Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 09.04.2018 –15.15.2018 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 80 w Szczecinie przy ul. Łokietka 16 (zw. dalej PP 80) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia i sprawy kadrowe za 2017 rok.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 28.08.2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Nr 80 w Szczecinie (zw. dalej PP 80) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• nieprzestrzeganiu zapisów wewnętrznych procedur jednostki w zakresie kontroli i zatwierdzania dokumentów księgowych,
• ewidencjonowaniu odpisów za dany miesiąc dopiero w miesiącu następnym, co naruszało postanowienia art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.), zw. dalej uor,
• sporządzaniu faktur niezgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług,
• nieopiniowaniu zawieranych umów pod kątem formalno-prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.

 Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki zakupionych pozostałych środków trwałych,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• prowadzenia akt osobowych,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów

     Wykonanie dochodów budżetowych w PP 80 w 2017 r. wyniosło 83.286,90 zł, co stanowiło 96,39 % planowanej kwoty w wysokości 86.000 zł. Na dochody budżetowe składały się: wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (§ 066 – 82.703,74 zł), wpływy z pozostałych odsetek  (§ 092 – 84,16 zł),  wpływy z rozliczeń/zwrotów z lat ubiegłych (§ 094 – 274 zł) oraz wpływy z różnych dochodów (§ 097 – 225 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2017 r. łącznie 118.564,95 zł, co stanowiło 74,62 % planowanej kwoty w wysokości 158.900 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§ 067 – 108.883,89 zł),  wpływów z najmu i dzierżawy składników majątkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz innych umów o podobnym charakterze (§ 075 – 3.190,00 zł),  wpływy z usług (§ 083 – 2.687,58 zł), wpływów z pozostałych odsetek (§ 092 – 363,04 zł) oraz wpływy z różnych dochodów (§ 097 – 3.440,44 zł). 

Kontroli poddano umowy cywilno-prawne zawarte z rodzicami/opiekunami na rok 2017/2018, obowiązujące od września 2017 r. oraz wynikające z tytułu wyżywienia przypisy należności i wpłaty zrealizowane we wrześniu 2017 r. na kwotę ogółem 2.478,00 zł, tj. 2,3% dochodów jednostki z § 067 w wysokości 108,883,89 zł. Kontrolę przeprowadzono na próbie 25. dzieci (20,00 % wszystkich dzieci uczęszczających do PP 80 wg stanu na dzień 31.12.2017 r. tj. 125. dzieci).

Kontroli poddano rozrachunki za 2017 r. wynikające z 8 zawartych w PP 80 umów najmu sal pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach rachunkowych.

Kontroli poddano także dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika w kwocie ogółem 225 zł, zaewidencjonowane na § 0970, opisane w pkt dotyczącym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych.

 Ewidencja kwot wynikających z rozliczenia opłat z tytułu wyżywienia  w przedszkolu (odpisów w przypadku nieobecności) za dany miesiąc dokonywana była dopiero w miesiącu następnym, co naruszało postanowienia art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Było to niezgodne również z § 18 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 760), według którego okresem sprawozdawczym jest miesiąc.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych PP 80 był główny.

We wszystkich skontrolowanych przypadkach naliczenie odpłatności za wyżywienie zostało dokonane zgodnie z zapisami umów. Od płatności z tytułu wyżywienia dzieci w przedszkolu wniesionych po terminie główny księgowy naliczył ustawowe odsetki.

We wszystkich przypadkach dokumentacja dotycząca dochodów z tytułu najmu była poprawna, kompletna i zgodna z zapisami umownymi. Dochody zostały poprawnie zaewidencjonowane w księgach. 

Wszystkie umowy zatwierdzone były pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM.

 1.2. Należności

 W sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych,  które sporządzone zostało według stanu na 31.12.2017 r., zostały wykazane należności w kwocie 0,00 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2017 r., wykazano należności w kwocie: 2.063,10 zł. 

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie 2.108,72 zł (m.in. należności wymagalne z tytułu żywienia i pobytu oraz należności z tytułu nadpłaty podatku dochodowego i zasiłku chorobowego).      

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.   

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

Należności z tytułu wyżywienia oraz pobytu zostały uregulowane w styczniu 2018 r. Nadpłatę z tytułu zasiłku chorobowego potrącono z wynagrodzenia w styczniu 2018 r., natomiast nadpłata podatku dochodowego została potrącona z zaliczki za kwiecień 2018 r.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

 Zaplanowane wydatki PP 80 w wysokości 1.398.883 zł zrealizowane zostały w 97,11 %, tj. w kwocie 1.358.544,24 zł (środki budżetowe na kwotę 1.239.979,29 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 118.564,95 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 32 źródłowe dowody księgowe na łączną kwotę 82.738,83zł, co stanowiło 6,1% wydatków jednostki ogółem,
• 27 wyciągów bankowych,
• 6 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami.

