Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w okresie od 05.04.2022 r. do 23.05.2022 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Warszewo z siedzibą w Szczecinie przy ul. Szczecińskiej 12, w zakresie gospodarki finansowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 18.05.2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10.06.2022 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Warszewo (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono nieprawidłowości polegające na:

• niesporządzeniu sprawozdania z wykonania planu finansowego za I półrocze 2021 r.,
• przekazaniu rocznego sprawozdania z wykonania planu finansowego do wydziału nadzorującego po terminie wynikającym z obowiązujących procedur,
• niewypełnianiu obowiązujących zasad opisywania dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione przez RO,
• nieopublikowaniu na stronie internetowej RO dokumentacji i informacji dotyczących działalności Rady.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w 2021 r. z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu stanowiącego Załącznik nr 1 do Uchwały nr XXIX/768/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Warszewo (zw. dalej Statutem).

I. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2021 r. wyniósł 7.148 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr XXIII/687/20 Rady Miasta Szczecin z dnia 24 listopada 2020 r. w sprawie budżetu Miasta Szczecin na 2021 r. ze zm.), co stanowiło 2,6% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 269.946 zł. Wykonanie wydatków RO za 2021 r. wyniosło ogółem 7.147,44 zł (2,9% wydatków wykonanych we wszystkich 37. radach osiedli w kwocie ogółem 248.112,84 zł).

Kontroli poddano wydatki poniesione w 2021 r. przez RO w ramach zaplanowanego budżetu oraz wydatki poniesione na rzecz RO przez Wydział Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) na kwotę łączną 16.108,42 zł, tj. wydatki, które w latach poprzednich były realizowane w ramach budżetu zaplanowanego przez RO, w tym:

• 7 dowodów potwierdzających wydatki poniesione na rzecz RO na kwotę łączną 7.994,70 zł, na podstawie wniosków złożonych przez RO,
• 23 dowody źródłowe dotyczące diet wypłaconych na kwotę łączną 8.113,72 zł (7.147,44 zł według sprawozdania z wykonania planu finansowego RO).

W toku kontroli dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione na rzecz RO stwierdzono jedynie, że w opisach 7. dowodów nie wskazano paragrafu klasyfikacji budżetowej, a według § 10 ust. 1 „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej), opis podlegających rozliczeniu dowodów księgowych winien zawierać m.in. cel zakupu, numer uchwały Rady Osiedla i wskazanie paragrafu klasyfikacji budżetowej.

Zgodnie z zasadami wskazanymi Radom przez WGK w piśmie w sprawie budżetu 2021 r., wydatki dotyczące obsługi i funkcjonowania RO oraz działalności na rzecz mieszkańców realizowane były na podstawie składanych przez Rady wniosków w sprawie finansowania działania, z budżetu przewidzianego na zadanie „Obsługa organizacyjno – techniczna Rad Osiedli” tj. odmiennie niż w latach poprzednich, gdzie wydatki na ww. cele realizowane były z budżetu ustalonego odrębnie dla każdej Rady. Z kolei wydatki z tytułu diet wykazane zostały w sprawozdaniu rocznym z wykonania planu finansowego w wysokości, która nie obejmowała wyrównania diet przysługującego radnym w związku ze zmianą wysokości diety obowiązującą od sierpnia 2021 r.

Wydatki objęte badaniem potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Wszystkie dowody księgowe podlegające rozliczeniu zawierały podpisy oraz pieczątki Przewodniczącego i Skarbnika RO.

Kontrola wykazała, że osoby pobierające diety (Przewodniczący i Skarbnik), złożyły stosowne oświadczenia, czym wypełniono zapisy § 12 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, według których wypłaty diet na rzecz Przewodniczącego RO oraz członków Zarządu Osiedla realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do procedury.

Przewodniczący złożył także oświadczenie woli w zakresie zwykłego zarządu przekazanym Osiedlu mieniem komunalnym, czym wypełnił zapisy § 34 ust. 1 Statutu RO.

Roczna kwota diet wypłaconych w RO nie przekroczyła 30% rocznej diety Przewodniczącego Rady Miasta, tj. kwoty 12.078,59 zł, czym wypełniono zapisy § 25 ust. 4 Statutu RO.

We wszystkich przypadkach złożone zostały do WGK listy wypłat diet, zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury gospodarki finansowej.

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2021 r. w kwocie ogółem 7.148 zł, przyjęty uchwałą RO nr 42/21 z dnia 15.08.2021 r., nie podlegał w trakcie roku żadnym zmianom.

W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2021 r. z wykonaniem wydatków RO przedstawionym w sprawozdawczości Osiedla z wykonania planu finansowego oraz z wykonaniem wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin publikowanym w ramach „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2021 r.”

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

Kontrola wykazała, że RO nie sporządziła sprawozdania z wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze, które zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 1 procedury prowadzenia gospodarki finansowejnależało sporządzić i przedłożyć do WGK w terminie do dnia 31 lipca 2021 r.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego za 2021 r. przekazane zostało do WGK w dniu 28.02.2022 r., tj. niezgodnie z terminem wskazanym w § 13 ust. 1 pkt 2 procedury gospodarki finansowej, według którego sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego Zarząd Osiedla przedkłada Wydziałowi w terminie do dnia 15 lutego 2022 r.

W 2021 r. zmianie uległ sposób prezentacji danych w załączniku nr 2.14. do „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2021 r.” dotyczącym wykonania wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin za 2021 rok. W załączniku, w dziale 750 – Administracja publiczna wykazane zostały jedynie wydatki z tytułu diet (bez wyrównania), a kwoty ogółem poniesionych wydatków dotyczących obsługi i funkcjonowania Rad oraz działalności na rzecz mieszkańców (w tym wyrównania z tytułu diet) wykazane zostały w pkt. 4.3.11 sprawozdania – Rozwój społeczeństwa obywatelskiego (wcześniej w załączniku nr 2.14 jako wydatki rozdziału 75022 oraz 75095 w zakresie diet).

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w 2021 r., sprawdzono m.in.:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

W toku kontroli stwierdzono, że na stronie internetowej RO http://warszewo.osiedla.szczecin.pl/nie było opublikowanej dokumentacji RO dotyczącej 2021 r., w tym: protokołów, sprawozdań, uchwał, sprawozdań rzeczowych i finansowych oraz informacji o działaniach bieżących, w tym wydarzeniach organizowanych przez Radę.

Według § 22 ust. 1 pkt 8 Statutu, do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Według § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu, czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO.

Kontrola terminowości przekazywania uchwał do WGK wykazała, że uchwały dotyczące gospodarki finansowej przekazane zostały w terminie wskazanym w § 39 Statutu RO, według którego Przewodniczący przekazuje uchwały organów Osiedla w terminie 14. dni od dnia ich podjęcia komisji rewizyjnej Rady Miasta, za pośrednictwem Wydziału Urzędu obsługującego Osiedle.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Sporządzanie sprawozdawczości półrocznej z wykonania planu finansowego zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 1 procedury prowadzenia gospodarki finansowej oraz przekazywanie sporządzonych sprawozdań półrocznych i rocznych do WGK, w terminach wynikających z tejże procedury.
2. Opisywanie dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione przez RO, zgodnie z obowiązującą procedurą prowadzenia gospodarki finansowej.
3. Opublikowanie na stronie internetowej RO dokumentacji za 2021 r. oraz bieżące jej zamieszczanie zgodnie z § 22 ust. 1 pkt 8 Statutu.