Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 26.10.2018 r. do 11.12.2018 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 14 w Szczecinie przy ul. Strzałowskiej 27a (zw. dalej SP 14), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 13 grudnia 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 lutego 2019 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 14 w Szczecinie (zw. dalej SP 14) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• braku ewidencji wartości niematerialnych i prawnych, znajdujących się w bibliotece,
• naliczeniu i wypłacie pracownikom dodatkowego wynagrodzenia rocznego w nieprawidłowo ustalonych kwotach,
• dokonaniu wydatku na zakup artykułów spożywczych w kwocie wyższej niż kwota ustalona na podstawie cen jednostkowych artykułów wskazanych w zawartej umowie, 
• braku kontrasygnaty głównego księgowego na umowach skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych,
• nieprzestrzeganiu niektórych zapisów wewnętrznych procedur jednostki dotyczących inwentaryzacji oraz kontroli i obiegu dokumentów księgowych,
• nieujęciu w zasadach rachunkowości wszystkich wymaganych przepisami elementów.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• monitorowania stanu należności i zobowiązań jednostki,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• realizacji obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w SP 14 w 2017 r. wyniosło 10.114,33 zł, co stanowiło 1444,90 % planowanej kwoty w wysokości 700,00zł. Na dochody budżetowe składały się: w rozdziale 80101 wpływy z: różnych dochodów (§ 097 – 1.629,64 zł), usług (§ 083 – 200,00 zł), pozostałych odsetek (§ 092 – 9,60 zł), kar i odszkodowań wynikających z umów (§ 095 – 725,70 zł) oraz w rozdziale 80103 wpływy z: opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego(§ 066 – 7.542,50 zł) oraz pozostałych odsetek (§ 092 - 6,89 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2017 r. łącznie 177.057,70 zł, co stanowiło 93,68 % planowanej kwoty w wysokości 189.000 zł.Dochody wrd pochodziły z wpływów z: opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§ 067 – 32.016,48 zł), różnych opłat (§ 069 – 242,00 zł), najmu i dzierżawy składników majątkowych (§ 075 – 37.478,47 zł), usług (§ 083 – 95.327,40 zł), pozostałych odsetek (§ 092 – 163,40 zł), otrzymanych spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej (§ 096 – 1.000,00 zł) oraz różnych dochodów (§ 097 – 10.829,95 zł).

Kontroli poddano wszystkie obowiązujące w SP 14 w 2017 r. umowy najmu oraz rozrachunki dotyczące 9. z 20. zawartych umów pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach rachunkowych.Skontrolowano dochody na łączną kwotę 14.522,60 zł, tj. 38,75 % ogółem dochodów jednostki z wpływów z najmu składników majątkowych.    

Kontrolą objęto także dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika w kwocie ogółem 606,07 zł, opisane w pkt dotyczącym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych.

Ustalono, że w 1. przypadku na 20 poddanych kontroli, umowa najmu nie została przekazana przez kierownika administracyjno-gospodarczego do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 16.09.2015 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

We wszystkich przypadkach naliczenie należności z tytułu wynajmu pomieszczeń zostało dokonane zgodnie z zapisami umów, a w sytuacji uregulowania płatności po terminie naliczone zostały odsetki ustawowe za opóźnienie. 

 1.2. Należności

 W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. i w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2017 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie 1.448,00 zł i stanowiły należności z tytułu dostaw towarów i usług.

W sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na 31.12.2017 r. wykazano należności w łącznej kwocie 0,00 zł.  

