Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 10.12.2018 r. do 25.01.2019 r. przeprowadził kontrolę w Centrum Mistrzostwa Sportowego w Szczecinie przy ul. Mazurskiej 40 (zw. dalej CMS)w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 25 stycznia 2019 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 8 marca 2019 r.                             

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w CMS w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2017 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• niewykonaniu stosownych zapisów technicznych na koncie 130 – Rachunek bieżący jednostki w celu zachowania zasady czystości obrotów w wyniku czego, dane wykazane w rocznym sprawozdaniu budżetowym nie wynikały bezpośrednio z obrotów na ww. koncie,
• przyznaniu pracownikom dodatków specjalnych bez wskazania rodzaju obowiązków/zadań, za jakie zostały przyznane,
• nieuregulowaniu zasad dotyczących organizacji obozów oraz rozliczeń z tytułu korzystania z internatu przez uczniów CMS, głównie w zakresie rozliczeń finansowych,
• niekompletności dokumentacji pracowniczej,
• wskazywaniu w fakturach sprzedaży błędnych danych w zakresie jednostek miary i sposobu zapłaty,
• nieuregulowaniu w obowiązujących w CMS „Zasadach (polityce) rachunkowości (zw. dalej zasadami rachunkowości) zamieszczania pełnych wskazań dekretacyjnych na załączanych do dowodów wydrukach księgowań, tworzenia odpisów aktualizujących wartość należności, znakowania dokumentów, funkcjonowania konta 240 m.in. jako konto techniczne, stosowania pieczęci do potwierdzania przeprowadzonych kontroli i akceptacji,
• gromadzeniu dowodów niezgodnie z zapisami zasad rachunkowości,
• wystąpieniu przypadków niespełniania przez dowody i zapisy księgowe wymogów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r., poz. 395 ze zm.), zw. dalej uor, m.in. w zakresie numerowania i znakowania, opisu operacji (w tym przy przeksięgowaniach), wskazań dekretacyjnych oraz innych elementów wymienionych w art. 21 i 23 uor,
• nieudokumentowaniu przeprowadzonej analizy rynku (1 przypadek) oraz niesporządzeniu notatek służbowych z udzielenia zamówienia do kwoty 30.000 euro, dokumentujących fakt dokonania analizy rynku (2 przypadki),
• udokumentowaniu inwentaryzacji niezgodnie z procedurami obowiązującym w CMS,
• nieprzestrzeganiu procedur obowiązujących w CMS m.in. w zakresie potwierdzania wpływu dokumentów, kontroli i sposobu dokumentowania czynności/zdarzeń gospodarczych,
• nieaktualizowaniu procedur obowiązujących w jednostce.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie:

• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych,
• naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane CMS w 2017 r. wyniosły ogółem 1.121,22 zł i zaewidencjonowane były w rozdziale 80101 § 0970 - Wpływy z różnych dochodów (wynagrodzenie płatnika, zwrot za podręczniki).

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej wrd), dochody CMS w 2017 r. wyniosły ogółem 338.959,50 zł.

W ramach dochodów za 2017 r. kontrolą objęto:

1. 18 umów najmu jakie CMS zawarło, obowiązujących w trakcie 2017 r.
2. Dochody z tytułu najmu pomieszczenia z przeznaczeniem na prowadzenie sklepiku szkolnego na kwotę ogółem 2.729 zł, stanowiące 29,9 % dochodów zaewidencjonowanych na § 0750 - Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych.
3. Wpłaty wniesione tytułem odpłatności za internat w październiku 2017 r. w kwocie 540 zł, zaewidencjonowane na § 0690.
4. Wpłaty wniesione tytułem odpłatności za obóz sportowy w Kaliszu Pomorskim w kwocie ogółem 27.300 zł, zaewidencjonowane na § 0690.
5. Wpłaty wniesione tytułem odpłatności za żywienie w kwocie ogółem 11.336,50 zł, zaewidencjonowane na § 0830.

W toku kontroli 102. wpłat oraz 5. zwrotów dokonanych na/z rachunku bankowego wrd we wrześniu 2017 r. na kwotę ogółem 11.336,50 zł (21,9% przychodów z tytułu sprzedaży produktów – żywienie), tytułem opłat za żywienie w październiku 2017 r., sprawdzono prawidłowość zaksięgowania operacji oraz przyporządkowania wpłat/zwrotów do osoby wpłacającej.

W toku kontroli wpłat i zwrotów zaewidencjonowanych na rachunku bankowym wrd tytułem odpłatności za internat w październiku 2017 r. stwierdzono, że w umowie nr 214/2017 zawartej w dniu 04.09.2017 r. z Zespołem Szkół Nr 4 przy ul. Kusocińskiego w Szczecinie, której przedmiotem było zakwaterowanie i wyżywienie uczniów CMS w internacie prowadzonym przez ww. Zespół Szkół, nie zostały uregulowane zasady wzajemnych rozliczeń pomiędzy szkołami, w tym kwestie dokonywania wpłat za internat na konto CMS, ich wysokość, terminowość, ewentualna windykacja należności oraz wystawianie przez Zespół Szkół not obciążeniowych.

Jedynym zapisem dotyczącym obszaru finansowego był zapis § 5 ww. umowy o treści: „Zobowiązania finansowe z pobytem ucznia w internacie (koszt miesięczny, koszt wyżywienia) ponosi zakwaterowany uczeń / jego prawny opiekun lub instytucje opieki społecznej.” W praktyce, wpłaty za internat i wyżywienie w internacie wnoszone były na rachunek bankowy wrd i ujmowane w CMS jako dochody. Zespół Szkół obciążał CMS za pobyt i wyżywienie w internacie notami obciążeniowymi kwalifikowanymi w § 4300 rozdziału 80101 klasyfikacji budżetowej. CMS nie był w posiadaniu żadnego innego dokumentu regulującego powyższe kwestie.