W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie umowy związane z realizowanymi w 2017 roku wydatkami nie były zaparafowane przez głównego księgowego, było to niezgodne z art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm), zw. dalej uofp, według którego dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Stwierdzono ponadto, że w 2. przypadkach na 7 poddanych kontroli, umowy dotyczące zaciągniętych zobowiązań nie zostały przekazane przez Dyrektora do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Kontrola dowodów księgowych potwierdzających poniesione przez PP 80 wydatki wykazała, że zapłaty dowodu księgowego - faktura nr 04/RW/04/17 na kwotę 540.00 zł, dokonano nie zatwierdzając uprzednio wydatku do zapłaty (brak podpisu dyrektora jednostki), ponadto w 1 przypadku zatwierdzono wydatek do zapłaty na kwotę 598,00 zł, 8 dni po dokonaniu faktycznej zapłaty. Powyższe stało w sprzeczności z zapisami obowiązującej w PP 80 Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych, według których tylko zatwierdzone przez dyrektora dokumenty księgowe mogą być zrealizowane i ujęte w ewidencji księgowej przez głównego księgowego.

Za powyższe uchybienia zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadali: główny księgowy oraz kierownik jednostki.

We wszystkich przypadkach przy poniesieniu wydatku powyżej 3.000 złotych brutto, notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin nr 303/16 z dnia 28 lipca 2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, po uprzednim dokonaniu analizy rynku.

Płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli regulowane były w miarę posiadania środków finansowych, przed terminami wskazanymi w fakturach.

Wszystkie objęte kontrolą zakupione pozostałe środki trwałe podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych jednostki.

 2.2. Zobowiązania

 Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2017 r., w łącznej kwocie 75.883,28 zł, uregulowane w 2018 r. w terminach ich wymagalności. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 61.388,62 zł,
• składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę 13.546,28 zł,
• dostaw i usług na kwotę 948,38 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. oraz w sprawozdaniu Rb -34S z wykonania dochodów i wydatków wrd - nie wykazano żadnych zobowiązań

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.   

 Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 3. z 27. pracowników zatrudnionych w 2017 r., tj. 11,11 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 103.656,51 zł, tj. 12,48 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 854.399,88 zł, zaewidencjonowanych w 2017 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 5.720,35 zł, tj. 10,07 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 56.768,23 zł.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.   

W 1. przypadku pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku pomocy nauczyciela w miesiącach: październik, listopad 2017 r., na skutek nieodliczenia urlopu bezpłatnego (61 dni) naliczono dodatek stażowy w zawyżonej wysokości. Różnica w wysokości 40,80 zł (in plus) została skorygowana w dniu 15.05.2018 r. (lista płac nr 38), nadpłata (za zgodą pracownika) została potrącona z wynagrodzenia za miesiąc maj 2018 r.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń we wszystkich skontrolowanych przypadkach były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt. Dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy była prowadzona odrębnie.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2017 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 75.114 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2017 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 269.053,91 zł.

     Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.   

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2017 r. regulowany był w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.), natomiast składki ZUS za poszczególne miesiące 2017 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.).

 W 2017 r. PP 80 skorzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, w związku z czym uzyskała dochody w kwocie 225 zł, które następnie przekazane zostały na konto Gminy Miasto Szczecin.

 5. Sprawozdawczość

 Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r.: 3 sprawozdania na kwotę ogółem 83.286,90 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r.: 8 sprawozdań na kwotę ogółem 1.239.979,29 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 118.564,95 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2017 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 2.108,72 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 86.000,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 1.239.983,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 291.805,00 zł (dokonano 6 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 158.900,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017  r. o 23.900,00 zł (dokonano łącznie 7 przesunięć w planie).

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.   

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (Uchwała Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. z uwzględnieniem zmian.).

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2017 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2017 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 1 arkusz spisu z natury przeprowadzonego w magazynie spożywczym, protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania, 4 potwierdzenia sald oraz protokół końcowy z inwentaryzacji magazynu artykułów spożywczego i stanu kasy.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień.   

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2015.

Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją, a wartość majątku wykazana w księgach inwentarzowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1. Zasady rachunkowości – zarządzenie nr 2/2017 z dnia 02.01.2017 r.  z załącznikami oraz zmiany, tj. zarządzenie z dnia 11.05.2017 r. nr 7/2017 w sprawie dopuszczenia do stosowania programów komputerowych od dnia 09.05.2017 r. oraz zarządzenie nr 7/2016 z dn. 30.12.2016 r. w sprawie modelu ewidencji i rozliczenia dochodów i wydatków podlegających pod ustawę o VAT w związku z centralizacją VAT w Gminie Miasto Szczecin;
2. Instrukcja inwentaryzacyjna – załącznik nr 1 do zarządzenia nr 9 z 27.12.2017 r.;
3. Zakładowy Plan Kont - załącznik do zarządzenia nr 9 z 27.12.2017 r.;
4. Instrukcja kasowa – określająca zasady gospodarki kasowej w Przedszkolu Publicznym nr 80;
5. Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów księgowych (zw. dalej instrukcją kontroli i obiegu dokumentów);
6. Opis systemu przetwarzania danych;
7. Zasady udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro;
8. Regulamin Kontroli Zarządczej wprowadzony zarządzenie, nr 10/201 z dnia 09.12.2010 r .