Należności ogółem SP 14 wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych w kwocie łącznej 23.176 zł, wyniosły na dzień 31.12.2017 r. – 24.624 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki SP 14 w wysokości 3.262.041,17 zł zrealizowane zostały w 99,33 %, tj. w kwocie 3.240.175,58 zł (środki budżetowe na kwotę 3.063.117,88 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 177.057,70 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 30 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 164.615,19 zł, co stanowiło 5,08 % wydatków jednostki ogółem (z środków budżetowych w kwocie 149.092,38 zł i z środków wrd w kwocie 15.522,81 zł),
• 141 faktur na łączną kwotę 54.068,86 zł pod względem zgodności z zapisami zawartej umowy,
• 24 wyciągi bankowe, 7 raportów kasowych, 17 umów oraz 11 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami lub uzasadniające odstąpienie od tej analizy.

W toku kontroli faktur wystawionych w 2017 r. za zakup artykułów spożywczych stwierdzono, że na 105. fakturach ze 141 objętych kontrolą wskazane zostały ceny jednostkowe artykułów niezgodne z cenami, ustalonymi w zawartej umowie. Powyższe skutkowało zwiększeniem kwoty naliczonego wynagrodzenia dla dostawcy o łączną kwotę 1.475,04 zł.  Osobą odpowiedzialną za kontrolę merytoryczną faktur, a w tym również kontrolę zgodności cen z zapisami umowy i obowiązującymi cennikami, był kierownik administracyjny.

Kontrola dowodów i zapisów księgowych, dotyczących wszystkich objętych kontrolą faktur i wyciągów bankowych wykazała, że w 11. przypadkach wskazano w zapisie księgowym nieprawidłową datę dokonania operacji gospodarczej, w 6. przypadkach nieprawidłową datę zapisu, a dodatkowo w 4. przypadkach błędną datę wystawienia dowodu księgowego. Stało to w sprzeczności z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.) (zw. dalej uor), wg którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej i datę dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji oraz datę zapisu. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej oraz ewidencji w księgach rachunkowych SP 14 był główny księgowy.

Stwierdzono ponadto, że wszystkie skontrolowane umowy (17) skutkujące powstaniem zobowiązań pieniężnych nie były zaparafowane przez głównego księgowego. Było to niezgodne z zapisami art. 54 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego podpis głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. Osobą odpowiedzialną za sporządzanie i zawieranie umów w SP 14 był kierownik administracyjny.

Wszystkie skontrolowane faktury (30) były poddane kontroli merytorycznej,  formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu i zatwierdzenie do wypłaty, a zobowiązania z nich wynikające uregulowane zostały zgodnie z wskazanymi terminami płatności.

2.2. Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2017 r., wykazane zostały zobowiązania niewymagalne, w łącznej kwocie 263.165,54 zł, uregulowane w I kwartale 2018 r. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• dostaw towarów i usług na kwotę 16.011,95 zł,
• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 195.212,97 zł,
• składek ZUS na kwotę 51.940,62 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. nie wykazano żadnych zobowiązań, natomiast w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2017 r. wykazano zobowiązania w kwocie 1.900,26 zł. 

Zobowiązania ogółem wynikające z bilansu SP 14, wyniosły na dzień 31.12.2017 r. – 265.065,80 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty zobowiązań wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z danymi ujętymi w ewidencji księgowej.

 3.Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4. z 58. pracowników zatrudnionych w 2017 r., tj. 6,90 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 159.940,03 zł, tj. 7,97 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 2.007.695,02 zł, zaewidencjonowanych w 2017 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 12.775,40 zł, tj. 8,77 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 145.604,87 zł.

W toku kontroli dodatkowego wynagrodzenia rocznego ustalono, że:

- w 1. przypadku uwzględniono w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłacone w 2016 r. jednorazową premię uznaniową i dodatek specjalny, co skutkowało wypłatą nienależnego wynagrodzenia w łącznej kwocie 41,41 zł,

- w 1. przypadku nie uwzględniono w ww. podstawie wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe za okres II-VIII.2016 r. W związku z tym nie dokonano wypłaty należnego wynagrodzenia w wysokości 183,22 zł.

Powyższe było niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1872), według którego powyższe wynagrodzenie ustala się uwzględniając m.in. wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, natomiast według § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2 poz. 14 ze zm.) z do ww. wynagrodzenia nie wlicza się jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie. Osobą odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń był główny księgowy.

