Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie  od 19 października 2022 r. do 24 listopada 2022 r. przeprowadził kontrolę w Szkole podstawowej Nr 21 z Oddziałami Integracyjnymi, przy ul. Witkiewicza 40 w Szczecinie (zw. dalej SP21), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2021 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 2 grudnia 2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 grudnia 2022 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w SP w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2021 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• zawarciu umów na dostawy art. spożywczych, których łączna, szacunkowa wartośćprzekroczyła kwotę 130.000 zł netto, w trybie niezgodnym z obowiązującymi przepisami,
• niewykonaniu na dzień 31.12.2021 r. inwentaryzacji środków trwałych, której ustawowy czteroletni termin upłynął w 2021 r.,
• niewykonaniu w ramach czynności inwentaryzacyjnych 2021 r. porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich realnej wartości,
• niewykonaniu stosownych uzgodnień i księgowań pozwalających na doprowadzenie do zgodności ksiąg rachunkowych ze sprawozdawczością,
• nieuzgodnieniu ksiąg rachunkowych z księgami inwentarzowymi oraz nieprowadzeniu księgi inwentarzowej dla wartości niematerialnych i prawnych,
• przyznaniu pracownikom zatrudnionym na stanowisku głównego księgowego dodatków funkcyjnych niezgodnie z regulaminem wynagradzania obowiązującym w jednostce (nadpłata w kwocie 20.025,17 zł za okres marzec 2018 r. – październik 2022 r.),
• przyznaniu dodatków specjalnychna kwotę ogółem 7.551 zł bez zachowania formy pisemnej oraz bez stosownego uzasadnienia przyznania dodatków, w tym wskazania dodatkowych zadań wykonywanych w związku z przyznanymi dodatkami,
• nieujęciu w księgach rachunkowych na dzień 31.12.2021 r. faktur sprzedaży dotyczących najmów za grudzień 2021 r.,
• niezamieszczeniu w dokumentacji pracowniczej pisemnych informacji  o zmianie wynagrodzenia zasadniczego i przyznanych dodatkach specjalnych,
• uregulowaniu zobowiązań publicznoprawnych po terminie zapłaty wynikającym z obowiązujących przepisów,
• nieprzekazaniu Prezydentowi Miasta Szczecin informacji za 2021 r. z realizacji Uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r.,
• niedostosowaniu zasad (polityki) rachunkowości do potrzeb szkoły w zakresie nieobligatoryjnych elementów tej polityki.

Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie:

• terminowości regulowania płatności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych,
• naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
• realizacji obowiązku informowania o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce i występowaniu transakcji podejrzanych.

W ocenie kontroli, zdecydowany wpływ na nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli miały zmiany kadrowe na stanowisku głównego księgowego. W badanym okresie funkcję głównego księgowego pełniły dwie osoby. Należy podkreślić, że znaczna część nieprawidłowości powstałych do 2021 r. włącznie została skorygowana w 2022 r. przez głównego księgowego, zatrudnionego w szkole od dnia 14.03.2022 r.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody i należności

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane przez SP21 w 2021 r. wyniosły ogółem 928,71 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej WRD) za 2021 r., dochody SP21 wyniosły ogółem 158.244,36 zł.

Kontroli poddano umowy najmu zawarte przez SP21, obowiązujące w trakcie 2021 r. oraz wynikające z nich dochody w kwocie ogółem 23.299,80 zł, co stanowiło 14,6% dochodów zrealizowanych w kwocie łącznej 159.173,07 zł (budżet + WRD), a w tym:

• dochody z tytułu wynajmu i dzierżawy na kwotę ogółem 22.371,09 zł,
• dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika na kwotę ogółem 928,71 zł.

Kontroli poddano rozrachunki z 5. najemcami za cały 2021 r.

W toku kontroli dyrektor nie przedstawił zarządzenia wprowadzającego do stosowania cennika udostępniania pomieszczeń szkoły, na podstawie którego ustalane były umowne stawki za najem. Przedstawiony cennik dotyczył roku szkolnego 2020/2021 i jedynie w wyjaśnieniach dodatkowych potwierdzono jego obowiązywanie także od września 2021 r.

W toku kontroli faktur sprzedaży wystawionych najemcom, z którymi rozrachunki poddane zostały kontroli stwierdzono, że:

1. Faktury dotyczące najmów za grudzień 2021 r. wystawione w styczniu 2021 r. na kwotę ogółem 1.100,18 zł netto (1.353,22 zł brutto) ujęte zostały w księgach rachunkowych 2022 r., a według art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm zw.) dalej uor, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Tym samym, płatności wynikające z tych faktur powinny stanowić należności szkoły na dzień 31.12.2021 r.
2. W przypadku 1. najemcy, faktury sprzedaży zostały wystawione niezgodnie z zawartą umową w zakresie stawki za najem. Zgodnie z umową najmu nr 24/N/2020 zawartą w dniu 21.09.2020 r., w okresie 21.09.2020 – 25.06.2021 obowiązywało wynagrodzenie umowne w wysokości 22 zł netto za każdą godzinę lekcyjną. Tymczasem w fakturach sprzedaży za styczeń, luty, maj i czerwiec 2021 r. zastosowano stawkę 21 zł w wyniku czego, najemca został obciążony kwotą zaniżoną o 62 zł netto. Za zastosowanie błędnej stawki odpowiedzialny był kierownik gospodarczy.
3.  W przypadku 2. najemców, faktury sprzedaży wystawione na kwotę ogółem 1.321,02 zł brutto zaewidencjonowane zostały na kontach rozrachunkowych 201 – Rozrachunki z dostawcami, zamiast na kontach rozrachunkowych 202 – Rozrachunki z odbiorcami, co było niezgodne z opisem do kont zawartym w załączniku nr 2 do polityki rachunkowości. W wyniku powyższego, obroty roczne na koncie 201 zostały zawyżone, a na koncie 202 zaniżone.
4. Terminy zapłaty wskazane w fakturach wystawionych za najem 1. kontrahentowi były niezgodne z zapisami umownymi. Według umów nr 25/N/2020 i 5/N/2021, termin zapłaty za najem ustalony został do 15 dnia każdego m-ca za miesiąc bieżący (z góry za dany miesiąc). Z dziesięciu faktur, jakie wystawione zostały najemcy za 2021 r., jedynie faktura za grudzień zawierała zgodne z umową wskazania w zakresie terminu zapłaty, tj. 15.12.2021 r.
5. W 2. przypadkach, najemcy prowadzący działalność gospodarczą uregulowali płatności w 2021 r. po terminie zapłaty wynikającym z umów, a ówczesny główny księgowy nie naliczył na dzień 31.12.2021 r. odsetek ustawowych w transakcjach handlowych oraz równowartości 40 euro tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, na podstawie szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi, a wynikających z przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 424), zw. dalej ustawą o opóźnieniach w transakcjach handlowych. Według art. 10 ust. 1 pkt 1 tej ustawy, wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty 40 euro, gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5.000 zł. Prawo do rekompensaty przysługuje, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy, gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty jest wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek.

Powyższe naruszało także postanowienia art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.), zw. dalej uofp, według których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania oraz zapisy § 11 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( Dz.U. z 2020 r. poz. 342), według którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

6. Na kontach rozrachunkowych 3. najemców zaewidencjonowane były odsetki z tytułu nieterminowych płatności, przy czym w przypadku wszystkich wymienionych kontrahentów odsetki weszły na 2021 r. bilansem otwarcia, a w przypadku 1. najemcy, do kwoty wynikającej z bilansu otwarcia doksięgowana została w 2021 r. kolejna kwota odsetek. Do końca 2021 r. odsetki nie zostały uregulowane, mimo iż w przypadku 2. najemców w 2021 r. obowiązywały kolejne umowy najmu. W dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było potwierdzenia monitorowania tych należności np. poprzez wystawienie wezwań do zapłaty.

7. Do zaległości najemcy w kwocie 388,68 zł stanowiącej na koncie 202 - Rozrachunki z odbiorcami bilans otwarcia na dzień 01.01.2021 r. nie został utworzony odpis aktualizujący należności. Wymóg wyceny należności w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności wynikał z art. 28 ust. 1 pkt 7 uor. W celu ustalenia kwoty wymaganej zapłaty, wartość nominalną należności należało powiększyć o należne odsetki za zwłokę, a zachowanie zasady ostrożności powinno polegać na wykazaniu w bilansie realnej wartości należności, tj. uwzględniającej prawdopodobieństwo jej zapłaty. Należy zaznaczyć, że szkoła nie posiadała umowy najmu zawartej z dłużnikiem na 2021 r., w związku z czym stopień prawdopodobieństwa spłaty należności malał wraz z kolejnym rokiem obrotowym.

8. Faktury sprzedaży nie zawierały podpisu potwierdzającego sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Obowiązujące  w SP21 procedury, w tym wprowadzona zarządzeniem nr 07/2021 kierownika jednostki z dnia 30.04.2021 r. polityka rachunkowości (zw. dalej polityką rachunkowości) nie przewidywały odrębnych zasad obiegu i kontroli dla dowodów finansowo – księgowych dotyczących sprzedaży, w związku z czym główny księgowy nie powinien zaewidencjonować faktury sprzedaży bez stosownego potwierdzenia kontroli i akceptacji, co miało miejsce w jednostce. W ocenie kontroli, dyrektor jako osoba kierująca szkołą, jest odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji kontroli zarządczej, w tym procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne, co wynika ze standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej.

9. W dokumentacji szkoły nie odnaleziono 10. faktur sprzedaży za okres wrzesień – listopad 2021 r., dotyczących sprzedaży dokonanej na rzecz najemców poddanych kontroli, które wydrukowane zostały dopiero na prośbę kontrolujących.

Szkoła nie wywiązała się ponadto z obowiązku wynikającego z § 11 Uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej polegającego na przedłożeniu Prezydentowi Miasta Szczecin rocznej informacji za 2021 r. z realizacji niniejszej uchwały.

Wszystkie umowne opłaty za wynajem ustalone zostały zgodnie z cennikiem obowiązującym w szkole.

Umowy najmu sporządzone były w 2021 r. w oparciu o wzór umowy zamieszczony na stronie UM Szczecin w zakładce „Portal Edukacyjny”, natomiast umowa na dzierżawę terenu pod nośnik reklamowy oraz umowa na dostawę sprzętu w ramach programu „Posiłek w domu i w szkole” były konsultowane z radcą prawnym UM Szczecin (forma e-mail).

1.2. Należności

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2021 r., na należności krótkoterminowe SP21, które wyniosły ogółem 19.926,46 zł, składały się:

• należności z tytułu dostaw i usług w kwocie 1.237,46 zł,
• pozostałe należności w kwocie 18.689 zł.

W sprawozdaniu RB-34S sporządzonym na dzień 31.12.2021 r. wykazane zostały należności w kwocie ogółem 1.190,98 zł (netto).

Kontrolą objęto sprawozdanie Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec IV kwartału 2021 r., w którym należności wymagalne z tytułu dostawy towarów i usług wykazane zostały w kwocie ogółem 1.190,98 zł, w tym dotyczące:

• przedsiębiorstw niefinansowych w kwocie 199 zł,
• gospodarstw domowych w kwocie 991,98 zł.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Kontrola zgodności danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową wykazała 1. niezgodność. Według bilansu i załącznika do bilansu za 2021 r. w zakresie należności, na kwotę ogółem należności z tytułu dostaw i usług w wysokości 1.237,46 zł, składała się m.in.należność z tytułu faktury nr 15951/K przyjęta w kwocie 95 zł, natomiast według obrotów konta 201 – Rozrachunki z dostawcami kwota ta wynosiła 95,76 zł.

Kontrola wypełniania zadań dotyczących monitorowania należności wykazała brak bieżącego podejmowania czynności zmierzających do odzyskania należności w wyniku czego, najstarsze należności z tytułu dostaw i usług składające się na wykazaną w bilansie kwotę 1.237,46 zł powstały w 2020 r. i wynosiły 414,64 zł. Kontrolującym nie przedstawiono żadnych dokumentów potwierdzających podejmowanie działań zmierzających do odzyskania ww. należności (np. wezwania do zapłaty).

W świetle powyższego, nie można uznać, że sprawozdawczość w zakresie należności stanowiła rzetelną informację księgową, a same należności podlegały stosownej analizie bieżącej.

Kwota należności wykazanych w sprawozdaniu RB-34S oraz w sprawozdaniu Rb-N była zgodna.

Porównanie kwoty należności z tytułu dostawy towarów i usług wykazanej w bilansie (1.237,46 zł), z kwotami wykazanymi w sprawozdaniach RB-34S i Rb-N (1.190,98 zł), wykazało różnicę w wysokości 46,48 zł, która wynikała z odsetek od należności niezapłaconych w terminie (nieobjętych odpisem aktualizującym).

Należności wykazane w bilansie jako pozostałe należności krótkoterminowe dotyczyły ZFŚS i wraz ze środkami na rachunku bankowym w kwocie 25.583,93 zł stanowiły saldo Funduszu w kwocie ogółem 44.572,93 zł.

Należy zaznaczyć, że wszystkie należności szkoły na dzień 31.12.2021 r., w tym należności z 2020 r., zostały odzyskane w 2022 r. (do dnia zakończenia kontroli) przez głównego księgowego zatrudnionego od marca 2022 r.

2. Wydatki i zobowiązania

2.1 Wykonanie wydatków

Kontrolą objęto wydatki na łączną kwotę 372.115,05 zł, tj. 7,7% ogólnych wydatków zrealizowanych przez jednostkę w wysokości 4.839.953,59 zł, (w tym wydatki budżetowe w kwocie 4.681.709,23 zł oraz wydatki WRD w kwocie 158.244,36 zł), wykazanych w sprawozdaniach Rb-28S i RB-34S sporządzonych na dzień 31.12.2021 r.

Kontrolę 45. dowodów źródłowych przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej. Kontroli sposobu ewidencji wydatków dokonano na podstawie wskazań dekretacyjnych oraz wydruków zestawienia obrotów i sald dla poszczególnych kont księgowych, sporządzonych przez głównego księgowego w toku kontroli.

W toku kontroli dokumentacjidotyczącejudzielania zamówień, stwierdzono przypadki zawarcia umów, których łączna, szacunkowa wartośćprzekraczała kwotę 130.000 zł netto, wbrew zapisomustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1710 ze zm.), zw. dalej ustawą pzp.

W dniu 01.01.2021 r. dyrektor podpisał z jednym kontrahentem 5 umów, których przedmiotem były różne artykuły spożywcze (warzywa, owoce, jaja i inne). Łączna wartość zawartych umów wyniosła 182.296,60 zł netto (Umowy z dnia 01.01.2021 r. o numerach: 08/Z/2021 na kwotę 77.289 zł netto, 09/Z/2021 na kwotę 2.010 zł netto, 10/Z/2021 na kwotę 15.461,20 zł netto, 11/Z/2021 na kwotę 33.816 zł netto, 12/Z/2021 na kwotę 53.720,40 zł netto). Tego samego dnia dyrektor podpisał również dwie kolejne umowy z innym kontrahentem na dostawę mięsa i wędlin, na łączną kwotę 130.972,00 zł netto (Umowy z dnia 01.01.2021 r. o numerach: 6/Z/2021 na kwotę 16.537 zł netto, 7/Z/2021 na kwotę 114.435 zł netto).

Zgodnie z art. 29 ust. 2 ustawy pzp, zamawiający nie może dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami. W świetle zapisów art. 30 ust. 2 ustawy pzp zgodnie z którymi, w przypadku gdy zamawiający planuje nabycie podobnych dostaw, wartością zamówienia jest łączna wartość podobnych dostaw, nawet jeżeli zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

Podobny pogląd został wyrażony w treści motywu 19 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej Dyrektywę 2004/18/WE, zgodnie z którym do celów szacowania progów pojęcie podobnych dostaw należy rozumieć jako produkty o identycznym lub podobnym przeznaczeniu – jak np. dostawy różnych rodzajów żywności. A zatem intencja ustawodawcy unijnego zdaje się preferować pogląd, iż dostawy różnych rodzajów żywności to podobne dostawy, które mogą być udzielane w częściach, ale wartość wszystkich tych części należy szacować łącznie.

W związku z powyższym, mimo iż obroty za 2021 r. z poszczególnymi dostawcami nie osiągnęły wartości podpisanych umów, to do nieprawidłowości doszło już na etapie szacowania i zawarcia wymienionych umów.

Kontrola dokumentacji dotyczącej wydatkowania środków ujawniła ponadto następujące nieprawidłowości i uchybienia:

1. W dokumentacji udostępnionej do kontroli brakowało faktury rozliczeniowej na kwotę 121,77 zł, a operacja księgowania przeprowadzona została w dniu 31.12.2021 r. w oparciu o fakturę pro forma wystawioną w dniu 14.06.2021 r.
2. Dwie faktury, na łączną kwotę 25.700,12 zł zapłacono po terminie zapłaty wskazanym w fakturach.
3. Stwierdzono 1 przypadek zaewidencjonowania faktury dotyczącej 2020 r. w księgach rachunkowych 2021 r. Faktura na kwotę 86,20 zł wpłynęła wprawdzie do szkoły w dniu 12.01.2021 r., jednakże dotyczyła rozliczenia za 2020 r. Według art. 6 ust. 1 uor, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
4. W 7. przypadkach, na załączonych do dowodów źródłowych wydrukach zawierających wskazania dekretacyjne brakowało podpisu i danych osoby odpowiedzialnej za te wskazania, a 1 dowód źródłowy nie zawierał wskazań dekretacyjnych. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 4 uor, dowód księgowy powinien zawierać m.in. wskazania dekretacyjne oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Według pkt 6.19 „Procedury obiegów dowodów finansowo – księgowych” stanowiącej załącznik nr 3 do polityki rachunkowości szkoły, dekretacja i jej zatwierdzenie powinno mieć miejsce w buforze ksiąg rachunkowych, jednakże w polityce rachunkowości nie zawarto uszczegółowienia dotyczącego odstąpienia w związku z powyższym od zamieszczania wskazań dekretacyjnych na dowodach źródłowych lub załączania stosownego wydruku z dekretacją dowodów źródłowych i podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
5. Wszystkie notatki służbowe sporządzone z udzielenia zamówienia do kwoty 130.000 zł netto zostały podpisane przez kierownika gospodarczego lub intendenta, tj. przez pracowników, którzy nie posiadali stosownego umocowania. Zgodnie z pismem z dnia 31.12.2020 r. (pismo znak: WO-I.0052.1.858.2020.MJ), pełnomocnictwo do dokonywania wszystkich czynności faktycznych i prawnych związanych z udzieleniem zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 130.000 zł oraz o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej kwotę 130.000 zł posiadał jedynie dyrektor jednostki. Pełnomocnictwo nie zawierało zapisu, na mocy którego uprawnienia dyrektora wynikające z ww. pełnomocnictwa mogły być przekazane innym pracownikom szkoły.
6. W 1. przypadku (wydatek w kwocie 3.372,80 zł), według adnotacji zamieszczonej na notatce służbowej, ceny mebli porównano z podobnymi meblami w katalogach innych firm, jednak do dokumentacji z udzielenia zamówienia nie załączono wydruków analizowanych ofert, a według wzoru notatki służbowej, wprowadzonego Zarządzeniem nr 39/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26 stycznia 2021, wprzypadku dokonania analizy rynku, do notatki służbowej należy dołączyć oferty wykonawców (w2021 r. obowiązywało Zarządzenie nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, zmienione Zarządzeniem nr 39/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26 stycznia 2021 r. Zmiana dotyczyła m.in. § 13, gdzie pkt 3 otrzymał brzmienie: „zamawiający każdorazowo sporządza notatkę z udzielenia zamówienia, którego wartość jest niższa niż 130 000 zł netto, zwaną dalej notatką, w której dokumentuje dokonaną analizę rynku lub zawiera podstawę prawną wraz z uzasadnieniem braku dokonania analizy rynku. Wzór notatki określa Dyrektor BZP i udostępnia na stronie Uminetu oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Szczecin”).
7. Dokumentacja dotycząca umowy nr 1/R/2021 zawartej w dniu 10.05.2021 r. na roboty remontowe (na czas określony do 21.05.2021 r.), o wartości całkowitej 11.376,82 zł, nie zawierała protokołu końcowego odbioru robót, który zgodnie z § 11 ust. 3 umowy powinien stanowić podstawę wystawienia faktury z dnia 17.06.2021 r., opłaconej przez szkołę w dniu 18.07.2021 r.
8. Żadna z umów wydatkowych zawartych w 2021 r., nie została zaparafowana przez głównego księgowego, na potwierdzenie sprawdzenia umów pod względem formalno – rachunkowym, a w szczególności pod kątem zgodności z planem finansowym szkoły. Kontrola zgodności z planem finansowym wymieniona została w pkt 3.1.3 „Procedury obiegów dowodów finansowo – księgowych” stanowiącej załącznik nr 3 do polityki rachunkowości, jako jeden z etapów kontroli zarządczej, który powinien być realizowany przez głównego księgowego.

Faktury poddane kontroli zawierały adnotacje dotyczące daty wpływu dowodów do szkoły. Na obowiązek odnotowywania daty wpływu dowodu księgowego wskazano m.in. w pkt 3.2 „Części obligatoryjnej” stanowiącej załącznik nr 2 do polityki rachunkowości oraz w pkt 3.2.1 i pkt 4.13 „Procedury obiegów dowodów finansowo – księgowych” stanowiącej załącznik nr 3 do polityki rachunkowości, gdzie czynność polegająca na rejestracji dowodu finansowo – księgowego przypisana została do pracownika sekretariatu/kancelarii.

Sporządzając umowy wydatkowe jednostka korzystała ze wzoru zamieszczonego na Portalu Edukacyjnym, a umowy sporządzone przez kontrahenta były konsultowane pod względem formalno - prawnym z radcą prawnym z Biura Prawnego UM Szczecin.

2.2. Zobowiązania

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2021 r., na zobowiązania krótkoterminowe, które wyniosły ogółem 296.022,91 zł (bez ZFŚS w kwocie 44.272,93 zł), składały się:

• 33.718,88 zł – zobowiązania z tytułu dostaw i usług,
• 384,20 zł – zobowiązania wobec budżetów,
• 41.878,25 zł – zobowiązania z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń,
• 219.699,87 zł – zobowiązania z tytułu wynagrodzeń,
• 341,71 zł – pozostałe zobowiązania (PPK).

Łączna kwota zobowiązań wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S wyniosła 295.498,26 zł, a według bilansu 296.022,91 zł. Różnica w kwocie 524,65 zł była równa kwocie zobowiązań wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S.

Według kwartalnego sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji, na koniec IV kwartału 2021 r. nie wystąpiły zobowiązania jednostki.

Kontrola zgodności danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową, wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Faktura na kwotę 61,92 zł tytułem zakupu usług telekomunikacyjnych wykazana w bilansie w pozycji dotyczącej zobowiązań z tytułu dostaw i usług oraz w załączniku do bilansu jako składowa salda konta 201 – Rozrachunki z dostawcami, została dwukrotnie zaksięgowana. Tym samym, zobowiązanie figurujące na koncie 201 (budżet) powinno zostać wyksięgowane w ramach porównania stanów i weryfikacji kont na dzień 31.12.2021 r., co nie zostało zrobione.
2. Analiza konta 201 - Rozrachunki z dostawcami (budżet i WRD) wykazała, iż na dzień 31.12.2021 r., wobec jednego z kontrahentów szkoła posiadała zobowiązanie w łącznej kwocie 187 zł z tytułu zakupu art. spożywczych (w tym 99 zł na koncie budżetu i 88 zł na koncie WRD). Według załącznika do bilansu, zobowiązanie z tytułu zakupu art. spożywczych zostało wykazane w kwocie 78,44 zł. Zobowiązanie w wysokości 99 zł zostało uregulowane, ale nie dokonano stosownego przeksięgowania między dziennikami. Zobowiązanie w kwocie 88 zł dotyczyło niedopłaty faktury nr 67/12/2021. Ostatecznie saldo na danym kontrahencie nie zgadzało się z faktyczną wysokością zobowiązania oraz z kwotą zobowiązania wykazaną w bilansie, co powinno zostać wyjaśnione i skorygowane w ramach porównania stanów i weryfikacji kont na dzień 31.12.2021 r., a nie zostało zrobione.

W kwartalnym sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym według stanu na koniec IV kwartału 2021 r. nie wykazano żadnych zobowiązań wymagalnych.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano dokumentację pracowniczą 9. z 65. pracowników zatrudnionych na dzień 31.12.2021 r. (13,8% ogółu zatrudnionych), pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, prawidłowości przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z uregulowaniami obowiązującymi w tym zakresie.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.

Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 416.860,81 zł (14,1% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2.958.594,82 zł, zaewidencjonowanej na § 4010 według sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 26.867,09 zł, zaewidencjonowanego w koszty 2020 r., wypłaconego w 2021 r. (12,4% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 216.436,83 zł zaewidencjonowanej na § 4040 według sprawozdania Rb-28S).

