Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 21.12.2018 r. do 25.01.2019 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 67 w Szczecinie przy ul. Cegielskiego 9 (zw. dalej PP 67), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 29 stycznia 2019 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 marca 2019 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w PP 67 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• nieprawidłowym naliczeniu i wypłacie pracownikom dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
• nieprawidłowym naliczaniu pracownikom wypłacanego wynagrodzenia za okres przebywania na zwolnieniu lekarskim,
• nienaliczaniu odsetek ustawowych za opóźnienie z tytułu nieterminowo regulowanych należności,
• nieterminowym regulowaniu zobowiązań jednostki,
• niezgodności kwot ujętych w ewidencji syntetycznej i analitycznej pozostałych środków trwałych,
• nieopiniowaniu zawieranych umów/aneksów pod kątem formalno-prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin,
• nieprzestrzeganiu niektórych zapisów wewnętrznych procedur jednostki dotyczących inwentaryzacji oraz kontroli i obiegu dokumentów księgowych,
• nieujęciu w zasadach rachunkowości wszystkich wymaganych przepisami elementów. 

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych,
• monitorowania stanu należności i zobowiązań jednostki,
• ustalania i pobierania dochodów za wyżywienie,
• realizacji obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w PP 67 w 2017 r. wyniosło 97.585,76 zł, co stanowiło 108,01 % planowanej kwoty w wysokości 90.350zł. Na dochody budżetowe składały się: wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (§ 066 – 97.310,00 zł), wpływy z pozostałych odsetek (§ 092 – 79,76 zł) oraz wpływy z różnych dochodów (§ 097 – 196 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2017 r. łącznie 128.185,17 zł, co stanowiło 80,12 % planowanej kwoty w wysokości 160.000 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§ 067 – 126.180,33 zł), wpływów z pozostałych odsetek (§ 092 – 36,74 zł) oraz z wpływów z różnych dochodów (§ 097 – 1.968,10 zł). 

Kontroli poddano 27. umów cywilno-prawnych zawartych z rodzicami/opiekunami prawnymi na rok 2017/2018 (tj. 20 % ze 135. wg stanu na dzień 30.09.2017 r.), obowiązujących od września 2017 r. oraz wynikające z tego tytułu przypisy należności i wpłaty za wyżywienie, zrealizowane we wrześniu 2017 r. na kwotę ogółem 2.964,50 zł, tj. 2,35 % ogółem dochodów jednostki z opłat za wyżywienie w wysokości 126.180,33 zł.

Kontrolą objęto także dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika w kwocie ogółem 196 zł, opisane w pkt dotyczącym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych.

W toku kontroli ustalono, że nie naliczono odsetek ustawowych za opóźnienie we wszystkich 6. przypadkach uregulowania należności za wyżywienie w przedszkolu po terminie. Przyczyną było wskazanie w ewidencji analitycznej, prowadzonej przez intendenta, terminu płatności zamiast rzeczywistej daty dokonania wpłaty. Powyższe naruszało postanowienia art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm. - zw. dalej uofp), wg których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny.

We wszystkich przypadkach naliczenie odpłatności za wyżywienie zostało dokonane zgodnie z zapisami umów.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. i w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2017 r. wykazano należności w kwocie 0,00 zł.

W sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na 31.12.2017 r. wykazano należności w łącznej kwocie 0,00 zł.  

Należności ogółem PP 67 wynikające z bilansu stanowiły należności od pracownika z tytułu udzielonej pożyczki mieszkaniowej w kwocie łącznej 1.583,50 zł.

Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki PP 67 w wysokości 1.272.790 zł zrealizowane zostały w 97,50 %,tj. w kwocie 1.240.975,17 zł (środki budżetowe na kwotę 1.112.790 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 128.185,17 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 29 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 66.439,78 zł, co stanowiło 5,35 % wydatków jednostki ogółem (z środków budżetowych w kwocie 59.779,68 zł i z środków wrd w kwocie 6.660,10 zł),
• 24 wyciągi bankowe, 2 raporty kasowe, 5 umów oraz 2 notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami.