Kontroli poddano także procedury dotyczące zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

Regulamin Kontroli Zarządczej zawierał nieaktualne podstawy prawne. Kontrola wykazała również rozbieżności dotyczące osób wskazanych w Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych jako odpowiedzialne za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową faktur i rachunków, a osób realizujących te obowiązki w PP 80. Nie wskazano ponadto w ww. instrukcji osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną oraz formalno – rachunkowo poleceń księgowania, raportów kasowych i wyciągów bankowych oraz za kontrolę faktur i rachunków związanych z zakupem towarów.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.  

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP 80 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT) 

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2017 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12. deklaracji VAT-7, 21. rejestrów sprzedaży oraz 84. faktury, w tym  56. faktur wewnętrznych.

W toku kontroli 84. faktur, sporządzonych przez głównego księgowego w 2017 r., stwierdzono następujące uchybienia:

- w 8. przypadkach numer kolejny faktury nie zawierał stałej długości sześciu znaków, co było niezgodne z § 325 pkt 2 i § 316 pkt 2 załącznika nr 2 do zarządzenia w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług(Zarządzenie Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin; z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: nr 493/16 z 28.12.2016 r., nr 315/17 z 05.07.2017 r. i nr 564/17 z 29.12.2017 r.), wg których faktura wewnętrzna powinna zawierać numer kolejny faktury ze stałą długością sześciu znaków,

- w 53. przypadkach faktury zawierały wyraz „FAKTURA” zamiast „FAKTURA WEWNĘTRZNA”, co naruszało postanowienia § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- na wszystkich 53. fakturach wewnętrznych dotyczących sprzedaży zwolnionej nie wskazano podstawy prawnej do zastosowania zwolnienia, co było niezgodne z § 307 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia, który wskazywał na taki obowiązek,

- w 1. przypadku faktura zawierała wyraz „FAKTURA” zamiast „FAKTURA KORYGUJĄCA”, a numer faktury zawierał literę W zamiast K, a numer kolejny dotyczył numeracji faktur wewnętrznych, co było niezgodne z zapisami w § 320 pkt 1-2 i § 316 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- w 51. przypadkach w fakturach wewnętrznych z tytułu pobytu dzieci w przedszkolu oraz korzystania z posiłków jako jednostkę miary – zastosowano „miesiąc” i nie podano ceny jednostkowej, mimo że obowiązek ten wynikał z § 325 pkt 10 i 11 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- w 6. przypadkach w fakturach wewnętrznych nie podano ceny jednostkowej netto – zastosowano cenę jednostkową brutto, mimo że obowiązek ten wynikał z § 325 pkt 11 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie dokumentacji dotyczącej podatku od towarów i usług był główny księgowy.

W okresie objętym kontrolą, czyli od stycznia do grudnia 2017 r. jednostka nie generowała (nie prowadziła) rejestrów zakupów. Spowodowane było to niekorzystaniem przez PP 80 z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Potencjalna kwota podatku VAT podlegająca odliczeniu w 2017 r. wyniosłaby 19,47 zł.. Mimo, że możliwość dokonania odliczenia VAT jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika, należy zwrócić uwagę, że PP 80 (jak również inne gminne jednostki budżetowe) działa w ramach jednego podatnika VAT jako Gmina Miasto Szczecin i brak odliczeń nawet niewielkich wartości podatku VAT skutkuje dla Gminy utratą znacząco wysokich kwot.

Deklaracje VAT-7 za 2017 r. z załączonym do nich stosownym rejestrem sprzedaży przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie, a kwoty w nich wykazane były zgodne z kwotami ujętymi w księgach rachunkowych PP 80.

     Obecnie główny księgowy PP 80 prowadzi rejestry zakupów i korzysta z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.

 9. Inne obszary

 W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor jednostki wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2017 r.

Według wyjaśnień złożonych przez Dyrektora w dniu 11.05.2018 r., w 2017 r. w jednostce przeprowadzone zostały 4. Kontrole. Informacja o dwóch kontrolach, tj.  przeprowadzonej w dniu 03.02.2017 r. oraz w dniach 14.02 – 03.03.2017 r. przekazana została do WKiAW dopiero w dniu 03.04.2017 r., a zgodnie z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 78/16 z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, ww. informacja powinna być przekazana niezwłocznie.

Informacje o dwóch pozostałych kontrolach przeprowadzonych w jednostce przez organy zewnętrzne zostały przekazane niezwłocznie.

Ustalono, że informacje za 2017 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Zaktualizowanie wskazanych w wystąpieniu procedur pod kątem podstaw prawnych i uzupełnienie ich pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce.
2. Każdorazowe poddawanie dowodów księgowych zatwierdzaniu wydatku do zapłaty.
3. Każdorazowe przekazywanie umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.
4. Każdorazowe przedkładanie umów dotyczących wydatków do kontrasygnaty głównego księgowego.
5. Ujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich zdarzeń, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.
6. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług.
7. Umieszczanie na fakturach i fakturach wewnętrznych podstawy prawnej do zastosowania zwolnienia z podatku od towarów i usług.
8. Niezwłoczne przekazywanie do WKiAW informacji o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych.