Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Pałacu Młodzieży – Pomorskie Centrum Edukacji, al. Wojska Polskiego 84/90, 70-482 Szczecin (zw. dalej PM) w zakresie realizacji projektu pn. „Warsztaty dziennikarskie „Bez granic” Nowe Warpno 2007” w ramach Funduszu Małych Projektów – Interreg III A.

Stan faktyczny przedstawiony został w protokole kontroli podpisanym w dniu 3 grudnia 2007 r. Ocena badanych obszarów zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 3 stycznia 2008 r., w którym dokonano poniższych ustaleń.

W dniu 30.03.2007 r. ówczesny Dyrektor PM zawarła – w imieniu PM - umowę nr 190/2007 ze Stowarzyszeniem Gmin Polskich Euroregionu Pomerania o dofinansowanie Mikroprojektu pt. „Warsztaty dziennikarskie „Bez granic” Nowe Warpno 2007” w ramach Funduszu Małych projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA Meklemburgia – Pomorze Przednie / Brandenburgia oraz Polska (Województwo Zachodniopomorskie). Projekt dotyczył uczestnictwa młodzieży polskiej i niemieckiej w warsztatach dziennikarskich, których celem z jednej strony było poszerzanie wiedzy dziennikarskiej, poprzez poznawanie tajników pisania reportażu, informacji prasowych, wywiadu, roli fotografii prasowej, czy też poznanie i utrwalenie zasad etyki dziennikarskiej. Z drugiej zaś strony projekt zakładał aktywne uczestniczenie młodzieży w zdobywaniu wiedzy ekologicznej na praktycznych i teoretycznych warsztatach ekologicznych. Projekt nastawiony był również na socjokulturowe zbliżenie młodzieży z Polski i Niemiec oraz wykształcenie tolerancji w stosunku do sąsiada. Głównym efektem warsztatów było wydanie 100 egzemplarzy gazetki „BEZ GRANIC – OHNE GRENZE” w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej dostępnej w Internecie.

 Całkowitą wartość projektu określono na kwotę 32.770,00 zł, z tego dofinansowanie z programu INTERREG IIIA w kwocie 24.577,50 zł (75%) oraz wpółfinansowanie z budżetu państwa w kwocie 3.277,00 zł (10%). Do dnia zakończenia kontroli Euroregion Pomerania nie dokonał weryfikacji finansowej projektu – nie nastąpiła zatem refundacja środków poniesionych przez PM.

Ustalono, że realizacja ww. projektu przebiegła zasadniczo zgodnie z umową  i harmonogramem określonym we wniosku aplikacyjnym. Zrealizowano w pełni działania główne określone we wniosku, dotyczące doskonalenia umiejętności dziennikarskich pod okiem profesjonalistów, wydania gazetki, pogłębienia wiedzy ekologicznej czy zajęć integracyjnych.

Stwierdzono jednak nieprawidłowości powstałe w trakcie przeprowadzania warsztatów polegające na wystąpieniu przypadków zorganizowania innych imprez niż wskazane w harmonogramie; uczestniczeniu mniejszej ilości młodzieży niż wskazano we wniosku o dofinansowanie; uczestniczeniu młodzieży w wieku innym niż zostało to określone w projekcie - bez jednoczesnego wystąpienia do Euroregionu Pomerania o zmianę warunków umowy, co stwarza ryzyko nie współfinansowania tych kosztów. Ujawniono również jeden przypadek nie przestrzegania zasad dotyczących informacji o udziale Funduszu i budżetu państwa we współfinansowaniu projektu.

Kontrola wykazała, że punkt programu dotyczący zwiedzania Muzeum Narodowego w Szczecinie nie został zrealizowany, gdyż w dniu wycieczki placówka była zamknięta. W zamian młodzież zwiedziła schrony z okresu II wojny światowej oraz Książnicę Pomorską. Z powodu przerwy urlopowej pracowników uczestnicy nie byli również w Nadleśnictwie Zalesie, w zamian zorganizowano prelekcję w Podgrodziu Pt. „Flora i fauna Puszczy Wkszańskiej” oraz prelekcję „Jak żyć w zgodzie z naturą” w gospodarstwie agroturystycznym w Brzózkach. Nie korzystano też z usług ratownika, gdyż woda w Zalewie skażona była bakteriami coli. Według kierownika projektu przyczyną powyższego była konieczność ustalenia terminów z półrocznym wyprzedzeniem, co wiązało się z ryzykiem wystąpienia tzw. przypadków losowych, które wystąpiły przy realizacji projektu. Należało zatem logicznie rozwiązać problem poprzez realizację alternatywnych zajęć powiązanych ze sobą tematycznie. Kierownik projektu zaznaczyła również, że o możliwości wystąpienia zmian w harmonogramie informowano na bieżąco telefonicznie Euroregion Pomerania, a o wszystkich zaistniałych zmianach poinformowano w Sprawozdaniu beneficjenta. Była Dyrektor PM nie wystąpiła jednak do Euroregionu Pomerania o zmianę programu warsztatów, co może być przyczyną nie uznania wydatków poniesionych na ww. cele za kwalifikowalne.

W toku kontroli ustalono, że w warsztatach zamiast dwudziesto osobowej grupy młodzieży określonej w harmonogramie projektu (10 Niemców i 10 Polaków), uczestniczyła mniejsza ilość, tj. 18 osób. Według kierownika projektu przyczyną takiego stanu było przysłanie przez stronę niemiecką (mimo wcześniejszych ustaleń) zaledwie 8 osób młodzieży, tłumacząc ten fakt chorobą uczestników. Zaznaczyła, że w sprawozdaniu końcowym poinformowano o tym fakcie Euroregion Pomerania.Była Dyrektor PM nie wystąpiła jednak do Euroregionu Pomerania o zmianę ilości młodzieży uczestniczącej w warsztatach, co może być przyczyną nie uznania tych wydatków za kwalifikowalne.

Kontrola ustaliła także, że w warsztatach uczestniczyła młodzież w wieku innym niż zostało to określone w projekcie. Stwierdzono bowiem, że uczestnikami warsztatów dziennikarskich była młodzież w wieku od 14 do 22 lat, podczas gdy projekt przewidywał udział młodzieży w wieku od 14 do 18 lat. Świadczy to o nie osiągnięciu wskaźnika realizacji projektu związanego z kryterium „wiek uczestników”, gdyż spośród 18 osobowej grupy młodzieży 6 osób (młodzież niemiecka) nie spełniało kryterium wieku określonego w pkt 2.3. wniosku aplikacyjnego. Według kierownika projektu przyczyną powyższego było przysłanie przez stronę nieniecką (bez powiadomienia o dokonaniu zmian w stosunku do pierwotnych ustaleń) na miejsce zbiórki młodzieży w wieku starszym, na co PM nie miał wpływu. Była Dyrektor PM nie wystąpiła jednak do Euroregionu Pomerania o zmianę wieku uczestników, co może być przyczyną nie uznania wydatków na ten cel za kwalifikowalne. Ustalono ponadto, że w sprawozdaniu z realizacji projektu nie dokonano oceny wskaźnika produktu w oparciu o kryterium „wiek uczestników”,      co przez Euroregion Pomerania może zostać uznane jako nierzetelne sporządzenie sprawozdania. Z analizy przeprowadzonej przez kontrolującego wynika, że procentowy stopień realizacji tego wskaźnika w przypadku młodzieży niemieckiej wynosił zaledwie 25% (6 spośród 8 uczestników była w innym wieku niż 14 – 18 lat), w przypadku młodzieży polskiej 100% (spośród 10 uczestników wszyscy byli           w wieku 14 – 18 lat). Łącznie wskaźnik został zrealizowany w 66,6%.

W wyniku kontroli stwierdzono, że w umowie nr 66/2007 zawartej w dniu 04.07.2007 r. pomiędzy Gminą Miasto Szczecin – Pałacem Młodzieży a Centrum Edukacji, Integracji i Rehabilitacji „Podgrodzie” w Nowym Warpnie na zakwaterowanie 20 – osobowej grupy młodzieży oraz 4 osób kadry w terminie od dnia 15 do 24 lipca 2007 r., nie zamieszczono informacji o udziale Funduszu oraz budżetu państwa we współfinansowaniu Mikroprojektu, jak również nie zamieszczono logo Programu i Euroregionu. Powyższe było niezgodne z § 13 pkt 2 umowy o dofinansowanie, według którego beneficjent był zobowiązany do zamieszczania we wszystkich dokumentach, które przygotowuje w związku z realizacją Mikroprojektu, informacji o udziale Funduszu oraz budżetu państwa we współfinansowaniu Mikroprojektu oraz logo Programu i Euroregionu. Osobami odpowiedzialnymi za powyższe był kierownik projektu oraz ówczesny Dyrektor PM.

 Podkreślenia wymaga, że wszystkie rozliczenia dotyczące projektu prowadzone były na osobnym rachunku bankowym, a wydatki dokonywane były w terminach i wysokościach określonych w harmonogramie oraz ujmowane na wyodrębnionej ewidencji księgowej.

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1.      Dokonywać wydatkowania środków finansowych na cele określone  w umowach i wnioskach o dofinansowanie – zintensyfikować działania  w celu zminimalizowania odstępstw od realizacji imprez ujętych w harmonogramach.

2.      Umieszczać na wszystkich umowach zawieranych w związku z realizacją projektów, informacje o udziale Funduszu i budżetu państwa we współfinansowaniu projektu oraz logo Programu.