Kontrola realizacji zapisów „Regulaminu wynagradzania pracowników administracji i obsługi zatrudnionych w Szkole Podstawowej Nr 21 z Oddziałami Integracyjnymi w Szczecinie” wprowadzonego zarządzeniem dyrektora nr 17/2020 z dnia 01.10.2020 r. (zw. dalej regulaminem wynagradzania) w zakresie przyznawania wynagrodzeń i ich dokumentowania, wykazała poniższe nieprawidłowości.

Kontrola wykazała, że dodatki funkcyjne pracowników pełniących w szkole funkcję głównego księgowego przyznane zostały przez dyrektora z naruszeniem:

• § 6 regulaminu wynagradzania, według którego pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy przysługuje wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę,
• § 9 ust. 2 regulaminu wynagradzania, według którego dodatek funkcyjny przysługuje w wysokości ustalonej zgodnie z tabelą maksymalnych stawek dodatku funkcyjnego, stanowiącą załącznik nr 3 do regulaminu oraz tabelą stawek dodatku funkcyjnego stanowiącą załącznik nr 4 do regulaminu.

Według załącznika nr 3 do regulaminu wynagradzania, dodatek funkcyjny przysługiwał na stanowisku głównego księgowego według grupy 2 – 3, tj. w wysokości z przedziału od 660 zł do 880 zł. Tym samym, dla wymiaru etatu 20/40 maksymalny dodatek wynosił 440 zł.

Kontrolą objęto pracowników pełniących funkcję głównego księgowego w 2021 r. oraz w trakcie kontroli, za cały okres zatrudnienia, w tym:

1. Głównego księgowego zatrudnionego w okresie 01.03.2018 – 09.09.2021 r. w wymiarze etatu 20/40, w przypadku którego dodatek funkcyjny przyznany został w kwocie 890 zł, tj. w kwocie zawyżonej zarówno w odniesieniu do pełnego etatu (było 890 zł, winno być 880 zł) jak i wymiaru etatu pracownika (było 890 zł, winno być 440 zł); łączna nadpłata za cały okres zatrudnienia wyniosła 17.864,85 zł (w tym za 2021 r.: 3.743,18 zł).
2. Głównego księgowego zatrudnionego w okresie 04.10.2021 – 19.03.2022 r. w wymiarze etatu 20/40, w przypadku którego dodatek funkcyjny przyznany został w kwocie 500 zł, tj. w kwocie zawyżonej w odniesieniu do etatu pracownika (było 500 zł, winno być 440 zł); łączna nadpłata za cały okres zatrudnienia wyniosła 290,83 zł (w tym za 2021 r.: 177,14 zł).
3. Głównego księgowego zatrudnionego od 14.03.2022 r. w wymiarze  etatu 20/40 (od 01.09.2022 wymiar etatu 24/40), w przypadku którego dodatek funkcyjny przyznany został w kwocie 500 zł, tj. w kwocie zawyżonej  w miesiącach, w których obowiązywał wymiar etatu 20/40 (było 500 zł, winno być 440 zł); łączna nadpłata za okres zatrudnienia do października 2022 r. włącznie wyniosła 323,48 zł.

Należy zaznaczyć, że dokonane nadpłaty miały także wpływ na wysokość naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego, które w przypadku głównego księgowego zatrudnionego w okresie 01.03.2018 – 09.09.2021 r. wyniosło 1.518,51 zł (od kwoty 17.864,85 zł), a w przypadku głównego księgowego zatrudnionego od 14.03.2022 r. wyniesie 27,50 zł (od kwoty 323,48 zł). Tym samym nadpłaty dla ww. głównych księgowych z tytułu przyznania dodatków funkcyjnych niezgodnie z regulaminem wynagradzania obowiązującym w szkole należy oszacować na kwotę ogółem 20.025,17 zł.

W poddanych kontroli aktach osobowych 5. pracowników administracji i obsługi nie było dokumentów potwierdzających przyznanie przez dyrektora SP21 w 2021 r. dodatków specjalnych w kwocie ogółem 7.551 zł. Według § 10 regulaminu wynagradzania, pracownikowi, któremu okresowo zwiększa się zakres obowiązków służbowych lub powierza dodatkowe zadania jest przyznawany dodatek specjalny, którego wysokość nie może przekroczyć 40% wynagrodzenia zasadniczego, przyznawany jest na czas określony przez dyrektora na uzasadniony wniosek bezpośredniego przełożonego pracownika lub z własnej inicjatywy. Brak dokumentów potwierdzających przyznanie indywidualnych dodatków specjalnych naruszał art. 29 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy ( Dz.U. z 2022 r. poz.1510 ze zm.), według którego zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Dodatekspecjalny ma ponadto charakter fakultatywny i może być przewidziany jedynie za wykonanie dodatkowych zadań, poza stricte bieżącymi zadaniami służbowymi lub z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych. Dlatego też, w ocenie kontroli,w piśmie przyznającym dodatek specjalny, wykaz zwiększonych obowiązków i/lub dodatkowych zadań, powinien być tak wyszczególniony aby jasno z niego wynikało, że obowiązki/zadania te wykraczają poza określone w zakresie czynności, przypisane do danego stanowiska.

W przypadku dokumentacji pracowniczej także miał zastosowanie standard nr 10 kontroli zarządczej zawarty w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej,  przywołany w pkt 1.1.

W toku kontroli dokumentacji pracowniczej stwierdzono, że:

1. W aktach osobowych 4. z 9. pracowników nie było dokumentów potwierdzających zmianę wynagrodzenia zasadniczego. Kwota wynagrodzenia wynikała jedynie z pism o kolejnej zmianie wynagrodzenia, w których przywoływano kwotę wynagrodzenia przed zmianą i po zmianie.
2. W 1. przypadku dokumentacja pracownicza była niezgodna ze stanem faktycznym. Według pisma znajdującego się w aktach osobowych, dyrektor przyznał pracownikowi w październiku 2021 r. nagrodę w kwocie 1.200 zł, a według listy płac i kartoteki zarobkowej naliczono 800 zł tytułem nagrody i 400 zł tytułem dodatku specjalnego.
3. W dokumentacji pracownika pełniącego w 2021 r. funkcję kasjera nie było umowy o odpowiedzialności materialnej. Według pkt 3.1 ppkt 3 „Instrukcji kasowej” stanowiącej załącznik nr 5 do polityki rachunkowości, kasjer zawiera z kierownikiem jednostki (według kontrolującego winno być: kierownik jednostki zawiera z kasjerem…) umowę o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się (zgodnie z załącznikiem do instrukcji kasowej) oraz składa oświadczenie o znajomości przepisów i procedur w zakresie dokonywania i dokumentowania operacji kasowych i transportu gotówki.
4. W przypadku 7. z 9. pracowników, w aktach osobowych znajdowały się kserokopie dokumentów, które nie zawierały stosownego potwierdzenia za zgodność z oryginałem.

Osobą odpowiedzialną w SP21 za prowadzenie dokumentacji pracowniczej był kierownik gospodarczy. W ocenie kontrolujących, szerokie spectrum zadań do wykonania określonych w „Zakresie obowiązków pracownika”, wnosi ryzyko powstania kolejnych nieprawidłowości i uchybień.

Kontrola naliczania wynagrodzeń wykazała jedynie, że pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku kierownika gospodarczego nie naliczono dodatku funkcyjnego za wrzesień 2021 r. w kwocie 660 zł.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń był pracownik zatrudniony na stanowisku Starsza księgowa.

W pozostałym zakresie akta osobowe prowadzone były zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej ( Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

Obowiązki głównego księgowego, zgodnie z zakresem wskazanym w art. 54 ust. 1 uofp, wpisane były każdorazowo do „Zakresu praw i obowiązków służbowych głównego księgowego”.

W przypadku wszystkich pracowników, których wynagrodzenia zostały poddane kontroli, dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2020 r. wypłacone w 2021 r. zostało naliczone na podstawie faktycznych wynagrodzeń, z uwzględnieniem zasad naliczania obowiązujących w tym zakresie.

Zaległy dodatek funkcyjny w kwocie 660 zł naliczony został i wypłacony kierownikowi gospodarczemu w trakcie kontroli.

4. Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2021 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 240.926 zł (po pomniejszeniu o wynagrodzenie płatnika w kwocie ogółem 726 zł).

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2021 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy (po uwzględnieniu wypłaconych świadczeń) naliczone zostały w kwocie ogółem 1.063.347,19 zł (po pomniejszeniu o wynagrodzenie płatnika w kwocie ogółem 179,58 zł).

Kontrola rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych wykazała jedynie, że:

1. Podatek w kwocie 10 zł zapłacony do US w grudniu 2021 r. tytułem zapomogi wypłaconej z ZFŚS zaewidencjonowany został z pominięciem konta 225-ZZ-01 – Rozrachunki PIT-ZFŚS.
2. Przelewy zrealizowane do US z tytułu PIT, zawierały w nagłówku błędną nazwę o treści „Przelew US VAT”.

Kontrola rozliczeń z tytułu składek ZUS wykazała jedynie, że składki ZUS za marzec 2021 r. w kwocie 71.713,66 zł zapłacone zostały w dniu 06.04.2021 r., zamiast w terminie ustawowym, tj. do dnia 05.04.2021 r. Według art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( Dz.U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.), płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych.

 W toku kontroli stwierdzono, że wynagrodzenie płatnika naliczone w 2021 r. według deklaracji PIT-4R oraz deklaracji ZUS P DRA wyniosło łącznie 905,58 zł, a przekazano do UM kwotę ogółem 928,71 zł (różnica 23,13 zł), która to kwota wykazana została w § 0970 sprawozdania rocznego Rb-27S za 2021 r. Według wyjaśnień głównego księgowego, ww. różnica powstała w grudniu 2021 r.

Osobą odpowiedzialną za rozliczenia z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS był pracownik zatrudniony na stanowisku Starszej księgowej.

Płatności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych za 2021 r. zostały uregulowane zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), według którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.

W pozostałych przypadkach, płatności z tytułu składek ZUS za 2021 r. zostały uregulowane zgodnie z art. 47 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

5. Podatek VAT

Według plików JPK_V7 za 2021 r., kwota podatku VAT do zapłaty wyniosła 4.157,16 zł.

Kontroli poddano 76 faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży za 2021 r. w zakresie ich zgodności z zapisami załącznika nr 1 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin , zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji.

W wyniku kontroli dokumentacji pracowniczej stwierdzono, że zakresy obowiązków służbowych głównych księgowych nie zawierały zapisów dotyczących podatku VAT w następującym zakresie:

• prowadzenia ewidencji (rejestrów jednostkowych, w tym jednostkowych rejestrów zakupów i sprzedaży) dla potrzeb podatku VAT,
• oznaczania dostawy towarów i usług oraz dokumentów i transakcji dla potrzeb pliku JPK_V_7M,
• dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT (fakturą, paragonem lub fakturą wewnętrzną),
• stosowania odliczenia podatku VAT naliczonego związanego z prowadzoną sprzedażąopodatkowaną.

Na obowiązek wpisania w zakres obowiązków pracowników czynności wynikających z zarządzenia oraz uaktualnienia zakresów obowiązków pracowników w ciągu 7 dni od powierzenia zadania/obowiązków, wskazano w § 4 ust. 4 zarządzenia w sprawie centralizacji.

W wyniku kontroli dokumentacji pracowniczej stwierdzono, że zakresy obowiązków służbowych głównych księgowych nie zawierały zapisów dotyczących podatku VAT w następującym zakresie:

• prowadzenia ewidencji (rejestrów jednostkowych, w tym jednostkowych rejestrów zakupów i sprzedaży) dla potrzeb podatku VAT,
• oznaczania dostawy towarów i usług oraz dokumentów i transakcji dla potrzeb pliku JPK_V_7M,
• dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT (fakturą, paragonem lub fakturą wewnętrzną),
• stosowania odliczenia podatku VAT naliczonego związanego z prowadzoną sprzedażąopodatkowaną.

Na obowiązek wpisania w zakres obowiązków pracowników czynności wynikających z zarządzenia oraz uaktualnienia zakresów obowiązków pracowników w ciągu 7 dni od powierzenia zadania/obowiązków, wskazano w § 4 ust. 4 zarządzenia w sprawie centralizacji.

W toku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości/uchybienia:

1. Począwszy od września 2021 r. stosowana była błędna maska faktur sprzedaży w zakresie sposobu numerowania faktur, którybył niezgodny ze schematami wskazanymi w obowiązujących procedurach, w tym:

a) Numery nadane fakturom nie zawierały oznaczenia literowego faktury (segment trzeci), a numer faktury nie był poprzedzony stosowną ilością zer (segment piąty). Nie zastosowano chronologii numeracji w przypadku faktury nr SP21/21/16 wystawionej w dniu 31.10.2021 r., gdy tymczasem faktury o numerach kolejnych od 9 do 15 wystawione zostały w dniu 03.11.2021 r.Według § 275 załącznika nr 2 do Zarządzenia Nr 136/21 (według załącznika nr 2 do Zarządzenia Nr 439/16 był to § 315), faktury wystawiane przez jednostki powinny być numerowane chronologicznie, odrębnie dla każdego roku kalendarzowego, w ramach jednej lub więcej serii w odniesieniu do każdej jednostki organizacyjnej. Fakturę w sposób jednoznaczny identyfikuje numer faktury, według poniższego schematu: symbol jednostki / rok (rr) / F / ......../ numer kolejny faktury.

b) W przypadku faktur wewnętrznych zastosowano numerację chronologiczną dla wszystkich faktur zamiast numerację odrębną, bez stosownego oznaczenia literowego „W” (segment trzeci) oraz ilości zer przed numerem faktury (segment piąty). Według § 276 załącznika nr 2 do Zarządzenia Nr 136/21, odrębna numeracja, z zachowaniem wszystkich zasad wymienionych w § 275, winna być prowadzona dla: 1) faktur korygujących, według poniższego schematu: symbol jednostki / rok (rr) / K / ……../ numer kolejny faktury korygującej;
2) faktur wewnętrznych, według poniższego schematu: symbol jednostki /rok(rr) / W /……/ numer kolejny dokumentu wewnętrznego;
3) not korygujących, według poniższego schematu: symbol jednostki /rok(rr) / NOTA.KOR./……/ numer kolejny noty.

c) W dokumentacji znajdowały się dwa dowody sprzedaży o numerze SP21/21/1. W październiku numer ten nadany został fakturze wystawionej na Gminę Miasto Szczecin, a w listopadzie nocie obciążeniowej wystawionej na MOPR Szczecin tytułem obiadów dla uczniów na podstawie decyzji z MOPR. Numer noty winien być nadany zgodnie ze schematem wskazanym w pkt b.

2. W dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było faktur sprzedaży o numerach od SP21/2/2 do SP21/2/14 oraz SP21/21/W/S/000002, SP21/21/W/S/000003, które zostały wydrukowane w trakcie kontroli.

3. 5. faktur sprzedaży zawierało nieprawidłowe wskazanie ilości i/lub jednostki miary, w tym zamiast godzin i miesiąca wskazano szt., conie wskazywało na rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej.

4. Terminy zapłaty wskazane w fakturach były niezgodne z terminem wynikającym z zawartych umów, a określonym jako 14 dni od dnia wystawienia faktury. W 5. przypadkach, umowny termin zapłaty przypadał na14.05.2021 r., a wskazano 21.05.2021 r. W przypadku kolejnego najemcy, umowny termin zapłaty określony został jako do 15 dnia każdego miesiąca za miesiąc bieżący, a na 10. fakturach za 2021 r. wskazano termin obliczony jako 14 dni od daty wystawienia faktury. W powyższym przypadku, faktury powinny być ponadto wystawione za miesiąc bieżący, a nie po jego upływie.

5. W przypadku 4. miesięcy 2021 r. (maj, wrzesień, październik i listopad) dokumentacja nie zawierała potwierdzenia przekazania dokumentów JPK_V7 do UM Szczecin w wersji papierowej, a tym samym nie można było stwierdzić, czy dokumenty przekazane zostały terminowo, tj. do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczyły.

6. Podatek za wrzesień i październik 2021 r., tj. za miesiące, w których nastąpiła zmiana na stanowisku głównego księgowego, został przekazany do UM Szczecin po 10. dniu miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczył.Według § 6 ust. 8 załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT ( Aktualnie jest to § 6 ust. 9 w zw. z § 6 ust. 1 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin), wraz ze złożeniem rejestrów i deklaracji jednostkowej VAT kierownicy jednostek oświatowych wpłacają w terminie do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, równowartość kwoty nadwyżki podatku należnego nad naliczonym wynikającej ze składanej deklaracji jednostkowej VAT na rachunek bankowy WOś.

