Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

W grudniu 2009 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrolę w Gimnazjum nr 9, ul. Dunikowskiego 1 w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem, w tym zawierania umów.
W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.
W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości oraz uchybienia zwiazane głównie z nieprawidłowym określeniem wysokości czynszu za lokale mieszkalne będące w dyspozycji GM nr 9, niewłaściwym zabezpieczeniem interesów Gminy Miasto Szczecin w aspekcie wypowiadania umów dzierżawy, brakiem wpisów w książce obiektu budowlanego a także nieprzestrzeganiem obowiazków w zakresie dokumentowania przeprowadzenia analizy rynku przy zakupach przekraczajacych kwotę 3.000 zł.
Stwierdzono, że jednostka posiadała aktualne przeglądy kontroli stanu technicznego oraz przydatności do użytkowania budynku (w tym sprawności uziomów), przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpuje dyspozycje art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 7.07.1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2006 r., Nr 156, poz. 1118 ze zm.) zw. dalej p.b.u. Nie przeprowadzono jednak okresowych (corocznych) kontroli polegających na sprawdzeniu stanu technicznego elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu, co naruszyło art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c p.b.u.
Fakt przeprowadzenia badań i kontroli stanu technicznego był – poza kontrolą ogólnobudowlaną 5-letnią z 2007 r. - odnotowany w ksiażce obiektu budowlanego, co było zgodne z przepisem § 5 pkt 4 oraz § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 03.07.2007 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie książki obiektu budowlanego, według którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 p.b.u oraz powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu. Stwierdzono natomiast brak odnotowania w książce osoby upoważnionej do dokonywania wpisów a także brak wpisu dot. zarządcy obiektu oraz numeru ewidencyjnego gruntu, co pozostawało w sprzeczności z zasadami prowadzenia książki określonymi w rozporządzeniu w sprawie książki obiektu budowlanego, według których wpisy w książce obiektu budowlanego powinny obejmować ww. dane.
Ustalono, że GM nr 9 użytkuje zabudowaną działkę gruntu oznaczoną jako działka nr 12/3 z obrębu Śródmieście 54, nie posiadając tytułu prawnego w postaci trwałego zarządu lub innej formy władania terenem (umowy obligacyjnej dopuszczonej uchwałą Rady Miasta Szczecin nr LXIII/1169/06 z dnia 16.10.2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez jednostki organizacyjne nie posiadajace osobowości prawnej),
zw. dalej uchwałą z dnia 16.10.2006 r. Pomimo złożenia w dniu 19.01.2002 r. wniosku w powyższej sprawie, do dnia zakończenia kontroli GM nr 9 nie otrzymało decyzji o ustanowieniu trwałego zarządu.
W toku kontroli ustalono, że w przypadku wynajmu przez GM nr 9 lokali mieszkalnych, zlokalizowanych w budynku szkoły (dwie umowy z dnia 15.10.2000 r.), nierzetelnie wyliczono ilość punktów dla przedmiotowych lokali, stanowiącej jeden
ze wskaźników ustalenia wysokości czynszu. Nie uwzględniono np. punktów za lokal usytuowany w budynku szkolnym w bezpośredniej bliskości sal lekcyjnych oraz punktów za sprzątanie przyległej posesji (zamiast tego przyznano punkt ujemny za lokal bez sprzątania budynku i przyległej posesji). Błędnie - pomimo wyłączeń - naliczono natomiast punkty za usytuowanie lokalu w budynku przy ciągu komunikacyjnym o silnym natężeniu ruchu ulicznego oraz za lokal z oknami wyłącznie na „podwórze-studnię”. Ponadto w odniesieniu do lokalu na piętrze budynku obciążenie powinno nastąpić za 3 pokoje + kuchnia, a nie 2 pokoje + kuchnia. Przyczyną powyższego było m.in. nieprzeliczenie punktów przy zastosowaniu zasad zawartych w załączniku do zarządzenia nr 247/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14.05.2007 r. w sprawie stawek czynszu w mieszkaniowym zasobie Gminy Miasto Szczecin i uwzględnienia zmian tam zawartych.
Nieprawidłowo określono również metraż, stanowiący kolejną przesłankę wpływającą na wysokość czynszu za lokal. Metraż lokali wynikający z zawartych umów najmu tj. 55,18 m2, nie odpowiadał bowiem rzeczywistej powierzchni lokali, określonej w dokumentacji inwentaryzacyjnej budynku. Z dostępnej w GM nr 9 dokumentacji nie wynika również, aby najemców obciążano opłatami za wywóz nieczystości oraz odprowadzanie ścieków. Jednostka nie jest w posiadaniu załączników nr 2 do umów najmu, które określały wykaz dodatkowych opłat za korzystanie z mieszkań. Z dostępnej dokumentacji (pisma informujące o wysokości czynszu) wynika natomiast, że najemców obciąża się jedynie za CO, ZW oraz CW. Podkreślić należy, że pomimo corocznego wzrostu stawek za media, wynajmujący nie zwaloryzował tychże stawek, pozostawiając je na poziomie ustalonym w lutym 2005 r. Z pism wynajmującego nie wynika również (za wyjątkiem opłat za centralne ogrzewanie), aby podstawą ustalenia miesięcznych stawek za media była kalkulacja sporządzona w oparciu o stały współczynnik ilości zużycia mediów oraz zmienny składnik ceny jednostki (np. woda: X m3 x cena 1 m3 wynikająca z faktur).
