Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: Z/17/07

Stosowane procedury polityki rachunkowości oraz celowość wykorzystania dotacji budżetowej w okresie od stycznia do sierpnia 2007 r.

Przedszkole Publiczne Nr 64, ul. Barnima 23 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, zwany dalej WKiAW w dniach 17.12.2007 r. – 25.01.2008 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 64 ul. Księcia Barnima III 26, zw. dalej PP nr 64, w zakresie stosowanych procedur – polityki rachunkowości oraz celowości wykorzystania dotacji budżetowej w okresie od stycznia do sierpnia 2007 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli Z/17/07 podpisanym w dniu 4 lutego 2008 r.

Kontrola nie wykazała istotnych nieprawidłowości w wykonaniu ww. planu finansowego ani w realizacji przyznanej dotacji budżetowej. Stwierdzone uchybienia natury formalnej pozostawały bez wpływu na prawidłowe wykonanie wydatków oraz wysokość uzyskiwanych dochodów. Polegały one przede wszystkim na nieaktualizowaniu na bieżąco podstaw prawnych obowiązujących w PP nr 64 zarządzeń i regulaminów oraz błędach formalnych.

Kontrola wynagrodzeń i polityki kadrowej nie wykazała poważnych uchybień. Stwierdzono jednak, że Regulamin Pracy obowiązujący wszystkich pracowników od 1.01.2007 r. opracowany został w większości na nieaktualnych przepisach. W roku 2007 obowiązywały zmiany do Kodeksu Pracy – (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), ustawy o związkach zawodowych – (j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz.854 ze zm.), ustawy o pracownikach urzędów państwowych – (j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 86, poz.953 ze zm.), ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi – (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 147, poz.1231 ze zm.), nie obowiązywało rozporządzenie z dnia 28.05.1996 r. w sprawie urlopów i zasiłków wychowawczych uchylone przez ustawę – o zmianie ustawy Kodeks Pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw z dnia 14.11.2003 r. (Dz.U. Nr 213, poz. 2081) oraz rozporządzenie z dnia 12.02.1997 r. w sprawie zasad ustalania rozkładu i wymiaru czasu pracy pracowników urzędów państwowych – uchylone przez Rozp. Prezesa Rady Ministrów z dnia 14.04.2000 r. w sprawie zasad ustalania rozkładu i wymiaru czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej (Dz.U. Nr 28, poz.350 ze zm.). W kwietniu 2007 r. ww. rozporządzenie zostało uchylone przez Rozp. Prezesa Rady Ministrów z dnia 25.04.2007 r. w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej (Dz.U. Nr 76, poz.505). Kwestie zatrudniania pracowników merytorycznych regulowała Karta Nauczyciela – ustawa z dnia 26.01.1982 r. (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz.674) nie przywołana w podstawie prawnej ww. Regulaminu Pracy.

W PP nr 64 obowiązywał ponadto regulamin przyznawania nagrody dyrektora pracownikom, opracowany również w oparciu o nieaktualną podstawę prawną, ponieważ w 2007 r. obowiązywała przywoływana wyżej Karta Nauczyciela oraz ustawa z 7.09.1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.).

W toku badania funkcjonującego w PP Nr 64 systemu rachunkowości stwierdzono, że przedszkole spełnia wymogi nałożone na jednostkę ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t.Dz.U. z 2002 r, Nr 76, poz.694 ze zm.), zwanej dalej uor, pod kątem dostępnej dokumentacji opisującej zasady obiegu dowodów księgowych, kontroli wewnętrznej i inwentaryzacji, przyjętego planu kont oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych. Obowiązująca polityka rachunkowości nie zawierała informacji o wersji stosowanego oprogramowania co pozostawało w sprzeczności z art.10 ust.1 pkt 3 lit. c uor., wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Kontrola wydatków budżetowych - 5. faktur VAT z § 4260 (zakup energii) na łączną kwotę 14.067,10 zł (44,2% ogółu wydatków z ww. paragrafu), 6. faktur VAT z § 4300 (zakup usług pozostałych) na łączną kwotę 2.228,96 zł (22,8% ogółu wydatków z ww. paragrafu), 2. faktur VAT z § 4350 (zakup usług internetowych) na łączną kwotę 192,76 zł (26,4% ogółu wydatków z ww. paragrafu) oraz 2. faktur z § 4370 (zakup usług telefonii stacjonarnej) na łączną kwotę 754,50 zł (25,1% ogółu wydatków z ww. paragrafu) nie wykazała żadnych uchybień.

Proces udzielania zamówień publicznych – w przedszkolu były to zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 6.000 euro (od 15.06.2007 r. 14.000 euro), czyli wyłączone z ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29.01.2004 r. (j.t.Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz.1163 ze zm.) - przebiegał prawidłowo. Notatki służbowe dokumentujące fakt dokonania analizy rynku sporządzane jednak były bez daty. Na podstawie takiego dokumentu trudno było stwierdzić termin dokonania analizy.

W ocenie kontroli przyjęte w PP nr 64 procedury kontroli finansowej zawierały szczegółowy opis badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych. Oparte jednak były na ustawie z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2003 r. nr 15, poz. 148, z późn. zm.) oraz Komunikacie Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30.01.2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Ministra Finansów nr 3 poz.13). W 2007 r. procedury kontroli finansowej regulowała ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz.2104 ze zm.), zwana dalej uofp oraz Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiące Załącznik do Komunikatu nr 13 Ministra Finansów z dnia 30.06.2006 r.

Główny Księgowy spełniał wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W toku kontroli stwierdzono, że wypełniony został obowiązek sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Oświaty dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w PP nr 64 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. zaktualizować podstawę prawną obowiązującego Regulaminu Pracy, Regulaminu przyznawania nagrody dyrektora pracownikom oraz procedur kontroli finansowej,

2. uzupełnić obowiązującą politykę rachunkowości,

3. notatki służbowe potwierdzająca fakt dokonania analizy rynku opatrywać datą ich sporządzenia.

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2008/03/03, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2008/03/03 14:30:33

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2008/03/03 14:30:33	nowa pozycja