Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 16.07.2018 r. do dnia 19.07.2018 r. przeprowadził kontrolę w Pałacu Młodzieży – Pomorskim Centrum Edukacji w Szczecinie, al. Piastów 7, zwanym dalej PM, w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/9/17 przeprowadzonej przez WKiAW w 2017 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20.08.2018 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/9/17 przeprowadzonej przez WKiAW w 2017 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych oraz spraw kadrowych, ustalono, że 30 z 31. zaleceń zostało zrealizowanych w pełnym zakresie.

Stwierdzone uchybienie dotyczyło braku dat wystawienia poleceń wyjazdów służbowych w I połowie 2018 r.

II. Oceny cząstkowe

Zalecenia dotyczące:

1. wprowadzenia do ewidencji wszystkich brakujących dowodów księgowych,
2. skorygowania błędnych księgowań dot. przychodów, dochodów, kosztów i wydatków,
3. uzgodnienia ksiąg rachunkowych na dzień 31.12.2016 r. z dowodami księgowymi (wszystkie konta, w tym rozrachunkowe).

W 2016 r. księgi rachunkowe budżetu i WRD funkcjonowały w postaci ręcznie prowadzonych ksiąg głównych. Karty dochodów i wydatków w podziale na rozdziały i paragrafy, dla budżetu i WRD prowadzone były w programie Excel.

Główny księgowy wprowadził do ewidencji wszystkie brakujące dowody księgowe, zweryfikował salda na dzień 31.12.2016 r. i uzgodnił je z zapisami prowadzonymi w plikach Excel, które w roku 2016 stanowiły podstawę rozliczeń i sprawozdań. Błędy wynikające z pomyłek matematycznych zostały przekreślone i wpisana została poprawna kwota.

Od dnia 1.01.2017 r. ewidencja księgowa w PM prowadzona była za pomocą programu finansowo – księgowego firmy Progman Finanse DDJ w podziale na księgę główną „Budżet” i „WRD”.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

4.Zalecenie dotyczące prowadzeniaewidencji konta 130 w szczegółowości planufinansowego dochodów i wydatków budżetowych.

Począwszy od 1.01.2017 r. ewidencja księgowa konta 130 prowadzona była w szczegółowości planufinansowego dochodów i wydatków zarówno budżetowych, jak i WRD.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

5. Zalecenie dotyczące doprowadzenia planu kont do zgodności z rozporządzeniem i ujmowania zapisów księgowych na właściwych kontach, ze szczególnym uwzględnieniem rozrachunków.

Zakładowy plan kont zawierał wykaz kont księgi głównej w podziale na Budżet i WRD, wykaz ksiąg pomocniczych oraz opis przyjętych przez jednostkę zasad klasyfikacji zdarzeń, a także zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej. Stanowił on pkt 4 § 1 rozdziału IV zasad (polityki) rachunkowości PM obowiązującej od dnia 1.01.2017 r. Plan kont był zgodny z ówcześnie obowiązującym rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5.07.2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 760 ze zm.)oraz z obowiązującym od dnia 1.01.2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13.09.2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911).

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

6. Zalecenie dotyczące comiesięcznegosporządzania zestawienia obrotów i sald dla wszystkich ksiąg rachunkowych stosowanych w PM.

Prowadzenie ewidencji księgowej za pomocą programu finansowo – księgowego Program Finanse DDJ umożliwiało sporządzanie zestawień obrotów i sald zarówno z dzienników Budżet, jak i WRD za dowolny okres sprawozdawczy.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

7. Zalecenie dotyczące skorygowaniasprawozdania Rb-27S pod kątem kwoty uzyskanych dochodów oraz wykazanych należności i odsetek.

W rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2016 r. zostały wykazane należności w § 075 w kwocie 28.903,50 zł i w § 092 w kwocie 8.946,16 zł. Na kwotę 28.903,50 zł składały się należności z budżetu w łącznej kwocie 17.396,91 zł (należności powstałe w latach 1999 – 2004, dot. opłat za postój jachtów, wynajem sali, obóz, kolonie) oraz należności z WRD w łącznej kwocie 11.881,97 zł (należności powstałe w latach 2005 – 2007, dot. opłat za postój statku, wynajem sali, postój jachtu). Kwotę 8.946,16 zł stanowiły odsetki naliczone od ww. należności, odpowiednio: 6.570,78 zł - odsetki od należności budżetowych i 2.375,38 zł – odsetki od należności WRD.

Pismem z dnia 18.05.2017 r. ówczesny p.o. Dyrektora PM oraz główny księgowy przekazali do Wydziału Oświaty UM korektę sprawozdania Rb-27S. Dokonano korekty należności z § 0750 z kwoty 28.903,50 zł na kwotę 17.396,91 zł oraz w § 0920 z kwoty 8.946,16 zł na kwotę 6.570,78 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

8. Zalecenie dotyczące skorygowaniasprawozdania Rb-34S o kwotę należności i odsetek.

W półrocznym sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2016 r. nie zostały wykazane należności niewymagalne i odsetki od należności niezapłaconych w terminie.

