Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 04.06.2018 r. do 24.09.2018 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 20 w Szczecinie przy ul. Wieniawskiego 17 (zw. dalej PP 20), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 01 października 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 listopada 2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Nr 20 w Szczecinie (zw. dalej PP 20) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• niezgodności kwot wykazanych w sprawozdaniach z kwotami ujętymi w ewidencji,
• nieprawidłowym naliczeniu pracownikowi wynagrodzenia za okres przebywania na zwolnieniu lekarskim,
• nienaliczaniu odsetek ustawowych za opóźnienie z tytułu nieterminowo regulowanych należności za wynajem pomieszczeń jednostki,
• nieterminowym regulowaniu zobowiązań jednostki,
• niezgodności kwot ujętych w ewidencji syntetycznej i analitycznej pozostałych środków trwałych,
• nieopiniowaniu zawieranych umów/aneksów pod kątem formalno-prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.
• braku podpisów dotyczących kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej wystawionych faktur i faktur wewnętrznych,
• nieujęciu w zasadach rachunkowości wszystkich wymaganych przepisami elementów.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• monitorowania stanu należności i zobowiązań jednostki,
• dotrzymania terminów i częstotliwości inwentaryzacji,
• realizacji obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów  

Wykonanie dochodów budżetowych w PP 20 w 2017 r. wyniosło 72.309,27 zł, co stanowiło 87,28 % planowanej kwoty w wysokości 82.850zł. Na dochody budżetowe składały się: wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (§ 066 – 72.174,11 zł), wpływyz pozostałych odsetek (§ 092 – 33,16 zł) oraz wpływy z różnych dochodów (§ 097 – 102 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2017 r. łącznie 122.395,30 zł, co stanowiło 73,29 % planowanej kwoty w wysokości 167.000 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§ 067 – 116.906,17 zł), wpływów z najmu składników majątkowych (§ 075 – 5.147,55 zł) oraz z pozostałych odsetek (§ 092 – 600 zł). 

Kontroli poddano 26. umów cywilno-prawnych zawartych z rodzicami/ opiekunami prawnymi na rok 2017/2018 (tj. 21 % ze 125. wg stanu na dzień 30.09.2017 r.), obowiązujących od września 2017 r. oraz wynikające z tego tytułu przypisy należności i wpłaty za wyżywienie, zrealizowane we wrześniu 2017 r. na kwotę ogółem 2.772,36 zł, tj. 2,37 % ogółem dochodów jednostki z opłat za wyżywienie w wysokości 116.906,17 zł.

Kontroli poddano również wszystkie obowiązujące w PP 20 w 2017 r. umowy najmu oraz rozrachunki dotyczące 5. z 14. zawartych umów pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach rachunkowych.Skontrolowano dochody na łączną kwotę 2.416,95 zł, tj. 46,95 % ogółem dochodów jednostki z wpływów z najmu składników majątkowych.    

Kontrolą objęto także dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika w kwocie ogółem 231 zł, opisane w pkt dotyczącym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych.

W toku kontroli stwierdzono, że kwoty odsetek z tytułu nieterminowo uregulowanych należności za wyżywienie, naliczane w systemie komputerowym „Lista Odpłatności”, w którym prowadzona była ewidencja analityczna dochodów za wyżywienie dzieci, nie uwzględniały przesunięcia terminu płatności na poniedziałek, w przypadku gdy termin ten przypadał
w niedzielę. Było to niezgodne z postanowieniami art. 115 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2018 r. poz. 1025 ze zm.), według którego jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

Główny księgowy nie naliczył odsetek ustawowych za opóźnienie we wszystkich 14. przypadkach uregulowania dochodów z tytułu najmu po terminie. Skutkiem powyższego było nieustalenie należności w łącznej kwocie 21,08 zł. Naruszało to postanowienia art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm. - zw. dalej uofp), wg których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

Ustalono, że w 2. przypadkach na 14 poddanych kontroli, aneksy do umów najmu nie zostały przekazane przez Dyrektora do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno
– prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Stwierdzono ponadto, że w 5. przypadkach na 21 skontrolowanych na fakturach dochodowych wskazano inny termin zapłaty niż określony w umowie.

