Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

            W kwietniu 2007r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w  Miejskim Ośrodku Interwencji Kryzysowej przy ul. Jedności Narodowej 42 w Szczecinie w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5 % wydatków 2006r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2006 r.) oraz realizacja postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

 

            Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 11.04.2007r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 04.05.2007r.

 

            Kontrola nie wykazała istotnych nieprawidłowości w funkcjonującym w Miejskim Ośrodku Interwencji Kryzysowej w Szczecinie (zw. dalej MOIK) systemie wewnętrznej kontroli finansowej. Stwierdzono jedynie drobne uchybienia formalne w opracowanej dokumentacji wewnętrznej dot. zasad (polityki) rachunkowości oraz zasad przeprowadzania zamówień publicznych; procedur kontroli finansowej.

            W toku kontroli ustalono, iż polityka rachunkowości wprowadzona w MOIK zarządzeniem Nr 7/2005 Dyrektora MOIK z dnia 28.10.2005 r. nie zawierała zapisów dot. powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej oraz programowych zasad ochrony danych księgowych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania – art. 10 ust. 1 oraz art. 71 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości zwanej dalej uor (tekst jednolity - Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.)

            Ustalone w MOIK procedury kontroli finansowej (zarządzenie Dyrektora nr 2/2004 z dn. 20.04.2004r.) nie zawierały z kolei zapisów dotyczących przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków  oraz zwrotu środków publicznych – art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, zwanej dalej uofp ( Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.)

            Stwierdzono ponadto, że do skontrolowanych wydatków poniesionych na podstawie faktur VAT (nr F/2006/O/11/000008 z dn. 24.11.2006 r., F/2006/O/11/000009 z dn. 20.12.2006 r., 518/2006 z dn. 27.10.2006 r., 592/2006 z dn. 27.10.2006 r., 647/2006 z dn. 13.12.2006 r., 593/2006 z dn. 27.11.2006 r., 02205/11/06 z dn. 21.11.2006 r., 2006/12/004202/SP/1 z dn. 29.12.2006 r.) nie sporządzono notatek służbowych z udzielenia zamówienia publicznego poniżej 6000 euro, co było niezgodne z § 9 ust 4 pkt. 2 załącznika nr 1 do zarządzenia Nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 07.07.2006 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta (zwanego dalej zarządzeniem Nr 371/06), wg którego każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku. Obowiązek sporządzania ww. notatek nie został uregulowany w obowiązującym w MOIK zarządzeniu nr 8/2005 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej z dn. 21.11.2005 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych.

            Ustalono także, że opracowana dokumentacja MOIK w zakresie systemu wewnętrznej kontroli finansowej nie została zaktualizowana - w związku ze zmianą powszechnie obowiązujących aktów prawnych m.in. uofp.

            Nie stwierdzono natomiast uchybień w dokumentacji dot. wydatków MOIK za 2006 r. w § 4210, 4270, 4260, 4300, 4350 (45 faktur VAT na łączną kwotę 73.757,24 zł). Dowody księgowe były kompletne, poprawne oraz zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, a ewidencja księgowa (księga główna, księgi pomocnicze) była prowadzona prawidłowo. Główny Księgowy spełniał wymogi określone w art. 45 ust. 2 uofp dotyczące wymagań jakie muszą spełniać osoby zajmujące stanowisko Głównego Księgowego w jednostce sektora finansów publicznych. Dyrektor MOIK ponadto wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Powyższe informacje były sporządzane i zostały przesłane do wydziału nadzorującego w Urzędzie Miasta Szczecin. Według ww. informacji w MOIK nie wystąpiły  - w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

 

W związku z powyższym Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi MOIK:

           

1.      Uaktualnienie i uzupełnienie dokumentacji wewnętrznej MOIK dotyczącej:

a)     zasad (polityki) rachunkowości – zgodnie z art. 10 uor,

b)     procedur kontroli finansowej – zgodnie z art. 47 ust. 2 uofp,

c)      przeprowadzania zamówień publicznych – uwzględniając zapisy zawarte w § 9 zarządzenia  Nr 371/06.

2.       Uaktualnienie podstaw prawnych w opracowanej dokumentacji wewnętrznej (zarządzeniach) w zakresie systemu wewnętrznej kontroli finansowej jednostki.

3.      Sporządzanie notatek służbowych z zamówień poniżej 6000 euro - zgodnie z   § 9 zarządzenia  Nr 371/06.