Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 25 lipca 2022 r. do 18 sierpnia 2022 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 10 w Szczecinie przy ul. Kazimierza Królewicza 63 (zw. dalej SP10 lub szkołą)w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 24 sierpnia 2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 września 2022 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w SP10 w ww. zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia, polegające przede wszystkim m.in. na:

- przyznaniu pracownikowi zapomogi finansowej niezgodnie z zapisami Regulaminu ZFŚS,

- braku prawidłowego udokumentowania uzgodnień ze związkami zawodowymi działającymiw SP10 oraz posiedzeń komisji socjalnej, w szczególności w przypadku organizacji imprez kulturalno-oświatowych sfinansowanych ze środków ZFŚS,

- braku pisemnego informowania wnioskodawców o negatywnym zaopiniowaniu wniosku oraz przyczynie odmowy przyznania świadczenia,

- braku uzgodnienia zmian w rocznym planie finansowo-rzeczowym ZFŚS ze związkami zawodowymi działającymi w SP10,

- zawarciu w Regulaminie ZFŚS postanowień nieprecyzyjnych lub niezgodnych z obowiązującymi przepisami.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie:

• kompletności wskazań dekretacyjnych,
• potwierdzania przeprowadzenia kontroli dowodów księgowych,
• terminowości przekazania odpisów na ZFŚS,
• regulowania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.

II.Oceny cząstkowe

1. Procedury dotyczące ZFŚS i ich stosowanie

W 2021 r. w SP10 funkcjonowały dwa regulaminy ZFŚS, tj. Regulamin ZFŚS  obowiązujący do 8.04.2021 r. oraz regulamin obowiązujący od 9.04.2021 r. (zw. dalej Regulaminem ZFŚS), wprowadzony zarządzeniem nr 19/2020/2021 dyrektora SP10 z tego samego dnia.

Pierwsze świadczenia z ZFŚS zostały przyznane od 25.06.2021 r., w związku z powyższym, kontroli poddano postanowienia obowiązujące w regulaminie z dnia 9.04.2021 r.

Załącznikiem do Regulaminu ZFŚS był Regulamin Komisji Socjalnej.Zarządzeniem nr 25/2020/2021 dyrektora SP10 z dnia 17.05.2021 r. powołano Komisję Socjalną ZFŚS jako organ doradczo-opiniodawczy, w składzie 5 osób: dwóch przedstawicieli Rady Pedagogicznej, dwóch przedstawicieli administracji i obsługi, upoważniony przez zarząd przedstawiciel Związku Nauczycielstwa Polskiego (zw. dalej ZNP).

 Analiza postanowień regulaminuZFŚS, wykazała, że:

- zasady (forma) składania wniosków o dofinansowanie z ZFŚS były niejednolite dla poszczególnych grup uprawnionych do korzystania ze świadczeń ZFŚS, tj. zgodnie zapisami § 16 ust. 1 regulaminu, pracownicy powinni składać wnioski w sekretariacie szkoły, natomiast emeryci i renciści drogą e-mail lub listem poleconym;

- w § 16 ust. 7 określono okres, przez który dyrektor placówki może przetwarzać dane osobowe, niezbędne do przyznania świadczeń, który nie uwzględniał czasu przedawnienia zobowiązań publicznoprawnych oraz okresuprzechowywania dokumentacji rachunkowej;

- w §18 ust. 1 pkt 1 wyszczególniony katalog dokumentów, których może żądać dyrektor rozpatrując wnioski, w przypadku powzięcia wątpliwości co do wiarygodności danych przedstawionych we wniosku, był nieprecyzyjny lub nie określał okresu, za jaki należało przedłożyć dokument potwierdzający uzyskane dochody;

- w odniesieniu do zasad przyznawania dofinansowania do wypoczynku dla pracowników administracji i obsługi, w regulaminie nie było zapisów dotyczących weryfikacji, czy pracownik spełnił warunek skorzystania z urlopu w wymiarze co najmniej 14 dni kalendarzowych, zgodnie z §23 pkt 3 tiret drugie, np. wymogu przedłożenia wniosku o urlop lub adnotacji kadr o skorzystaniu przez pracownika z urlopu wypoczynkowego w wymaganym wymiarze (wnioski akceptowano na podstawie planu urlopów);

- w §27 nie doprecyzowano definicji, czy też rozróżnienia zapomogi losowej i finansowej (ekonomicznej), pomimo wymogu składania oddzielnych wniosków dla ww. zapomóg;

- część wzorów wniosków o przyznanie świadczeń, których wysokość była uzależniona od kryterium dochodowego, nie zawierała oświadczenia dotyczącego wymogu wyszczególnienia wszystkich zamieszkujących i prowadzących wspólnie gospodarstwo domowe członków rodziny;

- wzór wniosku o przyznanie pożyczki na cele mieszkaniowe nie zawierał wskazania okresu spłaty pożyczki, natomiast z zapisów § 30 ust. 9 regulaminu wynika, że okres spłaty pożyczki obejmuje do 36 miesięcy.

W odniesieniu do przebiegu prac Komisji socjalnej stwierdzono, że w przypadku wszystkich protokołów z przyznania świadczeń socjalnych, protokoły były podpisane wyłącznie przez dyrektora placówki oraz specjalistę ds. sekretariatu, będącego członkiem Komisji socjalnej lub wicedyrektora szkoły, będącego przewodniczącym Komisji socjalnej.

W związku z powyższym, nie można stwierdzić, czy prace komisji były wykonywane zgodnie
z Regulaminem Komisji Socjalnej, stanowiącym zał. nr 12 do Regulaminu ZFŚS, tj. jaki był skład komisji w trakcie spotkań, czy decyzje były podejmowane większością głosów oraz czy były uzgadniane z przedstawicielem związków zawodowych.

Na podstawie §4 ust. 2 Regulaminu Komisji Socjalnej, decyzje komisji podejmowane zostają większością głosów, przy obecności co najmniej połowy członków Komisji i po uzgodnieniu z przedstawicielami związków zawodowych działających na terenie szkoły. Wg §4 ust. 4 ww. regulaminu, członkowie komisji składający wnioski o świadczenie, podlegają wyłączeniu od prac komisji na czas rozpatrzenia ich wniosku. Zgodnie z § 6 ust. 1-2, z każdego spotkania Komisji, przewodniczący sporządza protokół.Protokół podpisują wszyscy członkowie komisji obecni na spotkaniu.  

Regulamin ZFŚS został podpisany przez dyrektora SP10 oraz uzgodniony z przedstawicielem ZNP.

 Wszyscy członkowie Komisji Socjalnej, powołanej Zarządzeniem nr 25/2020/2021 dyrektora SP10 z dnia 17.05.2021 r., otrzymali upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla potrzeb ZFŚS podpisanez dniem 17.05.2021 r.

 2. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS

Wg Rocznego planu finansowo-rzeczowego ZFŚS na rok 2021, kwota planowanej pomocy wynosiła ogółem 339 608,97 zł.

Stan środków funduszu socjalnego wg przedłożonej dokumentacji finansowej oraz Sprawozdania finansowego z rozliczenia ZFŚS za 2021 r. wyniósł 335 006,90 zł. Na ww. kwotę złożyło się m.in.:

• stan konta na dzień 1.01.2021 r. – 28 740,97 zł,
• wpływy z tytułu spłacanych pożyczek – 15 790,92 zł,
• odsetki bankowe – 1,01 zł,
• naliczenie odpisu ZFŚS – pracownicy – 222 455,00 zł,
• naliczenie odpisu ZFŚS – emerycie – 67 972,00 zł,
• wynagrodzenie płatnika podatku – 47,00 zł.