Kontrola wykazała, że jednostka nie dysponowała żadnym uregulowaniem dotyczącym zasad organizacji obozu sportowego w Kaliszu Pomorskim, w tym rozliczeń finansowych, koszt którego wyniósł 32.466 zł.

CMS był formalnym organizatorem obozu sportowego dla dziewcząt. Wpłaty uczestników obozu w kwocie ogółem 27.300 zł wniesione zostały w gotówce i w formie przelewów bankowych.

 Wpłaty gotówkowe w kwocie ogółem 6.850 zł przyjęte zostały przez kierownika obozu, a następnie wpłacone kwotą zbiorczą do kasy CMS, bez zastosowania kasy fiskalnej. Sprzedaż z tytułu obozu zafakturowana została fakturą wewnętrzną, obejmującą ww. wpłaty wniesione gotówką do kasy oraz wpłaty na konto bankowe CMS. W przypadku wpłat gotówkowych, powyższe fakturowanie powinno być poprzedzone rejestracją wpłat za pomocą kasy fiskalnej, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.), podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Z uwagi na brak określonych zasad organizacji obozu stwierdzono przypadki, które według kontrolującego wymagały odrębnych, potwierdzonych uzgodnień, m.in. z rodzicami/opiekunami uczestniczek obozu, w tym:

1. W 1. przypadku dokonano wpłaty za obóz w kwocie 700 zł, a opłaty wniesione za innych uczestników wynosiły 650 zł. CMS nie dokonał ze swojej inicjatywy zwrotu nadpłaty, jak również nie otrzymał takiej dyspozycji od kierownika obozu. Według wyjaśnień kierownika obozu udzielonych głównemu księgowemu, nie pamięta on jak nadpłata została rozliczona.
2. W 1. przypadku dokonano wpłaty za obóz w kwocie 650 zł, a osoba za którą wniesiono opłatę nie wzięła udziału w ww. obozie. Według wyjaśnień kierownika obozu udzielonych głównemu księgowemu, kwota 500 zł z ww. wpłaty przekazana została na poczet pobytu innego uczestnika, który wpłacił tylko 150 zł.
3. W 4. przypadkach (w tym w ww. przypadku), zaliczki wniesione w kwotach po 150 zł każda, nie zostały zwrócone wpłacającym. Według wyjaśnień kierownika obozu udzielonych głównemu księgowemu, zaliczki nie zostały zwrócone, zgodnie z ustaleniami kierownika obozu z rodzicami i zostały wydatkowane.

Według kontrolującego, formalne ustalenie zasad organizacji obozu, w tym kwestii rozliczeń finansowych oraz zapoznanie z nimi wszystkich zainteresowanych stron, w tym rodziców/opiekunów uczestniczek obozu, pozwoliłoby na przejrzyste i rzetelne rozliczenie obozu.

W toku kontroli wpłat i zwrotów tytułem opłat za żywienie w październiku 2017 r., stwierdzono jedynie następujące uchybienia:

1. Według wydruku do konta 700–RD-801-80101-0830-01, w 2. przypadkach opis operacji zawierający dane ucznia, którego dotyczyła wpłata był niezgodny ze stanem faktycznym. W obu przypadkach księgowania na koncie rozrachunkowym 201… wykonane zostały poprawnie.
2. Konto rozrachunkowe 201… dla 1. ucznia zdefiniowane zostało w brzmieniu 201-RD-801-80101-830-00273, a winno być w brzmieniu 201-RD-801-80101-0830-00273.

Wpłaty tytułem odpłatności za internat w październiku 2017 r. zostały prawidłowo wniesione i zaewidencjonowane.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie rozliczeń za najem, który rozliczany był zgodnie z zawartą umową.

 1.2. Należności

Według sprawozdawczości za 2017 r. (bilans, sprawozdanie Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2016 r. i sprawozdanie RB-34S), należności krótkoterminowe CMS wyniosły 47.779,70 zł.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na koncie 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami oraz 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Kontrolą objęto wydatki zrealizowane przez CMS w 2017 r. na kwotę 597.083,28 zł, tj. 9,1 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 6.580.338,15 zł, wykazanych w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-34S na dzień 31.12.2017 r.

Kontroli poddano 65 dowodów źródłowych oraz wydatki związane z rozliczeniem 2. zaliczek pobranych na wyjazd na zawody i 1. delegacji służbowej. Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

W przypadku 9. faktur wydatkowych nie odnotowano daty wpływu dokumentu, a w 1 przypadku dokument opieczętowano błędną datą wpływu. Zgodnie z zapisami § 2 punkt 6 „Instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczenia dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych” stanowiącej Załącznik Nr 3 do zasad rachunkowości (zw. dalej instrukcją obiegu i kontroli), faktury, rachunki lub inne dokumenty (…), powinny być wpisane do ewidencji wpływu korespondencji prowadzonej przez sekretariat i opatrzone pieczęcią z datą wpływu.