 Ustalono, że w dniu 03.08.2017 r., na podstawie wystawionej przez wykonawcę faktury dot. prac remontowo-budowlanych, udzielono mu zaliczki w wysokości 1.500 zł na zakup materiałów i ich transport. Było to niezgodne z zapisami zawartej z wykonawcą umowy nr 1/2017 z 24.07.2017 r., której zapisy nie przewidywały wypłaty zaliczek, a jedynie jednorazową płatność po wykonaniu wszystkich ustalonych prac. Zatwierdzenia do wypłaty ww. faktury dokonał dyrektor wraz z głównym księgowym.

W toku kontroli stwierdzono, że w 6. przypadkach na 29 skontrolowanych, płatność uregulowana została przez głównego księgowego po terminie zapłaty wskazanym w fakturze/ rachunku (potencjalne odsetki 11,24 zł, wartość faktur 11.367,46 zł). Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W 5. przypadkach (na 29. skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia przez głównego księgowego wydatków PP 67 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki dotyczące położenia płytek terakoty w kuchni na kwotę 3.800 zł ujęte zostały w § 606, a wydatki za usługę odprowadzania ścieków i związaną z tym opłatę abonamentową w łącznej wysokości  5.770,60 zł ujęte zostały w § 426. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.), według którego wydatki na: usługi remontowe ujmuje się w § 427 a zakup usług pozostałych w § 4300.

W kontrolowanym okresie zakupione pozostałe środki trwałe nie były ewidencjonowane przez głównego księgowego na koncie 013 w księdze głównej (dotyczy zakupu: pistoletu do oleju – 1.845 zł, lokomotywy na plac zabaw – 1.000 zł, podgrzewaczy elektrycznych – 1.081,99 zł i pochłaniacza – 1.488 zł). Zapisów dotyczących ww. zakupów dokonywano jedynie w księgach inwentarzowych jednostki prowadzonych przez dyrektora. Powyższe było niezgodne z postanowieniami części II ust. 1 pkt 3 załącznika nr 3 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760 ze zm. - zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, aktualnie rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. – Dz. U. z 2017 r. poz. 1911 ze zm.), wg których konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach: 011, 014, 016 i 017, wydanych do używania na potrzeby działalności jednostki, które podlegają umorzeniu lub amortyzacji w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania. Naruszało to ponadto zapisy art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm. - zw. dalej uor), wg którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Ustalono, że w 4. przypadkach na 5 poddanych kontroli, umowy dotyczące zakupu usług nie zostały przekazane przez dyrektora do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Kontrola dowodów i zapisów księgowych, dotyczących wszystkich objętych kontrolą faktur/rachunków, wyciągów bankowych i raportów kasowych wykazała, że we wszystkich 29. przypadkach nie ujęto w zapisie księgowym dot. faktury/rachunku opisu operacji, w 8. przypadkach wskazano w zapisie księgowym nieprawidłową datę dokonania operacji gospodarczej, a dodatkowo w 3. przypadkach także błędną datę wystawienia dowodu księgowego.Ustalono ponadto, że zapisy księgowe dot. wszystkich objętych kontrolą wyciągów bankowych nie zawierały numeru dowodu księgowego. Stało to w sprzeczności z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1-3 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej, określenie numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji oraz zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej oraz ewidencji w księgach rachunkowych PP 67 był główny księgowy.

Dodatkowo stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 29. skontrolowanych faktur/rachunków w 12. przypadkach faktura/rachunek zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym wpłynęła do jednostki, mimo iżdotyczyła kosztów poprzedniegomiesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W procedurach wewnętrznych jednostki nie ustalono ponadto stosowanych w praktyce rozwiązań dotyczących ewidencji kosztów w poszczególnych okresach sprawozdawczych.

W toku kontroli wykonania zapisów wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 303/16 z 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (stwierdzono, że w 1. przypadku zamówienia, którego wartość przekroczyła 3.000 zł brutto (na 3 skontrolowane) dyrektor nie sporządził notatki służbowej z przeprowadzonej analizy rynku (dotyczy położenia terakoty w kuchni). Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 2 załącznika nr 1 do ww. zarządzenia, wg którego przy udzielaniu takich zamówień zamawiający powinien każdorazowo sporządzić ww. notatkę.

Wszystkie skontrolowane faktury/rachunki (29) były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu i zatwierdzenie do wypłaty.

 2.2. Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2017 r., wykazane zostały zobowiązania niewymagalne, w łącznej kwocie 96.995,93 zł, uregulowane w I kwartale 2018 r. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• dostaw towarów i usług na kwotę 2.373,70 zł,
• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 59.871,46 zł,
• składek ZUS na kwotę 34.750,77 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. nie wykazano żadnych zobowiązań, natomiast w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2017 r. wykazano zobowiązania w kwocie 999,70 zł. 

Zobowiązania ogółem wynikające z bilansu PP 67, wyniosły na dzień 31.12.2017 r. – 97.995,63 zł.

Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości.

Kwoty zobowiązań wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z danymi ujętymi w ewidencji księgowej.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4. z 22. pracowników zatrudnionych w 2017 r., tj. 18,18 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę121.714,86 zł, tj. 16,53 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 736.213 zł, zaewidencjonowanych w 2017 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 7.651,80 zł, tj. 13,36 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 57.271 zł.

W toku kontroli stwierdzono 5. przypadków, w których dokonano zmniejszenia dodatku za wieloletnią pracę z tytułu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim i następnie uwzględnienia tego dodatku w podstawie wynagrodzenia chorobowego, co skutkowało powstaniem zaległości z tytułu wypłaty ww. dodatku w kwocie łącznej 251,68 zł. Przyczyną powyższego było nieujęcie w obowiązującym regulaminie wynagradzania pracowników PP 67 prawa dotyczącego wypłaty dodatku za wieloletnią pracę za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Prawo do dodatku za wieloletnią pracę przysługiwało na mocy postanowień § 7 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych - Dz. U. z 2014 r. poz. 1786 ze zm., zw. dalej rozporządzeniem w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (aktualnie § 7 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych – Dz. U. z 2018 r. poz. 936). Było to ponadto niezgodne z zapisami art. 9 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.), według których postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. 

Ustalono, że w 3. przypadkach uwzględniono w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconą w grudniu 2016 r. jednorazową premię uznaniową, co skutkowało wypłatą nienależnego wynagrodzenia w łącznej kwocie 148,95 zł. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1872), według którego powyższe wynagrodzenie ustala się uwzględniając m.in. wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, natomiast według § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2 poz. 14 ze zm.)  do ww. wynagrodzenia nie wlicza się jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie.

Stwierdzono przypadek, w którym wypłacono pracownikowi nagrodę jubileuszową dopiero w dniu 27.02.2017 r. (tj. 27 dni po terminie), mimo że pracownik nabył prawo do tej nagrody już w dniu 30.01.2017 r. Ustalono ponadto, że kwota naliczonej nagrody jubileuszowej została ustalona na podstawie wynagrodzenia z dnia nabycia prawa do nagrody, a nie na podstawie wynagrodzenia z dnia jej wypłaty, co skutkowało nienaliczeniem należnego wynagrodzenia w kwocie 10,39 zł. Powyższe naruszało zapisy § 8 ust. 1, 5 – 6 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (aktualnie § 8 ust. 1, 4 – 5 ww. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych), wg których pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody; wypłaca się ją niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody, natomiast podstawę jej obliczenia stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli dla pracownika jest to korzystniejsze - wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty.

Stwierdzono ponadto w 2. przypadkach nieprawidłowości dotyczące wysokości naliczanego dodatku za wieloletnią pracę. Ustalono bowiem, że:

- dopiero we wrześniu 2017 r. naliczony został pracownikowi dodatek w wysokości 9% wynagrodzenia zasadniczego, mimo że pracownik nabył prawo do tego dodatku już w marcu 2017 r.; skutkowało to powstaniem zaległości z tytułu wypłaty należnego wynagrodzenia w łącznej kwocie 130,38 zł,

- w listopadzie 2017 r. naliczony został pracownikowi dodatek w wysokości 7% wynagrodzenia zasadniczego, mimo że pracownik nabywał prawo do tego dodatku dopiero w grudniu 2017 r.; skutkiem powyższego była wypłata niesłusznie naliczonego wynagrodzenia w kwocie 23,61 zł. 