Dodatkowo wszystkie 28. wyciągów bankowych, dotyczących objętych kontrolą dochodów, nie zawierało stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) ani podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, cobyło niezgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz .395 ze zm. - zw. dalej uor) określającego wymogi dotyczące dowodów księgowych. 

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych PP 20 i dokumentacji księgowej był główny księgowy.

We wszystkich przypadkach naliczenie odpłatności za wyżywienie i należności z tytułu wynajmu pomieszczeń zostało dokonane zgodnie z zapisami umów.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie 0,00 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2017 r. wykazano należności netto w kwocie 0,00 zł, natomiast w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na 31.12.2017 r. wskazano należności pozostałe do zapłaty w łącznej kwocie 1,89 zł.  

Należności ogółem PP 20 wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych w kwocie łącznej 5.583,26 zł, wyniosły na dzień 31.12.2017 r. – 5.585,15 zł.

W toku kontroli stwierdzono rozbieżności między kwotami należności wskazanymi w ww. sprawozdaniach, a kwotami ujętymi w ewidencji księgowej jednostki. Ustalono, że:

- w sprawozdaniach Rb-N i Rb-34S wykazano należności w kwocie 0,00 zł,

- w bilansie wykazano należności w kwocie 5.585,15 zł,

natomiast w księgach rachunkowych PP 20 ujęte zostały następujące kwoty należności: 1,89 zł – odsetki pobyt, 33,86 zł – wyżywienie, 3,21 zł – odsetki wyżywienie i 5.583,26 zł – należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych, łącznie 5.622,22 zł. W związku z powyższym w sprawozdaniu Rb-N należało wskazać kwotę należności w wysokości 38,96 zł, w sprawozdaniu Rb-34S kwotę w wysokości 37,07 zł, w bilansie kwotę w łącznej wysokości 5.622,22 zł.

Powyższe stanowiło naruszenie postanowień art. 28 ust. 1 pkt 7 uor oraz art. 45 ust. 1 i 2 uor, wg których sprawozdanie finansowe, w skład którego wchodzi bilans jednostki, sporządza się stosując zasady wyceny aktywów i pasywów zgodnie z którymi należności wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty, a także postanowieniami § 6 ust. 1 pkt 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015 ze zm. - zw. dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości) oraz § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), wg których sprawozdania jednostkowe sporządza się na podstawie ewidencji księgowej.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie sprawozdań był główny księgowy.

Stan należności jednostki był na bieżąco monitorowany.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki PP 20 w wysokości 1.379.835 zł zrealizowane zostały w 95,43 %, tj. w kwocie 1.316.739,71 zł (środki budżetowe na kwotę 1.194.344,41 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 122.395,30 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 28 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 72.770,31 zł, co stanowiło 5,53 % wydatków jednostki ogółem (z środków budżetowych w kwocie 57.287,91 zł i z środków wrd w kwocie 15.482,40 zł),
• 25 wyciągów bankowych, 3 umowy oraz 4 notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami lub uzasadniające odstąpienie od tej analizy.

W 9. przypadkach na 28 skontrolowanych, płatność uregulowana została przez głównego księgowego po terminie zapłaty wskazanym w fakturze (potencjalne odsetki 28,09 zł, wartość faktur 20.688,96 zł). Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W związku z nieterminową płatnością, kontrahent wystawił notę odsetkową na kwotę 3,72 zł dotyczącą 2. z ww. przypadków na łączną kwotę 5.650,92 zł. Nota została opłacona ze środków pieniężnych na prywatnym rachunku bankowym głównego księgowego.

Stwierdzono ponadto, że intendent nie ujął w ewidencji pozostałych środków trwałych zakupu kompletu materiałów edukacyjnych Darów Froebla (14 pudełek i tablica drewniana) w łącznej kwocie 1.845 zł. Było to sprzeczne z zapisami części II ust. 1 pkt 3 załącznika nr 3 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760 ze zm. - zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości), wg którego do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych służy konto 013.