W 2. przypadkach, faktury zakupu posiadały nadany błędny numer dowodu księgowego, a w 1. przypadku, faktura zakupu nie posiadała nadanego numeru dowodu księgowego. Powyższe nie wypełniało zapisu § 1 pkt 3 ppkt 5 instrukcji obiegu i kontroli, według którego dowód księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest wystawiony zgodnie z art. 21 ust. 1 uor, czyli m.in. został zadekretowany i jest oznaczony numerem określającym powiązanie dowodu księgowego z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Kontrola stosowania w CMS uregulowań zawartych w Zarządzeniu Nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem Nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin) wykazała, że w 2. przypadkach dotyczących wydatków związanych z zakupem środków czystości oraz wykonania i montażu ogrodzenia szatni szkolnej, w ślad za wykonaną analizą rynku nie sporządzono notatki służbowej, a w 1. przypadku dotyczącym zakupu pomocy dydaktycznych, nie udokumentowano przeprowadzenia analizy rynku, w tym nie sporządzono notatki służbowej z udzielenia ww. zamówienia. Powyższe nie wypełniało zapisów § 11 ust. 4 pkt 1 i 2 załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia Prezydenta Miasta.

Kontrola wydatków zrealizowanych z pobranych zaliczek oraz wydatków związanych z podróżami służbowymi wykazała, że:

• W jednostce nie prowadzono wykazu osób uprawnionych do pobierania zaliczek na zakupy bieżące.
• W 3. przypadkach, zastosowano druk wniosku o zaliczkę na zakupy bieżące, niezgodny ze wzorem, stanowiącym załącznik do obowiązującej w jednostce „Instrukcji kasowej”, stanowiącej załącznik nr 2 do zasad rachunkowości.
• W 4. przypadkach, rozliczenia delegacji służbowych objęte kontrolą nie zawierały daty i podpisu osoby rozliczającej się z delegacji.
• W przypadku 1. delegacji, zaliczkę na poczet wydatków rozliczono zarówno na druku „Polecenia wyjazdu służbowego”, jak i na druku „Rozliczenia zaliczki pobranej”, a faktyczne rozliczenie zaksięgowane zostało prawidłowo.
• W 2. przypadkach dokonanego przeksięgowania, nie wskazano dowodu, którego dotyczyło przeksięgowanie. W przypadku delegacji zaewidencjonowanej w kwocie  202,34 zł, nie wskazano w opisie, jakiego polecenia wyjazdu służbowego dotyczyła delegacja oraz nie wskazano numeru księgowego, pod którym delegację zaksięgowano pierwotnie. W przypadku wyksięgowania kwoty 237,44 zł (dow. nr 1067/B/12/2017), nie wskazano podstawy wyksięgowania, tj. dowodu, którego dotyczy wyksięgowana kwota, a samo przeksięgowanie zawierało ponadto błędny opis operacji. Według art. 24 ust. 4 pkt 1 uor, księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów (…), a w szczególności udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych.
• 3. faktury na łączną kwotę 3.120 zł, stanowiące podstawę rozliczenia zaliczki (dow. 21/2017p1), nie zawierały podpisów kierownika jednostki. Wymóg akceptacji przez dyrektora CMS wskazany został w § 1 pkt. 8 ppkt 2 instrukcji obiegu i kontroli, zgodnie z którym dokumenty zatwierdzone do wypłaty, sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym stanowią podstawę złożenia podpisu przez Dyrektora Centrum Kształcenia Sportowego (przypis kontrolującego: winno być Centrum Mistrzostwa Sportowego) oraz głównego księgowego lub osób upoważnionych w celu dokonania ich zapłaty w formie przelewu lub gotówki.

W przypadku 14. faktur dotyczących wydatków na zakup podręczników i zbiorów bibliotecznych,na oryginałach otrzymanych faktur zakupu nie wskazywano na powiązanie księgi głównej z księgą inwentarzową. Ww. zapisy znajdowały się na kopiach faktur, przechowywanych odrębnie, razem z dokumentami przychodu wygenerowanymi z programu Inwentarz.

W odniesieniu do odpisów na ZFŚS stwierdzono, że 3 z 5. odpisów zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych na podstawie niewłaściwych rodzajów dokumentów źródłowych. W 2. przypadkach, odpisy w kwotach 61.313 zł i 13.488 zł wykonane zostały dowodem Wb – wyciąg bankowy, a w 1. przypadku odpis w kwocie 5.000 zł, wykonany został dowodem FZ – faktura zakupu. W powyższych przypadkach odpisy powinny być zaewidencjonowane na podstawie dowodu  wewnętrznego PK – polecenie księgowania, wskazanego w § 48 pkt 6 zasad rachunkowości CMS.

W przypadku 20. faktur wydatkowych oraz 1. dowodu dokumentującego rozliczenie zaliczki, na dowodach nie było zamieszczonych pełnych wskazań dekretacyjnych, a do dowodów nie dołączono wydruków wygenerowanych z programu finansowo-księgowego, zawierających te wskazania.

W przypadku 65. faktur oraz dowodów źródłowych dokumentujących poniesione wydatki stwierdzono, że zawierały potwierdzenie kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz podpisy głównego księgowego i kierownika jednostki.

Brakujące wydruki zawierające księgowania faktur i rozliczenia zaliczki, wygenerowane zostały z programu finansowo-księgowego, w trakcie kontroli.

Umowy, na podstawie których ponoszono wydatki, zostały zatwierdzone przez dyrektora oraz zawierały potwierdzenia wykonania kontroli formalno – prawnej i/lub parafowania przez głównego księgowego oraz radcę prawnego.

Płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli regulowane były w miarę posiadania środków finansowych i zgodnie z terminami wskazanymi w fakturach/rachunkach/umowach/ w obowiązujących przepisach.

2.2. Zobowiązania

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2017 r., zobowiązania CMS wyniosły ogółem 441.738,39 zł i dotyczyły zobowiązań:

• z tytułu dostaw i usług w kwocie 21.485,39 zł,
• wobec budżetów w kwocie 38.484,50 zł,
• z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń w kwocie 165.136,34 zł,
• z tytułu wynagrodzeń w kwocie 215.584,87 zł,
• z tytułu sum obcych w kwocie 1.047,29 zł.

Kontrolą objęto także sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2017 r., w którym nie wykazano żadnych zobowiązań.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Kwoty zobowiązań wykazane w bilansie były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na kontach 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, 225 – Rozrachunki z budżetami, 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń i 240 – Pozostałe rozrachunki oraz kwotą ogółem zobowiązań wykazaną w sprawozdaniach budżetowych za 2017 r.: Rb-28S i RB-34S.

Wśród zobowiązań nie wystąpiły zobowiązania powyżej 12 – tu miesięcy.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 7. ze 129. pracowników zatrudnionych w 2017 r., pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 305.663,41 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 287.945,94 zł (7,1 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 4.038.473 zł, zaewidencjonowanej na § 4010 według sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 17.717,47 zł, zaewidencjonowanego w koszty 2016 r., do wypłaty w 2017 r. (6,1 % ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 290.558 zł zaewidencjonowanej na § 4040 według sprawozdania Rb-28S).

Kontrola wykazała, że w aktach osobowych 1. z 7. pracowników poddanych kontroli, brak było potwierdzenia zapoznania się pracownika z obowiązującym w CMS Regulaminem pracy, wbrew zapisom § 3 Zarządzenia Nr 1/2015 dyrektora z dnia 01.09.2015 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu pracy CMS ze zm., według którego podpisane oświadczenie o zapoznaniu się z treścią regulaminu włącza się do akt osobowych pracownika.

W przypadku ww. pracownika, stwierdzono ponadto brak w aktach osobowych zakresu czynności dla stanowiska specjalisty ds. administracyjnych jak również dla stanowiska kierownika gospodarczego, które pracownik objął w 2018 r. Według wyjaśnień udzielonych w toku kontroli, zakres czynności dla stanowiska specjalisty ds. administracyjnych nie został pracownikowi wręczony, a zakres dla stanowiska kierownika gospodarczego nie został wpięty do akt pracownika.

 Według standardu kontroli zarządczej nr 3 zawartego w grupie A – Środowisko wewnętrzneZałącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych(Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej,zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej  w sposób przejrzysty i spójny, a aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

 W toku kontroli stwierdzono, że znajdujące się w aktach osobowych pisma dotyczące przyznania pracownikom dodatków specjalnych zawierały jedynie wskazania w zakresie podstawy przyznania dodatków, kwoty dodatków i okresów na jakie zostały przyznane,  a nie zawierały wskazania rodzaju obowiązków/zadań za jakie dyrektor przyznał poszczególne dodatki specjalne. Na powyższe wskazywały zapisy § 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1260 ze zm.), według których pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, może zostać przyznany dodatek specjalny.

Kontrola wykazała 1 przypadek braku decyzji potwierdzającej przyznanie dodatku specjalnego, wypłaconego w sierpniu 2017 r. w kwocie 600 zł. Dodatek nie został również wykazany w jakimkolwiek dokumencie źródłowym, stanowiącym podstawę naliczenia dokonanego w liście płac. Lista zbiorcza dodatków specjalnych i premii przyznanych pracownikom w sierpniu 2017 r., podpisana przez dyrektora (bez daty), przedstawiona została w toku udzielanych wyjaśnień. Nie przedstawiono jednak decyzji stanowiącej podstawę przyznania pracownikowi dodatku specjalnego, zgodnie z zapisami § 7 ust. 2 „Regulaminu wynagradzania (…)”, obowiązującego w CMS.

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzeń, wykazała jedynie 1 przypadek błędnego naliczenia wynagrodzenia. Powyższe dotyczyło nienaliczenia pracownikowi w kwietniu  2017 r. wyrównania dodatku za wychowawstwo za luty 2017 r.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń był Główny specjalista.

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor powierzył głównemu księgowemu CMS obowiązki i odpowiedzialność wymienione w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych(Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.), zw. dalej uofp.

Akta osobowe pracowników prowadzone były zgodnie z ówcześnie obowiązującym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894).

We wszystkich pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczone zostały na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac oraz zgodnie  z obowiązującymi przepisami i regulaminem wynagradzania obowiązującym w CMS.

Wszystkie listy płac zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji.

 4. Podatek dochodowy, składki ZUS i podatek VAT

Według deklaracji PIT-4R za 2017 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 370.675 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2017 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 1.604.472,79 zł.

Według deklaracji VAT-7 za 2017 r., kwota podatku do zapłaty wyniosła 583,40 zł, dla podatku należnego w kwocie ogółem 2.151,23 zł i podatku naliczonego w kwocie ogółem 1.567,83 zł.

Kontroli poddano 112 faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży za 2017 r. w zakresie ich zgodności z zapisami Zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin ze zm., zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji VAT.

