Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 24 - 26.11.2009 r. przeprowadził kontrolę w Gimnazjum Nr 12 ul. Świętoborzyców 40 w Szczecinie, zw. dalej Gim nr 12, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/49/09 podpisanym w dniu 26 listopada 2009 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 157.886,18 zł, tj. 5,9 % ogółu wydatków zaplanowanych na 2009 r. w wysokości 2.666.018,00 zł stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• 5 objętych badaniem raportów kasowych (RK nr: 4/2009, 5/2009, 6/2009, 8/2009, 10/2009) nie zawierało podpisu osoby sprawdzającej a jedynie podpis kasjera jako osoby sporządzającej, co było niezgodne z punktem 1.12 funkcjonujących w Gim nr 12 procedur wewnętrznej kontroli finansowej, wg którego kasjer autoryzuje raport w rubryce jako osoba sporządzająca, sprawdzenie realizowane przez głównego księgowego odnotowuje się w rubryce „podpis sprawdzającego” i po akceptacji kierownika jednostki raport przekazuje się do zaksięgowania,
• W dowodach księgowych dokonywano poprawek poprzez skreślenie. Przy poprawkach złożona była parafa (nie każdorazowo) bez umieszczenia daty poprawki, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.
• Z postępowania, w rezultacie którego został wybrany wykonawca na wymianę stolarki okiennej na łączną kwotę 60.000 zł (faktura nr FAF/32/2009) nie została sporządzona notatka służbowa z analizy rynku, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania
w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, zwanego dalej Zarządzeniem Nr 235/08, które zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro,
• Główny księgowy dokonywał ewidencji z pominięciem kont przychodowych zespołu „7”, a także kont: 140 – środki pieniężne w drodze i 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami w przypadku dowodów płatnych gotówką, które były wymienione w zakładowym planie kont. Dokonywał ponadto ewidencji na koncie 999 – zaangażowanie wydatków przyszłych lat, które nie było ujęte w planie kont. Powyższe było niezgodne z § 12 ust.1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), według którego ustalając zakładowy plan kont, należy kierować się zasadą, że podane w planie kont konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont.
2. Zatwierdzona przez dyrektora dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• „Instrukcja kontroli finansowej” zawierająca m.in. zakres obowiązków
i odpowiedzialności głównego księgowego nie była przez niego podpisana, co świadczy o braku przyjęcia ich do stosowania,
• W § 8 obowiązującej „Instrukcji kontroli finansowej” dotyczącym kontroli udzielania zamówień publicznych przyjęta była niewłaściwa kwota euro.
W 2009 r. wyłączone ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych były zobowiązania, których równowartość w złotych nie przekraczała kwoty 14.000 euro,
• W Zakładowym Planie Kont stanowiącym załącznik nr 2 do obowiązujących zasad rachunkowości nie było opisu do konta 996, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor, według którego przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości powinny dotyczyć sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont ustalającego m.in. wykaz kont księgi głównej oraz przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń,
• „Procedury wewnętrznej kontroli finansowej” i „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów” zawierały nieaktualną podstawę prawną,
• „Instrukcja kontroli finansowej”, „Procedury wewnętrznej kontroli finansowej”, „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów”, „Zakładowa instrukcja kasowa” nie zawierały podpisów pracowników zobligowanych do ich stosowania.
Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów, zadania kasjera) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.
3. W Gim nr 12 nie było opracowanego i przyjętego regulaminu pracy komisji przetargowej, co było niezgodne z § 10 ust. 5 ww. Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 235/08, według którego organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej określa regulamin pracy komisji przetargowej nadany przez kierownika jednostki,
4. Zarówno Pan jak i poprzedni dyrektor Gim nr 12 nie poinformowali o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
5. Poprzedni dyrektor Gim nr 12 zrealizował w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. ewidencję zdarzeń gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. stosowanie uregulowań zawartych w Zarządzeniu nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin,
3. dostosowanie i aktualizację procedur dot. gospodarki finansowo – księgowej do obowiązujących przepisów prawa,
4. opracowanie regulaminu pracy komisji przetargowej,
5. wymaganie przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji,
6. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.