Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Realizacja procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach 24 – 30.11.2009 r. kontrolę w Gimnazjum Nr 10 w Szczecinie przy ul. Siemiradzkiego 2 (zw. dalej GM nr 10), w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli P/50/09 podpisanym w dniu 03 grudnia 2009 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 139.204,98 zł. (tj. 5,31% planowanych wydatków budżetowych w kwocie 2.622.161,28 zł.) stwierdzono że:
1. Przy dokonywaniu ww. wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi, obowiązującymi w GM nr 10 w tym:
• w okresie od stycznia do kwietnia 2009 roku do systemu ewidencyjno – księgowego została wprowadzona jedynie część dowodów księgowych, a w okresie od maja 2009 roku do dnia przeprowadzenia kontroli (tj. 24.11.2009 r.) w ogóle nie prowadzono ksiąg rachunkowych, a jedynie ewidencję w arkuszach Excel (z przebadanej próby ogółem 60 dowodów księgowych, na łączną kwotę 139.204,98 zł do systemu wprowadzono jedynie 11 dowodów na łączną kwotę 18.648,16 zł), co stanowi naruszenie art. 24. ust 1. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r.,
Nr 152, poz.1223 ze zm.) zwanej dalej UoR, w myśl którego księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco,
• wszystkie badane dowody księgowe (60 pozycji) nie zawierały zakwalifikowania dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych, co było niezgodne z art. 21 ust.1 art.6 UoR, wg którego dowód księgowy powinien zawierać między innymi stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,
• na 11 spośród 60 badanych dowodów księgowych brak było klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z art. 16 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zwanej dalej UoFP, wg którego między innymi wydatki publiczne klasyfikuje się według działów i rozdziałów określających rodzaj działalności, paragrafów
- określających rodzaj wydatku,
• na 5 z 60 badanych dokumentów nie podano źródła finansowania wydatku, zaś na 3 błędnie wskazano jako źródło finansowania wydatku rachunek dochodów własnych,
• spośród 60 objętych badaniem dowodów księgowych 2 nie zostały zatwierdzone do zapłaty (FV 15090078934 z dn. 22.10.09 na kwotę 248,40 zł oraz FV 2195/12188 z dn.29.05.09 na kwotę 500,00 zł), co było niezgodne z zapisami regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych w Gimnazjum nr 10, stanowiącą załącznik nr 4 do zarządzenia nr 1/2009 w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości (podział uprawnień w zakresie kontroli, weryfikacji, akceptacji, i dekretowania dokumentów),
• 42 spośród 60 objętych badaniem dowodów nie było opatrzone pieczęcią wpływu-datownikiem, co było niezgodne z zapisami regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych w Gimnazjum nr 10, stanowiącą załącznik nr 4 do zarządzenia nr 1/2009 w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości (procedura kontroli dokumentów),
• 39 spośród 60 dokumentów posiadało datę zatwierdzenia do zapłaty późniejszą, niż data uregulowania wydatku,
• w 4. przypadkach spośród 60 objętych badaniem dowody księgowe na łączną kwotę 15.915,30 zł zostały zaewidencjonowane w księgach 2009 roku mimo, że stanowiły koszty roku poprzedniego, co było niezgodne z art. 6 ust. 1 UoR, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (faktury VAT o numerach: 4025152/161 z dnia: 18.12.08 na kwotę 369,54 zł, 079199/2008 z dnia 19.12.08 na kwotę 1.184,08 zł, 55673/12/SRZ/08 z dnia 31.12.08 na kwotę 10.129,50 zł, 1750010486 z dnia 31.12.08 na kwotę 4.232,18 zł.
2. Okresowe sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego (RB-28S) były sporządzane na podstawie ewidencji wydatków prowadzonej w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel, co było niezgodne z §6 ust.1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej
(Dz.U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), w myśl którego sprawozdania jednostkowe – są sporządzane przez kierowników jednostek organizacyjnych na podstawie ksiąg rachunkowych.
3. Sumaryczne zestawienie zbadanych wydatków w §4750 wykazało przekroczenie planu dla tego paragrafu o kwotę 558,40 zł, co pozostaje w sprzeczności z udzielonym Pani przez PM Szczecin upoważnieniem, zgodnie z którym mogła Pani składać oświadczenia woli do kwot ujętych w planie finansowym jednostki.
W trakcie przeprowadzonej kontroli stwierdzono ponadto że:
• Na dzień przeprowadzenia kontroli główny księgowy nie spełniał wymogów określonych w art. 45 ust 2. UoFP, w myśl którego głównym księgowym może być osoba, która m.in., spełnia jeden z poniższych warunków:
1) ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,
2) ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,
3) jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,
4) posiada świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub certyfikat księgowy, wydane na podstawie odrębnych przepisów.
• Nie została zaktualizowana podstawa prawna obowiązującego w GM nr 10 Zarządzenia nr 1/2008 w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości z dnia 01.09.2008 r.,
• Kierownik jednostki nie poinformował o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z §11 Załącznika nr 1 do zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r.
w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecina- za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie,
W toku kontroli wypełniania innych obowiązków stwierdzono, że:
• Kierownik jednostki zrealizował zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r.).
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił :
1. Prowadzenie ewidencji i sporządzanie dokumentów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Przestrzeganie zasad dekretowania dokumentów.
3. Sporządzanie okresowych sprawozdań z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego (RB-28S) na podstawie ewidencji księgowej.
4. Weryfikację danych wykazanych w okresowych sprawozdaniach RB-28S (po uzupełnieniu zapisów w ewidencji księgowej).
5. Każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.
6. Aktualizację dokumentacji jednostki dotyczącej polityki rachunkowości.
7. Uregulowanie kwestii dotyczącej spełniania przez głównego księgowego wymogów wynikających z UoFP.