami, zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Szczecin zawartego w dniu 8 stycznia 1997 r. w Szczecinie ze zm. (protokół dodatkowy nr 1 z dnia 2 lipca 1999 r. oraz protokół dodatkowy nr 2 z dnia 22 września 2009 r.) przysługiwał mu dodatek funkcyjny wg 2-4 grupy tj. od 396, 00 zł. do 880, 00 zł. Pozostałe kategorie zaszeregowania i grupy dodatków wybranej grupy pracowników zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami.
W toku kontroli procedur kontroli finansowej i rachunkowości, stwierdzono, że:
1. Obowiązująca w VIIILO dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, określonych w ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp; w tym:
• W wyniku kontroli stwierdzono ponadto, że w VIIILO nie ustalono procedur postępowania w sprawach zamówień publicznych oraz regulaminu pracy komisji przetargowej, co naruszało art. 47 ust. 2 i 3 uofp, wg których na Dyrektorze VIIILO spoczywał obowiązek sporządzenia i stosowania procedur m.in. w zakresie udzielania zamówień publicznych. Stwierdzono, że opracowano jedynie Instrukcję w sprawie zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej 14 000 euro, w której nie uwzględniono obowiązującego w tym zakresie Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zmienionego Zarządzeniem nr 582/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 23 grudnia 2008 r.).
• W aktach osobowych głównego księgowego nie było informacji świadczących o tym, że ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych; nie była prawomocnie skazana za przestępstwa (przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo karne skarbowe) potwierdzających spełnienie wymogów określonych w art. 45 ust.2 uofp, dotyczących osób zajmujących stanowiska głównych księgowych. Powyższe stanowiło również naruszenie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 169 poz.1201), wg którego Dyrektor VIIILO miał obowiązek wystąpić do dnia 10.01.2007 r. z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o tej osobie.
• Stwierdzono również, że nie powierzono głównemu księgowemu obowiązków i odpowiedzialności w zakresie ujętym w art. 45 ust. 1 uofp.
W toku kontroli wypełniania innych obowiązków, stwierdzono, że:
1. Sporządzano i przesyłano informacje do Wydziału Oświaty dotyczące transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 70/09 z dnia 20.02.2009 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Wg ww. informacji w VIIILO nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
2. W 2009 r. w VIIILO była przeprowadzona kontrola przez organ kontroli zewnętrznej i w związku z tym poinformowano Prezydenta Miasta Szczecin o wszczęciu ww. kontroli (oraz jej zakresie) zgodnie z § 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10. lipca 2003 r., w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi VIIILO:
1. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym zgodnie z uor.
2. Ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z Rozp. MF o klasyfikacji.
3. Stosowanie w praktyce zasad związanych z ustalaniem wysokości dodatków funkcyjnych dla pracowników niebędących nauczycielami.
4. Uzupełnienie i zaktualizowanie dokumentacji dotyczącej gospodarki finansowo-księgowej, w tym m.in. procedur w zakresie udzielania zamówień publicznych oraz powierzenia obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu.
5. Uzupełnienie akt osobowych głównego księgowego o dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów określonych w art. 45 ust.2 uofp.