 Ustalono, że we wszystkich 3. przypadkach poddanych kontroli, umowa dotycząca zaciągniętych zobowiązań nie została przekazana przez Dyrektora do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin. Było to niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Kontrola dowodów i zapisów księgowych, dotyczących wszystkich objętych kontrolą 28. faktur zakupu i 25. wyciągów bankowych wykazała że:

- w 11. przypadkach wskazano w zapisie księgowym nieprawidłową datę dokonania operacji gospodarczej, a dodatkowo w 9. przypadkach także nieprawidłową datę wystawienia dowodu księgowego,

- w 2. przypadkach faktura nie została podpisana przez intendenta na dowód dokonania kontroli merytorycznej,

- we wszystkich przypadkach wyciągi bankowe nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) ani podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Stało to w sprzeczności z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej i datę dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji oraz art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej oraz ewidencji w księgach rachunkowych PP 20 był główny księgowy.

We wszystkich pozostałych przypadkach skontrolowane faktury zostały poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu i zatwierdzenie do wypłaty.

 2.2. Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań, ustalono że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2017 r., wykazane zostały zobowiązania niewymagalne, w łącznej kwocie 98.186,71 zł, uregulowane w 2018 r. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• dostaw towarów i usług na kwotę 12.445,74 zł,
• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 57.190,42 zł,
• składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę 28.550,55 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. nie wykazano żadnych zobowiązań, natomiast w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2017 r. wykazano zobowiązania w kwocie 1.592,56 zł.  

Zobowiązania ogółem wynikające z bilansu PP 20, wyniosły na dzień 31.12.2017 r. – 103.686,95 zł.

Stwierdzono rozbieżności między kwotami zobowiązań wskazanymi w ww. sprawozdaniach, a kwotami ujętymi w ewidencji księgowej jednostki. Ustalono bowiem, że:

- w sprawozdaniu Rb-34S wykazano zobowiązania w kwocie 1.592,56 zł,

- w bilansie wykazano pozostałe zobowiązania w kwocie 3.343,61 zł,

natomiast w księgach rachunkowych PP 20 ujęte zostały następujące kwoty: zobowiązania wrd – 1.629,63 zł oraz pozostałe zobowiązania w łącznej wysokości 3.380,68 zł.

Powyższe stanowiło naruszenie postanowień art. 7 ust. 3 uor, wg którego wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie; nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz zysków i strat nadzwyczajnych. Było to również niezgodne z zapisami art. 28 ust. 1
pkt 8 uor oraz art. 45 ust. 1 i 2 uor, wg których sprawozdanie finansowe, w skład którego wchodzi bilans jednostki, sporządza się stosując zasady wyceny aktywów i pasywów zgodnie z którymi zobowiązania wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty, a także postanowieniami § 6 ust. 1 pkt 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości, wg którego sprawozdania jednostkowe, w tym Rb-34S sporządza się na podstawie ewidencji księgowej.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie sprawozdań był główny księgowy.

Pozostałe kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S i Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową.

 3.Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4. z 25. pracowników zatrudnionych w 2017 r., tj. 16 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 137.767,23 zł, tj. 17,47 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 788.539,07 zł, zaewidencjonowanych w 2017 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 6.248,40 zł, tj. 11,62 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 53.756,19 zł.

Stwierdzono przypadek, w którym kwoty wypłaconych nauczycielowi dodatków (motywacyjny i funkcyjny) za styczeń 2017 r. nie uwzględniały potrącenia z tytułu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim. W związku z powyższym wypłacono nienależne wynagrodzenie w kwocie 76 zł. Stanowiło to naruszenie zapisów § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), wg którego wcelu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracywskutek choroby; tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Stwierdzono ponadto 2 przypadki, w których nie wypłacono pracownikom przyznanej premii w łącznej wysokości 400 zł brutto oraz 1 przypadek naliczenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca w zaniżonej wysokości, w związku z czym pracownikowi nie wypłacono należnego wynagrodzenia w kwocie 129,69 zł brutto. Powyżej wskazane kwoty zostały wypłacone pracownikom w trakcie kontroli.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń był główny księgowy.