Wypłaty z funduszu w 2021 r. wyniosły łącznie 331 845,61 zł, na co złożyły się m.in.:

• zapomogi losowe - pracownicy – 1 030,83 zł,
• pożyczki mieszkaniowe – 23 000,00 zł,
• świadczenia urlopowe nauczycieli netto – 75 561,78 zł,
• zapłacony podatek od przyznanych świadczeń urlopowych w 2021 r. – 15 480,00 zł,
• dofinansowanie wypoczynku „wczasy pod gruszą” – nauczyciele i pracownicy administracji
  i obsługi – 65 700,00 zł
• dofinansowanie wypoczynku „wczasy pod gruszą” - emerytów – 37 900,00 zł,
• dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży – 4 641,00 zł,
• 2. imprezy kulturalno-oświatowe – 16 966,00 zł,
• ekwiwalent pieniężny dla dzieci w okresie przedświątecznym – 4 802,00 zł,
• zapłacony podatek od ekwiwalentu pieniężnego dla dzieci w okresie przedświątecznym - 14,00 zł,
• pomoc finansowa w okresie zimowym – pracownicy – 51 255,00 zł,
• zapłacony podatek od pomocy finansowej w okresie zimowym – 30,00 zł,
• pomoc finansowa w okresie zimowym – emeryci – 35 465,00 zł.

Stan rachunku bankowego ZFŚS i saldo konta 135 na dzień 31.12.2021 r. wyniósł 3 161,29 zł.

Kontrolą objęto terminowość przekazywania odpisów na ZFŚS w kwocie ogółem 297 922,00 zł.

 W Rocznym sprawozdaniu finansowym z rozliczenia ZFŚS za 2021 r. brak było adnotacji
o uzgodnieniu zmian, w stosunku do pierwotnego planu finansowo-rzeczowego ZFŚS,
z przedstawicielami związków zawodowych. Na sprawozdaniu widniały tylko podpisy Dyrektora szkoły, głównego księgowego i wicedyrektora szkoły, będącego przewodniczącym Komisji Socjalnej ZFŚS.

Zgodnie z § 3 ust. 5 Regulaminu ZFŚS, w uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość zmian w rocznym planie finansowo – rzeczowym, po uzgodnieniu ze związkami zawodowymi.

Terminy przekazania odpisów na konto ZFŚS zostały zachowane.

Plan odpisu na ZFŚS został skorygowany na koniec 2021 r. o kwotę 7 495,65 zł (zmniejszenie), na podstawie faktycznego stanu zatrudnienia i przeciętnej liczby zatrudnionych w 2021 r.

Kwoty poszczególnych świadczeń (wydatków) były zgodne z saldami wykazanymi na kontach 234-ZZ-03/01, 02, 03, 07, 08, 09, 10, 11, kontem 135 oraz kwotami wykazanymi w Sprawozdaniu finansowym ZFŚS za rok 2021 r.

 3. Gospodarowanie ZFŚS

Kontrolą objęto następującą dokumentację związaną z przyznawaniem oraz rozliczeniem środków z ZFŚS:

• 133 wnioski o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego (w tym 85 dotyczyło pracowników, 48 emerytów i rencistów, 1 wniosek został odrzucony z powodów formalnych),
• 7 wniosków o dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży,
• 45 wniosków - ekwiwalent pieniężny dla dzieci w okresie przedświątecznym,
• 154 wnioski - pomoc finansowa w okresie zimowym (w tym 93 pracownicy, 61 emeryci i renciści),
• 66 wypłat – świadczenia urlopowe,
• 3 wnioski o zapomogę finansową i 1 wniosek o zapomogę losową,
• 5 umów pożyczek na cele mieszkaniowe udzielonych w roku 2021,
• dowody księgowe dotyczące 2 imprez kulturalno-oświatowych,
• 9 protokołów z posiedzeń z przyznania świadczeń socjalnych z ZFŚS,
• ewidencję księgową ZFŚSprowadzoną na kontach: 135, 225, 234, 240 i 851,
• Roczne sprawozdanie z działalności ZFŚS w SP10 za 2021 r.

W wyniku analizy dokumentacji dotyczącej imprez kulturalno - oświatowych stwierdzono, że w przypadku dwóchimprez sfinansowanych ze środków ZFŚS, tj.z okazji Dnia Edukacji Narodowej (zw. dalej DEN) w dniu 18.10.2021 r. oraz imprezy wigilijnej w dniu 10.12.2021 r., kontrolującemu nie przedłożono protokołów z posiedzenia komisji socjalnej, dokumentujących czynności komisji w sprawie przeznaczenia środków z ZFŚS na ww. imprezy.