Począwszy od września 2021 r. przy określaniu podatku VAT do odliczenia, ówczesny główny księgowy zaprzestał stosowania prewspółczynnika.

Na podstawie danych za 2020 r., ówczesny główny księgowy dokonał wyliczenia wskaźnika struktury sprzedaży i prewspółczynnika na 2021 r., których wartości wyniosły: 34% - wskaźnik struktury sprzedaży, 2% - prewspółczynnik. Po zakończeniu 2020 r. ówczesny główny księgowy dokonał ponownego przeliczenia VAT do odliczenia według współczynników rzeczywistych. Podatek VAT do skorygowania, który wyniósł 164,70 zł, ujęty został w deklaracji JPK_V7 za styczeń 2021 r., a zwrot nadpłaty nastąpił poprzez pomniejszenie należności z tytułu podatku za styczeń 2021 w kwocie 296,49 zł.

Po zakończeniu 2021 r., ówczesny główny księgowy dokonał ponownego przeliczenia VAT do odliczenia według współczynników rzeczywistych. Podatek VAT do skorygowania, który wyniósł 173,10 zł ujęty został w deklaracji JPK_V7 za styczeń 2022 r., a zwrot nadpłaty na konto szkoły miał miejsce w dniu 18.05.2022 r.

6. Sprawozdawczość

Kontrolą objęto sprawozdania budżetowe: Rb-27S, Rb-28S, RB-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2021 r. oraz bilans jednostki w zakresie niezbędnym do kontroli.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan na dzień 31.12.2021 r. (po zmianach) wyniósł 1.500 zł i był niższy od planu na dzień 01.01.2021 r. o 380 zł. Wykonanie dochodów na dzień 31.12.2021 r. wyniosło 928,71 zł i było niższe od planu po zmianach o 576,29 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, plan na dzień 31.12.2021 r. (po zmianach) wyniósł 4.841.235,63 zł i był wyższy o 1.488.446,63 zł od planu pierwotnego na dzień 01.01.2021 r. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2021 r. wyniosło 4.681.709,23 zł i było niższe od planu po zmianach o 159.526,40 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2021 r. wyniósł 239.000 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2021 r., a wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2021 r. wyniosło 158.244,36 zł i było mniejsze od ww. planu o 80.755,64 zł.

Sprawozdania Rb-N i Rb-Z opisano w pkt 1.2 i 2.2.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2021 r. z ewidencją księgową.

Porównanie danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2021 r. z ewidencją księgową wykazało niezgodność sprawozdania Rb-27S z przedstawioną do kontroli ewidencją księgową. Według sprawozdania Rb-27S dochody jednostki wyniosły 928,71 zł, a według ewidencji księgowej 18.598,18 zł. Na różnicę w kwocie 17.669,47 zł składało się odszkodowanie wypłacone szkole przez towarzystwo ubezpieczeniowe oraz dochód z tytułu wynagrodzenia płatnika z programu „Pomorze Zachodnie”. Wymienione rozbieżności między sprawozdawczością, a ewidencją były wynikiem niewykonania w trakcie roku stosownych księgowań. Według § 9 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz.U. z 2020 r. poz. 1564 ze zm.), kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Szkoła nie przedstawiła oryginałów ostatecznych sprawozdań Rb-N i Rb-Z podpisanych przez głównego księgowego i dyrektora szkoły. Kontrolującym udostępniono sprawozdania wygenerowane z systemu finansowo - księgowego.

Za powyższy zakres odpowiedzialny był ówczesny główny księgowy.

Stwierdzono ponadto, że zapis pkt 4 informacji do bilansu za 2021 r., według którego odpisaniu w ciężar kosztów zużycia materiałów w momencie przekazania ich do użytkowania podlegają środki o wartości do 400 zł był niezgodny z zapisem zawartym w pkt 2 „Części obligatoryjnej” polityki rachunkowości, według którego pozostałe środki trwałe o wartości do 500 zł są odnoszone w koszty zużycia materiałów w miesiącu przyjęcia ich do używania.

Wydatki budżetowe wykazane w sprawozdaniu Rb-28S w kwocie ogółem 4.681.709,23zł były zgodne z wydatkami budżetowymi zrealizowanymi, wykazanymi w poz. 1.2 pkt I sprawozdania „Zestawienie zmian w funduszu jednostki”, sporządzonego na dzień 31.12.2021 r.

W pozostałym zakresie dane wykazane w sprawozdaniach budżetowych były zgodne z ewidencją księgową.

7. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2021 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z procedurami inwentaryzacyjnymi obowiązującymi w jednostce.

Kontroli poddano zgodność wartości majątku według ksiąg inwentarzowych oraz według dokumentacji inwentaryzacyjnej z wartością majątku wykazaną  w księgach rachunkowych, a także stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2021 r.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie w 2021 r. spisu z natury środków trwałych, gdy tymczasem ostatni taki spis przeprowadzony został w 2017 r. Powyższe dyrektor potwierdził w wyjaśnieniach złożonych w toku kontroli, wskazując jako przyczynę nieotrzymanie od głównego księgowego informacji o konieczności przeprowadzenia takiej inwentaryzacji. Według art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, termin  i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację m.in. nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - przeprowadzono raz w ciągu 4 lat. Według art. 4 ust. 5 uor kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą.

Kontrola zgodności wartości majątku według ksiąg inwentarzowych z wartością majątku według ksiąg rachunkowych wykazała, że:

1. Według zestawienia obrotów i sald za 2021 r., obroty konta 011 - Środki trwałe wyniosły 3.043.342,72 zł, a według „Księgi środków trwałych” (księga papierowa przedstawiona w toku kontroli przez głównego księgowego; ostatnie zapisy z 2017 r.) wartość ogółem środków trwałych wynosiła 2.561.877,70 zł (różnica 481.465,02 zł).
2. Według zestawienia obrotów i sald za 2021 r., obroty konta 013 - Pozostałe środki trwałe wyniosły 1.044.981,80 zł, a według „Zestawienia sprzętu” – stan na 31.12.2021 r.” (rejestr prowadzony przez kierownika gospodarczego), wartość ogółem pozostałych środków trwałych wynosiła 1.139.262,95 zł (różnica 94.281,15 zł).
3. Według zestawienia obrotów i sald za 2021 r., obroty konta 020 – Wartości niematerialne i prawne wyniosły 78.104,17 zł. W tym przypadku nie dokonano porównania ksiąg rachunkowych z księgami inwentarzowymi, z uwagi na nieprzedstawienie kontrolującym księgi inwentarzowej. Według wyjaśnień głównego księgowego, po wstępnej analizie analityki do konta 013 wynika, że przynajmniej część ich wartości stanowią wartości niematerialne i prawne zaksięgowane w syntetyce na koncie 020.
4. Wartość konta 014 – Zbiory biblioteczne według ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tych zbiorów wynikającą z księgi inwentarzowej prowadzonej przez pracownika biblioteki szkoły, jednakże wynikało to jedynie z faktu, że księgozbiór zakupiony w 2021 r. nie został wprowadzony zarówno do ksiąg rachunkowych jak i do księgi inwentarzowej.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było żadnego potwierdzenia, że na dzień 31.12.2021 r. dokonano porównania wartości ww. ksiąg, a według art. 27 ust. 1 uor, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Według dokumentacji pracowniczej, zakresy czynności głównych księgowych obejmowały m.in. nadzór i koordynację czynności związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych szkoły. Do ksiąg rachunkowych zalicza się m.in. księgi inwentarzowe, jednakże w żadnym z zakresów czynności pracowników administracji nie stwierdzono zapisów dotyczących prowadzenia wymienionych ksiąg. Podział obowiązków w tym zakresie ustalony został jedynie na podstawie wyjaśnień udzielonych w toku kontroli.