W toku kontroli 112. faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży, stwierdzono następujące uchybienia:

1. W przypadku pierwszej faktury wystawionej w 2017 r., numer kolejny zapisany został w formacie CMS/17/WEW/000001, a powinien być zapisany w formacie o początku CMS/17/W/…, zgodnie z zapisami § 316 pkt 2 załącznika nr 2 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT.
2. Ww. faktura nie zawierała ponadto wskazania dotyczącego podstawy zwolnienia w zakresie wpłat w banku, legitymacji oraz obozów i półkolonii, a według § 307 pkt 1 załącznika nr 2 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT,w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z opodatkowania prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku.
3. 6 faktur zawierało zapis o formie płatności niezgodny ze stanem faktycznym, tj. zapis o treści „zapłacono gotówką”, a wszystkie wpłaty zostały dokonane przelewem na rachunek bankowy wrd.
4. 12 faktur zawierało wskazanie jednostki miary niezgodne z zawartymi umowami. W fakturach wskazano miesiąc, a umowną jednostką miary była godzina, dla której określona była także opłata za wynajem.
5. 45 faktur nie zawierało wskazań dekretacyjnych, a 67 faktur zawierało niepełne wskazania dekretacyjne (nie zawierało wskazań dotyczących klasyfikacji budżetowej), co nie wypełniało zapisów art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
6. Żadna z faktur nie zawierała wskazania symbolu i numeru dowodu księgowego, pod którym wprowadzone zostały do ksiąg rachunkowych. Jako przyczynę powyższego, główny księgowy wskazał niezałączenie wydruków dokumentujących dekretację.
7. Żadna z 112. faktur poddanych kontroli nie była podpisana na dowód sprawdzenia, mimo że obowiązek ten wynikał z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, a procedury obowiązujące w CMS nie zawierały zapisów wyłączających faktury sprzedaży z procesu kontroli.
8. Pod 11. fakturami za najem lokalu użytkowego załączone były umowy, które nie zawierały podpisów najemców, a jedynie podpis dyrektora CMS, a w 2. przypadkach pod fakturami nie było umów, z których wynikałaby ilość godzin najmu, tj. dokumentu źródłowego, stanowiącego podstawę obciążenia najemcy. Według głównego księgowego, faktury te były wystawiane na podstawie zawartych umów, a proces kontroli obejmował sprawdzenie zgodności zapisów w umowie z wystawioną fakturą. W świetle załączania do faktur umów podpisanych jednostronnie lub ich braku pod fakturami, nie można uznać, że wymieniony proces kontroli został zrealizowany.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2017 r. uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.) oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.).

W 2017 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.) oraz art. 3 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Podatek naliczony, zawarty w deklaracji VAT-7, ustalony został przy zastosowaniu prewspółczynnika w wysokości 5%. Wartość prewspółczynnika na 2017 r. ustalona została na podstawie danych za 2016 r., zgodnie z zapisami § 369 Zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin.

Kwota naliczonego podatku VAT podlegającego wpłacie przekazywana była na konto Gminy do 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

 5. Sprawozdawczość

W toku kontroli badaniem objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2017 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 1.500 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r., a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2017 r. wyniosło 1.121,22 zł i było mniejsze od ww. planu o 378,78 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 6.246.549,65 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 1.640.636,65 zł (plan na 01.01.2017 r. w kwocie 4.605.913 zł).
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2017 r. wyniosło 6.241.378,65 zł i było mniejsze od ww. planu po zmianach o 5.171 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 422.000 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r., a wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2017 r. wyniosło 338.959,50 zł i było mniejsze od ww. planu o 83.040,50 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2017 r. z ewidencją księgową.

Kontrola wykazała, że na koncie 130 – Rachunek bieżący jednostki w celu zachowania zasady czystości obrotów, nie zostały wykonane stosowne zapisy techniczne w wyniku czego, dane wykazane w rocznym sprawozdaniu Rb-28S nie wynikały bezpośrednio z obrotów na ww. koncie.

Według zestawienia obrotów i sald za 2017 r., obroty Wn i Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki wyniosły 6.273.683,51 zł, a wydatki według sprawozdania Rb-28S zamknęły się kwotą 6.241.378,65 zł (różnica w kwocie 32.304,86 zł).

Zgodnie z opisem do konta 130 "Rachunek bieżący jednostki" zawartym w pkt II.1 ppkt 17 Załącznika Nr 3 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 760 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, na koncie tym obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny. Zapis ten koryguje obroty wpływów i wypływów z rachunku bankowego do faktycznie wykonanych dochodów i wydatków jednostki budżetowej, nie wpływając na wielkość salda tego konta. Zapisu takiego dokonuje się po obu stronach tego konta.

Osobą odpowiedzialną za wykonanie dodatkowych zapisów technicznych był główny księgowy, który potwierdził, że wymienione zapisy nie zostały wykonane w wyniku przeoczenia.

W pozostałym zakresie sprawozdania jednostki były zgodne z ewidencją księgową.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2017 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w CMS „Instrukcją inwentaryzacyjną”  (zw. dalej instrukcją inwentaryzacyjną).

Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych oraz według dokumentacji inwentaryzacyjnej była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Uzgodnienia wartości majątku wynikającej z dokumentacji inwentaryzacyjnej dokonano na podstawie arkuszy spisu z natury, wydruków stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych i zmian na majątku w okresie od 12.09.2017 r. do 31.12.2017 r.

Sprawdzono także zgodność stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2017 r.

W sprawie inwentaryzacji przeprowadzonej w 2017 r. dyrektor wydał następujące zarządzenia: Zarządzenie nr 33/2017 r. z dnia 11 września 2017 r. i Zarządzenie nr 40/2017 z dnia 27.11.2017 r.

