Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 22.08.2018 –13.09.2018 r. przeprowadził kontrolę w Miejskim Ośrodku Sportu, Rekreacji i Rehabilitacji w Szczecinie przy ul. Szafera 7 (zw. dalej MOSRiR) w zakresie wynagrodzenia i sprawy kadrowe za 2017 rok.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 09.11.2018 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w MOSRiR w zakresie wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2017 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• wypłacie nagrody jubileuszowej na 3 dni przed terminem nabycia przez pracownika samorządowego prawa do tej nagrody;
• w 12 przypadkach na 28 poddanych badaniu umieszczeniu w części „C” akt osobowych pracowników dokumentów z okresu zatrudnienia w jednostce;
• w 4 przypadkach na 28 poddanych badaniu braku numeracji części dokumentów w części „B” akt osobowych pracowników;
• nie sporządzeniu i nie dołączeniu do akt osobowych pracowników informacji o przyznanych nagrodach (w przypadku nagród przyznawanych grupowo).

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• naliczania wynagrodzeń za pracę, dodatków za pracę w godzinach popołudniowych i nocnych,
• naliczania wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
• naliczania dodatków za pracę w warunkach uciążliwych i szkodliwych dla zdrowia,  

• naliczaniu nagród jubileuszowych,

• dokumentowaniu ewidencji czasu pracy.

II. Oceny cząstkowe

1. Prowadzenie akt osobowych

W MOSRiR na dzień 31.12.2017 r. zatrudnionych było 158 osób (154,63 etatów).

Kontroli poddano teczki akt osobowych 28. pracowników MOSRiR.

Zweryfikowano:

• kompletność akt osobowych,
• zgodność ich prowadzenia z zapisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r., poz. 894), zwanego dalej rozporządzeniem o sposobie prowadzenia akt osobowych,
• zgodność dokumentacji zgromadzonej w aktach osobowych pracowników z zasadami wynagradzania określonymi w Zakładowym Układzie Zbiorowym Pracowników Miejskiego Ośrodka Sportu, Rekreacji i Rehabilitacji (Zakładowy Układ Zbiorowym Pracowników Miejskiego Ośrodka Sportu, Rekreacji i Rehabilitacji zawarty w dniu 01 września 1999 r. ze zmianami wprowadzonymi Protokołami Dodatkowymi), zwanym dalej ZUZPMOSRiR (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, kategoria zaszeregowania, przyznane dodatki, posiadane wykształcenie oraz zakresy obowiązków pracowników).

W toku kontroli dokumentacji kadrowej ustalono, że:

1. Część C akt osobowych 12 z 28 poddanych kontroli pracowników zatrudnionych w MOSRiR zawierała dokumenty z okresu zatrudnienia w jednostce (m.in. akty zgonu lub ślubu członków rodziny pracowników lub nieaktualne zakresy obowiązków). Było to niezgodne z zapisami § 6 ust. 2 rozporządzenia o sposobie prowadzenia akt osobowych,według którego akta osobowe pracownika prowadzone być powinny z podziałem na trzy części, które obejmowały: w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C -dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
2. W części B akt osobowych 4 z 28 poddanych kontroli pracowników częśćdokumentów (z okresu przed 2000 rokiem) nie była ponumerowana, co było niezgodne z zapisami § 6 ust. 3 rozporządzenia o sposobie prowadzenia akt osobowych,według których dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
3. Wypłaty nagród w grudniu 2017 r. dokonano na podstawie zbiorczego imiennego wykazu pracowników. Nie sporządzono informacji indywidualnych o przyznaniu nagród i nie włączono ich do akt osobowych. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 105 ustawy z dnia 24.06.1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. z 2018 r., poz. 917 ze zm.), według którego odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika. W związku z art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 902 ze zm.), według którego w sprawach nieuregulowanych w ustawie stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Pracy.
4. Część „A” akt osobowych jednego z 28 podanych kontroli pracowników nie zawierała świadectwa ukończenia szkoły. Powyższe  było niezgodne z zapisami § 6 ust. 1 obowiązującego w MOSRiR Regulaminu pracy, według których dokumentacja personalna kandydata do pracy powinna obejmować m.in.: świadectwo/ dyplom/ ukończenia szkoły lub inny dokument stwierdzający kwalifikacje zawodowe.

 Za prawidłowe prowadzenie akt osobowych zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadałgłówny specjalista do spraw pracowniczych.

 W pozostałym zakresie stwierdzono, że akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, kategoria zaszeregowania, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki, posiadane wykształcenie oraz zakres obowiązków pracownika) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń, tj.  z zasadami wynagradzaniaujętymi w ZUZPMOSRiRoraz listami płac.

