Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 13.03.2018 –14.03.2018 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 23 w Szczecinie przy ul. Mierniczej 10 (zw. dalej SP 23) w zakresie: stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/13/17 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2016 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 11.04.2018 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/13/17 przeprowadzonej przez WKiAW w 2016 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej w 2016 roku, w tym sprawy kadrowe i wynagrodzenia ustalono, że 6 z 7. zaleceń zostało  zrealizowanych w pełnym zakresie.      

Stwierdzone uchybienia dotyczyły sposobu realizacji zalecenia w zakresiezaktualizowania pod kątem podstaw prawnych wskazanych w wystąpieniu regulaminów.

II. Oceny cząstkowe

1.  Zalecenie dotyczące potwierdzania kontrolina wyciągach bankowych w sposób zgodny z  ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zwanej dalej uor (Dz. U. z 2018 r. poz.395 ze zm.).

Na podstawie dokumentacji księgowej (24. wyciągów bankowych - wybranych do kontroli w wyniku próby losowej) za okres czerwiec – sierpień 2017 roku stwierdzono, że główny księgowy dokonywała dekretacji wyciągów bankowych w formie wydruku z programu finansowo - księgowego, podpisem złożonym na dekrecie potwierdzała dokonanie kontroli formalno – rachunkowej. Ww. dekrety podpisane zostały przez dyrektora jednostki i stanowiły potwierdzenie przeprowadzenia kontroli merytorycznej ww. dowodów księgowych. Powyższy sposób przeprowadzania kontroli został uregulowany w „Zasadach rachunkowości” w rozdziale III – „Dowody bankowe”, pkt 10 wprowadzonych Zarządzeniem nr 34/2016/2017 z dn. 14 czerwca 2017 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

 2. Zalecenie dotyczące dokonywania poprawek w księgach inwentarzowych w sposób wskazany w art. 25 ust. 1 uor.

Na podstawie analizy księgi inwentarzowej księgozbioru, prowadzonej przez bibliotekarkę, ustalono, że ww. księga prowadzona była ręcznie, strony były podsumowane, a zapisy trwałe. Od 2017 roku w księdze  nie nanoszono poprawek. Poprawa treści zapisów za okres poprzedni została uzupełniona o elementy wskazane w art. 25 ust. 1 uor.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

 3. Zalecenie dotyczące ujmowania w księgach rachunkowych każdego zdarzenia, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym.

Na podstawie analizy dokumentacji finansowo – księgowej za okres czerwiec – sierpień 2017 r. (wyciągów bankowych, faktur), stwierdzono, że wszystkie dowody księgowe zostały ujęte w księgach rachunkowych w okresach, którego dane zdarzenie dotyczyło.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

 4. Zalecenie dotyczące uzupełnienia wykazu programów o wersje użytkowanego aktualnie oprogramowania i daty ich wprowadzenia do użytkowania.

W trakcie kontroli stwierdzono, że w obowiązujących w jednostce procedurach regulujących zasady rachunkowości ujęto aktualny wykaz ksiąg rachunkowych funkcjonujących w SP 23 oraz wykaz programów służących do przetwarzania danych (wprowadzony zarządzeniem nr 34/2016/2017 z dn. 14.06.2017 r.) podpisany przez dyrektora. Powyższy wykaz programów był na bieżąco aktualizowany i zawierał: numery licencji, wersję oprogramowania oraz datę wprowadzenia do użytkowania.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

 5. Zalecenie dotyczące zaktualizowania wskazanych w wystąpieniu regulaminów pod kątem podstaw prawnych.

Kontrolą objęto: Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, Regulamin  Pracy oraz Zasady (politykę) rachunkowości zaktualizowane w maju i czerwcu 2017 r.

Stwierdzono, iż pomimo wprowadzonej w 2017 roku aktualizacji podstaw prawnych obowiązujące w SP 23: Regulamin Pracy, Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz Zasady (polityka) rachunkowości przywoływały nieaktualne podstawy prawne.  

      Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki. 

 6. Zalecenie dotyczące usunięcia z akt osobowych dokumentacji dot. ewidencji czasu pracy.

Na podstawie kontroli akt osobowych 5. pracowników stwierdzono, że ww. akta prowadzone były z podziałem na trzy części, które obejmowały: w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt. W wykazach akt osobowych ww. pracowników dokonano adnotacji o usunięciu z akt wniosków urlopowych. Ewidencja czasu pracy dla każdego z pracowników prowadzona była odrębnie poza aktami osobowym. 

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

 7. Zalecenie dotyczące zaktualizowania zakresu obowiązków głównego księgowego w części dot. wymiaru czasu pracy.

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że główny księgowy w dniu 04 maja 2017 r. podpisała nowy „Zakres obowiązków głównego księgowego”, w którym zapisano 40 – godzinny wymiar czasu pracy,

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił dyrektorowi zaktualizowanie obowiązujących w jednostce procedur pod kątem podstaw prawnych.