W toku kontroli prawidłowości naliczonego i wypłaconego wynagrodzenia chorobowego stwierdzono, że w 4. przypadkach (na 5 skontrolowanych) przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy dokonano podziału na 31, a dodatkowo w 1. przypadku wypłacono 100% podstawy wymiaru zasiłku. Powyższe skutkowało wypłatą niesłusznie naliczonego wynagrodzenia w łącznej kwocie 127,50 zł. Naruszało to postanowienia art. 11 ust. 1 i art. 36 ust. 3 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2017 r. poz. 1368 ze zm.), według których miesięczny zasiłek chorobowy wynosi 80% podstawy wymiaru zasiłku, natomiast podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy stanowi jedna trzydziesta część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku.

Ustalono ponadto, że kartoteki wynagrodzeń pracowników PP 67 i listy płac dotyczące wynagrodzeń generowane były z systemu Progman Płace, natomiast listy płac dot. wypłat świadczeń z ZFŚS  i nagród jubileuszowych, odpraw emerytalnych oraz wyrównań z tytułu nieosiągnięcia poziomu średniego wynagrodzenia nauczycieli stażystów generowane były z systemu TaxMachine, w związku z czym na kartotekach wynagrodzeń pracowników nie ujęto wszystkich wypłaconych w danym roku wynagrodzeń. Powyższe było niezgodne z zapisami § 11 ust. 7 obowiązującej w PP 67 instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, wg którego karta wynagrodzeń pracownika służy do ewidencjonowania wypłacanych wynagrodzeń i innych świadczeń związanych z pracą i powinna być zgodna ze sporządzonymi listami płac.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 

4.   Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2017 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 71.192 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2017 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały

w kwocie ogółem 283.065,71 zł.

W toku kontroli ustalono, że zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu świadczeń wypłaconych w czerwcu 2017 r. ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w kwocie 4.093 zł została przekazana do Urzędu Skarbowego 11 dni po terminie tj. 31.07.2017 r. Naruszało to zapisy art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 poz. 1509 ze zm.), wg którego kwoty pobranych zaliczek na podatek należy przekazać na rachunek urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym je pobrano oraz art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Kontrola w zakresie naliczonego wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowo regulowanych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych wykazała, że nie naliczono wynagrodzenia płatnika w kwocie 6 zł z tytułu opłaconych w grudniu 2017 r. zaliczek na podatek dochodowy z środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w łącznej kwocie 1.858 zł. Nie skorzystano z prawa ustalonego w § 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2015 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz. U. z 2015 r. poz. 2154), wg którego płatnikom i inkasentom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszące m.in. 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa.

W pozostałych przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2017 r. regulowane były w określonych przepisami terminach.

W 2017 r. PP 67 skorzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, w związku z czym uzyskała dochody w kwocie 196 zł, które następnie przekazane zostały na konto Gminy Miasto Szczecin.

 5.   Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

- Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 97.585,76 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 1.112.790 zł,

- Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 128.185,17 zł,

- Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2017 r. - brak zobowiązań,

- Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę 0,00 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 90.350 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 1.112.790 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 308.125 zł (dokonano 13. zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 160.000 zł i nie uległ zwiększeniu w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r.

Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości.

Kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej.  Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (Uchwała Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. z uwzględnieniem zmian).

 6.   Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2017 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2017 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 3 arkusze spisu z natury przeprowadzonego w magazynie spożywczym, 1 arkusz spisu z natury przeprowadzonego w magazynie chemicznym, 1 protokół z inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania, 7 potwierdzeń sald oraz zestawienie obrotów i sald za 12/2017 r.

Stwierdzono niezgodność kwot wykazanych w ewidencji analitycznej i ewidencji syntetycznej pozostałych środków trwałych – różnica  1.244,34 zł. Naruszało to zapisy art. 16 ust. 1 uor, według których konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej oraz prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji pozostałych środków trwałych w księgach rachunkowych był główny księgowy, natomiast ewidencję w księgach inwentarzowych PP 67 prowadził dyrektor.