Ustalono również, że zawierając w dniu 01.09.2009 r. kolejną umowę najmu części korytarza pod działalność gospodarczą, nie zwaloryzowano - w odniesieniu do poprzedniej umowy - stawki za wynajem w oparciu chociażby o wskaźnik inflacji,
co biorąc pod uwagę wzrost kosztów utrzymania (media) wliczonych ryczałtem w stawkę czynszu, należy uznać za ekonomicznie uzasadnione i pożądane. Sam wybór najemcy w 2007 r. (pierwsza umowa zawarta w dniu 01.09.2007 r.) nastąpił natomiast bez przeprowadzenia procedury przetargowej, a zatem sprzecznie z §4 ust. 1 uchwały z dnia 16.10.2006 r., według którego oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu, zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami.
W toku kontroli ustalono również, że w maju 2009 r. - w oparciu o wniosek najemcy z dnia 11.05.2009 r. - GM nr 9 dokonało wymiany kuchenki gazowej w lokalu mieszkalnym zajmowanym przez najemcę, pomniejszając wartość czynszu za lokal w miesiącach 06-09.2009 r. o równowartość ceny zakupionego przez najemcę sprzętu. Wskazać należy, iż wymiana kuchni gazowej należała – stosownie do art. 6b ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 21.06.2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy oraz o z mianie Kodeksu cywilnego (j.t. Dz. U z 2005 r., Nr 31, poz. 266 ze zm.) – do obowiązków najemcy, a nie wynajmującego. Tym samym brak było podstaw do bezwarunkowego zwrotu środków wydanych przez najemcę na zakup ww. sprzętu.
Ustalono, że zawierając w 2008 r. 4 umowy dzierżawy gruntu pod garaże tymczasowe, nie zawiadomiono o tym fakcie Prezydenta Miasta Szczecin, czym naruszono § 3 ust. 1 pkt 1 uchwały z dnia 16.10.2006 r., według którego jednostka organizacyjna władająca daną nieruchomością ma prawo do oddania nieruchomości do odpłatnego korzystania w ramach umów najmu lub dzierżawy na okres do trzech lat – z jednoczesnym zawiadomieniem Prezydenta Miasta.
Umowy powyższe - zawarte na czas oznaczony (3 lata) - nie zawierają ponadto zapisów dot. przesłanek rozwiązania przez wydzierżawiającego umów za wypowiedzeniem (uregulowano jedynie przypadki rozwiązania umowy bez wypowiedzenia), co - biorąc pod uwagę przepisy art. 673 §3 w zw. z art. 694 ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.), według których jeżeli czas trwania dzierżawy jest oznaczony, zarówno wydzierżawiający, jak i dzierżawca mogą wypowiedzieć dzierżawę w wypadkach określonych w umowie - narusza interesy właściciela poprzez utratę uprawnień związanych ze wcześniejszym zakończeniem stosunku obligacyjnego (dot. przypadków niezawinionych związanych np. z zapotrzebowaniem na teren itp.). Mimo braku uregulowania uprawnień wydzierżawiającego w tym względzie, przyznano jednocześnie dzierżawcy prawo do rozwiązania umowy w każdym czasie, po uprzednim pisemnym zgłoszeniu tego faktu wydzierżawiającemu, co prowadzi do niewspółmiernego uprzywilejowania jednej ze stron stosunku prawnego. Stwierdzono również błędy w zapisach ww. umów o mniejszej istotności a polegające na powoływaniu się w treści umowy na najem zamiast dzierżawę oraz najemcę zamiast dzierżawcę.
Ustalono, że do dnia zakończenia kontroli nie zrealizowano – z uwagi na brak wystarczających środków finansowych oraz realizację innych priorytetowych robót - zaleceń przeprowadzonej w 2007 roku kontroli ogólnobudowlanej budynku
(5-letnia) dot. wymiany posadzek na korytarzach oraz częściowo wymiany okien na I piętrze oraz parterze. Podkreślenia wymaga, że zrealizowano inne kluczowe dla jednostki inwestycje jak np. wymiany stolarki okiennej na II piętrze czy remont pomieszczeń sanitarnych na obiekcie sportowym.