W toku kontroli stwierdzono, że w Zarządzeniu nr 40/2017, dyrektor nie wskazał terminu rozliczenia inwentaryzacji, zgodnie z zapisami § 7 pkt 2 ppkt 2 instrukcji inwentaryzacyjnej.

CMS nie przedłożyło wraz z instrukcją inwentaryzacyjną wzorów 14. załączników, przywołanych w § 14 pkt 1 ww. instrukcji, co uniemożliwiło weryfikację prawidłowości sporządzenia otrzymanej dokumentacji. W przypadku protokołu z inwentaryzacji kasy na dzień 31.12.2017 r., który był wymieniony w § 14 stwierdzono, że został sporządzony niezgodnie ze wzorem, który stanowił załącznik do instrukcji kasowej.

W toku inwentaryzacji, jednostka nie sporządziła wszystkich rodzajów dokumentów przewidzianych zapisami instrukcji inwentaryzacyjnej, wymienionych w § 14 instrukcji, w tym sprawozdań zespołów spisowych oraz sprawozdania z przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji. Powyższe stanowiło niewypełnienie zapisów § 7 pkt 3 ppkt 9 instrukcji w zakresie sporządzania sprawozdań zespołów spisowych oraz pkt 4 ppkt 10 instrukcji w zakresie sporządzenia sprawozdania końcowego.

Kontrola 11. arkuszy spisu z natury, sporządzonych w toku wykonywania czynności inwentaryzacyjnych, wykazała następujące przypadki:

• w 7. przypadkach arkusze nie zawierały informacji o dacie rozpoczęcia i zakończenia spisu oraz o godzinach, w jakich przeprowadzono spis,
• w 4. przypadkach, na arkuszach nie było podpisu osoby materialnie odpowiedzialnej,
• kopie arkuszy przedstawione kontrolującym wraz z oryginałami, powinny otrzymać osoby odpowiedzialne materialnie, zgodnie z § 9 pkt 11 instrukcji inwentaryzacyjnej.

Niezbędne elementy jakie powinien zawierać arkusz spisu z natury wskazane zostały w pkt 65 zawartym w grupie C – Udokumentowanie spisu z natury załącznika do uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości ogłoszonej w Komunikacie Nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. MF z 2016 r. poz. 55).

W programie przeznaczonym do ewidencji inwentarza, pełniącym rolę księgi inwentarzowej, wszystkie składniki majątku zebrane były w jeden zbiór obejmujący środki trwale, pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, co uniemożliwiało w sposób bezpośredni porównanie wartości majątku z ksiąg inwentarzowych z wartością tego majątku w księgach rachunkowych, w podziale na: środki trwale (konto 011), pozostałe środki trwałe (konto 013) oraz wartości niematerialne i prawne (konto 021).

Ostatni pełny spis z natury majątku CMS przeprowadzony został w 2017 r. Dyrektor CMS wydał stosowne zarządzenia w sprawie inwentaryzacji na dzień 31.12.2017 r.

Wartość materiałów magazynu żywnościowego była zgodna z saldem konta 310 na dzień 31.12.2017 r. na kwotę 1.164,09 zł.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2017 r. była zgodna z księgami rachunkowymi.

Wartość majątku według ksiąg inwentarzowych była zgodna z wartością tego majątku według ksiąg rachunkowych.

 7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor

Wzór pieczęci stosowanych do zamieszczania na dowodach potwierdzenia wykonanych kontroli, akceptacji i wskazań dekretacyjnych w zakresie rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej nie był wskazany w procedurach CMS dotyczących obiegu i kontroli dokumentów.

W toku kontroli stwierdzono, że stosowana w CMS zasada zamieszczania na dowodach księgowych i potwierdzania wskazań dekretacyjnych, nie została opisana w żadnej z procedur obowiązujących w jednostce.

Na ww. pieczątce zamieszczane były wskazania dekretacyjne w zakresie rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej, natomiast wskazania dekretacyjne w pełnym zakresie widoczne były dopiero w wydruku generowanym z programu Progman Finanse, załączanym do dokumentu źródłowego.

Stosowane w CMS zasady gromadzenia dokumentacji finansowo – księgowej nie wypełniały zapisów określonych w obowiązujących w jednostce zasad rachunkowości. 

Numer dowodu księgowego zamieszczany na fakturach nie był numerem, pod którym faktura wprowadzona została do ksiąg rachunkowych. Na fakturach zamieszczany był numer dowodu księgowego pod jakim zewidencjonowany został w księgach wyciąg bankowy, w którym uregulowana była płatność za fakturę. Do faktury załączany był natomiast wydruk z zapisu faktury w dzienniku, z nadanym automatycznie numerem pozycji pod którą faktura została wprowadzona do dziennika. Faktury gromadzone były w segregatorach chronologicznie, według numeru księgowego nadanego  wyciągom bankowym, a nie według numeru nadanego fakturom w momencie rejestracji w systemie finansowo-księgowym. Według art. 73 ust. 1 uor, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce m.in. w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. W § 48 ust. 5 i 6 zasad rachunkowości CMS wskazano ponadto, że dowody księgowe segregowane są i numerowane narastająco, a wprowadzanie dokumentów do dziennika następuje według poszczególnych grup dokumentów.

Dowody księgowe nie były ponadto oznakowane w sposób wskazany w zasadach rachunkowości lub były oznakowane w sposób nieuregulowany w tych zasadach. Dowody księgowe w zależności od źródła finansowania wydatków oznakowane były odpowiednio dla wydatków finansowanych z budżetu jako „B” oraz dla wydatków finansowanych z wrd jako „W”. W przypadku faktur sprzedaży, nie posiadały one naniesionego oznaczenia w postaci FVS, wskazanego w § 48 pkt 6 zasad rachunkowości.