Ww. pismem z dnia 18.05.2017 r. została przekazana do Wydziału Oświaty UM korekta sprawozdania Rb-34S. W dziale C dokonano korekty stanu na koniec okresu sprawozdawczego w pozycji W 020 – należności netto z zera na kwotę 13.881,97 zł i W 022 – odsetki od należności niezapłaconych w terminie z zera na kwotę 2.375,38 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

9. Zalecenie dotyczące zweryfikowaniainformacji zawartych w sprawozdaniach rocznych Rb-28S oraz złożenie do Gminy stosownych korekt.

 Główny księgowy PM zweryfikował dane zawarte w sprawozdaniach rocznych Rb-28S i stwierdził brak konieczności składania korekt. Sprawozdania od stycznia 2017 r. sporządzane były automatycznie, w programie Progman Finanse DDJ, na bazie ewidencji księgowej.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

10. Zalecenie dotyczące skorygowaniasprawozdania Rb-N o wartość zapłaconych zaliczek.

W sprawozdaniu Rb-N na dzień 31.12.2016 r. nie została wykazana należność w kwocie 400 zł tytułem przedpłaty za wodę i ścieki.

Ww. pismem z dnia 18.05.2017 r. została przekazana do Wydziału Oświaty UM korekta sprawozdania Rb-N. Pozycję N 5.1 zwiększono z kwoty 25,12 zł na kwotę 425,12 zł. Kwota 400 zł stanowiła należność tytułem zaliczki za wodę i ścieki.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

11. Zalecenie dotyczące zweryfikowaniadanych zawartych w informacji o stanie mienia oraz złożenie do Gminy stosownej korekty.

W celu weryfikacji informacji o stanie mienia przeprowadzony został spis kontrolny majątku PM, rozliczony w dniu 29.09.2017 r. Wg przeprowadzonego spisu stwierdzono niedobór inwentarza na kwotę 152.134,46 zł. Informacja o stanie mienia za 2017 r. uwzględniała zmniejszenie pozostałych środków trwałych (konto 013) o ww. kwotę.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

12. Zalecenie dotyczące zweryfikowania wysokości składek ZUS za 2016 r. i uregulowania zaległych płatności.

W dniu 1.06.2017 r. Naczelnik Wydziału ZUS wydał i podpisał zaświadczenie o niezaleganiu PM w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy.

W tym samym dniu główny księgowy PM przystąpił do Platformy Usług Elektronicznych dla Klientów ZUS i stwierdził nadpłatę w kwotach odpowiednio:

1. Fundusz Pracy – 0,00 zł,
2. Składka zdrowotna – 15,08 zł,
3. Składki ubezpieczeń społecznych – 3.326,66 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

13. Zalecenie dotyczące każdorazowego zawierania umów najmu.

W I półroczu 2018 r. w PM zawartych zostało 13 umów najmu.

Wg ewidencji księgowej, nie było płatności nie wynikających z wcześniej zawartych umów najmu. W PM od dnia 11.10.2017 r. obowiązywał wzór umowy najmu zatwierdzony przez radcę prawnego UM.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

14. Zalecenie dotyczące sporządzenia deklaracji DN-1 za 2016 r.

W dniu 29.05.2017 r. ówczesna p.o. Dyrektor PM oraz główny księgowy  przekazały do Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych UM Szczecin deklarację na podatek od nieruchomości DN-1 na rok 2017. W tym samym dniu uzupełnione zostały deklaracje DN-1 za lata 2013 – 2016. Podatek za lata 2013 – 2017 uregulowany został z odsetkami w dniu 30.05.2017 r. w łącznej kwocie 134 zł.

Deklaracja DN-1 za rok 2018 została złożona w dniu 30.01.2018 r. Podatek w wys. 14 zł zapłacony został w dniu 31.01.2018 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Zalecenia dotyczące:

15. wystawiania fakturza najem zgodnie z zapisami umownym,

16. naliczania i obciążania najemców odsetkami za nieterminowe uregulowanie należności oraz wprowadzenie mechanizmów mających na celu terminowe egzekwowanie należności.

W I półroczu 2018 r. wystawione zostały 23 faktury za wynajem.

W 11. przypadkach kontrahenci wpłacili należność z tytułu najmu po terminie wskazanym na fakturze, przy czym kwoty potencjalnych odsetek  kształtowałyby się w granicach 0,11 zł - 2,35 zł za kwartał, co nie przekraczało kwoty wskazanej w § 3 pkt 7 ppkt 3 rozdziału I ww. zasad (polityki) rachunkowości PM, wg którego odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału. W sytuacji gdy wartość wyliczonych odsetek ustawowych nie przekracza trzykrotności wartości opłaty pocztowej pobieranej przez Pocztę Polską S.A., odsetek nie nalicza się.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

17. Zalecenie dotyczące podjęciaczynności windykacyjnych w stosunku do należności wymagalnych.

W dniu 4.12.2017 r. dyrektor PM, pismem znak: PM-PCE 03.179.2017.SZ, wystąpiła do Wydziału Oświaty UM z prośbą o umorzenie przeterminowanych należności nie przekazanych do Międzyszkolnego Ośrodka Sportowego Euroregionalnego Centrum Edukacji Wodnej i Żeglarskiej w Szczecinie. Należności wymagalne dotyczyły nie opłaconych postojów jednostek pływających i wynosiły łącznie z odsetkami 33.990,02 zł (20.740,51 zł budżet i 13.249,51 zł WRD).

W dniu 12.12.2017 r. Wydział Oświaty UM przekazał korespondencję do Kancelarii Radcy Prawnego celem rozpatrzenia wg kompetencji.

Dyrektor PM została w dniu 19.03.2018 r. upoważniona przez Prezydenta Miasta do umarzania oraz udzielania innych ulg w spłacie należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym nieprzekraczających kwoty 2.000 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Zalecenia dotyczące:

18. każdorazowego potwierdzania przeprowadzenia kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej dowodów księgowych.

19. każdorazowegozatwierdzania dowodów księgowych do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora.

Kontroli poddano 11 dowodów księgowych. Wszystkie były poddane kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej oraz były zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora PM.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

20. Zalecenie dotyczące każdorazowego sporządzania notatki służbowej z analizy rynku.

W I półroczu 2018 r. w PM zostały zawarte 4 umowy wymagające uprzedniego przeprowadzenia analizy rynku.

Kontroli poddano 8 dowodów księgowych wystawionych w I półroczu 2018 r., będących wynikiem zawarcia ww. umów oraz stanowiących wydatki poprzedzone analizą rynku.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

21. Zalecenie dotyczące ustalenia częstotliwości sporządzania raportów kasowych i wysokości pogotowia kasowego a następnie ujęcie tej informacji w Instrukcji kasowej.

 Ustalony został zapas gotówki w kasie (tzw. pogotowie kasowe) w kwocie 1.500,00 zł. Raporty kasowe sporządzane były w dwóch egzemplarzach, z częstotliwością 1 – 2 raporty w miesiącu w zależności od ilości operacji kasowych. Powyższe zostało zapisane w pkt 8 i 14 obowiązującej od dnia 1.01.2017 r. Instrukcji kasowej PM.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

22. Zalecenie dotyczące każdorazowego dokumentowania wydatków fakturami VAT bądź rachunkami.

W ewidencji księgowej wydatków PM ujmowane były wyłącznie dowody księgowe w formie faktur VAT. Wydatki związane z doładowaniami telefonu służbowego również dokumentowane były za pomocą faktur (3 faktury w I półroczu 2018 r.).

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

23. Zalecenie dotyczące ujmowania na koncie 760 dowodów dokumentujących przychód.

Wg ewidencji księgowej, przychody z tytułu najmu i dzierżawy oraz organizacji imprez w I półroczu 2018 r. wyniosły 238.583,69 zł i księgowane były na koncie 720 – przychody z tytułu dochodów budżetowych. Przychód każdorazowo dokumentowany był fakturą lub dowodem kasowym KP.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

24. Zalecenie dotyczące opracowaniazasad użytkowania samochodu służbowego i obiegu kart drogowych.

Zarządzeniem nr 21/2017 Dyrektora PM z dnia 29.05.2017 r. wprowadzony został Regulamin korzystania z samochodu służbowego. Określał on m.in. cel i zakres użytkowania samochodu służbowego, odpowiedzialność za ponoszone koszty eksploatacji oraz za pojazd, wskazywał miejsce parkowania i dokumentację związaną z użytkowaniem pojazdu. Regulamin został podpisany przez p.o. Dyrektora PM z datą obowiązywania od 1.06.2017 r.

Karty drogowe za okres I – VI 2018 r. zawierały datę wystawienia i zatwierdzenia.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

25. Zalecenie dotyczące rozliczania delegacji zagranicznych zgodnie z rozporządzeniem.

Wg ewidencji konta 409 § 4420 – delegacje zagraniczne, do dnia 30.06.2018 r. zaksięgowano koszty 4 delegacji na łączną kwotę 491,26 zł.

Kontroli poddano rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego:

- nr 25/2018 zrealizowanego w dniu 19.05.2018 r. do Sierksdorfu,

- nr 38/2018 zrealizowanego w dniu 17.06.2018 r. do Greifswaldu.

W przypadku obu poleceń wyjazdu służbowego nie została wskazana data wystawienia dokumentu mimo, że przyjęty do stosowania druk przewidywał zawieranie tej informacji.

26. Zalecenie dotyczące zweryfikowania naliczenia wynagrodzeń chorobowych za 2016 r. i skorygowania stwierdzonych błędów.

Starszy specjalista dokonał weryfikacji wynagrodzeń chorobowych za 2016 r. i stwierdził błędy w naliczeniach u 29 pracowników PM. Pracownik sporządził korekty dodatków stażowych naliczanych w błędnej wysokości w związku z przebywaniem pracowników na zwolnieniach lekarskich:

- lista płac nr 94/2017 pracowników niepedagogicznych – na łączną kwotę 423,10 zł brutto,

- lista płac nr 89/2017 pracowników pedagogicznych – na łączną kwotę 1.095,46 zł brutto.

Wyrównanie zostało wypłacone pracownikom w dniu 30.06.2017 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

27. Zalecenie dotyczące naliczaniaśrednich urlopowych jak dla nauczycieli placówki nieferyjnej.

Kontrolę prawidłowości naliczania średnich urlopowych przeprowadzono na podstawie kart urlopowych nauczycieliza okres od września 2017 r. do czerwca 2018 r., rozliczanych przez starszego specjalistę. Wynagrodzenie za jeden dzień urlopu naliczane było zgodnie z § 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26.06.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz.U. z 2001 r. Nr 71, poz. 737 ze zm.), wg którego wynagrodzenie za jeden dzień urlopu nauczyciela zatrudnionego w placówce nieferyjnej ustala się, dzieląc miesięczne wynagrodzenie przez liczbę 21.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

28. Zalecenie dotyczące skorygowaniametody naliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, doraźne lub zastępstwa dla nauczycieli z niepełnym pensum.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe przeprowadzono na podstawie rozliczeń godzin ponadwymiarowych, doraźnych lub zastępstw za okres od września 2017 r. do czerwca 2018 r., sporządzanych co miesiąc przez starszego specjalistę.

W przypadku nauczycieli z niepełnym pensum ww. wynagrodzenie naliczone zostało prawidłowo.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

29. Zalecenie dotyczące uzgodnieniaksiąg inwentarzowych środków trwałych, pozostałych środków trwałych, WNiP i księgozbioru z ewidencją księgową i sporządzenia odpowiednich protokołów.

Kontroli poddano dokumentację finansową sporządzoną w związku z przeprowadzeniem kontrolnego spisu majątku PM, w tym:

- zarządzenie Nr 23/2017 Dyrektora PM z dnia 2.06.2017 r. w ww. sprawie,

- 61 arkuszy spisu z natury,

- protokół z dnia 28.08.2017 r.,

- notatkę służbową z rozliczenia wyników przeprowadzonego spisu kontrolnego, dokonanego w dniu 29.09.2017 r. przez Dyrektor PM, głównego księgowego oraz członka zespołu spisowego. Stwierdzono niedobór w kwocie 152.134,46 zł. W celu wyjaśnienia niedoboru przeprowadzono analizę ostatniego spisu z natury przeprowadzonego na dzień 31.12.2014 r. Różnica pomiędzy stanem księgowym a spisem już na dzień 31.12.2014 r. wynosiła 149.645,42 zł. Z uwagi na fakt, że niedobór wykazany został już w latach poprzednich, ustalenie przyczyn było trudne ze względu na brak analitycznych zapisów księgowych. W związku z powyższym niedobór został uznany za niezawiniony a jako stan prawidłowy przyjęte zostały wartości rzeczywiste wykazane w spisie kontrolnym.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

30. Zalecenie dotyczące korygowania dowodów oraz zapisów księgowych zgodnie z art. 25 ust. 1 i 2 uor.

W uzupełnionych księgach inwentarzowych i w 11. poddanych kontroli dowodach księgowych korekty były dokonywane zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

31.0Zalecenie dotyczące zaktualizowania obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz zgodności z przepisami prawa.

Zarządzeniem nr 22/2017 Dyrektora PM z dnia 2.06.2017 r. wprowadzona została aktualizacja dokumentów finansowo – księgowych:

1. Zasad (polityki) rachunkowości.
2. Instrukcji Obiegu Dokumentów Finansowo – Księgowych.
3. Instrukcji Kasowej.
4. Regulaminu Zamówień Publicznych.

Dokumentacja została podpisana przez p.o. Dyrektora PM z mocą obowiązującą od 1.01.2017 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił wystawianie poleceń wyjazdu służbowego z uwzględnieniem każdorazowego uzupełniania pól wskazanych we właściwym druku.