Dodatkowo w aktach osobowych wszystkich 4. objętych kontrolą pracowników nie zamieszczono potwierdzeń zapoznania się z treścią regulaminu pracy, co było niezgodne z zapisami § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894), wg których pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, które zamieszcza w części B akt osobowych. Ustalono jednak, że pracownicy zostali zapoznani z treścią ww. regulaminu.

Za prawidłowe prowadzenie akt osobowych odpowiadał specjalista ds. administracji.

Stwierdzono ponadto, że w obowiązującym regulaminie wynagradzania pracowników SP 14 nie uwzględniono stosowanego w jednostce prawa dotyczącego wypłaty dodatku za wieloletnią pracę za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Prawo do dodatku za wieloletnią pracę w ww. okresie przysługiwało na mocy postanowień § 7 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1786 ze zm.) (aktualnie § 7 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych - Dz. U. poz. 936). Niezgodne było to ponadto z zapisami art. 9 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.), według których postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. 

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R i PIT-8ARa za 2017 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 189.715 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2017 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 816.628,37 zł.

Kontrola w zakresie naliczonego wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowo regulowanych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych wykazała, że nie zwiększono wartości Funduszu Świadczeń Socjalnych o wynagrodzenie płatnika w wysokości 55 zł, naliczone w związku z uregulowaniem zaliczek na podatek dochodowy ze środków ww. funduszu. Powyższa kwota została bowiem odprowadzona jako dochód do budżetu Gminy Miasto Szczecin. Osobą odpowiedzialną za rozliczenia z Urzędem Skarbowym był główny księgowy.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2017 r. regulowane były w określonych przepisami terminach.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 10.114,33 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 3.063.117,88 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 177.057,70 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2017 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 1.448 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 700 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 3.073.041,17 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 651.215,17 zł (dokonano 22. zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 189.000 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 35.300 zł (dokonano łącznie 5. zmian).

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej. 

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (z uwzględnieniem zmian).

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2017 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2017 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 1 arkusz spisu z natury przeprowadzonego w magazynie żywności, 1 arkusz spisu z natury przeprowadzonego w magazynie środków chemicznych, 4 protokoły z inwentaryzacji kas i druków ścisłego zarachowania, 8 potwierdzeń sald, 17 protokołów dotyczących weryfikacji sald kont oraz zestawienie zbiorów bibliotecznych i programów, znajdujących się w bibliotece.

Stwierdzono, że nie była prowadzona ewidencja analityczna wartości niematerialnych i prawnych, znajdujących się w bibliotece na kwotę 8.595,33 zł. Naruszało to zapisy art. 17 ust. 1 pkt 1 uor, według których konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla wartości niematerialnych i prawnych. Osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie ww. ewidencji był nauczyciel i ówczesny wicedyrektor SP 14.

W toku kontroli dokumentacji inwentaryzacyjnej ustalono, że:

- dyrektor nie wydał jako kierownik jednostki zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, mimo że z ust. 4 obowiązującej w SP 14 instrukcji inwentaryzacyjnej, wprowadzonej zarządzeniem nr 4/2012 dyrektora z 19.09.2012 r. (część dot. inwentaryzacji w drodze spisu z natury), zw. dalej instrukcją inwentaryzacyjną, wynikał ww. obowiązek;

- nie sporządzono protokołów z przebiegu spisów z natury kasy, magazynu żywności i magazynu środków chemicznych, co naruszało postanowienia ust. 11 pkt 3 instrukcji inwentaryzacyjnej, według których rozliczenie inwentaryzacji musi zostać udokumentowane, a dokumentację rozliczeniową stanowią m.in. protokoły z przebiegu spisu z natury;

- nie pobrano od osoby materialnie odpowiedzialnej za kasę i magazyny (kierownik administracyjny) oświadczeń wstępnych i końcowych dot. spisów z natury, natomiast zgodnie z ust. 4 instrukcji inwentaryzacyjnej zespół spisowy po zakończeniu czynności spisowych pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenie końcowe co do przebiegu dokonanego spisu z natury, a dodatkowo wzory ww. oświadczeń, zarządzenia dyrektora
i sprawozdania zespołu spisowego, stanowiły załączniki do ww. instrukcji inwentaryzacyjnej.

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2015. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową, a wartość środków trwałych i zbiorów bibliotecznych wykazana
w ewidencji analitycznej była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1. Zasady (politykę) rachunkowości (załącznik nr 1 do zarządzenia nr 4/2012 dyrektora z dnia 19.09.2012 r. ze zmianami z dnia 31.03.2015 r.),
2. Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych (załącznik nr 2 do ww. zarządzenia),
3. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej (zał. nr 3 do ww. zarządzenia),
4. Instrukcję kasową (zał. nr 4 do ww. zarządzenia),
5. Instrukcję inwentaryzacyjną (zał. nr 5 do ww. zarządzenia),
6. Instrukcję magazynową (zał. nr 6 do ww. zarządzenia),
7. Instrukcję gospodarki majątkiem (zał. nr 7 do ww. zarządzenia),
8. Instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania (zał. nr 8 do ww. zarządzenia),
9. Procedurę kontroli wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych (zał. nr 9 do ww. zarządzenia).

W toku kontroli stwierdzono, że dokumentacja SP 14 opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych ani opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania
i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor.W zasadach rachunkowości nie opisano ponadto przyjętych do stosowania rozwiązań w zakresie sposobu dekretacji dowodów księgowych, ewidencji pozostałych środków trwałych oraz ewidencji kosztów w poszczególnych okresach sprawozdawczych.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki, natomiast osobą odpowiedzialną za opracowanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez dyrektora, dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności zakładowego planu kont i obiegu dokumentów finansowo-księgowych był główny księgowy.

Kontrola wykazała również rozbieżności dotyczące osób wskazanych w ww. instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych i procedurach wewnętrznej kontroli finansowej, jako odpowiedzialne za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową dowodów księgowych, a osób realizujących te obowiązki w SP 14.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w SP 14 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami. 

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2017 r. w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 13 deklaracji VAT-7 i 16 korekt deklaracji VAT-7 wraz z załączonymi rejestrami sprzedaży i zakupu, deklarację VAT-27, 20 umów sprzedaży, 59 faktur zakupu, 73 faktur VAT, 97 faktur wewnętrznych i 13 faktur korygujących z dokumentacją źródłową.

W toku kontroli ww. 183 fakturach dotyczących sprzedaży, stwierdzono następujące uchybienia:

- w 91. przypadkach faktury nie były podpisane na dowód sprawdzenia, mimo że obowiązek ten wynikał z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor,

- w 13. przypadkach nadano nieprawidłowy numer faktury korygującej, natomiast w pozostałych 170. przypadkach numer faktury sprzedaży/faktury wewnętrznej nie zawierał stałej długości sześciu znaków, mimo że sposób nadawania numerów określony został w § 315 (dotyczy faktur sprzedaży) oraz w § 316 pkt 1 i 2 (dot. faktur wewnętrznych i korygujących) załącznika nr 2 do zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian), zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług,

- we wszystkich 97. przypadkach faktury wewnętrzne zawierały wyraz „FAKTURA” zamiast „FAKTURA WEWNĘTRZNA”, co naruszało zapisy § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- w 14. przypadkach faktury zawierające ujemne kwoty, zostały wystawione w postaci faktur wewnętrznych, mimo że zgodnie z zapisami § 319 pkt 5 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia podatnik w przypadku stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, wystawia fakturę korygującą;

- w 11. przypadkach faktura nie zawierała prawidłowych miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług oraz ceny jednostkowej netto, mimo że obowiązek ten wynikał z § 325 pkt 10 i 11 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia.