Niedociągnięcia dotyczyły też nieprzestrzegania niektórych postanowień zarzadzenia Prezydenta Miasta w sprawie udzielania zamówień wyłączonych z ustawy - Prawo zamówień publicznych. Stwierdzono bowiem, że w przypadku zakupu krzeseł i szafki na kwotę 3838,43 zł. (faktura VAT nr 1001/08 z dnia 12.08.2008) oraz krzeseł i stolików na kwotę 4021,12 zł. (faktura VAT nr 293/08/08 z dnia 28.08.2008 r.) jednostka nie posiadała dokumentacji wskazujacej na dokonanie analizy rynku poprzez zwrócenie się do co najmniej 2 potencjalnych wykonawców o przedstawienie oferty cenowej bądź dokumentacji wskazującej na przyczyny odstąpienia od analizy rynku w powyższym zakresie. Sporządzone notatki służbowe (2 na 4 objęte badaniem), nie zawierały natomiast wskazania wartości szacunkowej i kursu euro, co naruszyło przepis § 9 ust. 4 pkt 2 zarządzenia nr 330/07 Prezydenta Miasta z dnia 15.06.2007 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych (obecnie - § 11 ust. 4 pkt 2 zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta z dnia 29.05.2008 r.). Nie sporządzono również notatki służbowej dokumentującej przeprowadzenie analizy rynku bądź wskazującej na przyczyny odstąpienia od analizy rynku w przypadku prac hydraulicznych związanych z awarią (faktura VAT nr 11 z dnia 28.07.2008 r.), czym naruszono § 11 ust. 4 pkt 2 bądź § 11 ust. 4 pkt 5 ww. zarządzenia z dnia 29.05.2008 r.
W zakresie przeprowadzonej w jednostce inwentaryzacji mienia (czteroletniej – pełnej – 2006 r.) stwierdzono niedociągnięcia polegające na: braku wskazania i podpisu na niektórych arkuszach spisowych osób odpowiedzialnych materialnie za inwentaryzowane mienie, niezłożeniu przez osoby odpowiedzialne materialnie za stan mienia przed rozpoczęciem inwentaryzacji oświadczeń stwierdzających, że wszelkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały przekazane do księgowości a także nie umieszczaniu na arkuszach po zakończeniu spisu klauzuli – „spis zakończono na pozycji.”, co naruszało przyjęte uregulowania wewnętrzne (zarządzenie Dyrektora nr 73/2003 z dnia 02.01.2003 r. wprowadzające do stosowania zakładową instrukcję inwentaryzacyjną). Ustalono również, że w niektórych przypadkach spisu inwentarza dokonywała osoba odpowiedzialna materialnie za mienie podlegające spisowi, co narusza zasadę obiektywności przeprowadzanej inwentaryzacji mienia. Inwentaryzację przeprowadzono ponadto w okresie od 27.03.2006 – 27.06.2006 r. (protokół z dnia 04.07.2006 r.), co pozostawało w sprzeczności z przepisem art. 26 ust. 1 w zw. z ust. 3 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.) według którego inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego, a termin uważa się za dochowany jeżeli rozpoczęto ją nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku.
Również w przypadku inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej, przeprowadzonej w 2009 r. stwierdzono ww. niedociągnięcia związane z brakiem wskazania i podpisu na niektórych arkuszach spisowych osób odpowiedzialnych materialnie a także przypadki udziału w komisji spisowej osób odpowiedzialnych materialnie za mienie podlegające spisowi.
Oględziny wybranych pozycji sprzętu zakupionego w latach 2007-2009 - pod kątem posiadanych oznaczeń inwentarzowych oraz wpisu do właściwych ksiąg – nie wykazały nieprawidłowości.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi GM nr 9 aby:
1. przeprowadzał okresowe (coroczne) kontrole polegających na sprawdzeniu stanu technicznego elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu,
2. uzupełnił wpisy w książce obiektu budowlanego oraz na bieżąco prowadził ww. książkę,
3. wystąpił z monitem w sprawie złożonego wniosku o ustanowienie trwałego zarządu bądź ponowne złożył przedmiotowy wniosek,
4. usunął stwierdzone nieprawidłowości w umowach najmu lokalu mieszkalnego,
5. dokonał kalkulacji opłat za media (lokale mieszkalne) oraz na bieżąco waloryzował je w miarę wzrostu współczynników,
6. na bieżąco waloryzował stawki czynszu za najem (dzierżawę) lokali użytkowych (gruntu),
7. przestrzegał przepisów uchwały z dnia 16.10.2006 r. m.in. w zakresie organizacji przetargów, powiadamiania o zawartych umowach itp.,
8. wyeliminował opisane wyżej nieprawidłowości w przeprowadzanych inwentaryzacjach mienia jednostki,
9. przestrzegał właściwych przepisów dot. obowiazku przeprowadzania i dokumentowania analizy rynku (ewentualnie odstąpienia od analizy rynku).