Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: P/29/07

Gospodarka finansowo – księgowa za 2006 r.

Ognisko Pracy Pozaszkolnej Szczeciński Chór Chłopięcy „Słowiki” w Szczecinie, ul. B. Śmiałego 42/43

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 28 września – 25 października 2007 r. przeprowadził kontrolę w Ognisku Pracy Pozaszkolnej Szczeciński Chór Chłopięcy „Słowiki” w Szczecinie, ul. B. Śmiałego 42/43, zw. dalej placówką, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2006 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/29/07 podpisanym w dniu 25 października 2007 r.

W wyniku kontroli wynagrodzeń i polityki kadrowej stwierdzono nieliczne nieprawidłowości. W placówce nie sporządzano dokumentu będącego podstawą do wypłacenia premii w poszczególnych miesiącach, z podziałem na pracowników wraz z kwotą przyznanej premii. To samo dotyczyło dokumentu będącego podstawą do wypłacenia nagród, z podziałem na poszczególnych pracowników z podaniem wysokości nagrody. Świadczyło to o dokonywaniu wypłat premii i nagród w oparciu o nieokreślone jednoznacznie zasady w kwestii formalnych metod ich dokumentowania, co skutkować mogło swobodą i brakiem kontroli nad wypłacanymi kwotami. W przypadku zaś premii, wypłacanej w całym badanym okresie w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego świadczyło to o przyjęciu jej stałego charakteru i braku elementu uznaniowego oraz motywacyjnego.

W wyniku kontroli akt osobowych pracowników placówki i list płac stwierdzono m.in., że zmiana liczby godzin pracy tygodniowo a co za tym idzie, zmiana wysokości wynagrodzenia nie zawsze następowała w formie pisemnej, co naruszało art. 29 §4 ustawy z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks Pracy (j.t.Dz.U. z 1998 r., nr 21, poz.94 ze zm.), zwanej dalej k.p., według którego zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Stwierdzono ponadto, że w aktach pracowników: Główny Księgowy - nie było umowy potwierdzającej wynagrodzenie w wysokości 1.290 zł., specjalista - nie było umowy potwierdzającej wynagrodzenie w wysokości 1.496 zł. oraz dodatek kasjerski w wysokości 20% płacy zasadniczej, sprzątaczka - nie było umowy potwierdzającej wynagrodzenie w wysokości 1.184 zł, impresario chóru - nie było umowy potwierdzającej wynagrodzenie w łącznej wysokości 1.443 zł (z obu etatów administracyjnych). W aktach nauczyciela zabrakło informacji o zatrudnieniu w miesiącu czerwcu - z list płac oraz wyjaśnień Gł. Księgowego wynikało, że był on w tym okresie zatrudniony i otrzymał wynagrodzenie w wysokości 425,37 zł. Było to niezgodne z art. 29 §2 k.p., według którego umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do rodzaju umowy oraz jej warunków.

Akta osobowe 4. pracowników nie zawierały informacji z Krajowego Rejestru Karnego. Podczas gdy zgodnie z art.2 ust.1 ustawy z dnia 25.08.2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 169 poz.1201) w terminie trzech miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy pracodawca samorządowy zatrudniający osobę będącą w dniu wejścia w życie ustawy pracownikiem samorządowym zatrudnionym na stanowisku urzędniczym występuje z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o tej osobie.

Główny Księgowy spełniał wymogi określone w art. 45 ust.2 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych. Zakres obowiązków Głównego Księgowego nie zawierał jednak uregulowań art. 45 ust.1 uofp, zgodnie z którymi głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

W toku badania funkcjonującego w placówce systemu rachunkowości stwierdzono, że placówka nie spełniała wszystkich wymogów nałożonych na jednostkę ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t.Dz.U. z 2002 r, Nr 76, poz.694 ze zm.), zwanej dalej uor. W udostępnionej dokumentacji nie zostały uregulowane metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, inwentaryzacji, ochrony danych, nie było informacji o dekretacji dowodów księgowych. Powyższe pozostawało w sprzeczności z art.10 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, systemu służącego ochronie danych, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Według art.21 ust.1 pkt 6 uor dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Kwestie inwentaryzacji w uor regulują art.26 i 27 opisujące prawidłowe przygotowanie, przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji.

Plan kont nie zawierał opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń oraz zasad ewidencji operacji gospodarczych na poszczególnych kontach księgi głównej, zasady prowadzenia kont analitycznych wraz z określeniem ich powiązań z kontami syntetycznymi, co nie wyczerpywało regulacji zawartych w art.10, ust.1 pkt 3 lit.a uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Dokument nie posiadał podstawy prawnej, załącznik nie posiadał daty sporządzenia ani daty podpisu.

Przyjęty plan kont wprawdzie umożliwiał sporządzanie sprawozdań, nie odnosił się jednak do wzorca podanego w Rozporządzeniu MF z dnia 18.12.2001 r. o szczegółowych zasadach rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jst oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 153, poz. 1752 ze zm.). W 2006 r. uchylono ww rozporządzenie i wprowadzone zostało Rozporządzenie MF z dnia 28.07.2006 r. nazwa j.w. (Dz.U. nr 142, poz. 1020). W §11 ust.2 ww. rozporządzenia uregulowano, że plany kont stanowią postawę do opracowania zakładowych planów kont. Według wyjaśnień Gł. Księgowego z dnia 18.10.2007 r. jednostka wprowadza etapowo komputeryzację ewidencji księgowej wg programów firmy ProgMan i nowy plan kont dostosowany do wymogów ww. rozporządzenia zostanie wprowadzony w życie z dniem 1 grudnia br.

