Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 20 stycznia do 4 lutego 2022 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 41 z Oddziałami Integracyjnymi w Szczecinie, ul. Cyryla i Metodego 44, w zakresie prawidłowości wprowadzania danych do Systemu Informacji Oświatowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 4 lutego 2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 lutego 2022 r.

I. Ocena ogólna

W wyniku przeprowadzonej kontroli prawidłowości wprowadzania danych do Systemu Informacji Oświatowej (zwanego dalej SIO) w SP stwierdzono:

• błędne oznaczenie w SIO ucznia korzystającego z nauki języka i kultury kraju pochodzenia oraz zajęć wczesnego wspomagania rozwoju,
• rozbieżność między SIO a arkuszem organizacyjnym (aneks 3) w zakresie liczby godzin ponadwymiarowych nauczyciela,
• różnicę między SIO a umową o pracę nauczyciela w zakresie wymiaru godzin.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• udzielania upoważnień do dostępu do bazy danych SIO,
• prawidłowości wprowadzania danych dot. liczby oddziałów, liczby uczniów, płci, prowadzonych klas, a także uczniów posiadających orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego i potrzebie indywidualnego nauczaniaoraz awansu zawodowego nauczycieli, form zatrudnienia i przyczyn nieobecności.

II. Oceny cząstkowe

1. Upoważnienia

Kontroli poddano udzielenie upoważnień do dostępu do bazy danych SIO zgodnie z art. 68 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz.U. z 2021 r. poz. 584 ze zm.).

W SP osobami upoważnionymi do wprowadzania i przetwarzania danych zawartych w SIO byli: Dyrektor, specjalista ds. sekretariatu, specjalista ds. kadrowych i specjalista ds. płac.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie nieupoważnionego dostępu do danych zawartych w SIO.

2. Uczniowie i oddziały

Kontroli poddano raporty wygenerowane przez Wydział Oświaty – stanowisko ds. SIO na dzień 30.09.2021 r. (w roku szkolnym 2021/2022). Raporty dotyczyły:

• liczby uczniów i liczby oddziałów wg klas,
• liczby uczniów oddziałów podstawowych,
• liczby uczniów i liczby oddziałów podstawowych wg specyfiki oddziałów,
• liczby uczniów w oddziałach WWR (wczesne wspomaganie rozwoju) i RW (zajęcia rewalidacyjno-wychowawcze),
• uczniów ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi,
• wybranych danych dziedzinowych uczniów – indywidualne nauczanie, korzystanie z dodatkowej, bezpłatnej nauki języka polskiego, korzystanie z nauki języka i kultury kraju pochodzenia,
• oddziałów podstawowych i dodatkowych.

Raporty zweryfikowano na podstawie dokumentacji źródłowej - ksiąg uczniów, wydruków
z e-dziennika firmy Librus oraz przedłożonych orzeczeń o potrzebie kształcenia specjalnego, o potrzebie indywidualnego nauczania i opinii o potrzebie WWR.

Na podstawie art. 10 ww. ustawy, w bazie danych SIO, w zbiorach danych uczniów, są gromadzone dane identyfikacyjne i dane dziedzinowe uczniów. W art. 12 ustawy zostało wskazane co obejmują dane dziedzinowe ucznia w związku z wczesnym wspomaganiem rozwoju. Natomiast art. 14 pkt 12 stanowi, że dane dziedzinowe w związku z nauką ucznia w szkole obejmują korzystanie z dodatkowej bezpłatnej nauki języka polskiego oraz nauki języka i kultury kraju pochodzenia ucznia.

W toku weryfikacji ww. raportów z SIO na dzień 30.09.2021 r. stwierdzono, że:

• błędnie wykazany został jeden uczeń korzystający z nauki języka i kultury kraju pochodzenia,
• między raportami dot. liczby uczniów w oddziałach WWR i RW  oraz dot. oddziałów podstawowych i dodatkowych wystąpiła rozbieżność w liczbie dzieci korzystających z zajęć WWR. Wykazane zostało odpowiednio dwoje i troje dzieci podczas, gdy faktycznie na dzień 30.09.2021 r. w SP wczesnym wspomaganiem rozwoju objęte było dwoje dzieci. Rozbieżność spowodowana była nie wpisaniem w SIO daty zakończenia WWR ucznia klasy Ib.

