Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: P/26/07

Gospodarka Finansowo – księgowa za 2006 r.

Poradnia Psychologiczno – Pedagogiczna Nr 1 w Szczecinie, ul. Jedności Narodowej 2

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 22 sierpnia – 14 września 2007 r. przeprowadził kontrolę w Poradni Psychologiczno - Pedagogicznej Nr 1 Al. Papieża Jana Pawła II Nr 2, zw. dalej PPP-1, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2006 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/26/07 podpisanym w dniu 25 września 2007 r.

W wyniku kontroli wynagrodzeń i polityki kadrowej nie stwierdzono poważnych uchybień. Zwrócono uwagę jednak, że obowiązujący Regulamin Pracy, wprowadzony w życie 1.01.2004 r. opracowany został w większości na nieaktualnych przepisach. W roku 2006 obowiązywały zmiany do Kodeksu Pracy – (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), ustawy o związkach zawodowych – (j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz.854 ze zm.), ustawy o pracownikach urzędów państwowych – (j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 86, poz.953 ze zm.), ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi – (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 70, poz.473), nie obowiązywało rozporządzenie w sprawie urlopów i zasiłków wychowawczych – uchylone z dniem 1.01.2004 r. oraz rozporządzenie w sprawie zasad ustalania rozkładu i wymiaru czasu pracy pracowników urzędów państwowych – uchylone z dniem 14.04.2000 r. Stwierdzono ponadto, iż załączniki nr 1 i nr 2 nie posiadały podpisu Dyrektora poradni oraz, że spis treści regulaminu nie uwzględniał załączników nr 3, nr 4 i nr 5.

Główna Księgowa spełniała wymogi określone w art. 45 ust.2 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W toku badania funkcjonującego w PPP-1 systemu rachunkowości stwierdzono, że poradnia spełniała wymogi nałożone na jednostkę ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t.Dz.U. z 2002 r, Nr 76, poz.694 ze zm.), zwanej dalej uor, pod kątem dostępnej dokumentacji opisującej politykę rachunkowości, zasady obiegu dowodów księgowych, kontroli wewnętrznej i inwentaryzacji, przyjętego planu kont oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Kontrola wydatków budżetowych - 13. faktur VAT z § 4210 na łączną kwotę 14.729,7 zł (55,2% ogółu wydatków z ww. paragrafu), 7. faktur VAT z § 4260 na łączną kwotę 22.912,76 zł (47,1% ogółu wydatków z ww. paragrafu), 7. faktur VAT z § 4270 (remonty) na łączną kwotę 19.713,82 zł (97,5% ogółu wydatków z ww. paragrafu) oraz 23. faktur z § 4300 na łączną kwotę 10.603,00 zł (41,1% ogółu wydatków z ww. paragrafu) nie wykazała żadnych uchybień.

Kontrola wydatków z rachunku dochodów własnych - 13. faktur VAT z § 4210 na łączną kwotę 15.406,32 zł (46,7% ogółu wydatków z ww. paragrafu) oraz 5. faktur z § 4270 na łączną kwotę 14.934,08 zł (90,9% ogółu wydatków z ww. paragrafu) również nie wykazała żadnych uchybień.

W wyniku kontroli stwierdzono sporadycznie występujące błędy formalne w zawieranych umowach najmu, dotyczyły one nie aktualizowania umów na kolejne roczne okresy o uprzednio zawarte aneksy, nie zawieranie w umowach informacji o wysokości opłat, jakie ma uiszczać najemca oraz na podstawie jakiego dokumentu te opłaty powinny być uiszczane. Błędy te pozostawały bez wpływu na pobierane należności, gdyż wystawiane faktury zawierały prawidłowo naliczoną wysokość należnego czynszu oraz pozostałych opłat dodatkowych a najemcy uiszczali opłaty zgodne z wartościami wystawionymi na fakturze.

Proces udzielania zamówień publicznych – w poradni były to zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 6.000 euro, czyli wyłączone z ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29.01.2004 r. (j.t.Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz.1163 ze zm.), zwanej dalej upzp - przebiegał prawidłowo.

W poradni obowiązywały Procedury zamówień publicznych, wprowadzone bez daty. Na podstawie takiego dokumentu trudno jest stwierdzić z jakim dniem zaczął obowiązywać i czy przyjęta podstawa prawna była aktualna w danym okresie.

W poradni obowiązywała Instrukcja stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych wprowadzona w 2006 r. oparta na upzp i Zarządzeniu nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecina z 7.07.2006 r. w sprawiezasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta. W rozdziale zawierającym informację o zamówieniach, do których nie stosuje się przepisów upzp, nie ujęto uregulowań zawartych w ww. Zarządzeniu. Nie było informacji o dokonywaniu analizy rynku, o sporządzaniu notatki służbowej, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, o wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, które powinna zawierać notatka, o tym, że zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia, przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy, o postępowaniu w sytuacji, gdy ww. zasady nie mają zastosowania ze względu na specyfikę zamówienia i dokonanie analizy rynku poprzedzającej wybór wykonawcy nie jest możliwe. Ww. uregulowania zostały zawarte w Procedurach zamówień publicznych Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej Nr 1 w Szczecinie. Instrukcja jednak w zakresie zamówień wyłączonych z upzp nie powołuje się ani na Zarządzenie Prezydenta, ani na Procedury.

W ocenie kontroli przyjęte w PPP-1 procedury kontroli finansowej zawierały szczegółowy opis badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, co było zgodne z art. 47 ust. 2 pkt 2 uofp.

Ustalono, że wywiązano się z obowiązku nałożonego art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 25.08.2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 169, poz. 1201) w zakresie wystąpienia z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o osobach zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych. Kontrola wykazała ponadto, że w PPP-1 pracownicy składali oświadczenia o prowadzeniu działalności gospodarczej, co było zgodne z przepisem art. 18a ustawy z dnia 22.03.1990 r. o pracownikach samorządowych (j.t Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1593 ze zm.) zw. dalej u.p.s., według którego pracownik samorządowy jest obowiązany złożyć oświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej.

W toku kontroli stwierdzono, że wypełniano obowiązek sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Oświaty dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w PPP-1 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. zaktualizować podstawę prawną obowiązującego Regulaminu Pracy oraz pozostałe braki,

2. uzupełnić Instrukcję stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych,

3. sprawdzać treść sporządzanych umów najmu,

4. wyeliminować pozostałe uchybienia wskazane w wystąpieniu pokontrolnym

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2007/11/12, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2007/11/12 14:06:58

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2007/11/12 14:06:58	nowa pozycja