Przeksięgowania w zakresie rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej wykonywane były w przypadku budżetu i wrd za pośrednictwem konta 240 – Pozostałe rozrachunki, służącego do ewidencji rozrachunków, które nie są objęte ewidencją na innych kontach zespołu „2”. Tym samym konto to pełniło funkcję konta technicznego, co nie zostało uregulowane opisem do konta zawartym w § 46 obowiązujących w CMS zasad rachunkowości.

8. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązujące w CMS zasady rachunkowości wraz z następującymi załącznikami:

Załącznik nr 1 – instrukcja inwentaryzacyjna,

Załącznik nr 2 – instrukcja kasowa,

Załącznik nr 3 – instrukcja obiegu i kontroli,

Załącznik nr 4 – „Procedury kontroli finansowej oraz wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków” (zw. dalej. procedurą kontroli finansowej).

Kontroli poddano także obowiązujący w CMS „Regulamin pracy” i „Regulamin wynagradzania dla pracowników niepedagogicznych” (zw. dalej regulaminem wynagradzania), w zakresie niezbędnym do kontroli w obszarze Zatrudnienie i wynagrodzenia.

W toku kontroli zapisów zasad rachunkowości, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. Zasady nie zawierały w zakresie wyceny należności, opisu sposobu tworzenia odpisów aktualizujących wartość należności, a zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 2 uor jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące m.in.metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.
2. Zasady zawierały niespójne zapisy w zakresie kont zespołu „0”. W § 45 pkt 1 zasad rachunkowości, dotyczącym Zakładowego Planu Kont, w wykazie kont bilansowych Zespołu „0” oraz w podrozdziale 4.2. - Majątek trwały, wykazane zostało konto 020 – Wartości niematerialne i prawne, natomiast w § 46 pkt 1 zasad rachunkowości zamieszczono jedynie opis do konta 021 – Wartości niematerialne i prawne o niskiej wartości, tj. konta, które nie zostało wcześniej wymienione z numeru i nazwy.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor, kierownik jednostki ustala w formie pisemnej
i aktualizuje dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1 uor, tj. dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości.

Obowiązująca w CMS instrukcja obiegu i kontroli zawierała nieprecyzyjne zapisy dotyczące dokumentacji związanej z zakupami. Według § 2 pkt 2 instrukcji, podstawą dokonania zakupu jest zatwierdzona umowa, porozumienie lub zlecenie zakupu (wzór - Załącznik nr 4 do instrukcji). W instrukcji nie wskazano, w przypadku jakich zakupów (np. kryterium wartościowe lub przedmiotowe) stosowane ma być zlecenie zakupu. W trakcie kontroli stwierdzono, że jednostka nie stosowała w tym zakresie jednolitej zasady. Instrukcja zawierała ponadto w § 3 pkt 3 zapis o regulaminie premiowania, który nie był w CMS wprowadzony.

Według zapisu § 6 pkt 5 procedury kontroli finansowej, jedną z wprowadzonych procedur kontroli był regulamin udzielania zamówień publicznych, który nie funkcjonował w CMS jako odrębna procedura.

Kontrola zapisów obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej wykazała, że:

1. W § 9 pkt 3 instrukcji zawarto niewłaściwy zapis, według którego arkusz spisu z natury stanowi dowód księgowy i podlega wymogom dowodu księgowego określonego w ustawie o rachunkowości. Według kontrolujących, arkusz spisu z natury stanowi dowód wewnętrzny jednostki, jednak nie podlega ewidencjonowaniu w księgach rachunkowych i nie podlega wymogom dowodu księgowego określonym w uor.
2. W § 12 pkt 2 instrukcji zawarto błędny zapis o treści: „(…) na stanie urzędu (…)”.
3. Instrukcja zawierała nieaktualny zapis o sposobie potwierdzania wzajemnych rozliczeń między jednostkami. Według § 10 pkt 8, saldo winno być potwierdzone poprzez umieszczenie wyrażenia „Potwierdzam saldo” lub „Saldo niezgodne z powodu…”, a potwierdzenia takie generowane były przez system finansowo - księgowy.

Problematyka inwentaryzacji opisana została ponadto zarówno w rozdziale 3 zasad rachunkowości, jak i w instrukcji inwentaryzacyjnej.

Zapisy instrukcji kasowej nie przewidywały przeprowadzania w trakcie roku obrotowego niezapowiedzianych kontroli kasy, wskazując jednocześnie w pkt 24 instrukcji dzień 31 grudnia, jako dzień, na który należało przeprowadzić kontrolę. Według kontrolujących, obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji kasy na dzień 31 grudnia wynikający z zapisów art. 26 uor został w CMS wypełniony, natomiast niezapowiedziane kontrole kasy powinny być przeprowadzane w ramach kontroli wewnętrznej.

W toku kontroli ustalono, że zmiany do „Regulaminu pracy” dyrektor wprowadził niezgodnie z zapisami art. 32 ust. 3 „Regulaminu pracy” (Zarządzenie Nr 1/2015 ze zm.), według którego zmiany do „Regulaminu pracy” wprowadza się aneksem. Z 4. zmian do regulaminu, 1. zmiana wprowadzona została aneksem, a pozostałe zarządzeniami. W zarządzeniach zmieniających regulamin wskazywana była ponadto błędna data Zarządzenia Nr 1/2015.