W toku kontroli dokumentacji inwentaryzacyjnej ustalono m.in., że:

- dyrektor nie wydał zarządzenia wewnętrznego o przeprowadzeniu inwentaryzacji z podaniem składu komisji inwentaryzacyjnej, czasu rozpoczęcia i zakończenia prac oraz metody i terminu jej rozliczenia, mimo że z § 7 ust. 2 pkt 2 obowiązującej w PP 67 instrukcji inwentaryzacyjnej, stanowiącej załącznik nr 4 do zarządzenia nr 6/2008 dyrektora z 10.04.2008 r. (zw. dalej instrukcją inwentaryzacyjną) wynikał taki obowiązek,

- nie pobrano od osoby materialnie odpowiedzialnej za kasę i magazyny (intendent) oświadczeń wstępnych i końcowych dot. spisów z natury, co było niezgodne z zapisami § 7 ust. 3 pkt 5 i § 9 ust. 1 pkt 3 instrukcji inwentaryzacyjnej;

- nie sporządzono protokołu dotyczącego uzgodnienia sald oraz sprawozdań z przebiegu spisów z natury przeprowadzonych w kasie i magazynach PP 67, co naruszało postanowienia § 9 ust. 18 i § 10 ust. 11, wskazujących na obowiązek sporządzenia ww. dokumentacji,

- arkusze spisu z natury dotyczące magazynu spożywczego nie zawierały wskazania przewodniczącego i członków komisji inwentaryzacyjnej ani ich podpisów, co było niezgodne z zapisami § 9 ust. 1 pkt 3 instrukcji inwentaryzacyjnej, wg których spis z natury przeprowadzany jest przez zespoły spisowe.

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2016. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową, a wartość środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wykazana w ewidencji analitycznej była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych.

7.   Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1.   Plan kont dla PP 67 (załącznik nr 1 do zarządzenia nr 6/2008 dyrektora z dnia 10.04.2008 r.) wraz z załącznikiem dotyczącym klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków,

2.   Instrukcję ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania (zał. nr 2 do ww. zarządzenia),

3.   Instrukcję kasową (zał. nr 3 do ww. zarządzenia),

4.   Instrukcję inwentaryzacyjną (zał. nr 4 do ww. zarządzenia),

5.   Regulamin postępowania w sprawie zamówień publicznych (zał. nr 1 do zarządzenia nr 8/2008 dyrektora z dnia 29.05.2008 r.),

6.   Regulamin pracy komisji przetargowej (zał. nr 2 do ww. zarządzenia),

7.   System ochrony i przechowywania danych w PP 67 z 10.04.2008 r.,

8.   Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych z 10.04.2008 r.,

9.   Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego z 10.04.2008 r.

10.Metody wyceny aktywów i pasywów PP 67 (zał. nr 1 do zarządzenia nr 2/2008 dyrektora),

11.Instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów (bez daty).

W toku kontroli stwierdzono, że dokumentacja PP 67 opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, ani opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Ustalono ponadto, że obowiązujący w PP 67 plan kont nie zawierał kont: 141, 402-405, 409, 720, 751, 810. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a-c uor oraz § 15 ust. 1 pkt 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, według którego ustalając zakładowy plan kont należy traktować konta wskazane w planach kont jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce. W zasadach rachunkowości nie opisano ponadto przyjętych do stosowania rozwiązań w zakresie: sposobu dekretacji dowodów księgowych i kontroli wyciągów bankowych oraz ewidencji kosztów i przychodów w poszczególnych okresach sprawozdawczych.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.

Kontrola wykazała również rozbieżności dotyczące osób wskazanych w ww. instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, jako odpowiedzialne za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową dowodów księgowych, a osób realizujących te obowiązki w PP 67.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP 67 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

8.   Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2017 r. w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 13 deklaracji VAT-7 wraz z załączonymi rejestrami sprzedaży i 12 faktur wewnętrznych.

W deklaracjach VAT-7 za poszczególne miesiące 2017 r. i w załączonych do nich rejestrach sprzedaży główny księgowy nie wykazywał wartości świadczonych usług dot. wyżywienia dzieci. Wpływy z ww. tytułu wyniosły w kontrolowanym okresie łącznie 126.180,33 zł. Dodatkowo prowadzona w księdze głównej ewidencja przychodów z opłaty za wyżywienie dokonywana była na podstawie dowodów PK, do których nie zostały załączone dowody źródłowe, z których wynikałyby zaksięgowane kwoty. Naruszało to zapisy art. 20 ust. 2 uor, według którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

W toku kontroli ww. 12 faktur, stwierdzono następujące uchybienia:

- w 7. przypadkach nadano nieprawidłowy numer faktury wewnętrznej, mimo że sposób nadawania numerów określony został w § 316 pkt 2 załącznika nr 2 do zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian),zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług,

- we wszystkich 12. przypadkach faktury wewnętrzne zawierały wyraz „FAKTURA” zamiast „FAKTURA WEWNĘTRZNA”, co naruszało zapisy § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- na wszystkich 12. fakturach dotyczących sprzedaży zwolnionej nie wskazano podstawy prawnej do zastosowania zwolnienia, co było niezgodne z § 307 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia, który wskazywał na taki obowiązek,

- we wszystkich 12. przypadkach faktura nie zawierała wskazania prawidłowych miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług oraz ceny jednostkowej netto, mimo że obowiązek ten wynikał z § 325 pkt 10 i 11 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia.

Ustalono ponadto, że w 8. przypadkach deklaracje VAT-7 za 2017 r. zostały przekazane do Urzędu Miasta Szczecin po terminie, a dodatkowo w 4. przypadkach również sporządzone po terminie (opóźnienie do 5 dni), określonym w § 6 ust. 1 ówcześnie obowiązującego brzmienia załącznika nr 1 do ww. zarządzenia nr 439/16 tj. do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

W związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin nie dokonano ponadto zmian planu kont poprzez wprowadzenie konta rozrachunkowego do rozliczeń z Gminą z tytułu podatku VAT, ani zmian w polityce rachunkowości w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczaniem podatku VAT. Powyższe było niezgodne z zapisami § 5 pkt 1 i 2 załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług, według których do dokonania ww. zmian zobowiązani są kierownicy jednostek.

Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków wynikających z centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach deklaracje VAT-7 za 2017 r. z załączonymi do nich rejestrami sprzedaży przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie.

9.   Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych i kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2017 r. Kontrolą objęto również prawidłowość nadania pracownikom uprawnień w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że w 2017 r. dyrektor i główny księgowy pełniliście rolę administratorów systemu bankowości elektronicznej, którzy mogli dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą oraz zmieniać własne uprawnienia. Natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana wyłącznie jednej osobie, a ponadto osoba ta nie powinna mieć możliwości zmiany własnych uprawnień i uczestniczenia czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.  

Ustalono, że informacje za 2017 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano dwuosobowo. W 2017 r. organa kontroli zewnętrznej nie przeprowadziły żadnej kontroli.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP 67:

1. Dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z zapisami uor, tj. ze wskazaniem numeru identyfikacyjnego dowodu i opisu operacji oraz prawidłowej daty dowodu księgowego i daty dokonania operacji gospodarczej.
2. Uzupełnienie ewidencji pozostałych środków trwałych prowadzonej w księdze głównej oraz uzgodnienie sald wynikających z tej ewidencji i prowadzonych ksiąg inwentarzowych.
3. Dokonywanie wydatków jednostki w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
4. Dokonanie stosownej korekty w zakresie naliczonego wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowo regulowanych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
5. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki oraz prawidłowe ewidencjonowanie wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej.
6. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu wszystkich zdarzeń, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym.
7. Przestrzeganie zapisów obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie sporządzanych dokumentów.
8. Każdorazowe przekazywanie umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.
9. Każdorazowe sporządzanie notatki służbowej z przeprowadzonej analizy rynku w przypadkach udzielania zamówień, których wartość przekracza 3.000 zł brutto. 
10. Dostosowanie zapisów regulaminu wynagradzania dotyczących dodatku za wieloletnią pracę do przepisów w zakresie wynagradzania pracowników samorządowych.
11. Podjęcie działań w celu wyegzekwowania zwrotu nadpłaconego dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2016 r. i dodatku za wieloletnią pracę za listopad 2017 r.
12. Wypłatę pracownikom wyrównania wynagrodzenia chorobowego, nagrody jubileuszowej oraz dodatku za wieloletnią pracę.
13. Dokonywanie wypłat nagród jubileuszowych niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.
14. Sporządzanie kartotek wynagrodzeń pracowników zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi.
15. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
16. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług oraz terminowe sporządzanie i przekazywanie do Urzędu Miasta Szczecin deklaracji VAT-7.
17. Ewidencjonowanie na podstawie dokumentacji źródłowej wartości świadczonych usług dotyczących wyżywienia dzieci oraz wykazywanie ich w deklaracjach VAT-7 i stosownych rejestrach.
18. Nadanie roli administratora osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej i nie ma możliwości zmiany własnych uprawnień.