Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 26.01.-08.02.2007 r. przeprowadził kontrolę w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie ul. Klonowica 5 w zakresie realizacji zadania dot. utrzymania w czystości przystanków komunikacji miejskiej ze szczególnym uwzględnieniem: zgodności przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego z ustawą Prawo zamówień publicznych, sposobu sprawowania bezpośredniego nadzoru przez ZDiTM nad realizacją zadania w ramach zawartej umowy oraz sposób jej rozliczenia.

 

            Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 19.02.2007r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14.03.2007r.

 

            W roku 2006 Gmina Miasto Szczecin – Zarząd Dróg i Transportu Miejskiego (zwany dalej ZDiTM, Zakładem) zawarła trzy umowy dot. świadczenia usług w zakresie  utrzymania w czystości przystanków komunikacji miejskiej, pętli, obiektów dyspozytorskich, kasowych, dyspozytorsko – kasowych należących do ZDiTM. Zawarcie umów zostało poprzedzone procedurą zamówień publicznych, tj.:

-       dwa postępowania w trybie przetargu nieograniczonego;

-       jedno postępowanie w trybie zapytania o cenę;

-       jedno postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia;

-       jedno postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki;

oraz jedno zamówienie poniżej 6000 euro.

            W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na występowaniu przypadków nienaliczania Wykonawcy kar za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy; zbyt długim terminie przygotowywania postępowania w zakresie zamówienia publicznego (dot. ZP/56/PN/06) oraz sposobu ustalenia wartości zamówienia.

            Ustalono, że pomimo stwierdzonych nieprawidłowości w realizacji przedmiotu umowy nr 98/TO/06 z dn. 29.12.2006r. wystąpiły przypadki, w których nie naliczono Wykonawcy kar umownych. Ww. kary na łączną kwotę 13.100 zł. naliczono jedynie w 5  przypadkach (dot. pism nr: TO.DW.8011.6/06 z dn. 02.01.2007r., TO.AG.8011.157/2007 z dn. 25.01.2007r., TO.AG.8011-139/2007 z dn. 23.01.2007r.), co stanowiło zaledwie 31,3% przypadków, w których pracownicy Działu Obiektów i Urządzeń Kubaturowych i Czystości ZDiTM stwierdzili niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy (ogółem 16 przypadków). Stwierdzono ponadto, że w dwóch przypadkach Dyrektor ZDiTM odstąpił od wyegzekwowania kary w łącznej kwocie 21.877 zł., naliczonej Wykonawcy po stwierdzonych w dniach 08.01.2007r. i 09.01.2007r. brakach w wyposażeniu przystanków w kosze na śmieci w łącznej ilości 90 szt. (dot. pism   nr TO.DW.8011.61/07 i TO.DW.8011.62/07 z dn. 09.01.2007r.). Stanowiło to naruszenie zapisów  § 12 ust. 1 Umowy, wg którego za każdy stwierdzony przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne.

            Stwierdzono ponadto, że w przypadku postępowań w zakresie zamówienia publicznego nr ZP/56/PN/06, ZP/86/ZOC/06 i ZP/107/PN/06 wartość zamówienia została określona jedynie w oparciu o dane szacunkowe z 2004r. na podstawie Umowy nr 131/TO/2004 z dnia 21.10.2004r. w zakresie realizacji ww. usługi w pierwszym półroczu 2006 roku. Bazując na cenach zawartych w tej umowie nie dokonano ich aktualizacji, poprzez m.in. uwzględnienie średniorocznego wzrostu cen usług oraz nie przeprowadzono aktualnej  analizy cenowej rynku. W przypadku postępowania nr ZP/118/WR/06 wartość zamówienia została określona wyłącznie na podstawie najniższej oferty zaproponowanej w przetargu nieograniczonym   nr ZP/107/PN/06 (tj. 64.783,95 zł. netto).

            Zastrzeżenia kontroli dotyczą ponadto czasu przeznaczonego na przygotowanie przetargu nieograniczonego nr ZP/56/PN/06. Ustalono bowiem, że okres pomiędzy datą rozpoczęcia procedury przygotowawczej a datą wszczęcia postępowania (art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych, t.j. - Dz. U. z 2006r. Nr 164, poz. 1163 ze zm. ) w zakresie zamówienia publicznego wynosił 114 dni. Spowodowało to, że przetarg nie został rozstrzygnięty przed zakończeniem terminu obowiązywania dotychczasowej umowy nr 131/TO/2004 – tj. do dn. 30.10.2006r. i Wykonawca do realizacji ww. zadania w miesiącu listopadzie 2006r. został wybrany w wyniku przeprowadzenia zamówienia poniżej 6000 euro (nr 173/2/06).

           

 W związku z powyższym Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZDiTM:

           

1.      każdorazowe naliczanie Wykonawcy kary za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z rozdziałem 5 Umowy nr 98/TO/06 z dn. 29.12.2006r. i ich egzekwowanie,

 

2.      przeprowadzać proces ustalania wartości zamówienia z należytą starannością, biorąc pod uwagę m.in. prognozowany na dany rok średnioroczny wskaźnik wzrostu cen usług oraz przeprowadzając szczegółową analizę cenową  usług świadczonych przez wykonawców w ww. zakresie (badanie rynku),

 

3.      rozważyć wprowadzenie w ZDITM – na etapie planowania zamówień na dany rok budżetowy – harmonogramu określającego przedział czasowy na wykonanie poszczególnych zadań w procesie przygotowywania przetargów - przed ostatecznym terminem ich wszczęcia. Takie rozwiązanie pozwoli na odpowiednio wczesne rozpoczęcie procesu przygotowawczego i na wyeliminowanie w przyszłości wskazanych uchybień.