Kontrola wydatków budżetowych - 12. faktur VAT z § 4210 (materiały i wyposażenie) na łączną kwotę 10.989,29 zł (57,93% ogółu wydatków z ww. paragrafu), 4. faktur VAT z § 4240 (pomoce naukowe i dydaktyczne) na łączną kwotę 2.966 zł (68,97% ogółu wydatków z ww. paragrafu), 1. faktury VAT z § 4270 (remonty) na łączną kwotę 4.984 zł (90,62% ogółu wydatków z ww. paragrafu) oraz 12. faktur z § 4300 (usługi pozostałe) na łączną kwotę 5.324,98 zł (60,24% ogółu wydatków z ww. paragrafu) wykazała uchybienia w postaci m.in.: braku opisu faktury – 16 przypadków. Fakt opisania faktury jest dowodem na kontrolę dokumentu pod kątem przejrzystości i celowości dokonanego wydatku. W 3. przypadkach dokument nie został ponadto sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym oraz nie posiadał dekretacji, co było niezgodne z obowiązującymi w placówce zasadami gospodarki finansowej. Według ww. zasad dokumenty obce dotyczące wydatków jednostki winny być zarejestrowane przez sekretariat i zaopatrzone w datę otrzymania, po czym sprawdzone i zatwierdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Obowiązek dekretacji dowodów księgowych wynika z art.21 ust.1 pkt 6 uor.

Proces udzielania zamówień publicznych (w placówce były to zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 6.000 euro, czyli wyłączone z ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29.01.2004 r. - j.t.Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz.1163 ze zm., zwanej dalej upzp) przebiegał nieprawidłowo. Stwierdzono bowiem, że w przypadku faktury nr 1604/180/06 z dnia 28.03.2006 r. wystawionej przez Vobis Microcomputer Sp. z o.o. na kwotę 4.266 zł za zakup zestawu komputerowego, monitora, oprogramowania oraz akcesoriów komputerowych, faktury nr FV/2006/CAN/87 z dnia 11.07.2006 r. wystawionej przez New Technology Poland Sp. z o.o. na kwotę 3.806,40 zł za zakup kserokopiarki wraz z akcesoriami oraz rachunku nr 3/2006 z dnia 26.06.2006 r. wystawionego przez „FIRE CLEAR” Zakład Ogólnobudowlany na kwotę 4.984 zł za zabezpieczenie ppoż boazerii w auli - nie została dokonana analiza rynku oraz nie sporządzono stosownych notatek służbowych. Było to niezgodne z Zarządzeniami Prezydenta Miasta nr 162/04 z dnia 27.04.2004 r. oraz z nr 371/06 z dnia 7.07.2006 r.w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta, które w § 9 ust. 4. pkt 1 - 3 Załącznika nr 1 stanowiły, iż przed zawarciem umowy zamawiający dokonuje analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego. Analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert (np. za pośrednictwem Internetu czy na podstawie faksów) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców. Każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku. Notatka taka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro. Zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia, przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy. Placówka nie posiadała żadnego dokumentu opisującego procedury udzielania zamówień publicznych. Zgodnie z wyjaśnieniem Gł. Księgowego z dnia 19.10.2007 r. instrukcja regulująca w sposób szczegółowy udzielanie zamówień publicznych przez Szczeciński Chór Chłopięcy „Słowiki” jest w trakcie opracowywania.

Kontrola wykazała nieprawidłowości polegające na niedostosowaniu dokumentacji dotyczącej przyjętych procedur wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa. W ocenie kontroli przyjęte w placówce procedury kontroli finansowej nie zawierały opisu badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, prowadzenia gospodarki finansowej, co było niezgodne z art. 47 ust. 2 pkt 2 - 3 uofp. Przyjęte procedury nie uwzględniały ponadto standardów kontroli finansowej, co wynika z art. 47 ust. 3 uofp, który stanowi, iż procedury kontroli finansowej ustala w formie pisemnej kierownik jednostki, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej, o których mowa w art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp oraz zapewnia ich przestrzeganie.

Kontrola wykazała ponadto, że w placówce pracownicy składali oświadczenia o prowadzeniu działalności gospodarczej, co było zgodne z przepisem art. 18a ustawy z dnia 22.03.1990 r. o pracownikach samorządowych (j.t Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1593 ze zm.), według którego pracownik samorządowy jest obowiązany złożyć oświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej.

W toku kontroli stwierdzono, że wypełniony został obowiązek sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Oświaty dotyczących transakcji podejrzanych zgodnie z Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w placówce nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. sporządzać dokument będący podstawą do naliczania i wypłacania premii uznaniowej i nagród finansowych,

2. przestrzegać formy pisemnej wszelkich zmian w umowach o pracę, szczególnie dotyczących zmian w wysokości wynagrodzenia,

3. dopilnować ustawowego obowiązku i zebrać informację z KRK o pracownikach zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych,

4. uzupełnić i zaktualizować zakres obowiązków Głównego Księgowego,

5. uzupełnić i zaktualizować zasady (politykę) rachunkowości,

6. dokonać aktualizacji Zakładowego Planu Kont wraz z opisem,

7. przestrzegać kontroli dowodów księgowych,

8. opracować i bezwzględnie stosować regulamin postępowania w sprawie zamówień publicznych uwzględniający unormowania zawarte w Zarządzeniu Prezydenta Miasta nr 330/07,

9. sporządzić aktualne procedury kontroli finansowej.

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2007/12/10, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2007/12/10 13:16:13

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2007/12/10 13:16:13	nowa pozycja