Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 27.06.2022 r. do 30.06.2022 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Nr 6w Szczecinie, ul. Sowińskiego 3 (zw. dalej ZS6),w zakresie prawidłowości przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn.: „Dostawa artykułów żywnościowych dla Zespołu Szkół nr 6 im. M. Reja w Szczecinie”.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 1 sierpnia 2022 r. Ocena kontrolowanej działalności oraz wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 sierpnia 2022 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w ZS6, stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

• przedłożone informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty nie zawierały punktacji przyznanej ofertom w każdym kryterium oceny ofert oraz nie wskazano podstawy prawnej wyboru ofert,
• ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych (zw. dalej BZP), po upływie terminu wskazanego w art. 309 ust. 1ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.), zw. dalej Pzp,
• w protokole postępowania błędnie podano wartość szacunkową poszczególnych części przedmiotu zamówienia – podano wartość  wybranych ofert,
• przeliczenie wartości szacunkowej w protokole postępowania, nastąpiło przy uwzględnieniu średniego kursu złotego w stosunku do euro z dnia podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego.

 Funkcję dyrektora ZS6 w 2021 r. sprawował pan Adam Grzegrzółka (zw. dalej dyrektorem ZS6).

 II. Oceny cząstkowe

1. Organizacja i przygotowanie zamówienia publicznego

Postępowanie o udzielenie zamówienianadostawę artykułów żywnościowych dla ZS6, zostałoprzygotowane zgodnie z wymogami Pzp, w szczególności:

- przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, dokonano analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia,

- sporządzono notatkę służbową, w której ustalono szacunkową wartość poszczególnych części zamówienia, tj.:

- część I – mięso – kwota 280 000,00 zł,

- część II – nabiał – kwota 240 000,00 zł,

- część III – warzywa i owoce – kwota 290 000,00 zł,

- zarządzeniem Dyrektora ZS6 Nr 47/2021 z dnia 15.11.2021 r. w sprawie powołania komisji przetargowej na zakup i dostawę artykułów żywnościowych, powołano komisję przetargową w składzie 3 osób,

- sporządzono specyfikację warunków zamówienia (zw. dalej SWZ) zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień w powyższym obszarze.

Zarządzeniem nr 3/21 Dyrektora ZS6 z dnia 15 stycznia 2021 r. w jednostce zostały wprowadzone Procedury zamówień publicznych, stanowiące załącznik nr 1 do ww. zarządzenia, regulujące m.in. planowanie zamówień publicznych, podział obowiązków z zakresie ich udzielania oraz pracę komisji przetargowej.

 2. Przebieg oraz dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Postępowanie przeprowadzono w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 Pzp, zgodnie z którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, a następnie zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę bez przeprowadzenia negocjacji.

W toku kontroli przeprowadzono badanie zgodności z przepisami Pzp czynności związanych z przeprowadzeniem i rozstrzygnięciem postępowania o zamówienie publiczne oraz podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego. Badaniu poddano sporządzoną dokumentację z postępowania o udzielnie zamówienia, tj. protokół postępowania w trybie podstawowym, ogłoszenia, SWZ, złożoną przez wykonawców w toku postępowania dokumentację, w tym oferty, oświadczenia oraz formularze kalkulacji cenowej, przy uwzględnieniu kryteriów określonych w ogłoszeniu i SWZ. W przedmiotowym postępowaniu złożono 7. ofert przez 6. oferentów, tj. w części I – 2. oferty, w części II – 3. oferty, w części III – 2. oferty.

W toku kontroli stwierdzono:

Przedłożone informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty, tj. z dnia 8.12.2021 r. oraz informacja o ponownym wyborze najkorzystniejszej oferty z dnia 20.12.2021 r., zawierały punktację przyznaną ofertom tylko w kryterium ceny. W drugim kryterium oferenci przedstawili te same warunki, które nie zostały poddane punktacji. Wg SWZ ocena ofert powinna nastąpić
w oparciu  o dwa kryteria: cena – 60% oraz termin wymiany wadliwego produktu – 40%. Powyższe nie wpłynęło na wybór najkorzystniejszej oferty, jednak przyznana punktacja poszczególnym ofertom, w oparciu o jedno kryterium, została błędnie wyliczona.