Dyrektor był odpowiedzialny za prawidłowość danych ujętych w SIO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w danych wprowadzonych do SIO, dotyczących: liczby oddziałów, liczby uczniów, płci, prowadzonych klas, a także uczniów posiadających orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego i potrzebie indywidualnego nauczania.

3. Nauczyciele

Kontroli poddano raporty wygenerowane przez Wydział Oświaty – stanowisko ds. SIO na dzień 30.09.2021 r. Raporty dotyczyły:

• liczby aktywnych umów i liczby etatów wg form zatrudnienia w roku szkolnym 2021/2022 w dniu 30.09.2021,
• liczby umów nauczycieli wg aktualnych stopni awansu zawodowego i etatów w roku szkolnym 2021/2022 w dniu 30.09.2021,
• liczby nauczyciel wg aktualnych stopni awansu zawodowego  w roku szkolnym 2021/2022 w dniu 30.09.2021,
• liczby nieobecności nauczycieli wg przyczyn, z liczbą etatów w dniu 30.09.2021.

Raporty zweryfikowano na podstawie dokumentacji źródłowej – arkusza organizacyjnego SP (aneks nr 3), wydruków z SIO imiennie dla każdego nauczyciela, akt osobowych nauczycieli oraz zestawienia absencji nauczycieli na dzień 30.09.2021 r., wygenerowanego z programu kadrowo – płacowego.

Na podstawie art. 49 ww. ustawy przekazanie danych do bazy danych SIO jest równoznaczne z potwierdzeniem przez kierownika podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do bazy danych SIO zgodności przekazanych danych ze stanem faktycznym i dokumentacją szkoły.

W toku kontroli ww. dokumentacji źródłowej stwierdzono:

• rozbieżność między SIO a arkuszem organizacyjnym (aneks 3) w zakresie liczby godzin ponadwymiarowych nauczyciela. W SIO na dzień 30.09.2021 r. wykazane zostały 2 godziny ponadwymiarowe podczas, gdy wg arkusza organizacyjnego liczba godzin wyniosła 3 i tyle też godzin ponadwymiarowych realizował nauczyciel. W związku z powyższym, w przypadku tego nauczyciela, w SIO wykazany został etat w wielkości 1,11, czyli o 0,06 etatu mniejszy niż wynikający z arkusza organizacyjnego,
• różnicę między SIO a umową o pracę nauczyciela w zakresie wymiaru godzin. Wg SIO nauczyciel od dnia 1.09.2021 r. zatrudniony był w wymiarze 22/22, wg umowy o pracę natomiast wymiar nauczyciela wynosił 21/22. Akta osobowe nauczyciela nie zostały uzupełnione o dokument zwiększający tygodniowy wymiar godzin nauczyciela.

Dyrektor był odpowiedzialny za prawidłowość danych ujętych w SIO. Za sprawy kadrowe odpowiedzialny byłspecjalista ds. kadrowych.

Dane dotyczące stopni awansu zawodowego nauczycieli, form zatrudnienia oraz przyczyn nieobecności wprowadzone zostały do SIO prawidłowo.

4. Raporty subwencyjne

Kontroli poddano raporty wygenerowane przez Wydział Oświaty – stanowisko ds. SIO na dzień 30.09.2021 r. Raporty dotyczyły:

• wykazu szkół objętych subwencją oświatową - wagi,
• wykazu etatów nauczycieli objętych subwencją oświatową – wagi.

Raporty zweryfikowano na podstawie dokumentacji źródłowej wskazanej w powyższych punktach. Przy naliczeniu wagi P38 uwzględniono wszystkie orzeczenia o potrzebie nauczania indywidualnego uczniów, którzy w okresie 1.09.2020 r. – 25.06.2021 r. mieli wypełnione stosowne informacje w danych dziedzinowych SIO.

Raport subwencyjny dotyczący etatów nauczycieli wychowania przedszkolnego zweryfikowany został przy zastosowaniu algorytmu liczenia etatów subwencyjnych i niesub-wencyjnych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wartości wag ustalonych na podstawie danych wprowadzonych do SIO.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi:

1. Skorygować SIO w zakresie uczniów korzystających: z nauki języka i kultury kraju pochodzenia oraz WWR.
2. Skorygować SIO w zakresie godzin ponadwymiarowych nauczyciela.
3. Uzupełnić akta osobowe nauczyciela o dokument zwiększający liczbę godzin obowiązkowych w ramach realizowanego pensum.