Z przedłożonych pisemnych wyjaśnień wynika, że takie protokoły z komisji nie były sporządzane, natomiast o wysokości przeznaczonych środków na ww. cel, charakterze imprezy decydowała komisja na podstawie preliminarzu.

Powyższe było niezgodne z §25 ust. 2 regulaminu ZFŚS oraz §3 ust. 3 pkt 4 i §6 Regulaminu Komisji Socjalnej. Zgodnie z § 25 ust. 2 Regulaminu ZFŚS, decyzję o podjęciu określonej formy działalności kulturalno-oświatowej podejmuje Dyrektor w konsultacji z Komisją Socjalną i ze związkami zawodowymi działającymi w placówce.

 W toku kontroli dokumentacji dotyczącej przyznawania zapomóg finansowych i losowych ustalono, że 3. wnioski o zapomogę zostały odrzucone z powodu niekompletności dokumentów. Wnioski zawierały adnotację o dyrektora SP10 o braku przyznania dofinansowaniu oraz powodach nieprzyznania środków.

Zgodnie § 21 regulaminu ZFŚS, o negatywnym zaopiniowaniu wniosku oraz przyczynie odmowy przyznania świadczenia osobę zainteresowaną  informuje pisemnie Dyrektor.

Z przedłożonych pisemnych wyjaśnień wynika, że ze względu na panującą sytuację epidemiologiczną, wyżej wypisane osoby zostały poinformowane telefonicznie o odmowie świadczenia.

W przypadku wniosku z dnia 25.11.2021 r. o przyznanie zapomogi finansowej, który został zaopiniowany pozytywnie na podstawie decyzji dyrektora z dnia 7.12.2021 r. (zapomoga wypłacona w dniu 15.12.2021 r. w wys. 1 030,83 zł), stwierdzono, że pracownik nie przedstawił potwierdzenia poniesionych wydatków w postaci faktur czy paragonów (przedstawiono tylko przelewy z konta wnioskodawcy, które dotyczyły zakupów w aptece w wys. ogółem 125,05 zł) Cześć wydatków została poniesiona również po dacie złożenia wniosku i dacie wypłaty środków, a wydatki poniesione przed złożeniem wniosku opiewały na kwotę ogółem 69,04 zł.

Ww. przelewy nie spełniały zatem wymogów określonych w § 27 ust. 3 regulaminu ZFŚS, zgodnie z którympod uwagę brane będą wystawione na osobę wnioskującą oryginały faktur potwierdzające zakup leków, sprzętu medycznego związanych z chorobą. Zgodnie z ww. postanowieniami, nie uwzględnia się również paragonów oraz faktur za zakup suplementów diety, artykułów higienicznych, pielęgnacyjnych itp. Należy zaznaczyć, że w przypadku pozostałych wniosków, komisja odrzucała wnioski w przypadku braków formalnych.

Zgodnie z wysokością średniego dochodu netto na osobę w rodzinie, zadeklarowanego przez pracownika, kwota zapomogi wg zapisu w tabeli nr 6, będącej zał. nr 14 do Regulaminu ZFŚS, powinna wynosić: 50% straty jednak nie więcej niż 50% minimalnego wynagrodzenia netto. Z przedłożonej dokumentacji do wniosku nie wynika jednak, że pracownik poniósł stratę/wydatki spełniające wymogi regulaminu.

Osobą odpowiedzialną za gospodarowanie środkami ZFŚS był dyrektor SP10.

Pozostałe wnioski o przyznanie dofinansowania, które zostały zaopiniowane pozytywnie, były kompletne i spełniały warunki przyznawania świadczeń określone w Regulaminie ZFŚS. Wysokość przyznawanych świadczeń była uzależniona od kryterium socjalnego.

W przypadku imprez kulturalno-oświatowych, kontrolującemu przedłożono dokumentację finansową (faktury, przelewy) oraz listy pracowników i emerytów chętnych do skorzystaniu, w przypadku imprezy z okazji DEN oraz biorących udział w imprezie z okazji Wigilii.

Ze środków funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi, emeryci  i renciści oraz członkowie rodzin ww. uposażonych.

Do protokołów z przyznania świadczeń socjalnych, dołączane były zestawienia imienne pracowników wraz z wyszczególnioną kwotą dochodu netto w przeliczeniu na 1 osobę, grupą dochodową oraz kwotą dofinansowania. Przyznawanie środków odbywało się na podstawie decyzji dyrektora SP10, w formie adnotacji złożonej przez dyrektora na wniosku o dofinansowanie.

Przedłożone do kontroli faktury oraz wyciągi bankowe zawierały wskazania dekretacyjne oraz potwierdzenie przeprowadzenia ich kontroli przez głównego księgowego wraz z podpisem dyrektora szkoły. Listy płac zawierały podpisy osoby sporządzającej i sprawdzającej pod względem formalno – rachunkowym (główny księgowy), osoby sprawdzającej pod względem merytorycznym (dyrektor SP10) oraz każdorazowo zawierały podpis głównego księgowego
i dyrektora SP10.

Ewidencja spłat rat pożyczek mieszkaniowych prowadzona była na koncie 234-ZZ imiennie na każdego pożyczkobiorcę.

Konto 135 na dzień 31.12.2021 r. odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym.

 4. Podatek dochodowy od świadczeń z ZFŚS

Od świadczeń urlopowych nauczycieli przyznanych w 2021 r. naliczony został podatek dochodowy w łącznej wysokości 15 480,00 zł, odprowadzony terminowo do urzędu skarbowego z rachunku ZFŚS w kwocie 15 433,00 zł (potracono wynagrodzenie płatnika w wys. 47 zł).

Ponadto w przypadku jednego pracownika odprowadzono podatek dochodowy w wys. 14,00 zł od wypłaconego świadczenia z tytułu ekwiwalentu pieniężnego dla dzieci w okresie przedświątecznym oraz w wys. 30,00 zł, z tytułu wypłaconej pomocy finansowej w okresie zimowym (pracownik otrzymał dodatkowo nieopodatkowane świadczenie z ZFŚS w innym zakładzie pracy).

W powyższym zakresie nie stwierdzone nieprawidłowości lub uchybień. 

Świadczenia do kwoty 3.000 zł, wypłacane w 2021 r. emerytom były zwolnione z podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. (Dz.U. z 2021 r. poz 1128 ze zm.), zw. dalej updof.

Zapomogi losowe były zwolnione z naliczenia podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 26 lit. a updof, wg którego ww. zapomogi są wolne od podatku dochodowego niezależnie od ich wysokości.

Świadczenia socjalne powyżej kwoty 2.000 zł wypłacane pracownikom w 2021 r., były opodatkowane zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 w związku z art. 52l pkt 3 updof.

W 2021 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia podatku o wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.), w związku z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2015 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz.U. z 2015 r. poz. 2154 – uznane za uchylony z dniem 01.07.2022 r.), wg których płatnikom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa w wys. 0,3%.

III.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP10:

1. Przestrzegać zapisów regulaminu ZFŚS w zakresie udzielania zapomóg.
2. Dokumentować posiedzenia komisji socjalnej oraz dokonywać uzgodnień ze związkami zawodowymi działającymi w SP10, zgodnie z postanowieniami regulaminu ZFŚS i Regulaminu Komisji Socjalnej.
3. Pisemnie informować wnioskodawców o negatywnym zaopiniowaniu wniosku oraz przyczynie odmowy przyznania świadczenia.
4. Uzgadniaćzmianyw rocznym planie finansowo-rzeczowymZFŚS ze związkami zawodowymi działającymi w SP10.
5. Dokonać zmian lub doprecyzować postanowienia w regulaminie ZFŚS dotyczące przyznawania świadczeń socjalnych.