Na podstawie art. 253 ust. 1 pkt 1 Pzp, niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający informuje równocześnie wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania, jeżeli jest miejscem wykonywania działalności wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz nazwy albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania, jeżeli są miejscami wykonywania działalności wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

W informacjach o wyborze najkorzystniejszej oferty nie wskazano podstawy prawnej wyboru ofert. Wraz z przekazaniem informacji, o których mowa w art. 253 ust. 1, zamawiający musi podać uzasadnienie faktyczne i prawne. Oznacza to, że zamawiający powinien podać właściwy przepis Pzp, na podstawie którego wybrał ofertę. Podano wyłącznie podstawę prawną poprawienia omyłek rachunkowych oferty w części II (art. 223 ust. 2 Pzp) oraz podstawę prawną ponownego wyboru oferenta w części III (art. 263 Pzp).

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało zamieszczone w BZP w dniu 24.06.2022 r. po zawiadomieniu jednostki o wszczęciu kontroli w sprawie zamówienia, tj. po upływie około 6 miesięcy od daty zawarcia umów.

Zgodnie z art. 309 ust. 1Pzpzamawiający nie później niż w terminie 30 dni od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamieszcza w BZP ogłoszenie o wyniku postępowania zawierające informację o udzieleniu zamówienia lub unieważnieniu postępowania.

W pkt. 3 protokołu przedmiotowego postępowania, błędnie podano wartość szacunkową zamówienia. Podano wartość poszczególnych części zamówienia wynikającą z wybranych ofert, a nie wartość szacunkową zamówienia. Ponadto przeliczenie wartości szacunkowej z PLN na Euro nastąpiło przy uwzględnieniu średniego kursu złotego w stosunku do euro obowiązującego od 1.01.2022 r., tj. kursu 4,4536 - na podstawie obwieszczenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie aktualnego progu unijnego, jego równowartości w złotych oraz  średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości umów koncesji (M.P. z 2021 poz. 1191):

- część I – wartość zamówienia 194 939,99 zł, co stanowi równowartość 43 771,33 euro,

- część II – wartość zamówienia 214 866,80 zł, co stanowi równowartość 48 245,64 euro,

- część III – wartość zamówienia 249 355,00 zł, co stanowi równowartość 55 989,54 euro.

Zamawiający powinien zastosować kurs obowiązujący w 2021 r., tj. 4,2693, na podstawie obwieszczenie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 1 stycznia 2021 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów (M.P. z 2021 r. poz. 11). Wszczęcie postępowania o udzielnie zamówienia nastąpiło w 2021 r.

Powyższe nie miało wpływu na wybór (zmianę) trybu postępowania.

W toku kontroli ustalono, że:

- zamawiający udostępnił ogłoszenie o udzieleniu na stronie internetowej prowadzonego postępowania,

- zapewniono jawność postępowania, z zachowaniem formy pisemnej, w języku polskim (zamawiający zapewnił na stronie internetowej prowadzonego postępowania bezpłatny, pełny, bezpośredni i nieograniczony dostęp do specyfikacji warunków zamówienia, od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w BZP do dnia udzielenia zamówienia),

- żądano wymaganej przepisami dokumentacji, zgodnej przede wszystkim z Pzp oraz rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy(Dz.U. z 2020 r. poz. 2415),

- dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą,

- otwarcie ofert nastąpiło niezwłocznie po upływie terminu składania ofert oraz nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert, zachowując zasadę jawności.

- zamawiający udostępnił na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

- komisja przetargowa nie stwierdziła konieczności wykluczenia wykonawcy lub odrzucenia ofert.

3. Umowy w sprawie zamówienia publicznego

Zamawiający zawarł w dniu 1.01.2022 r. 3. umowy w sprawie zamówienia publicznego, z wybranymi w postępowaniu wykonawcami, którzy uzyskali najwyższą punktację w poszczególnych częściach zamówienia (grupach towarowych). Umowy zostały zawarte na czas oznaczony od 1.01.2022 r. do 31.12.2022 r. Wartość umów oraz pozostałe warunki zawarte w umowach były zgodne z ofertami i postanowieniami określonymi w SWZ. Treść umów zawierała postanowienia określające w szczególności:

- okres obowiązywania umowy,

- warunki zapłaty wynagrodzenia,

- łączną maksymalną wysokość kar umownych, których mogą dochodzić strony.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień w powyższym obszarze.

III.  Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zaleciłDyrektorowi ZS6:

1. W informacjach o wyborze najkorzystniejszej oferty podawać podstawę prawną wyboru oferty oraz prawidłową punktację przyznanym ofertom w każdym kryterium oceny ofert.
2. Zamieszczać w BZP ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nie później niż w terminie 30 dni od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
3. W protokole postępowania umieszczać prawidłową wartość szacunkową zamówienia, przy uwzględnieniu średniego kursu złotego w stosunku do euro obowiązującego w dniu ogłoszenia zamówienia.