W toku kontroli akt osobowych 4. pracowników ustalono, że dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt były jeszcze dodatkowo podzielone wg rodzajów dokumentów np. umowy o pracę i zakresy obowiązków, zmiany warunków pracy, przyznane nagrody i kary itp. We wszystkich przypadkach akta w ramach danego rodzaju dokumentów były nieponumerowane, a ponadto w 1. przypadku poszczególne części akt osobowych nie zawierały wykazu znajdujących się w nich dokumentów, natomiast w pozostałych 3. przypadkach wykazy akt zawierały jedynie wskazanie poszczególnych grup dokumentów. Stwierdzono ponadto, że we wszystkich skontrolowanych przypadkach w części B akt osobowych znajdowały się wnioski o urlop wypoczynkowy, stanowiące element dokumentacji dotyczącej rozliczenia czasu pracy. Powyższy sposób prowadzenia akt osobowych był niezgodny z zapisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894 ze zm.), według którego akta osobowe pracownika winny być prowadzone z podziałem na trzy części, a dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów, natomiast dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie.

Za prawidłowe prowadzenie akt osobowych odpowiadał dyrektor jednostki.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2017 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 77.039 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA (z korektami) za poszczególne miesiące 2017 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 295.559,56 zł.

W toku kontroli stwierdzono rozbieżności między naliczonymi kwotami podatku dochodowego od osób fizycznych, wykazanymi w deklaracji PIT-4R za 2017 r., a kwotami zrealizowanych przelewów. Ustalono bowiem, że:

- w deklaracji wykazano podatek za styczeń w kwocie 9.466 zł, natomiast w dniu 20.02.2017 r. zrealizowano przelew w kwocie 9.458 zł, w związku z czym powstała zaległość w wysokości 8 zł, uregulowana dopiero w dniu 20.03.2017 r. tj. 28 dni po terminie;

- w deklaracji wykazano podatek za sierpień w kwocie 5.626 zł, natomiast w dniu 31.08.2017 r. dokonano przelewu w wysokości 5.582 zł, w związku z czym po uwzględnieniu nadpłat dokonanych w poprzednich miesiącach (37 zł) powstała zaległość w wysokości 7 zł, uregulowana dopiero w dniu 30.11.2017 r. tj. 71 dni po terminie;

- w deklaracji wykazano podatek za październik w kwocie 6.665 zł, natomiast w dniu 30.11.2017 r. tj. 10 dni po terminie dokonano przelewu w wysokości 6.685 zł, w związku z czym po uwzględnieniu zaległości za sierpień (7 zł) oraz odsetek z tytułu nieterminowego uregulowania ww. zobowiązania (15 zł) powstała zaległość w wysokości 2 zł, uregulowana dopiero w dniu 18.12.2017 r. tj. 28 dni po terminie.

Dodatkowo ustalono, że dokonano nadpłaty naliczonego podatku dochodowego za 2017 r. na kwotę 149 zł. 

Powyższe naruszało postanowienia art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.), wg którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki oraz art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Kontrola w zakresie naliczonego wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowo regulowanych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych wykazała, że:

- nie naliczono wynagrodzenia płatnika w kwocie 93 zł za okres VII-IX, XI-XII.2017 i nie odprowadzono go do budżetu Gminy Miasto Szczecin, mimo iż w deklaracjiPIT-4R za 2017 r. wykazano powyższą kwotę;

- nie zwiększono wartości Funduszu Świadczeń Socjalnych o wynagrodzenie płatnika w wysokości 16 zł, naliczone w związku z uregulowaniem zaliczek na podatek dochodowy z środków ww. funduszu;

- naliczono i wykazano w deklaracji PIT-4R wynagrodzenie płatnika za październik w kwocie 20 zł, mimo iż zaliczka na podatek nie została uregulowana w terminie. Było to niezgodne z art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.), wg którego płatnikom i inkasentom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa.

Stwierdzono ponadto rozbieżności między naliczonymi kwotami składek ZUS, wykazanymi w deklaracjach ZUS P DRA za 2017 r. (z uwzględnieniem korekt), a kwotami zrealizowanych przelewów. Ustalono bowiem, że:

- w deklaracji wykazano składki za sierpień w kwocie 25.393,18 zł, natomiast w dniu 05.09.2017 r. zrealizowano przelew w kwocie 10.196,87 zł, w związku z czym po uwzględnieniu korekt z września 2017 r. w wysokości 9.869,12 zł powstała zaległość w wysokości 1.610,82 zł, uregulowana dopiero w dniu 29.12.2017 r. tj. 115 dni po terminie;

- w deklaracji wykazano składki za listopad w kwocie 23.042,23 zł, natomiast w dniu 30.11.2017 r. dokonano przelewu w wysokości 18.100,81 zł, w związku z czym po uwzględnieniu odsetek z tytułu nieterminowego uregulowania ww. zobowiązania (41 zł) powstała zaległość w wysokości 4.982,42 zł, uregulowana dopiero w dniu 29.12.2017 r. tj. 24 dni po terminie.

 Dodatkowo ustalono, że dokonano nadpłaty naliczonych składek ZUS za 2017 r. na kwotę 51,74 zł (uwzględniono odsetki z tytułu nieterminowo regulowanych ww. zobowiązań 41 zł i 26 zł, łącznie 67 zł). 

Powyższe naruszało postanowienia art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.), wg którego płatnicy opłacają składki w terminie do 5 dnia następnego miesiąca oraz art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 

Osobą odpowiedzialną za rozliczenia z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2017 r. regulowane były w określonych przepisami terminach.

 5.Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 72.309,27 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 1.194.344,41 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 122.395,30 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2017 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2017 r. – brak należności.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 82.850 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 1.212.835 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 373.890 zł (dokonano 13 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 167.000 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 20.000 zł (dokonano łącznie 3. zmian).

Stwierdzono rozbieżności między kwotami wydatków wskazanymi w ww. sprawozdaniach, a kwotami ujętymi w księgach rachunkowych jednostki. Ustalono bowiem, że:

- w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych sporządzonym za 2017 rok wykazane zostały wydatki w rozdziale 80104 § 4010 w wysokości 719.419,07 zł, mimo że w ewidencji księgowej ujęta została kwota 719.208,54 zł (różnica 210,53 zł),

- w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd wykazane zostały wydatki w rozdziale 80104 § 4220 w wysokości 116.608,79 zł, natomiast w ewidencji ujęta została kwota 116.893,62 zł (różnica 284,83 zł).

Powyższe stanowiło naruszenie postanowień § 6 ust. 1 pkt 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, wg którego sprawozdania jednostkowe, w tym Rb-28S i Rb-34S sporządza się na podstawie ewidencji księgowej. Osobą odpowiedzialną za sporządzanie sprawozdań był główny księgowy.

Bilans jednostki sporządzony z datą 27.02.2018 r. wg stanu na dzień 31.12.2017 r. oraz zmiana planu wrd z dnia 21.12.2017 r. na kwotę 193 zł zostały podpisane przez społecznego zastępcę dyrektora. Było to niezgodne z art. 52 ust. 2 uor i § 4 ust. 1 uchwały Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (z uwzględnieniem zmian), zw. dalej uchwałą w sprawie wydzielonego rachunku dochodów), wg których osobą upoważnioną do wykonywania ww. czynności jest kierownik jednostki.

Pozostałe kwoty dochodów i wydatków wykazane w sprawozdaniach były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej. 

Każda zmiana planu finansowego PP 20 poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku pozostałych zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z uchwałą w sprawie wydzielonego rachunku dochodów.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2017 r. Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2017 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 9 arkuszy spisu z natury przeprowadzonego w magazynie żywności, 1 arkusz spisu z natury przeprowadzonego w magazynie opału, protokół z inwentaryzacji aktywów pieniężnych w kasie, 1. potwierdzenie salda i dokumentacja dotycząca weryfikacji sald kont.

W toku kontroli stwierdzono niezgodność kwot wykazanych w ewidencji analitycznej i ewidencji syntetycznej pozostałych środków trwałych – różnica  7.747,63 zł. Naruszało to zapisy art. 16 ust. 1 uor, według których konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej oraz prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji pozostałych środków trwałych w księgach rachunkowych był główny księgowy, natomiast ewidencję w księgach inwentarzowych PP 20 prowadził intendent.

Dodatkowo ustalono, że w dokumentacji PP 20 nie było oświadczeń składanych przed i po inwentaryzacji przez osobę materialnie odpowiedzialną za kasę i magazyny.

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2015. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową, a wartość środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wykazana w ewidencji analitycznej była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1. Zarządzenie nr 1/2017 z 01.01.2017 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości,
2. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów – zarządzenie nr 05/10 z 18.04.2010 r.,
3. Instrukcja kasowa – zarządzenie nr 8/2007 z 02.09.2007 r.,
4. Instrukcja inwentaryzacyjna – zarządzenie nr 2/2009 z 15.11.2009 r.,
5. Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania – zarządzenie nr 7/2011 z 01.09.2011 r.,
6. Instrukcja magazynowa – zarządzenie nr 13/12 z 28.12.2012 r.
7. Zarządzenie nr 01/2011 z 12.02.2011 r. w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej.

Kontroli poddano także procedury dotyczące zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

W toku kontroli stwierdzono, że dokumentacja PP 20 opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych ani opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania
i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor W zasadach rachunkowości nie opisano ponadto przyjętych do stosowania rozwiązań w zakresie sposobu ewidencji przychodów w poszczególnych okresach sprawozdawczych. Dodatkowo w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów nie wskazano osoby odpowiedzialnej za kontrolę merytoryczną faktur i rachunków.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP 20 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2017 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12 deklaracji VAT-7, 4 korekt deklaracji VAT-7, 16 rejestrów sprzedaży, 60 faktur i 20 faktur wewnętrznych z dokumentacją źródłową.

W toku kontroli 60. faktur sprzedaży i 20. faktur wewnętrznych, stwierdzono następujące uchybienia:

- wszystkie faktury sprzedaży i faktury wewnętrzne nie były podpisane na dowód sprawdzenia, mimo że obowiązek ten wynikał z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor,

- w 18. przypadkach nadano nieprawidłowy numer faktury, natomiast w 19. przypadkach numer faktury sprzedaży/faktury wewnętrznej nie zawierał stałej długości sześciu znaków, mimo że sposób nadawania numerów określony został w § 315 (dotyczy faktur sprzedaży) oraz w § 316 pkt 2 (dot. faktur wewnętrznych) załącznika nr 2 do zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian), zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług ,

- we wszystkich 20. przypadkach faktury wewnętrzne zawierały wyraz „FAKTURA” zamiast „FAKTURA WEWNĘTRZNA”, co naruszało zapisy § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- we wszystkich fakturach wewnętrznych nie wskazano prawidłowych miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług (dotyczy pobytu i żywienia dzieci) oraz ceny jednostkowej netto, mimo że obowiązek ten wynikał z § 325 pkt 10 i 11 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- na 18. fakturach wewnętrznych dotyczących sprzedaży zwolnionej nie wskazano podstawy prawnej do zastosowania zwolnienia, co było niezgodne z § 307 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia, który wskazywał na taki obowiązek.

Ustalono ponadto, że w 3. przypadkach deklaracje VAT-7 za 2017 r. sporządzone zostały i przekazane do Urzędu Miasta Szczecin po terminie, określonym w § 6 ust. 1 ówcześnie obowiązującego brzmienia załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 439/16 tj. do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Stwierdzono bowiem, że deklaracja VAT-7 za styczeń została sporządzona w dniu 14.02.2017 r. i przekazana dopiero w dniu 16.02.2017 r., deklaracja za luty przekazana została w dniu 14.03.2017 r., natomiast deklaracja za marzec przekazana w dniu 11.04.2017 r. Dodatkowo ustalono, że w 5. przypadkach kwoty podatku VAT należnego zostały odprowadzone do Urzędu Miasta Szczecin po terminie, co było niezgodne z zapisami § 6 ust. 6 ówcześnie obowiązującego brzmienia załącznika nr 1 do
ww. zarządzenia. Podatek za styczeń odprowadzony został w dniu 22.02.2017 r. (89,70 zł) i w dniu 14.06.2017 r. (26,64 zł), podatek za kwiecień w dniu 12.05.2017 r. (96,23 zł), za maj w dniu 14.06.2017 r. (104,17 zł), za czerwiec w dniu 19.07.2017 r. (107,28 zł), natomiast za lipiec w dniu 11.08.2017 r. (3,44 zł).

Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków wynikających z centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług był główny księgowy.