 Ewidencja czasu pracy pracowników oraz karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą prowadzona była odrębnie dla każdego pracownika, co wypełniało zapisy § 8 pkt 1 i 2rozporządzenia o sposobie prowadzenia akt osobowych.

 Poza wymienionymi powyżej przypadkami akta osobowe pracowników prowadzone były zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

2. Naliczanie wynagrodzeń

Według rocznego sprawozdania Rb-28S, sporządzonego w dniu 31.01.2018 r. i podpisanego przez dyrektora oraz głównego księgowego, w 2017 r. w §§ 4010 i 4040 zrealizowano wydatki tytułem wynagrodzeń w kwocie 6.963.399,57 zł (plan w wys. 6.898.991 zł), w tym na dodatkowe wynagrodzenie roczne wydatkowano kwotę 459.371,23 zł.

Struktura wynagrodzeń kształtowała się następująco (składniki o największej wartości):

- wynagrodzenia zasadnicze – 4.034.971,65 zł, tj. 58%,

- premia regulaminowa – 802.394,37 zł, tj. 11,5%,

- wysługa lat – 694.324,29 zł, tj.10%,

- dodatkowe wynagrodzenie roczne – 459.371,23 zł, tj. 6,6%

- nagroda – 282.900,00 zł, tj. 4,1%,

- dodatek funkcyjny – 248.300,14 zł, tj. 3,6%,

- nagrody jubileuszowe – 133.598,92zł, tj. 1,9%,

- odprawy emerytalne– 160.801,50 zł, tj. 2,3%,

- inne dodatki – 125.343,32 zł, tj. 1,8%.

Kontroli została poddana:

• zgodność wysokości składników wynagrodzenia naliczonych wg list płac z dokumentacją zgromadzoną w aktach osobowych 28. pracowników MOSRiR (wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wysługę lat, dodatek funkcyjny),
• prawidłowość naliczenia dodatków za pracę w godzinach popołudniowych i nocnych,
• prawidłowość naliczenia dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych,
• prawidłowość naliczenia dodatków za pracę w warunkach uciążliwych i szkodliwych dla zdrowia,
• prawidłowość naliczenia nagrody jubileuszowej 4 z 28 poddanych kontroli pracowników.

W wyniku kontroli stwierdzono, że w 1 przypadku na 4 poddane kontroli pracownikowi o nr ewidencyjnym 121 wypłacono nagrodę jubileuszową za 20 lat pracy, w dniu 05.01.2018 r., tj. na trzy dni przed nabyciem przez pracownika prawa do tej nagrody. Wypłaty tej dokonano pomimo sporządzenia przez głównego specjalistę do spraw pracowniczych: pisemnej informacji o nabyciu prawa do ww. nagrody w dniu 08.01.2018 r. oraz zestawienia okresów zatrudnienia, według którego jubileusz wypadał na dzień 08.01.2018 r. Było to niezgodne z zapisami: § 8 ust. 1 oraz ust. 5 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 18.03.2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1786 ze zm.), według których pracownik samorządowy nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody, a wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika samorządowego prawa do tej nagrody oraz § 15 ust. 4 ZUZPMOSRiR, według którego pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu, w którym upływa wymagany okres zatrudnieni uprawniający do nagrody, nagroda winna być wypłacona niezwłocznie.

      Osobą odpowiedzialną za dokonanie wypłaty nagrody jubileuszowej przed nabyciem do niej prawa przez pracownika był ówczesny główny specjalista do spraw płac.

     W pozostałym zakresie stwierdzono, że:

• wysokość składników wynagrodzeń naliczonych według list płac była zgodna z dokumentacją zgromadzoną w aktach osobowych oraz decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami;
• dodatki za pracę w godzinach popołudniowych i nocnych naliczono prawidłowo;
• dodatki za pracę w warunkach uciążliwych i szkodliwych dla zdrowia naliczono prawidłowo;
• wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych naliczono prawidłowo;
• nagrody jubileuszowe pozostałych pracowników naliczone były prawidłowo i  wypłacone niezwłocznie po nabyciu przez pracowników prawa do tej nagrody.

Zrealizowane przelewy wynagrodzeń we wszystkich skontrolowanych przypadkach były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Dokonywanie wypłaty nagrody jubileuszowej dopiero po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.
2. Prowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych, tj.:

- ujmowanie w wykazach akt wszystkich dokumentów z części „B” oraz ich numerowanie,

- usunięcie dokumentów z części C: akt osobowych pracowników zatrudnionych nadal w MOSRiR;

- uzupełnienie akt osobowych pracownika o nr ewidencyjnym 804 o świadectwo ukończenia szkoły.

3. Każdorazowe sporządzanie i dołączanie do akt osobowych   pracowników informacji o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia.