Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 23.04.2018 r. do 30.05.2018 r. (z przerwą od 30.04.2018 r. do 04.05.2018 r.) przeprowadził kontrolę w Ośrodku Teatralnym KANA w Szczecinie przy pl. Św. Św. Piotra i Pawła 4/5, w zakresie gospodarki finansowo - księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2017 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 30 maja 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 8 sierpnia 2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Ośrodku Teatralnym KANA w Szczecinie (zw. dalej Ośrodkiem) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2017 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:

• nieprawidłowym ustaleniu prawa do dodatku za wieloletnią pracę w wyniku czego za 2017 r. nadpłacono pracownikom kwotę 931,57 zł brutto, a niedopłacono kwotę 949,41 zł brutto,
• nieprawidłowym pomniejszeniu wynagrodzenia zasadniczego z tytułu zwolnienia lekarskiego, w wyniku czego niedopłacono pracownikowi kwotę 100,66 zł brutto,
• niewykonaniu korekt sprawozdań Rb-N i Rb-Z i dopuszczeniu do powstania niezgodności wymienionych sprawozdań z ewidencją księgową,
• nieustaleniu cennika wynajmu sal i sprzętu, a także nieudokumentowaniu ustaleń dotyczących cen biletów na wydarzenia kulturalne,
• dokonaniu potrącenia za ponadlimitowe rozmowy telefoniczne bez formalnego przyznania limitu oraz rozliczaniu w ramach tego limitu rat za aparaty telefoniczne, stanowiące własność Ośrodka, niezgodnie z obowiązującą procedurą,
• prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z obowiązującymi przepisami,
• niepowierzeniu głównemu księgowemu obowiązków i odpowiedzialności zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych(zw. dalej uofp),
• nieaktualizowaniu procedur obowiązujących w Ośrodku.

 Nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• monitorowania należności i zobowiązań Ośrodka,
• kwalifikowania i ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych występujących w instytucji,
• rozliczania przychodów i kosztów zgodnie z miejscem ich powstawania w zakresie teatralnych wydarzeń kulturalnych,
• przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych za 2017 r.

 II. Oceny cząstkowe

1. Przychody

1.1. Wykonanie przychodów

Przychody własne instytucji za 2017 r. wyniosły ogółem 68.911 zł, w tym 38.320 zł stanowiły przychody z prowadzonej działalności, 5.320 zł – przychody z tytułu najmu i dzierżawy składników majątkowych i 25.271 zł – pozostałe przychody.

Kontrolą objęto przychody Ośrodka zaewidencjonowane w marcu 2017 r. w kwocie ogółem 12.161,88 zł na kontach 701 - sprzedaż biletów i 702 – przychody z działalności gospodarczej, tj. 17,6 % przychodów własnych instytucji za 2017 r. w kwocie 68.911 zł.

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor nie ustalił i nie wprowadził do stosowania cennika za najem i cennika biletów na wydarzenia kulturalne. Ceny biletów na wydarzenia kulturalne nie można było także ustalić na podstawie dowodów kasowych, ponieważ raporty fiskalne oraz dowody KP, na podstawie których przyjmowano do kasy gotówkę z tytułu sprzedaży biletów, nie zawierały wyszczególnionych rodzajów, ilości i ceny poszczególnych biletów. Według wyjaśnień dyrektora, ceny za najem każdorazowo są negocjowane, natomiast ceny podstawowe za wydarzenia kulturalne zostały ustalone z całym zespołem na pierwszym zebraniu w 2017 r., a nie zostały sformalizowane w postaci zarządzenia z uwagi na stosowanie licznych wyjątków w ciągu roku i brak przekonania o stałości przyjętych założeń.

Kontrola wykazała, że w przypadku 1. pracownika główny księgowy dokonywał potrąceń z wynagrodzeń tytułem ponadlimitowych rozmów telefonicznych, które stanowiły przychód instytucji, mimo że pracownik nie został wymieniony w załączniku nr 1 do Zarządzenia nr 3/2016 z dnia 18.03.2016 r. dyrektora Ośrodka, w którym wskazane zostały przyznane limity rozmów telefonicznych. Potrącenia wykonywane były ponadto bez uprzedniego złożenia przez pracownika upoważnienia do potrąceń, tj. wbrew zapisom art. 91 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (zw. dalej kodeksem pracy), według którego należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 kodeksu pracy mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.

Wbrew zapisom Zarządzenia nr 3/2016, w ramach przyznanego pracownikom limitu, główny księgowy rozliczał także ratę za aparat telefoniczny. Aparaty telefoniczne stanowiły składnik majątkowy Ośrodka, a zapisy zarządzenia odnosiły się jedynie do kwoty limitu połączeń telefonicznych. Według wyjaśnień głównego księgowego, przyjęty sposób rozliczania jest poprawny, a jedynie zarządzenie dyrektora nie zostało zaktualizowane.

Sprzedaż biletów zaewidencjonowana została przy użyciu kasy fiskalnej, a kwoty odprowadzone do kasy głównej zaewidencjonowane zostały w tym samym dniu, za wyjątkiem 2. przypadków.

We wszystkich przypadkach przychody zaewidencjonowane zostały w prawidłowych kwotach oraz na właściwym koncie analitycznym.