W okresie objętym kontrolą, czyli od stycznia do grudnia 2017 r. jednostka nie generowała (nie prowadziła) rejestrów zakupów. Spowodowane było to niekorzystaniem przez PP 20 z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Potencjalna kwota podatku VAT podlegająca odliczeniu w 2017 r. wyniosłaby 28,54 zł. Mimo, że możliwość dokonania odliczenia VAT jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika, należy zwrócić uwagę, że PP 20 (jak również inne gminne jednostki budżetowe) działa w ramach jednego podatnika VAT jako Gmina Miasto Szczecin i brak odliczeń nawet niewielkich wartości podatku VAT skutkuje dla Gminy utratą znacząco wysokich kwot.

W pozostałych przypadkach deklaracje VAT-7 za 2017 r. z załączonymi do nich stosownymi rejestrami przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin wraz z należnym podatkiem od towarów i usług w ustalonym przepisami terminie.

9. Inne obszary

 W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych i kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2017 r. Kontrolą objęto również prawidłowość nadania pracownikom uprawnień w systemie bankowości elektronicznej.

Według oświadczenia złożonego przez Dyrektora w dniu 04.06.2018 r., w 2017 r. przeprowadzonych zostało w jednostce 6 kontroli w dniach: 03.01.2017 r., 06.04.2017 r., 27.06.2017 r., 31.08.2017 r., 19.09.2017 r. i 30.10.2017 r. Informacja o ww. kontrolach przekazana została do WKiAW dopiero w dniu 14.12.2017 r., a zgodnie z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, ww. informacja powinna być przekazana niezwłocznie.

W toku kontroli uprawnień nadawanych w systemie bankowości elektronicznej ustalono, że w 2017 r. Dyrektor pełnił rolę administratora systemu, który mógł zmieniać własne uprawnienia oraz dysponować środkami na rachunkach łącznie z drugą osobą, natomiast ze względu na bezpieczeństwo wskazane jest, aby rola administratora nadana została osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej i nie ma możliwości zmiany własnych uprawnień.  

Ustalono, że informacje za 2017 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywało się dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP 20:

1. Wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych i finansowych jednostki kwot wynikających z ewidencji księgowej jednostki.
2. Dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z zapisami uor, tj. ze wskazaniem daty dowodu księgowego i daty dokonania operacji gospodarczej.
3. Terminowe regulowanie zobowiązań.
4. Uzupełnienie ewidencji pozostałych środków trwałych.
5. Dokonywanie wydatków jednostki w kwotach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
6. Dokonanie stosownych korekt w zakresie naliczonego wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowo regulowanych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
7. Każdorazowe naliczanie odsetek za opóźnienie w przypadkach uregulowania dochodów z tytułu najmu po terminie.
8. Wskazywanie na fakturach dochodowych terminów zapłaty wynikających z zawartych umów.
9. Dokonanie zmian w systemie komputerowym „Lista Odpłatności” dotyczących sposobu naliczania odsetek w przypadku, gdy termin płatności przypada na dzień wolny od pracy.
10. Każdorazowe przekazywanie umów i aneksów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin.
11. Dokonywanie sprawdzenia i dekretacji dowodów księgowych zgodnie z zapisami uor.
12. Podjęcie działań w celu wyegzekwowania zwrotu nadpłaconego dodatku motywacyjnego i dodatku funkcyjnego za styczeń 2017 r.
13. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
14. Przegląd akt osobowych wszystkich pracowników jednostki pod kątem zgodności sposobu ich prowadzenia z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych.
15. Podpisywanie sprawozdań finansowych oraz zmian planu wrd przez kierownika jednostki.
16. Korzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.
17. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług.
18. Terminowe przekazywanie do Urzędu Miasta Szczecin deklaracji VAT-7 wraz ze stosownymi rejestrami oraz kwot podatku należnego.
19. Uzgodnienie sald wynikających z ewidencji syntetycznej i analitycznej pozostałych środków trwałych.
20. Składanie przez osoby materialnie odpowiedzialne stosownych oświadczeń przed i po inwentaryzacji.
21. Nadanie roli administratora wyłącznie osobie nieuczestniczącej w procesie podpisywania przelewów w systemie bankowości elektronicznej i nieposiadającej możliwości zmiany własnych uprawnień.
22. Niezwłoczne przekazywanie do WKiAW informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organa kontroli zewnętrznej.