W przypadku regulaminu wynagradzania (załącznik do Zarządzenia Nr 27A/2015), dyrektor wprowadzał zmiany zarządzeniami, zgodnie z wytycznymi otrzymanymi z wydziału nadzorującego. W ślad za powyższym dyrektor nie dokonał jednak zmiany zapisu § 15 ust. 1 regulaminu, według którego regulamin może być zmieniany w formie aneksów uzgodnionych z organizacjami związkowymi.

Procedury obowiązujące w CMS zawierały nieaktualne podstawy prawne lub nie zawierały wskazania takiej podstawy (instrukcja kasowa).

 Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był dyrektor jednostki.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontrolikomunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Zasady rachunkowości CMS wypełniały pozostałe zapisy art. 10 uor.

W ww. procedurach obowiązujących w CMS nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2017 r.

Kontroli poddano także funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor nie poinformował WKiAW o wynikach kontroli przeprowadzonej w dniu 17.10.2017 r., a zgodnie z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, ww. informacja powinna być przekazana niezwłocznie wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

Za I i II półrocze 2017 r. przekazane zostały informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora, w 2017 r. przeprowadzone zostały w jednostce 3 kontrole: 2. kontrole Kuratorium Oświaty w Szczecinie (w dniu 30.03.2017 r. i 17.10.2017 r.) i 1. kontrola Wojewódzkiej Stacji Sanitarno – Epidemiologicznej w Szczecinie (w dniu 15.09.2017 r.). Do WKiAW przekazane zostały informacje z kontroli przeprowadzonej w dniu 30.03.2017 r. oraz w dniu 15.09.2017 r.

Zgodnie z wydrukiem danych z systemu bankowości elektronicznej ipkobiznes, do użytkowania systemu CMS uprawnione były 4 osoby, rolę administratora systemu pełnił dyrektor, posiadający pełny dostęp do usług, ale nie uczestniczący czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

Na liście użytkowników systemu ipkobiznes, jednym z użytkowników z uprawnieniem do listy beneficjentów był były pracownik CMS. Według głównego księgowego, po rozwiązaniu stosunku pracy złożono w banku odpowiednią dyspozycję, zgodnie z którą uprawnienia zostały odebrane, a były pracownik figuruje na liście użytkowników, ale bez dostępu do jakichkolwiek czynności.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi CMS:

1. Wykonywanie stosownych zapisów technicznych na koncie 130 – Rachunek bieżący jednostki w celu zachowania zasady czystości obrotów.
2. Każdorazowe wskazywanie rodzaju obowiązków/zadań w decyzjach o przyznaniu pracownikom dodatków specjalnych.
3. Formalne uregulowanie zasad dotyczących organizacji obozów oraz rozliczeń z tytułu korzystania z internatu przez uczniów CMS, głównie w zakresie rozliczeń finansowych.
4. Ewidencjonowanie wpłat gotówkowych od osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
5. Wykonywanie niezapowiedzianych kontroli kasy.
6. Dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce, uwzględniającymi stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów.
7. Powiązanie ksiąg rachunkowych z księgami inwentarzowymi poprzez zamieszczanie na fakturach dotyczących zakupu majątku informacji w zakresie wprowadzenia majątku do ewidencji inwentarza.
8. Przegląd akt osobowych pod kątem kompletności zgromadzonej dokumentacji oraz uzupełnienie o brakujące dokumenty, w tym także o zakresy czynności pracowników.
9. Objęcie faktur sprzedaży czynnościami kontrolnymi w zakresie realizacji tzw. „zasady dwóch par oczu” w celu wyeliminowania  błędnych danych m.in. w zakresie jednostek miary i sposobu zapłaty.
10. Sporządzenie i zatwierdzenie wykazu osób upoważnionych do pobierania zaliczek na zakupy bieżące.
11. Przestrzeganie procedur obowiązujących w CMS m.in. w zakresie potwierdzania wpływu dokumentów, kontroli i sposobu dokumentowania czynności/zdarzeń gospodarczych,
12. Numerowanie, znakowanie oraz gromadzenie dowodów księgowych zgodnie z nadawaną symboliką i automatycznym numerem nadanym podczas rejestracji w księgach rachunkowych.  
13. Wyeliminowanie przypadków niespełniania przez dowody i zapisy księgowe wymogów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r., poz. 395 ze zm.), m.in. w zakresie numerowania i znakowania, opisu operacji (w tym przy przeksięgowaniach), wskazań dekretacyjnych oraz innych elementów wymienionych w art. 21 i 23 uor.
14. Wprowadzenie do obowiązujących w CMS zasad rachunkowości uregulowań dotyczących m.in. zamieszczania pełnych wskazań dekretacyjnych na wydrukach księgowań załączanych do dowodów, tworzenia odpisów aktualizujących wartość należności, znakowania dokumentów, funkcjonowania kont 020, 021 i 240 oraz stosowania pieczęci do potwierdzania przeprowadzonych kontroli i akceptacji.
15. Przeprowadzanie analizy rynku i sporządzanie notatek służbowych z udzielenia zamówienia do kwoty 30.000 euro, w oparciu i z zastosowaniem zasad wskazanych w obowiązującym Zarządzeniu Prezydenta Miasta Szczecin.
16. Przegląd procedur obowiązujących w jednostce w celu ich zaktualizowania, uzupełnienia, skorygowania zapisów błędnych i niewłaściwych, usunięcia zapisów powielanych oraz doprowadzenia do spójności wszystkich procedur.