Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) przeprowadził w 2018 r. kontrolę w Radzie Osiedla Żelechowa z siedzibą w Szczecinie przy ul. Ostrowskiej 3/1, w zakresie gospodarki finansowej za 2017 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 9 listopada 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 grudnia 2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Żelechowa (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej za 2017 r. stwierdzono nieprawidłowości dotyczące m.in.:

• występowania o wypłatę diet Przewodniczącemu i Skarbnikowi w zaniżonej kwocie (niedopłata za 11 miesięcy 2017 r. w kwocie ogółem 85,38 zł),
• nieprzekazania półrocznej informacji o przebiegu wykonania planu finansowego oraz sprawozdania rocznego z wykonania planu finansowego za 2017 r. w terminach wskazanym w obowiązującej w 2017 r. „Procedurze prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 grudnia 2016 r. (zw. dalej procedurą dotyczącą gospodarki finansowej) ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 100/17 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 marca 2017 r., a także niepodjęcia stosownych uchwał,
• niepodejmowania uchwał w sprawie zmian wprowadzanych w budżecie RO lub niezachowania w treści uchwał chronologii tych zmian,
• przekazywania podejmowanych uchwał do WGKiOŚ po terminie wskazanym w Statucie RO,
• niezamieszczania na stronie internetowej RO stosownej dokumentacji dotyczącej działalności RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności wydatków poniesionych przez RO z treścią ekonomiczną zadań, do których zostały zakwalifikowane.

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2017 r. wyniósł 28.808 zł (Uchwała Nr XXV/593/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 grudnia 2016 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2017 rok), co stanowiło 3,1 % wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 915.506 zł.

Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych (zw. dalej KIS) w kwocie 6.500 zł, które zgodnie z uchwałą nr 36/17 RO przeznaczone zostały na rozbudowę istniejącej przy Parku Brodowskim siłowni zewnętrznej poprzez zakup i zamontowanie nowych urządzeń.

Wykonanie wydatków RO za 2017 r. wyniosło 28.618,35 zł(Uchwała Nr XLII/1199/18 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 czerwca 2018 r. w sprawie zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu Miasta Szczecin za rok 2017 oraz sprawozdania finansowego Miasta Szczecin za okres od 01 stycznia do 31 grudnia 2017 roku, zw. dalej Uchwałą Nr XLII/1199/18 Rady Miasta Szczecin) i stanowiło 99,3 % planu budżetu RO.

Kontroli poddano wydatki RO na kwotę łączną 28.618,35 zł, co stanowiło 100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w 2017 r., w tym:

1. 27 faktur zakupu opłaconych przelewem przez Urząd Miasta Szczecin lub rozliczonych z zaliczek do rozliczenia, otrzymanych przez Przewodniczącego na kwotę łączną 21.464,33 zł,
2. 24 dowody źródłowe dotyczące diet wypłaconych Przewodniczącemu i Skarbnikowi na kwotę łączną 7.154,02 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto, czy wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań RO były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

Kontrola wykazała, że Przewodniczący RO występował o wypłatę diety w zaniżonej wysokości, tj. w kwocie 397,45 zł, zamiast w kwocie 402,62 zł, w wyniku czego otrzymał diety za 11 miesięcy 2017 r. w kwocie ogółem 4.371,95 zł, a powinien w kwocie 4.428,82 zł (niedopłata w kwocie 56,87 zł).

Diety w zaniżonych kwotach otrzymał także Skarbnik RO, któremu na mocy uchwały RO nr 04/15 z dnia 22 września 2015 r. przyznana została dieta miesięczna stanowiąca 50% diety przysługującej Przewodniczącemu. Dieta za 2017 r. naliczana była w kwocie 198,72 zł, a powinna być w kwocie 201,31 zł. W wyniku powyższego, za 11 miesięcy 2017 r. Skarbnik otrzymał z tytułu diet kwotę 2.185,90 zł, a powinien otrzymać 2.214,41 zł (niedopłata 28,51 zł, w tym 28,49 zł i 0,02 zł z tytułu różnicy w wypłacie za październik 2017 r.: było 198,70 zł, winno być 198,72 zł).

Według § 27 ust. 1 Statutu RO obowiązującego do maja 2017 r. oraz § 25 ust. 1 Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r., Przewodniczącemu przysługiwała dieta miesięczna w wysokości 15% diety Przewodniczącego Rady Miasta. Zgodnie z art. 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, wysokość diet przysługujących radnemu gminy nie mogła przekroczyć w ciągu miesiąca łącznie półtorakrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw. Według art. 9 ust. 1 pkt 2 lit. a Ustawy budżetowej na rok 2017 z dnia 16 grudnia 2016 r., kwota bazowa dlaosób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe ustalona została w wysokości 1.789,42 zł, co oznaczało, że w 2017 r. maksymalna wysokość diet przysługujących radnemu gminy w ciągu miesiąca wynosiła dla Miasta Szczecin 2.684,13 zł. Na powyższy sposób ustalania diety wskazano także w § 3 Uchwały Nr XXVIII/715/2000 Rady Miasta Szczecina z dnia 25 września 2000 r. (zmieniona Uchwałą Nr XXVI/532/04 Rady Miasta Szczecina z dnia 27 września 2004 r. w sprawie zmiany uchwały dotyczącej diet dla radnych, członków komisji spoza Rady oraz o zmianie niektórych uchwał).

Według kontrolującego, odpowiedzialność za powyższą sytuację ponosi także WGKiOŚ, ponieważ w ramach sprawowanego nadzoru nad działalnością RO, nie poinformował rad osiedli o zmianie wysokości diety.

Stwierdzono ponadto, że listy wypłat diet składane przez Przewodniczącego i Skarbnika, nie zawierały kolejnego numeru i daty listy. Numeru listy nie zawierało 20 z 22. list (Przewodniczący – 9 list, Skarbnik – 11 list), a daty – 18 z 22. list (Przewodniczący – 8 list, Skarbnik – 10 list). Wymienione elementy wskazane zostały we wzorze listy, stanowiącym załącznik nr 5 do procedury dotyczącej gospodarki finansowej.

W toku kontroli faktur wydatkowych stwierdzono, że w przypadku 2. z 27. dowodów poddanych kontroli, faktury nie zawierały w treści dotyczącej nabywcy wskazania w zakresie RO Żelechowa. Zgodnie z § 10 ust. 4 procedury dotyczącej gospodarki finansowej, fakturypowinny być wystawione na Gminę Miasto Szczecin, Rada Osiedla (nazwa), Pl. Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin, NIP 851-030-94-10.

W toku kontroli prawidłowości rozliczenia 4. zaliczek udzielonych Przewodniczącemu w 2017 r., stwierdzono 1 przypadek rozliczenia zaliczki po terminie. Powyższe dotyczyło zaliczki na kwotę 1.800 zł, wypłaconej w dniu 09.10.2017 r., a rozliczonej w dniu 05.12.2017 r. Według §11 ust. 6 procedury dotyczącej gospodarki finansowej, rozliczenie zaliczki powinno nastąpić w terminie do 30 dni od dnia pobrania, tj. do dnia 08.11.2017 r.

Kontrola faktur wydatkowych wykazała ponadto, że do faktur zakupu dotyczących imprez organizowanych i finansowanych przez RO nie załączano list osób biorących udział w tych imprezach wraz z podpisami potwierdzającymi uczestnictwo. Powyższe dotyczyło m.in. wycieczki do Parku Dinozaurów w Nowinach Wielkich, wyjazdu integracyjnego do OW „Kiełbicze” i wyjazdu na grzybobranie. Wymóg załączania list wraz z podpisami uczestników nie został wskazany w procedurze dotyczącej gospodarki finansowej obowiązującej w 2017 r., jednakże według kontrolującego powinien być stosowany w celu uwiarygodnienia dokonanych czynności, co potwierdzone zostało także zapisem w nowej procedurze dotyczącej gospodarki finansowej, wprowadzonej załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 sierpnia 2018 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin. Według § 11 ust. 2 pkt 1 ww. procedury, do faktur dotyczących wydatków związanych z organizacją wycieczek autokarowych dołącza się listę uczestników wycieczki z potwierdzeniem ich uczestnictwa.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Skontrolowane dokumenty źródłowe potwierdzające zakupy dokonane przez RO zawierały opis merytoryczny i wskazanie uchwały RO dotyczącej danego wydatku oraz były zatwierdzone przez Przewodniczącego i Skarbnika.

W przypadku pobrania zaliczki gotówkowej, Przewodniczący wystąpił ze stosownym wnioskiem o udzielenie zaliczki, a rozliczenie zaliczki nastąpiło zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miasta Szczecin „Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów” stanowiącą Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 41/15 z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej zasadami rachunkowości).

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków, ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli, była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO.

Kontrola wykazała ponadto, że we wszystkich pozostałych przypadkach Przewodniczący przekazał rozliczenia zaliczek w terminie wskazanym w §11 ust. 6 procedury dotyczącej gospodarki finansowej.

WGKiOŚ wystąpił do Wydziału Księgowości UM Szczecin o wypłatę dla Przewodniczącego i Skarbnika stosownego wyrównania z tytułu diet.

 2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2017 r. z wykonaniem wydatków RO za 2017 r. wykazanym w Uchwale Nr XLII/1199/18 Rady Miasta Szczecin. Nie dokonano porównania wielkości wydatków wykazanych w ww. uchwale ze sprawozdaniem rocznym RO z wykonania planu finansowego, ponieważ nie zostało ono sporządzone.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO oraz objęcie sprawozdawczością zmian dokonywanych w planach finansowych i rzeczowo – finansowych RO w trakcie 2017 r.

W toku kontroli stwierdzono, że RO nie podejmowała uchwał w sprawie zmian wprowadzanych w budżecie RO lub formułując treść uchwał nie zachowywała chronologii tych zmian, w tym:

1. Nie podjęto stosownej uchwały w związku ze zmianą klasyfikacji budżetowej w zakresie wprowadzenia w planach § 4220, którą – zgodnie z informacją przekazaną przez WGKiOŚ - należało podjąć do dnia 31.08.2018 r.
2. Uchwałą nr 45/17 wprowadzane zostały zmiany, które nie uwzględniały zmian wprowadzonych wcześniejszą uchwałą nr 44/17.
3.  Przeniesienie środków w kwocie 1.100 zł z § 4210 na § 4300 wskazane zostało dwukrotnie: w uchwale nr 46/17 z dnia 27.06.2017 r. oraz w § 1 uchwały nr 48/17 z dnia 23.11.2017 r.

Kontrola wykazała, że wbrew zapisom § 15 i 16 procedury dotyczącej gospodarki finansowej, ROnie sporządziła stosownych sprawozdań, w tym sprawozdań kwartalnych z wykonania planu finansowego, informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze oraz sprawozdania rocznego z wykonania planu finansowego za 2017 r.

Obowiązek sporządzania sprawozdań kwartalnych wynikał z zapisów § 15 ust. 2 ww. procedury, według których Skarbnik RO zobowiązany był do przedłożenia Zarządowi RO i przekazania ww. sprawozdań do WGKiOŚ w terminie do końca miesiąca po zakończeniu kwartału. Zapisy procedury były niespójne z zapisami Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r., według których RO powinna składać jedynie sprawozdania półroczne i roczne z wykonania budżetu. Według wyjaśnień udzielonych przez WGKiOŚ w toku kontroli nr Z/4/18, w związku z planowaną zmianą zapisów ww. procedury m.in. w zakresie usunięcia zapisów dotyczących sporządzania przez RO sprawozdań kwartalnych, Wydział z wyprzedzeniem odstąpił od żądania wymienionych sprawozdań.

Informacja o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2017 r. powinna być wykonana na podstawie § 16 pkt 1 procedury dotyczącej gospodarki finansowej w terminie do dnia 31 lipca, a sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego w terminie do 31 stycznia 2018 r., na podstawie § 16 pkt 2 ww. procedury. Należy także zaznaczyć, że wymienione sprawozdania powinny być przyjęte stosownymi uchwałami RO, na podstawie § 15 ust. 1 statutu obowiązującego od maja 2017 r., według którego Rada rozstrzyga w drodze uchwał wszystkie sprawy, które należą do jej kompetencji. Przewodniczący RO odpowiadał za organizację i koordynację pracy organów RO, w tym pracę Zarządu, w skład którego wchodził Skarbnik, odpowiedzialny m.in. przygotowanie sprawozdań (§ 14 pkt 1 i § 24 ust. 1 pkt 2 statutuobowiązującego od maja 2017 r.).

Nie stwierdzono różnic pomiędzy faktycznym wykonaniem wydatków RO za 2017 r. i wykonaniem wykazanym w Uchwale Nr XLII/1199/18 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 czerwca 2018 r.

Z ww. uchwałą zgodna była także wartość wydatków RO wykazana w przedstawionej kontrolującemu analitycznej ewidencji wydatków poniesionych przez RO, prowadzonej przez WGKiOŚ.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja diet wypłacanych Przewodniczącemu prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

 4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego za 2017 r., sprawdzono także:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGKiOŚ.

W toku kontroli stwierdzono, że RO nie wywiązywała się ze statutowego obowiązku zamieszczania na stronie internetowej http://zelechowa.osiedla.szczecin.pl/stosownych informacji dotyczących działalności RO. Na stronie nie zamieszczono uchwał nr 42/17, 46/17 i 50/17 oraz uchwały dotyczącej wykonania budżetu za 2017 r. i sprawozdania finansowego za 2017 r. Według § 24 ust. 1 pkt 8 Statutu obowiązującego do maja 2017 r., do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Według § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu obowiązującego od maja 2017 r., czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO.

Według zapisów obu Statutów RO obowiązujących w 2017 r. (§ 41 i § 39), Przewodniczący RO był zobowiązany do przekazywania podjętych uchwał w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGKiOŚ. Po ww. terminie do WGKiOŚ wpłynęło 8 z 15. uchwał podjętych przez RO w 2017 r.Stwierdzono ponadto, że numeracja nadawana uchwałom zawierała błędny numer uchwały 50/18, który to numer powinien być anulowany lub nadany uchwale nr 51/18.

Ostatnie sprawozdanie finansowe zamieszczone na stronie internetowej RO dotyczyło 9. miesięcy 2015 r., a ostatnie sprawozdanie z działalności RO dotyczyło lat 2011 – 2015.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO: 

1. Występowanie o wypłatę diety w kwocie obowiązującej w danym roku.
2. Sporządzanie sprawozdań półrocznych i rocznych, podejmowanie stosownych uchwał oraz przekazywanie sprawozdań do WGKiOŚ w obowiązujących terminach.
3. Każdorazowe podejmowanie uchwał w sprawie zmian wprowadzanych w budżecie RO oraz formułowanie treści tych uchwał z zachowaniem chronologii zmian.
4. Przekazywanie podjętych uchwał komisji rewizyjnej za pośrednictwem WGKiOŚ w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.
5. Załączanie do faktur zakupu dotyczących organizacji imprez list osób uczestniczących, zawierających potwierdzenie uczestnictwa.
6. Przyjmowanie faktur z prawidłowo zdefiniowaną nazwą nabywcy.
7. Sporządzanie list wypłat diet zgodnie z załącznikiem nr 5 do procedury dotyczącej gospodarki finansowej.
8. Uzupełnienie i bieżące zamieszczanie na stronie internetowej RO stosownej dokumentacji dotyczącej działalności RO.