Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 16.02.2018 r. do dnia 12.03.2018 r. przeprowadził kontrolę w Urzędzie Stanu Cywilnego w zakresie organizowania uroczystości z okazji jubileuszu długoletniego pożycia małżeńskiego, 100-lecia urodzin oraz z okazji uroczystego nadania imienia dziecku.Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27.03.2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola w Urzędzie Stanu Cywilnego nie wykazała nieprawidłowości w zakresie organizowania uroczystości z okazji jubileuszu długoletniego pożycia małżeńskiego, 100-lecia urodzin oraz z okazji uroczystego nadania imienia dziecku.

W pozostałym zakresie ustalono, że USC organizował ww. uroczystości w sposób prawidłowy, rzetelny i terminowy, w szczególności:

• przyjmował, rejestrował oraz przekazywał wnioski dotyczące nadania medali za długoletnie pożycie małżeńskie,
• medale za długoletnie pożycie małżeńskie wręczane były z zachowaniem wymaganych terminów,
• upominki dla jubilatów pobierane były z magazynu w odpowiedniej liczbie na konkretnie wskazane uroczystości na podstawie pisemnego zamówienia.

Według § 31 ust. 1 pkt 7 załącznika do Zarządzenia nr 562/17 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 grudnia 2017 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin – do zadań USC należało organizowanie uroczystości z okazji jubileuszu długoletniego pożycia małżeńskiego, 100-lecia urodzin oraz z okazji uroczystego nadania imienia dziecku.

Kontrolą objęto organizowanie przez USC w 2017 r. uroczystości z okazji jubileuszu długoletniego pożycia małżeńskiego, 100-lecia urodzin oraz z okazji uroczystego nadania imienia dziecku.

Medale za długoletnie pożycie małżeńskie nadawane były małżeństwom  przez Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, na wniosek właściwego wojewody, na podstawie przekazanego przez Prezydenta Miasta Szczecin zgłoszenia uzyskanego od osoby zainteresowanej lub jej najbliższej. W 2017 r. zorganizowano 24 spotkania jubileuszowe, podczas których odznaczono 346 osób (odpowiednio w 2015 r. – 20 spotkań – 274 odznaczone osoby; 2016 r. – 27 spotkań – 202 odznaczone osoby). Uroczystości odbywały się w Sali Ślubów na Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie.

Jubileusz 100-lecia urodzin organizowany był po wyrażeniu zgody przez jubilata. W 2017 r. zorganizowanych zostało 10 uroczystości (w 2015 r. – 11 uroczystości, w 2016 r. – 7 uroczystości). Uroczystość odbywała się w miejscu zamieszkania jubilata. 

Uroczyste nadanie imienia dziecku następowało na wniosek rodziców i organizowane było w Sali Ślubów na Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie. W 2017 r. nie zorganizowano żadnej uroczystości nadania imienia dziecku (w 2016 r. – 1 uroczystość).

Zgodnie z budżetem Miasta Szczecin na rok 2017 uchwalonym uchwałą nr XXV/593/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 grudnia 2016 r. dysponentem części budżetowej przeznaczonej na wydatki rzeczowe z zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego, w tym organizacji przedmiotowych uroczystości było Biuro Obsługi Urzędu.

W toku kontroli ustalono jedynie uchybienie o mniejszej istotności, niemające wpływu na prawidłowość organizowania ww. uroczystości polegające na niezaktualizowaniu podstawy prawnej procedury USC-XVIII – Nadanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie (50-lecie). Jako podstawę prawną procedury wskazano art. 19 ustawy z dnia 16 października 1992 r. o orderach i odznaczeniach (Dz.U. z 2018 r. poz. 400,zw. dalej ustawą o odznaczeniach) oraz rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 10 listopada 1992 r. w sprawie szczegółowego trybu postępowania w sprawach o nadanie orderów i odznaczeń oraz wzorów odpowiednich dokumentów (Dz.U. z 1997 r. Nr 90, poz. 453 ze zm.),pomimo że aktualnie obowiązującym aktem wykonawczym w powyższym zakresie było rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 15 grudnia 2004 r. w sprawie szczegółowego trybu postępowania w sprawach o nadanie orderów i odznaczeń oraz wzorów odpowiednich dokumentów (Dz.U. z 2004 r. Nr 277, poz. 2743 ze zm.,zw. dalej rozporządzeniem w sprawie odznaczeń). Do dnia zakończenia kontroli USC zaktualizował procedurę USC-XVIII w zakresie podstawy prawnej.

 W pozostałym zakresie ustalono, że:

• przyjmowano, rejestrowano oraz przekazywano do Zachodnio-pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego wnioski dotyczące nadania Medalu za Długoletnie Pożycie Małżeńskie, zgodnie z § 9 ust. 7 załącznika do ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 2/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 4 stycznia 2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Szczecin,
• wnioski o nadanie Medalu za Długoletnie Pożycie Małżeńskie przekazywano Wojewodzie Zachodniopomorskiemu systematycznie, nie wcześniej niż w roku kalendarzowym, w którym osoby proponowane do odznaczenia obchodziły 50 rocznicę zawarcia związku małżeńskiego, a jeżeli rocznica ta przypadała w styczniu lub lutym nie wcześniej niż od dnia 1 listopada roku poprzedzającego, co było zgodne z § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie odznaczeń,
• medale za długoletnie pożycie małżeńskie wręczał osobiście Prezydent Miasta Szczecina albo osoba upoważniona przez Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, co było zgodne z dyspozycją art. 33 ust. 2a i 3 ustawy o odznaczeniach, według którego Odznakę Medalu za Długoletnie Pożycie Małżeńskie w imieniu Prezydenta mogą wręczać: marszałek województwa, starosta, wójt, burmistrz lub prezydent miasta. Prezydent może upoważnić inne osoby do wręczania odznak orderówi odznaczeńw jego imieniu,
• Medal za Długoletnie Pożycie Małżeńskie był wręczany osobie odznaczonej, w terminie określonym w § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie odznaczeń, to jest w ciągu sześciu miesięcy od daty podjęcia przez Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej postanowienia o jego nadaniu,
• ustalenie osób zainteresowanych możliwością zorganizowania jubileusz 100-lecia urodzin następowało ze stosownym wyprzedzeniem, pod koniec roku poprzedzającego rok uroczystości,
• upominki dla jubilatów pobierane były z magazynu Miejskiej Jednostki Obsługi Gospodarczej w odpowiedniej liczbie, ze stosownym wyprzedzeniem, na podstawie pisemnego zamówienia zawierającego datę i przedmiot określonej uroczystości,
• odbiór medali za długoletnie pożycie małżeńskie z Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego następował za pokwitowaniem odbioru przez Kierownika USC lub osobę przez niego upoważnioną,
• niezwłocznie pisemnie powiadamiano Wojewodę Zachodniopomorskiego o wręczeniu odznaczeń wraz ze wskazaniem nr wykazu i postanowienia, którego dotyczyły,
• o odbywających się uroczystościach informowano Biuro Prasowe Urzędu Miasta,
• organizacją ww. uroczystości zajmowali się upoważnieni pracownicy.

II. Uwagi i zalecenia

Zaleceń pokontrolnych nie wydano.