W toku kontroli czynności wykonanych w ramach realizacji procesu inwentaryzacji na dzień 31.12.2021 r., stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. Dyrektor nie wydał stosownego zarządzenia w sprawie inwentaryzacji na dzień 31.12.2021 r., na mocy którego należało m.in. powołać Komisję Inwentaryzacyjną oraz zespoły spisowe, na co wskazano w pkt 4 ppkt 1 i 4 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, stanowiącej załącznik nr 4 do polityki rachunkowości. Tym samym zespoły, które przeprowadziły spis z natury w kasie i w magazynie art. spożywczych nie zostały odpowiednio umocowane.
2. W dokumentacji nie było protokołu z porównania stanów i weryfikacji, który powinien zawierać w szczególności dane wymienione w pkt 5 ppkt 11 „Instrukcji inwentaryzacyjnej” stanowiącej załącznik nr 4 do polityki rachunkowości, w tym m.in. dokładne określenie rodzaju i wartości weryfikowanego składnika aktywów i pasywów, odrębnie dla każdego z sald wraz ze stwierdzeniem realności ich występowania. Według wyjaśnień udzielonych przez dyrektora w toku kontroli, czynności weryfikacji nie zostały wykonane.
3. Protokół inwentaryzacji kas sporządzony został, jako „Spis czeków bankowych na dzień 31.12.2021 r.”, gdy tymczasem obejmował także stan gotówki oraz ostatnie raporty kasowe sporządzone w poszczególnych dziennikach. W ww. dokumencie wskazano ponadto, że nie było raportu kasowego ZFŚS, co było niezgodne ze stanem faktycznym, ponieważ w 2021 r. sporządzony został raport kasowy nr 1/ZZ/2021 dotyczący ZFŚS. Kasy ZFŚS nie wskazano także w dokumencie o nazwie „Rozliczenie z przeprowadzonej inwentaryzacji. Do bilansu za rok 2021” sporządzonym z datą 26.04.2022 r.
4. Zgodnie z zapisami pkt 5.3 „Instrukcji kasowej” stanowiącej załącznik nr 5 do polityki rachunkowości, inwentaryzacja kasy powinna być przeprowadzona zgodnie z odrębną procedurą przyjętą aktem władczym kierownika jednostki. Procedura taka nie została przedstawiona kontrolującym.

Według art. 26 ust. 1 uor, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Wartości środków pieniężnych wynikające z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2021 r. były zgodne z księgami rachunkowymi.

Bankowe potwierdzenia sald zostały wydrukowane z systemu bankowego w trakcie kontroli.

W wyjaśnieniach udzielonych w dniu 18.11.2022 r. dyrektor poinformował, że inwentaryzacja zaplanowana została na dzień 31.12.2022 r.

8. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz wypełniane przez księgi rachunkowe zapisów art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

W ocenie kontroli nie można uznać, że księgi rachunkowe szkoły prowadzone były rzetelnie. Zgodnie z opisem zawartym w art. 24 ust. 2 uor, księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. W przypadku SP21, z uwagi na liczne błędy w ewidencji księgowej, księgi rachunkowe nie stanowiły rzetelnego źródła informacji. Powyższe potwierdzają m.in. należności (opis w pkt 1.2) i zobowiązania (opis w pkt 2.2), które nie odzwierciedlały prawidłowych, zgodnych ze stanem rzeczywistym obrotów i/lub sald, a także pojedyncze księgowania jak np. rozrachunki z odbiorcami (z tytułu najmów) zaksięgowane na rozrachunkach z dostawcami.

Nie można także uznać, że księgi rachunkowe prowadzone były bezbłędnie, tj. jak wskazano w art. 24 ust. 3 uor, wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych oraz bieżąco jak wskazano w art. 24 ust. 5 uor, tj. pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. Księgi rachunkowe, w tym także księgi pomocnicze nie były na bieżąco prowadzone i uzgadniane.

W przypadku faktur wydatkowych dotyczących zakupu składników majątku podlegających ewidencji ilościowo – wartościowej na kontach majątkowych szkoły (011, 013, 014 i 020), nie można było powiązać zapisów księgi głównej z księgami pomocniczymi, ponieważ faktury nie zawierały żadnych adnotacji o wprowadzeniu zakupionych środków do ksiąg inwentarzowych szkoły, w dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było dowodów OT, a ewidencja księgowa nie zawierała stosownych zapisów. Na obowiązek wystawiania dowodów OT wskazano m.in. w pkt 6.4 „Procedury obiegów dowodów finansowo – księgowych” stanowiącej załącznik nr 3 do polityki rachunkowości szkoły.

W przypadku faktur dotyczących zakupu/likwidacji składników majątkowych stwierdzono następujące przypadki:

1. W 5. przypadkach, do faktur na łączną kwotę 18.583,71 zł załączono dowody OT, natomiast wskazania dekretacyjne nie obejmowały księgowań na kontach zespołu „0”.
2. Kolejne 3 faktury, na łączną kwotę 58.163 zł zostały zadekretowane na konta środków trwałych lecz w dokumentacji brakowało dowodów OT, a środki trwałe nie zostały wprowadzone do księgi inwentarzowej.
3. Zakupione urządzenie wielofunkcyjne na kwotę 7.613,70 zł, zaewidencjonowano jako wartości niematerialne i prawne (konto 020) zamiast na koncie pozostałych środków trwałych (konto 013).
4. W 2. przypadkach dotyczących utylizacji sprzętu, udokumentowanych protokołami kasacyjnymi na łączną kwotę 26.991,06 zł, nie sporządzono stosownych dowodów księgowych dotyczących likwidacji.

Do powyższych nieprawidłowości miał zastosowanie art. 16 uor, według którego konta ksiąg pomocniczych (w art. 17 uor wskazano, że konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności m.in. dla środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych) zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym, jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Według zestawienia obrotów i sald za 2021 r. obroty konta 130-BB-01 – Rachunek bieżący jednostki - wydatki wyniosły 4.669.613,24 zł, a według sprawozdania Rb-28S wyniosły 4.681.709,23 zł (różnica 12.095,99 zł). Zgodnie z opisem do konta 130 zawartym w „Części obligatoryjnej” stanowiącej załącznik nr 2 do polityki rachunkowości szkoły, na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości tych obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych określonych w odrębnych przepisach.

Przedstawione kontrolującym zestawienie obrotów i sald za 2021 r. zawierało zapisy świadczące o niepoddaniu obrotów i sald stosownej weryfikacji (patrz pkt 7), w tym m.in.:

1.  Na zestawieniu obrotów i sald za 2021 r., figurowały nieprzeksięgowane na wynik finansowy przychody i koszty, a zgodnie z opisem do konta 860 – Wynik finansowy, zawartym w „Części obligatoryjnej” stanowiącej załącznik nr 2 do polityki rachunkowości, salda kont zespołu 4 i 7 przenosi się w końcu roku obrotowego odpowiednio na konto 860.

2.  Na zestawieniu obrotów i sald za 2021 r. konta wykazywały nierozliczone salda, w tym saldo konta 101 - Kasa (str. Ma) w kwocie 375,01 zł i saldo konta 141 – Środki pieniężne w drodze (str. Wn) w kwocie 1.000 zł. Powyższe było niezgodne ze stanem rzeczywistym, a wynikało z błędnych księgowań.

3.  Pozostałe przypadki opisane zostały w pkt 1, 2 i 6.

Nazwy rachunków bankowych funkcjonujących w jednostce były nieadekwatne do rodzaju transakcji przeprowadzanych na tych rachunkach. Na rachunku bankowym „Rachunek Wyodrębnionych Wpływów” realizowane były operacje dotyczące ZFŚS, a na rachunku bankowym „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych” transakcje właściwe dla WRD.

Kwestia stosowanej w szkole pieczątki do potwierdzania kontroli i akceptacji dowodów księgowych nie została uregulowana w polityce rachunkowości szkoły.

W szkole prowadzone były pozostałe księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor.

9. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano nieobligatoryjne elementy polityki rachunkowości szkoły oraz obowiązujące w jednostce procedury dotyczące organizacji szkoły oraz wynagradzania pracowników.

Kontrola procedur obowiązujących w jednostce wykazała, że jednostka nie dostosowała do swoich potrzeb nieobligatoryjnych elementów polityki rachunkowości. Przegląd procedur wykazał następujące zapisy, które w ocenie kontroli były nieprawidłowe i/lub niezgodne ze stanem faktycznym:

1.    „Procedury obiegów dowodów finansowo – księgowych” stanowiące załącznik nr 3 do polityki rachunkowości zawierały zapisy nie dotyczące szkoły z uwagi na strukturę organizacyjną jednostki. W procedurach wymienione zostały m.in. stanowiska „Wymiarowiec”, „Likwidator zobowiązań” czy „Księgowy kontysta”, gdy tymczasem czynności z zakresu finansowo – księgowego wykonywane były w szkole na stanowisku kierownika jednostki, głównego księgowego, kierownika gospodarczego, starszej księgowej i intendenta. W instrukcji nie było np. informacji o stosowanych pieczęciach, w jaki sposób zamieszczane będą na dowodach wskazania dekretacyjne (wydruk systemowy, czy zapisy ręczne), opisu sposobu gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych i inne.

2.    Według pkt 5 ppkt 1 „Instrukcji inwentaryzacyjnej” stanowiącej załącznik nr 4 do polityki rachunkowości, spis z natury dokumentuje się na arkuszach spisu z natury stanowiących druki ścisłego zarachowania o układzie przyjętym zwyczajowo (druki akcydensowe, wydruki komputerowe). W ocenie kontroli, druki np. akcydensowe stają się drukami ścisłego zarachowania dopiero w momencie ich ponumerowania. Instrukcja nie zawierała ponadto wskazania pracownika odpowiedzialnego za wycenę oraz wzorów dokumentów, w tym oświadczeń osób odpowiedzialnych materialnie, protokołu z weryfikacji, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych i protokołu ich rozliczenia.

3.    W pkt 3.2 „Instrukcji kasowej” stanowiącej załącznik nr 5 do polityki rachunkowości zawarto zapis o wydzielonym pomieszczeniu kasowym, co nie było zgodne ze stanem faktycznym. Kasa nie posiadała wydzielonego pomieszczenia, a czynności kasowe realizowane były przez kierownika gospodarczego w zajmowanym przez niego pokoju.

4.    Wykaz dowodów finansowo – księgowych stosowanych w jednostce nie zawierał m.in. wskazań dotyczących stosowanej symboliki dowodów bankowych i kasowych (pkt 3 „Mapowania stanowisk do ról biznesowych w kluczowych procesach”, stanowiącego załącznik nr 6 do polityki rachunkowości).

5.    Według pkt 3.1 ppkt 1 „Instrukcji kasowej” stanowiącej załącznik nr 5 do polityki rachunkowości, kasjer zawiera z kierownikiem jednostki umowę o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się (zgodnie z załącznikiem do instrukcji kasowej) oraz składa oświadczenie o znajomości przepisów i procedur w zakresie dokonywania i dokumentowania operacji kasowych i transportu gotówki. W ocenie kontroli, skoro kierownik jednostki przyjął zapisy wzorcowe instrukcji, powinien zawrzeć wymienioną umowę i przyjąć ww. oświadczenie, co w przypadku jednostki nie zostało zrobione.

Zasady rachunkowości szkoły wypełniały pozostałe postanowienia art. 10 uor.

10. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2021 r.,

Kontroli poddano także funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.

Do dnia zakończenia kontroli, kontrolującym nie została przedstawiona do wglądu bankowa karta wzorów podpisów, z której wynikałyby uprawnienia do akceptacji dyspozycji płatniczych, które według wyjaśnień dyrektora, wykonywane są dwuosobowo.

Dyrektor złożył oświadczenie w sprawie kontroli przeprowadzonych w SP21 przez organa kontroli zewnętrznej. Według oświadczenia dyrektora i księgi kontroli szkoły, w 2021 r. przeprowadzone zostały w szkole 3 kontrole zewnętrzne, z czego tylko w 1. przypadku sporządzony został protokół. Dyrektor poinformował WKiAW o tej kontroli w piśmie z dnia 08.04.2021 r. Obowiązek przekazywania informacji wynikał z § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 01.03.2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Według wydruku uprawnień sporządzonego z systemu ipkobiznes, uprawnionymi do systemu były następujące osoby: dyrektor (uprawnienia administratora), wicedyrektor, główny księgowy, starsza księgowa.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi SP21:

1. Udzielanie zamówień publicznych zgodnie z ustawą pzp, ze szczególnym uwzględnieniem etapu szacowania zamówienia i zastosowanej procedury jego udzielenia.
2. Podpisywanie notatek służbowych z udzielenia zamówienia do kwoty 130.000 zł netto przez dyrektora jednostki, zgodnie z posiadanym pełnomocnictwem.
3. Przeprowadzenie spisu z natury majątku trwałego szkoły według stanu na 31.12.2022 r., a kolejnych spisów w terminach przewidzianych uor.
4. Uzupełnienie ksiąg rachunkowych i inwentarzowych o zapisy dotyczące zmian stanu majątku szkoły (przychody/rozchody) jakie miały miejsce od ostatniego spisu z natury, w celu doprowadzenia do ich zgodności.
5. Założenie, uzgodnienie z księgą rachunkową i bieżące prowadzenie księgi inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych.
6. Wykonywanie w ramach procesu inwentaryzacji wszystkich czynności wynikających z uor i „Instrukcji inwentaryzacyjnej” stanowiącej załącznik nr 4 do polityki rachunkowości oraz stosowne udokumentowanie tych czynności.
7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych rzetelnie, bezbłędnie i bieżąco, tj. zgodnie z zasadami wskazanymi w art. 24 uor.
8. Stosowanie zasady „czystości obrotów” na koncie 130 – Rachunek bieżący jednostki.
9. Doprowadzanie do zgodności ewidencji księgowej ze sporządzaną sprawozdawczością.
10. Uzgodnienie rozrachunków z kontrahentami i wykonanie ewentualnych przeksięgowań w celu ustalenia zgodnego ze stanem rzeczywistym stanu należności i zobowiązań.
11. Obciążenie najemcy kwotą najmu zaniżoną w stosunku do zapisów umowy.
12. Wypełnianie zapisów umownych w zakresie pozyskania dokumentów stanowiących podstawę wystawienia faktur zakupu, w tym protokołów odbioru robót.
13. Zaniechanie nieuzasadnionego wydatkowania środków finansowych Gminy Miasto Szczecin, poprzez przyznawanie dodatków funkcyjnych zgodnie z zapisami obowiązującego w jednostce regulaminu wynagradzania, ze szczególnym uwzględnieniem zasady dotyczącej przyznawania tych dodatków proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
14. Pisemne potwierdzanie przyznania pracownikom dodatków specjalnych, ze wskazaniem m.in. zakresu dodatkowych zadań/obowiązków i włączanie potwierdzeń do dokumentacji pracowniczej, w tym uzupełnienie dokumentacji za 2021 r.
15. Uzupełnienie dokumentacji pracowniczej o pisma dotyczące zmiany wynagrodzenia zasadniczego, w 1. przypadku o pismo prostujące treść informacji o przyznaniu nagrody w zakresie kwoty, w przypadku kasjera o umowę o odpowiedzialności materialnej, zgodnie z obowiązującą w szkole „Instrukcją kasową”.
16. Uzupełnienie zakresów czynności pracowników o zapisy dotyczące podatku VAT i prowadzenie ksiąg inwentarzowych.
17. Ustalenie w porozumieniu z bankiem prowadzącym rachunki jednostki właściwych nazw kont bankowych oraz stosowanie prawidłowej nazwy dla przelewów realizowanych z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.
18. Ewidencjonowanie rozrachunków publicznoprawnych przy wykorzystaniu dedykowanych im kont rozrachunkowych.
19. Ujednolicenie zasad kwalifikowania majątku do pozostałych środków trwałych ustalonych w pkt 2 „Części obligatoryjnej” z zapisami pkt 4 „Informacji dodatkowej” do bilansu.
20. Stosowanie możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania najemcom będącym przedsiębiorcamirekompensaty i odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
21. Poinformowanie najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, jednostka korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
22. Wystawianie dokumentów sprzedaży zgodnie z zasadami zawartymi w zarządzeniu w sprawie centralizacji w zakresie: maski dokumentów, chronologii numeracji, stosowania właściwej jednostki miary i terminu zapłaty.
23. Przekazywanie należnego podatku VAT do UM Szczecin w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczył.
24. Ujmowanie faktur zakupu i sprzedaży w roku obrotowym, którego dotyczą.
25. Obciążanie najemców kwotami wynikającymi z zawartych umów i zgodnie z zapisami tych umów w zakresie terminu zapłaty.
26. Bieżące monitorowanie należności jednostki i ich dochodzenie.
27. Ustalenie zasad kontroli faktur sprzedaży i ich stosowanie.
28. Terminowe regulowanie płatności, w tym także zobowiązań publicznoprawnych.
29. Poddawanie umów i dowodów księgowych kontrolom przewidzianym zapisami „Procedury obiegów dowodów finansowo – księgowych”i potwierdzanie tego faktu podpisem.
30. Przekazywanie Prezydentowi Miasta Szczecin informacji rocznej z realizacji Uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r.
31. Przegląd nieobligatoryjnych elementów polityki rachunkowości przyjętych w jednostce celem dostosowania zapisów do potrzeb i organizacji pracy szkoły, w tym opracowanie wzorów stosowanych dokumentów.