Ustalono ponadto, że w 4. przypadkach deklaracje VAT-7 za 2017 r. zostały przekazane do Urzędu Miasta Szczecin po terminie, określonym w § 6 ust. 1 ówcześnie obowiązującego brzmienia załącznika nr 1 do ww. zarządzenia nr 439/16 tj. do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Stwierdzono bowiem, że deklaracje VAT-7 za luty, kwiecień, wrzesień
i październik zostały przekazane odpowiednio w dniach: 14.03.2017 r., 11.05.2017 r., 11.10.2017 r. i 15.11.2017 r.

W związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin nie dokonano ponadto zmian planu kont poprzez wprowadzenie konta rozrachunkowego do rozliczeń z Gminą z tytułu podatku VAT, ani zmian w polityce rachunkowości w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczaniem podatku VAT. Powyższe było niezgodne z zapisami § 5 pkt 1 i 2 załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług, według których do dokonania ww. zmian zobowiązani są kierownicy jednostek.

Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków wynikających z centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach deklaracje VAT-7 za 2017 r. z załączonymi do nich stosownymi rejestrami przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin wraz z należnym podatkiem od towarów i usług w ustalonym przepisami terminie.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych i kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2017 r.

Kontrolą objęto również prawidłowość nadania pracownikom uprawnień w systemie bankowości elektronicznej.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 10.12.2018 r., w 2017 r. przeprowadzone zostały w jednostce 3 kontrole. Informacja dotycząca kontroli przeprowadzonej w dniu 18.10.2017 r. przez Powiatową Stację Sanitarno-Epidemiologiczną w Szczecinie nie została przekazana do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin. Było to niezgodne z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, wg którego informacja o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej powinna być przekazana niezwłocznie wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego.

Ustalono, że w 2017 r. dyrektor pełnił rolę administratora systemu bankowości elektronicznej, który mógł zmieniać własne uprawnienia oraz dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą. Ze względu na bezpieczeństwo dokonano w trakcie kontroli zmian tj. rola administratora nadana została osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej i nie ma możliwości zmiany własnych uprawnień.  

Ustalono, że informacje za 2017 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi SP 14:

1. Dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z zapisami uor, tj. ze wskazaniem prawidłowej daty dowodu księgowego, daty dokonania operacji gospodarczej oraz daty zapisu.
2. Podjęcie działań w celu wyegzekwowania nienależnie naliczonego wynagrodzenia dla dostawcy artykułów spożywczych w związku z zastosowaniem cen niezgodnych z zapisami zawartej umowy.
3. Każdorazowe sprawdzanie dowodów księgowych.
4. Każdorazowe zwiększanie wartości Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych o kwotę naliczonego wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowo regulowanych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z środków ww. funduszu.
5. Prowadzenie ewidencji wartości niematerialnych i prawnych, znajdujących się w bibliotece.
6. Przestrzeganie zapisów obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie sporządzanych dokumentów i stosowania ustalonych wzorów dokumentacji.
7. Każdorazowe przekazywanie umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.
8. Każdorazowe przekazywanie głównemu księgowemu umów skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych w celu dokonania kontroli wstępnej.
9. Dostosowanie zapisów regulaminu wynagradzania dotyczących dodatku za wieloletnią pracę do przepisów w zakresie wynagradzania pracowników samorządowych.
10. Wypłatę pracownikowi wyrównania dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2016 r. oraz podjęcie działań w celu wyegzekwowania zwrotu nadpłaconego ww. wynagrodzenia.
11. Zamieszczanie w aktach osobowych pracowników potwierdzeń zapoznania się z regulaminem pracy.
12. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
13. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług oraz terminowe przekazywanie do Urzędu Miasta Szczecin deklaracji   VAT-7.
14. Każdorazowe przekazywanie do WKiAW informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organa kontroli zewnętrznej.