 1.2. Należności

Kontrolą objęto sprawozdanie Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2017 r., według którego należności wyniosły ogółem 36.726,73 zł (bez gotówki i depozytów) oraz załącznik do sprawozdania dotyczącynależności wymagalnych i niewymagalnych.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

W toku kontroli prawidłowości sporządzenia załącznika do sprawozdania Rb-N dotyczącego należności wymagalnych i niewymagalnych stwierdzono, że kwota należności wykazana w załączniku w wysokości 36.726,73 zł była niezgodna z kwotą zobowiązań wynikającą z ewidencji na kontach zespołu „2”, która wyniosła 36.614,21 zł, bez funduszy specjalnych (różnica 112,52 zł). Według wyjaśnień głównego księgowego, ww. różnica powstała w wyniku pominięcia w zapisach księgowych operacji związanej z utworzeniem odpisu aktualizującego. Błąd w ewidencji 2017 r. skorygowany został w toku czynności związanych ze sporządzeniem i badaniem sprawozdania finansowego za 2017 r., a korekta sprawozdania Rb-N została przeoczona.

Pozostałe kwoty należności wykazane w sprawozdaniu Rb-N były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na kontach zespołu „2”.

Do końca kontroli uregulowane zostały należności wykazane w sprawozdaniu Rb-N na kwotę ogółem 14.802,89 zł. Do uregulowania pozostały należności w kwocie ogółem 21.811,32 zł, w tym objęte porozumieniem z dnia 05.06.2017 r. w sprawie ratalnej spłaty zadłużenia oraz Aktem notarialnym – Oświadczeniem o poddaniu się egzekucji (Repertorium A nr 4299/2017 z dnia 05.06.2017 r.), egzekucją komorniczą oraz stanowiące zaliczkę na czynności egzekucyjne.

 2. Koszty

2.1 Wykonanie kosztów

Kontrolą objęto koszty poniesione przez Ośrodek w 2017 r. na kwotę 233.437,60 zł, tj. 15,7 % kosztów ogółem instytucji na łączną kwotę 1.482.377,36 zł, wykazanych w „Sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za 2017 r.”, w tym koszty dotyczące odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (zw. dalej ZFŚS) w kwocie 15.414 zł oraz koszty w kwocie ogółem 60.211,60 zł, poniesione na wydarzenie CARAVAN NEXT, stanowiące 4% kosztów ogółem i 14,7% kosztów w kwocie 410.588,29 zł, poniesionych na wszystkie wydarzenia kulturalne 2017 r.

W kosztach poniesionych na wydarzenie CARAVAN NEXT, kontroli poddano także koszty używania samochodów prywatnych pracowników do celów służbowych w kwocie ogółem 1.364,03 zł.

W toku kontroli, analizie poddano 140 dowodów źródłowych, stanowiących podstawę dokonania płatności.

Kontrolę przeprowadzono w zakresie poprawności sporządzania i ewidencji dokumentów księgowych (kompletność: zapisów w dowodzie, w księdze oraz w zakresie kontroli bieżącej i dekretacji) oraz przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej.

W toku kontroli stwierdzono, że faktura nr 524/SAV/2017 dotycząca zakupu 2. szt. projektorów nie zawierała wskazań dekretacyjnych. Na fakturze nie wskazano ponadto powiązania zakupu z księgą inwentarzową środków trwałych, do której projektory zostały wprowadzone w dniu 20.12.2017 r. na podstawie dowodów OT, które także nie zostały wymienione na fakturze. Obowiązek zamieszczania na fakturze wskazań dekretacyjnych wynikał z zapisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (zw. dalej uor), według których dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja). Według kontrolującego, opis zamieszczany na fakturze przez pracowników Ośrodka powinien ponadto zawierać wyczerpujące informacje w zakresie powiązań pomiędzy księgami rachunkowymi i inwentarzowymi poprzez wskazania dotyczące ewidencji ilościowo – wartościowej tego majątku.

Kontrola wykazała, że zakupione na podstawie faktury nr 1592/12/2017 m.in. 10 szt. reflektorów w cenie 710 zł netto za sztukę oraz wzmacniacz mocy o wartości 1.081,30 zł netto zakupiony na podstawie faktury nr 255/MAG/2017, nie zostały wprowadzone na ewidencję wyposażenia Ośrodka. Według głównego księgowego, ww. zakupy nie zostały wprowadzone do ewidencji wyposażenia z uwagi na niską wartość jednostkową nieprzekraczającą limitu 1.500 zł wskazanego w ustawie. Powyższe wyjaśnienia były jednak niespójne z zapisami pkt 4.7 obowiązującej w Ośrodku „Instrukcji obiegu dokumentów”, według których istniejące w Ośrodku wyposażenie do wartości 3.500 zł podlega ewidencji ilościowo – wartościowej w magazynie w księgach inwentarzowych lub w ewidencji komputerowej. W zapisach instrukcji nie wskazano progu 1.500 zł, na który główny księgowy powołał się w swoich wyjaśnieniach.

W toku kontroli stwierdzono, że rachunek 2017/10/105 wystawiony tytułem realizacji umowy - Contract Nr 1/X/10/2017 zawartej w dniu 22.10.2015 r. (błędny rok zawarcia) na wykonanie koncertu zawierał kwotę do zapłaty niezgodną z ww. umową, która została przez dyrektora i głównego księgowego zaakceptowana i uregulowana. Według § 3 kontraktu wynagrodzenie ogółem wskazane zostało w kwocie 300 euro, a rachunek z dnia 16.10.2017 r. wystawiony został na 340 euro i w takiej kwocie został opłacony. Do umowy nie sporządzono aneksu zmieniającego kwotę wynagrodzenia, a według § 8 ust. 3 umowy, dla wszelkich zmian i uzupełnień umowy wymagana była forma pisemna pod rygorem nieważności.

Kontrola wykazała, że w 1. przypadku dyrektor nie rozliczył się z pobranej zaliczki w terminie 12 dni, określonym na wniosku o zaliczkę. W dniu 30.06.2017 r. dyrektor pobrał zaliczkę na poczet wyżywienia „Spoiwa Kultury 2017” w kwocie 2.000 zł, którą zobowiązał się rozliczyć do dnia 12.07.2017 r. Mimo nierozliczenia przez dyrektora zaliczki w ww. terminie, główny księgowy nie dokonał potrącenia kwoty zaliczki z wynagrodzenia za lipiec 2017 r., a którą dyrektor zwrócił do kasy Ośrodka w pełnej kwocie, w dniu 02.08.2017 r.

W toku kontroli kosztów poniesionych na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych stwierdzono, że zapisy §4 ust. 2 – 4 umowy zawartej z pracownikiem wskazywały na formę ryczałtu za używanie samochodu, a zapisy §4 ust. 5 na formę, która nie wymagała zawarcia umowy, tj. używanie samochodu prywatnego na podstawie polecenia wyjazdu służbowego i złożenie stosownej ewidencji przebiegu pojazdu.

Pieczęcie używane w instytucji do zamieszczania podpisów potwierdzających przeprowadzone kontrole i akceptację dokumentów dotyczące zamówień publicznych, wydatków strukturalnych, zgodności z planem oraz wskazań dekretacyjnych, nie zostały opisane/wskazane w procedurach obowiązujących w instytucji.

Na dowodach zakupu poddanych kontroli nie zamieszczano potwierdzenia wpływu dokumentu do instytucji, a według pkt 3.1.1 obowiązującej w Ośrodku „Instrukcji obiegu dokumentów”, faktury wpływające do Ośrodka powinny być rejestrowane w sekretariacie, w „rejestrze faktur”. Według głównego księgowego, od 2012 r. nie prowadzi się ww. rejestracji, a instrukcja obiegu dokumentów przez niedopatrzenie nie została zaktualizowana. Według kontrolującego, data wpływu dowodu do Ośrodka powinna być odzwierciedlona na dowodzie, ponieważ była ona elementem obiegu dokumentu, niezbędnym do wypełnienia zapisu zawartego w „Zasadach rachunkowości” Ośrodka o treści „dokumenty w systemie księgowym dekretuje się z datą wpłynięcia dokumentu do Ośrodka Teatralnego Kana”.

Na umowach zawartych przez Ośrodek nie było ponadto potwierdzenia kontroli wykonanej przez głównego księgowego oraz kontroli formalno – prawnej. Według wyjaśnień głównego księgowego, umowy i zamówienia były weryfikowane najczęściej w formie elektronicznej, a korespondencja e-mail potwierdzająca ww. uzgodnienia nie była drukowana.

W opisach merytorycznych zamieszczanych na dowodach zakupu nie powoływano się na związek dokonywanych zakupów z konkretną umową lub zamówieniem, a szczegółowość tych opisów była w wielu przypadkach bardzo ograniczona, np. zapis o treści: na potrzeby realizacji zadań statutowych OT Kana. Dowody zawierały ponadto opis merytoryczny, który wskazywał np. zadanie i projekt, ale nie wskazywał konkretnego celu, w jakim dany zakup został dokonany. Treść samych dowodów zakupu także nie wskazywała na ww. cel, a w kilku przypadkach trudno było ją powiązać z realizowanym projektem, w tym np. zakup odzieży używanej.

We wszystkich przypadkach, dowody zakupu zawierały parafki osób upoważnionych, potwierdzające wykonanie kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej, podpisy głównego księgowego i dyrektora, wskazania dekretacyjne wraz z parafką osoby odpowiedzialnej za te wskazania, opis merytoryczny i parafkę osoby odpowiedzialnej za ten opis.

Płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli regulowane były w miarę posiadania środków finansowych i zgodnie z terminami wskazanymi w fakturach/rachunkach/obowiązujących przepisach.

Koszty poniesione na wydarzenie CARAVAN NEXT w kwocie ogółem 60.211,60 zł zostały zaewidencjonowane zgodnie z miejscem powstawania tych kosztów.

Środki trwałe zakupione w 2017 r. podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej zostały wprowadzone do ksiąg inwentarzowych jednostki.

Ośrodek ewidencjonował koszty na kontach zespołu „4” i „5” w kwotach brutto, ponieważ od 01.01.2017 r. Ośrodek zaprzestał wykonywać czynności jako czynny podatnik podatku VAT, korzystając ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, według którego zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200.000 zł.

 2.2. Zobowiązania

Kontrolą objęto sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2017 r., w którym nie wykazano żadnych zobowiązań wymagalnych oraz załącznik do sprawozdania dotyczący zobowiązań niewymagalnych wykazanych w kwocie ogółem 11.341,84 zł.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

W toku kontroli prawidłowości sporządzenia załącznika do sprawozdania Rb-Z dotyczącego zobowiązań niewymagalnych stwierdzono, że kwota zobowiązań wykazana w załączniku w wysokości 11.341,84 zł była niezgodna z kwotą zobowiązań wynikającą z ewidencji na kontach zespołu „2”, która wyniosła 13.569,59 zł (różnica 2.227,75 zł). Niezgodność była wynikiem nieskorygowania przez głównego księgowego załącznika do sprawozdania o faktury dotyczące kosztów na przełomie 2017 i 2018 r., w tym o kwotę 1.876,61 zł zaewidencjonowaną na koncie 202-00058 oraz o kwotę 351,14 zł, zaewidencjonowaną na koncie 202-00516. Według wyjaśnień głównego księgowego, korekty załącznika zostały odłożone w czasie, a następnie przeoczone.

Pozostałe kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniu Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na kontach zespołu „2”

Jedyne zobowiązanie długoterminowe stanowiła kwota 3.476 zł, dotycząca podatku VAT od inwestycji rozliczanego w czasie.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Według sprawozdania za 2017 r. „Zatrudnienie i wynagrodzenia na dzień 31 grudnia 2017 roku”, zatrudnienie w etatach wyniosło 12,25 etatów (13 osób).

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą oraz prawidłowość naliczania wynagrodzeń osobowych wszystkich osób świadczących pracę na rzecz Ośrodka w 2017 r. na podstawie umowy o pracę, na kwotę ogółem 610.179,35 zł, wykazaną w „Sprawozdaniu z wykonania planu finansowego na dzień 31 grudnia 2017 r.”.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości przyznanych dodatków, sporządzenia zakresu obowiązków oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

W toku kontroli stwierdzono, że w przypadku 5. pracowników z 13. zatrudnionych, stawki procentowe dodatku za wieloletnią pracę ustalone zostały nieprawidłowo, tj. w oparciu o staż pracy uwzględniający okresy urlopów bezpłatnych wykorzystywanych przez pracowników. Było to niezgodne z art. 174 § 2 kodeksu pracy, według którego okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. W wyniku powyższego, dodatek za wysługę lat nadpłacony został w kwocie łącznej 823,09 zł.

W 1. przypadku stwierdzono nieprawidłowe naliczanie dodatku za wieloletnią pracę, w wyniku czego niedopłacono pracownikowi kwotę 840,93 zł. Naliczanie dodatku rozpoczęto z opóźnieniem, tj. od września zamiast od lutego 2017 r. (niedopłata w kwocie 949,41 zł), a ponadto dodatek naliczany był od września 2017 r. w wysokości 6 % wynagrodzenia zasadniczego, a powinien być w wysokości 5 % tego wynagrodzenia (nadpłata w kwocie 108,48 zł).

Kontrola wykazała ponadto, że w wyniku zaliczania do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, okresów urlopów bezpłatnych, nagroda jubileuszowa za 20 lat pracy 1. z pracowników (75 % wynagrodzenia zasadniczego, tj. 2.314,23 zł brutto) wypłacona została w lipcu 2016 r. zamiast w marcu 2017 r.

W toku kontroli prawidłowości naliczania wynagrodzeń w przypadku wystąpienia zwolnienia lekarskiego stwierdzono, że wynagrodzenie zasadnicze 1. pracownika zostało nieprawidłowo pomniejszone. Wynagrodzenie zasadnicze pomniejszone zostało za 20 dni zwolnienia lekarskiego przy zastosowaniu ilości dni kalendarzowych w lutym, tj. 28 dni. Według art. 11 ust. 5 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, ilekroć przy ustalaniu prawa do zasiłku chorobowego lub jego wysokości okres jest oznaczony w miesiącach, za miesiąc uważa się 30 dni. W świetle powyższego, wynagrodzenie zasadnicze pracownika naliczone zostało w kwocie 603,71 zł, a winno być 704,37 zł (niedopłata w kwocie 100,66 zł).

„Regulamin wynagradzania” nie zawierał wskazań dotyczących wysokości dodatku funkcyjnego przysługującego pracownikom Ośrodka, który naliczany był 2. pracownikom w wysokości 30% wynagrodzenia zasadniczego. Regulamin powoływał się w tym zakresie na przepisy prawa, a według §6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury, dodatek funkcyjny jest wypłacany w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia, w kwocie nieprzekraczającej 50% wynagrodzenia zasadniczego pracownika. Według wyjaśnień głównego księgowego, dodatek naliczany byłna podstawie starego „regulaminu wynagradzania”, w nowym przez niedopatrzenie pominięto informacje dotyczące podstawy naliczania dodatku.

W toku kontroli stwierdzono także, że w trakcie miesiąca wypłacane były zaliczki na wynagrodzenia, mimo że obowiązujące w Ośrodku procedury dotyczące wypłaty wynagrodzeń nie przewidywały takich operacji finansowych. Według obrotów konta 234 – Rozrachunki z pracownikami, w 2017 r. dokonano 62. wypłat 6. pracownikom na kwotę ogółem 51.001,45 zł. Ilość pobranych zaliczek wskazuje, że wypłaty nie dotyczyły sytuacji losowych tylko stanowiły praktykę akceptowaną przez dyrektora.

W toku kontroli dokumentacji pracowniczej stwierdzono, że dyrektor nie powierzył obowiązków głównemu księgowemu zgodnie z zapisami art. 54 ust. 1 uofp.W aktach osobowych głównego księgowego Ośrodka znajdowało się jedynie pismo z dnia 01.02.2009 r., w którym dyrektor powierzył głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wskazanym w Regulaminie Organizacyjnym Ośrodka, które nie obejmowały jednak obowiązków, jakie należało powierzyć głównemu księgowemu na podstawie ww. uofp.

Kontrola wykazała, że w aktach osobowych nie było szczegółowych zakresów czynności pracowników. Zakres działań i kompetencji na poszczególnych stanowiskach określony został w Rozdziale IV „Regulaminu organizacyjnego” Ośrodka, a podległość służbowa działów wskazana została w schemacie organizacyjnym, stanowiącym załącznik do regulaminu. Zakres działań określony w ww. regulaminie, który w 2017 r. był już nieaktualny z uwagi na zmiany organizacyjne, w tym np. dotyczące stanowiska ds. kadr i płac, nie był zakresem szczegółowym. Zakresy czynności powinny być szczegółowe i odrębne dla każdego pracownika, na co wskazano m.in. w § 6 „Regulaminu pracy” Ośrodka, według którego pracodawca obowiązany jest m.in. ustalić szczegółowy zakres obowiązków pracownika oraz w pkt 6.5 obowiązującej w Ośrodku „Instrukcji obiegu dokumentów”, według którego w zakresie obowiązków i czynności należy określić m.in.: obowiązki ogólne, obowiązki szczegółowe, zakres odpowiedzialności, zakres uprawnień, właściwe dla zajmowanego stanowiska w oparciu o regulamin organizacyjny, regulamin pracy, instrukcję kontroli finansowej oraz inne regulaminy i instrukcje obowiązujące w Ośrodku.

Według standardu kontroli zarządczej nr 3 zawartego w grupie A – Środowisko wewnętrzneZałącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej),zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny, a aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

Stwierdzono, że w Ośrodku wystąpił 1 przypadek powstania stosunku bezpośredniej podległości służbowej pomiędzy pracownikami, których łączył stosunek małżeński. Według kontrolującego, powyższe mogło stanowić potencjalną podstawę działań niepożądanych z punktu widzenia interesu instytucji (konflikt interesów) i powinno być wyeliminowane w ramach aktualizacji struktury organizacyjnej.

W toku kontroli dokumentacji pracowniczej stwierdzono, że dokumentacja ta była prowadzona niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych), w poniższym zakresie:

1. W przypadku wszystkich pracowników akta podzielone były na część A, B, C i D, a zgodnie z § 6 ust. 2 ww. rozporządzenia, akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują część A, B i C.
2. W części A przechowywane były dokumenty bieżące (skierowania na badania lekarskie, orzeczenia i zaświadczenia lekarskie wraz z wynikami badania rtg, pisma dotyczące przekazywania wynagrodzeń na konto bankowe, zaświadczenia o ukończeniu szkoleń bhp i ppoż.), a zgodnie z § 6 ust. 2 pkt 1 ww. rozporządzenia,w części tej powinny znajdować się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.
3. W części C przechowywano m.in.: protokoły zdawczo – odbiorcze kasy, informacje o przekroczeniu limitu wysokości podstawy wymiaru składek ZUS umowy o pracę i aneksy do nich, a zgodnie z § 6 ust. 2 pkt 3 ww. rozporządzenia,w części tej powinny znajdować się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
4. W części D, której ww. rozporządzenie nie przewidywało, przechowywano skierowanie na badanie profilaktyczne, stare wnioski urlopowe, informacje do ZUS, zwolnienia lekarskie i odpis aktu urodzenia dziecka.
5. Kserokopie dokumentów przechowywanych w aktach nie były potwierdzone za zgodność z oryginałem, a w przypadku pracowników zatrudnionych wcześniej w Stowarzyszeniu Teatr KANA, w dokumentacji znajdowały się oryginały świadectw pracy, co było niezgodne z § 1 ust. 3 ww. rozporządzenia, według któregopracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów oraz może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Według regulaminu organizacyjnego Ośrodka, prowadzenie dokumentacji pracowniczej nie zostało przyporządkowane do żadnego ze stanowisk, a w przypadku stanowiska Specjalista ds. kadr i płac, które nie funkcjonowało w 2017 r., przewidziano jedynie w §9 pkt 6 m.in. prowadzenie spraw związanych z zatrudnieniem. Wszystkie sprawy z zakresu finansowo – księgowego i kadrowo płacowego prowadzone były przez głównego księgowego i jego zastępcę.

W pozostałym zakresie dokumentacja pracownicza prowadzona była zgodnie z ww. rozporządzeniem, a wynagrodzenia naliczone zostały na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulaminem wynagradzania obowiązującym w Ośrodku.

Wszystkie listy płac zawierały stosowne podpisy potwierdzające przeprowadzone kontrole i podpisy osób akceptujących.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R i PIT-8AR za 2017 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 64.253 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2017 r. składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 256.462,41 zł.

W 2017 r. Ośrodek nie skorzystał z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Powyższe nie wypełniło zapisów art. 44 ust. 3 pkt 1 uofp, według których wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2017 r. regulowane były w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

 5. Sprawozdawczość

Sprawozdanie finansowe Ośrodka za 2017 r., na które składał się bilans sporządzony na dzień 31 grudnia 2017 r., rachunek zysków i strat za rok obrotowy od 01.01.2017 r. do 31.12.2017 r. oraz informacja dodatkowa zawierająca wprowadzenie do sprawozdania finansowego i dodatkowe informacje i objaśnienia („sprawozdanie finansowe”), poddane zostało badaniu przez niezależnego biegłego rewidenta.

W toku kontroli badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2017 r. - brak zobowiązań wymagalnych,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2017 r. - należności na kwotę ogółem 36.726,73 zł (bez gotówki i depozytów),
• „Sprawozdanie z wykonania planu finansowego na dzień 31 grudnia 2017 r.”

Według „Sprawozdania z wykonania planu finansowego na dzień 31 grudnia 2017 r.”

1. Plan przychodów na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 1.402.024 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 102.957 zł.
2. Plan kosztów na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 1.506.312 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 207.245 zł.

Kontrola wykazała, że główny księgowy nie wykonał stosownych korekt sprawozdań Rb-N i Rb-Z (patrz pkt „Należności” i „Zobowiązania”).

Wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych dokonał Wydział Kultury Urzędu Miasta Szczecin, tj. zgodnie z ówcześnie obowiązującym brzmieniem art. 66 ust. 4 uor, według którego wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych do wykonywania badania lub przeglądu sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej, ponieważ kierownik jednostki nie może dokonać takiego wyboru.

Poddanie sprawozdania finansowego Ośrodka za 2017 r. badaniu przeprowadzonemu przez biegłego rewidenta, wypełniło obowiązek wynikający z zapisów § 8 ust. 5 Statutu Ośrodka, stanowiącego załącznik do obwieszczenia Nr 6/13 Rady Miasta Szczecin z dnia 18 marca 2013 r. w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego uchwały w sprawie nadania Statutu Ośrodkowi Teatralnemu Kana w Szczecinie (zw. dalej Statutem).

Sprawozdania z wykonania planu finansowego złożone zostały do Wydziału Kultury, Nauki i Dziedzictwa Narodowego w Urzędzie Marszałkowskim w dniu 15.02.2018 r., tj. w terminie wymagalnym do 15.02.2018 r., a do Urzędu Miasta Szczecin w dniu 09.02.2018 r. w wersji elektronicznej i w dniu 12.02.2018 r. w wersji papierowej.

Na dzień zakończenia kontroli, sprawozdanie finansowe Ośrodka za 2017 r. nie zostało jeszcze zatwierdzone na podstawie § 8 ust. 4 Statutu, według którego organem zatwierdzającym roczne sprawozdanie finansowe z wykonania budżetu instytucji jest Prezydent Miasta Szczecin orazart. 53 ust. 1 uor, według któregoroczne sprawozdanie finansowe jednostki, podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2017 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg rachunkowych w kwocie ogółem 3.307.141,49 zł była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2017 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 3 protokoły z weryfikacji sald, protokół i arkusze spisu z natury kasy, oświadczenia, potwierdzenia sald i wydruki sald z systemu finansowo – księgowego.

Księgi inwentarzowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzone były w systemie finansowo – księgowym, a księga wyposażenia prowadzona była w formie ewidencji papierowej.

W toku kontroli stwierdzono jedynie, że w Ośrodku nie prowadzono ewidencji druków ścisłego zarachowania, która zgodnie z zapisami pkt 2 w rozdziale 2obowiązującej w Ośrodku „Instrukcji obiegu dokumentów” powinna być prowadzona przez pracownika upoważnionego przez dyrektora.

W Ośrodku nie prowadzono także magazynu materiałowego, w którym ww. druki powinny być przechowywane. Według pkt 1.2.1 w rozdziale 4 „Instrukcji obiegu dokumentów”, drukami ścisłego zarachowania są w Ośrodku druki biletów, karnetów, abonamentów i zaproszeń przechowywane w magazynie materiałowym, a według kontrolującego, drukami ścisłego zarachowania są także arkusze spisu z natury, po ich ponumerowaniu.

Ostatni pełny spis z natury Ośrodka został przeprowadzony w 2014 r.

W dniu 07.12.2017 r. dyrektor wydał Zarządzenie Nr 12/2017 z dnia 07.12.2017 r. w sprawie rocznej inwentaryzacji kasy Ośrodka, w którym dyrektor powołał także komisję spisową.

Wartość majątku wykazana w księgach inwentarzowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach rachunkowych.

Stan środków pieniężnych wykazany w bankowym potwierdzeniu salda oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

 W toku kontroli stwierdzono, że faktury zakupu płatne gotówką nie były ewidencjonowane na kontach zespołu „2”, a przyjęty sposób ewidencji nie był opisany w zasadach (polityce) rachunkowości obowiązującej w Ośrodku.

Kontrola wykazała, że z kasy głównej Ośrodka wypłacane były m.in. pożyczki ZFŚS, a w dokumentacji nie było odrębnych raportów kasowych dla wymienionego źródła finansowania. Według wyjaśnień głównego księgowego, obroty gotówkowe z ZFŚS to bardzo rzadkie i wyjątkowe sytuacje. Według kontrolującego, w celu przejrzystości operacji kasowych, jednostka powinna prowadzić odrębne raporty kasowe dla operacji realizowanych z różnych tytułów i różnych źródeł finansowania. W przypadku stosowania innego sposobu ewidencjonowania i dokumentowania operacji dotyczących ZFŚS, kwestia ta powinna być uregulowana w zasadach (polityce) rachunkowości obowiązującej w Ośrodku.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że rozrachunki z pracownikami były ewidencjonowane na koncie 234 – Rozrachunki z pracownikami jedynie w podziale na pracowników, bez podziału na tytuły tych rozrachunków. Na rozrachunki występujące w Ośrodku składały się zaliczki na wynagrodzenia, zaliczki na zakupy bieżące i ich rozliczenia, zwroty za zakupy gotówkowe, ponadlimitowe połączenia telefoniczne z telefonów służbowych, zaliczki na delegacje służbowe i ich rozliczenia, używanie samochodów prywatnych do celów służbowych, a przyjęty sposób ewidencji nie był opisany w zasadach (polityce) rachunkowości obowiązującej w Ośrodku.

W Ośrodku prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

Pozostałe wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym spełnione zostały zgodnie z zapisami uor.

 8. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w Ośrodku:

1. Zasady rachunkowości (zw. dalej zasadami rachunkowości)
2. Instrukcja obiegu dokumentów (zw. dalej instrukcją obiegu)
3. Instrukcja kontroli finansowej
4. Instrukcja gospodarki kasowej
5. Instrukcja inwentaryzacyjna
6. Regulamin postępowania przy zamówieniach podstawowych
7. Regulamin postępowania przy zamówieniach publicznych
8. Regulamin kontroli zarządczej
9. Instrukcja gospodarowania drukami ścisłego zarachowania
10. Regulamin wynagradzania

Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji i pracy instytucji.

Kontrola wykazała, że obowiązujący w Ośrodku „Regulamin organizacyjny” wprowadzony na podstawie § 7 Statutu Ośrodka Zarządzeniem Nr 05/2009 z dnia 15.05.2009 r. (zw. dalej regulaminem organizacyjnym), zawierał nieaktualne zapisy dotyczące struktury organizacyjnej i stanowisk pracy występujących w instytucji. W Ośrodku m.in. nie funkcjonowało stanowisko referenta księgowego, a funkcjonowało stanowisko zastępcy głównego księgowego, przy czym na zespół finansowy składało się jedynie stanowisko głównego księgowego i jego zastępcy.

W toku kontroli stwierdzono, że obowiązujące w Ośrodku zasady rachunkowości nie zawierały:

1. Wskazania dotyczącego wersji oprogramowania użytkowanego do ewidencji w 2017 r., a według art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, zasady powinny zawierać m.in. określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Zasady zawierały jedynie zapis o bieżącym aktualizowaniu oprogramowania przez producenta oraz miejscu przechowywania kodów aktywacyjnych aktualizacji programu.
2. Opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na poszczególnych kontach Zakładowego Planu Kont. Według głównego księgowego, z zasad przez nieuwagę usunięto zapis odnoszący się do stosownego opracowania i nie wprowadzono nowego odnośnika do przyjętego opisu wydawnictwa Presshouse pt. „Wzorcowy plan kont instytucji kultury wraz z komentarzem”

W ślad za powołaniem się głównego księgowego na ww. wydawnictwo w zakresie opisu zasad klasyfikacji zdarzeń stwierdzono, że konta księgowe stosowane w Ośrodku były niespójne z kontami i ich opisem zawartym w tejże publikacji, w tym np.:

• środki trwałe ewidencjonowano na koncie 010, a nie na koncie 011 służącym do ewidencji stanu i zmian wartości początkowej środków trwałych służących wykonywanej działalności, wskazanym w publikacji,
• umorzenie środków trwałych ewidencjonowano na koncie 050, zamiast na koncie 070 wskazanym w publikacji,
• pozostałe środki trwałe ewidencjonowano na koncie 014, tj. koncie służącym do ewidencji zbiorów bibliotecznych, zamiast na koncie 013 wskazanym w publikacji,
• umorzenie wartości niematerialnych i prawnych ewidencjonowano na koncie 060, zamiast na koncie 071 wskazanym w publikacji,
• operacje na rachunku bieżącym ewidencjonowano jako analityka na koncie 131, zamiast na koncie 130 wskazanym w publikacji.

Kontrola zapisów pozostałych procedur obowiązujących w Ośrodku wykazała m.in., że:

• instrukcja obiegu zawierała nieaktualne zapisy dotyczące m.in. sekcji spraw osobowo – kadrowych, rejestracji faktur w sekretariacie, odcinków D przelewu, a także niepoprawne zapisy dotyczące Opery i terminu wypłaty wynagrodzeń,
• w instrukcji inwentaryzacyjnej znajdowały się niewłaściwe zapisy dotyczące Dyrektora Naczelnego i Artystycznego Opery na Zamku,
• „Regulamin pracy” Ośrodka zawierał w §22 ust. 2 nieaktualny zapis o obowiązku wykorzystania przez pracownika zaległego urlopu nie później niż do końca pierwszego kwartału roku następnego,
• w § 3 „Regulaminu wynagradzania” wskazane zostały stanowiska, na jakich pracownicy mogą być zatrudniani w Ośrodku poza pracownikami zarządzającymi, które nie zostały wymienione w „Regulaminie organizacyjnym” Ośrodka,
• podstawy prawne wskazane w procedurach były nieaktualne, w tym m.in. uor i uofp.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontrolikomunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej,procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był dyrektor instytucji.

Zasady rachunkowości Ośrodka wypełniały pozostałe zapisy art. 10 uor.

W procedurach obowiązujących w Ośrodku nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową instytucji.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w Ośrodku transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2017 r.

Kontroli poddano także praktykę stosowaną w Ośrodku w zakresie wydawania i ewidencjonowania zarządzeń dyrektora.

W toku kontroli stwierdzono, że Ośrodek nie przekazał w terminie kserokopii protokołu pokontrolnego Urzędu Marszałkowskiego, a zgodnie z §8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, ww. informacja powinna być przekazana niezwłocznie.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora, w 2017 r. przeprowadzonych zostało w instytucji 5 kontroli, w tym przez: FIREPPOŻ, Wydział Kultury UM Szczecin, Narodowe Centrum Kultury, Powiatową Stację Sanitarno – Epidemiologiczną oraz Urząd Marszałkowski. W przypadku kontroli Narodowego Centrum Kultury, Ośrodek nie otrzymał protokołu do dnia 07.05.2018 r.

Za I i II półrocze 2017 r. przekazane zostały informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych.

W Ośrodku prowadzono rejestr zarządzeń dyrektora, co sprzyjało przejrzystości działań podejmowanych przez dyrektora oraz pozwoliło na ustalenie kompletności zarządzeń przedstawionych do celów kontrolnych.

III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi Ośrodka:

1. Podjęcie działań w celu odzyskania nadpłaconego wynagrodzenia z tytułu dodatku za wieloletnią pracę, wypłaconego w 2017 r. w kwocie ogółem 823,09 zł brutto i 108,48 zł brutto oraz wynagrodzenia wypłaconego w 2018 r., a także bieżące naliczanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Wypłatę pracownikom kwoty 949,41 zł brutto tytułem nienaliczania dodatku za wieloletnią pracę w 2017 r. oraz kwoty 100,66 zł brutto tytułem nieprawidłowego pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego.
3. Pomniejszanie wynagrodzenia z tytułu zwolnień lekarskich przy zastosowaniu stałej ilości dni miesiąca, wskazanej w przepisach ZUS.
4. Ustalenie pracownikom prawidłowego miesiąca zmiany stawki procentowej dodatku za wieloletnią pracę, uwzględniającego okresy nieświadczenia pracy.
5. Ustalenie cennika wynajmu sal i sprzętu i stosowanie go w praktyce w sposób umożliwiający przejrzyste określenie cen zastosowanych w umowach i fakturach sprzedaży, z uwzględnieniem przypadków, w których stosowane są ceny negocjowane.
6. Dokumentowanie decyzji podejmowanych w sprawie odpłatności za wydarzenia realizowane w Ośrodku.
7. Sporządzanie stosownych korekt sprawozdań Rb-N i Rb-Z.
8. Zamieszczanie na dowodach księgowych pełnych wskazań dekretacyjnych, zgodnie z uor.
9. Stosowanie opisów merytorycznych dowodów zakupu w sposób pozwalający na powiązanie zakupu z umową, zamówieniem lub zleceniem, a w przypadku zakupu środków trwałych, także z księgami inwentarzowymi.
10. Uporządkowanie i bieżące prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych.
11. Sporządzenie pisemnych zakresów czynności pracowników w oparciu o obowiązujący w instytucji, zaktualizowany regulamin organizacyjny.
12. Wyeliminowanie przypadków bezpośredniej podległości służbowej osób spowinowaconych poprzez wprowadzenie stosownych zmian organizacyjnych.
13. Uregulowanie w „Regulaminie wynagradzania” zasad przyznawania dodatku funkcyjnego, głównie w zakresie stawek dodatku.
14. Uregulowanie wszystkich stosowanych uproszczeń w obowiązujących w Ośrodku procedurach, dotyczących sporządzania dowodów księgowych, ewidencji oraz obiegu i kontroli, w tym w zasadach rachunkowości na podstawie art. 4 ust. 4 uor.
15. Przygotowanie i wystąpienie do Organizatora o zaopiniowanie regulaminu organizacyjnego zawierającego aktualne zapisy dotyczące m.in. struktury organizacyjnej instytucji.
16. Przegląd procedur obowiązujących w Ośrodku w celu ich zaktualizowania, uzupełnienia i ujednolicenia zapisów wspólnych.